Kann ich Pendelkosten in meiner Steuererklärung absetzen?

Eine häufige Frage von Geschäftsinhabern, Angestellten und unabhängigen Auftragnehmern, die geschäftlich fahren, ist, ob sie Pendelkosten in ihrer Steuererklärung absetzen können. Wenn auch Sie sich diese Frage stellen, lesen Sie weiter, um zu erfahren, was Pendeln ist, welche Ausgaben nicht absetzbar sind und was eine Ausnahme von der Regel sein kann.

Was ist Pendeln?

Pendeln ist der Weg zur und von der Arbeit. Pendeln ist eine tägliche Angelegenheit, im Gegensatz zu Geschäftsreisen, die über Nacht stattfinden können.

Sie können mit dem Auto zur Arbeit fahren, wie es viele Menschen tun. Die Kosten für die Fahrt von Ihrem Wohnort zu Ihrem Hauptarbeitsort oder Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte sind Pendelkosten. Sie können auch mit dem Bus, der Straßenbahn, der U-Bahn, dem Taxi, dem Fahrrad oder dem Elektroroller zur Arbeit fahren. Mitfahrdienste wie Uber können ebenfalls als Pendlerausgaben gelten, wenn Sie sie für den Weg zur und von der Arbeit nutzen. Die Kosten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, die Fahrt mit dem Fahrrad zur Arbeit oder das Parken am Geschäftssitz gelten ebenfalls als Pendelkosten.

Pendelkosten sind nicht absetzbar

Zur Klarstellung: Pendelkosten sind nicht absetzbar. Die Zeit, die Sie für die Hin- und Rückfahrt zwischen Ihrer Wohnung und Ihrem Unternehmen aufwenden, wird als Pendeln betrachtet, und die mit dem Pendeln verbundenen Kosten (Standardkilometerstand oder tatsächliche Kosten) sind nicht als Betriebsausgaben absetzbar.

Sie können die Pendelkosten nicht absetzen, unabhängig davon, wie weit Ihre Wohnung von Ihrem Arbeitsplatz entfernt ist. Betrachten Sie es einmal so: Jeder muss zur Arbeit fahren, Angestellte und Unternehmer gleichermaßen, also ist diese Ausgabe nicht Teil Ihres spezifischen Geschäfts.

Die meisten geschäftlichen Ausgaben während des Pendelns sind nicht abzugsfähig

Selbst wenn Sie Ihr Auto für geschäftliche Zwecke nutzen, während Sie pendeln, können Sie die Autokosten für Ihr Unternehmen nicht abziehen. Zum Beispiel:

• Wenn Sie Ihr privates Auto benutzen, um Geschäftsmaterial, Vorräte oder Ausrüstung zwischen Wohnung und Büro hin und her zu transportieren, sind die Autokosten laut IRS nicht absetzbar.
• Wenn Sie die Zeit des Pendelns nutzen, um mit Ihrem Handy über geschäftliche Angelegenheiten zu sprechen, sind diese Kosten für das Pendeln ebenfalls nicht absetzbar. Natürlich können die Kosten für die Handy-Minuten und alle zusätzlichen Gebühren absetzbar sein, wenn Sie Ihr Telefon geschäftlich nutzen oder wenn Ihr Unternehmen das Telefon zur Verfügung stellt.
• Wenn Sie für das Parken Ihres Autos am Geschäftssitz bezahlen müssen, ist diese Ausgabe höchstwahrscheinlich nicht absetzbar, aber fragen Sie Ihren Steuerberater nach besonderen Umständen.

Pendeln ohne festen Bürostandort

Einige Geschäftsleute arbeiten aus der Ferne (z. B. bei Starbucks) und haben keinen festen Bürostandort. Ihr Heimbüro ist der Ort, an dem Sie Ihren ersten Geschäftskontakt innerhalb des Stadtgebiets haben. Die Fahrt zu diesem Ort gilt als Pendeln, und der Kontakt zwischen Ihrem letzten Geschäftskontakt und Ihrem Wohnort gilt ebenfalls als Pendeln. Dazwischen liegende Fahrten von einem Kunden zu einem anderen sind jedoch als Betriebsausgaben absetzbar.

Hier ein Beispiel, bei dem Sie davon ausgehen, dass Ihre Wohnung nicht Ihr Hauptgeschäftssitz ist. Sie fahren von zu Hause aus, um Ihren ersten Kunden zu treffen. Diese Fahrt gilt als Pendeln und ist nicht absetzbar. Dann besuchen Sie im Laufe des Tages vier weitere Kunden und landen schließlich bei Kunde Nummer fünf. Alle diese Fahrten sind geschäftlich bedingt und absetzbar. Dann fahren Sie nach Hause. Diese letzte Fahrt, der Teil „Heimfahrt“ des Pendelns, ist nicht absetzbar.

Ausnahmen: Diese Pendelkosten können absetzbar sein

Es gibt immer Ausnahmen. In diesem Fall haben die Gerichte den Abzug von Pendelkosten unter folgenden Umständen zugelassen:

Hauptgeschäftssitz zu Hause

Ausgaben für Fahrten zwischen Ihrem Zuhause und anderen Arbeitsorten sind abzugsfähig, wenn Ihr Wohnsitz Ihr Hauptgeschäftssitz ist.

Zunächst müssen Sie nachweisen, dass Ihr Zuhause Ihr Hauptgeschäftssitz ist. Das ist ziemlich einfach, wenn Ihr Haus Ihr einziger Geschäftssitz ist, aber wenn Sie an anderen Orten arbeiten, müssen Sie nachweisen, dass:

• Sie es ausschließlich und regelmäßig für Verwaltungs- oder Managementtätigkeiten Ihres Gewerbes oder Unternehmens nutzen, UND
• Sie keinen anderen festen Standort haben, an dem Sie wesentliche Verwaltungs- oder Managementtätigkeiten Ihres Gewerbes oder Unternehmens durchführen.

Ob Sie einen Abzug für das häusliche Arbeitszimmer beantragen oder nicht, steht in keinem Zusammenhang mit der Einstufung Ihrer Wohnung als Hauptgeschäftssitz.

Wenn Sie dann nachweisen können, dass Ihre Wohnung Ihr Hauptgeschäftssitz ist, können Sie die Reisekosten absetzen, wenn Sie an anderen Orten arbeiten. Ein Bauunternehmer könnte zum Beispiel die Reisekosten von seinem Büro zu einem Haus absetzen, in dem er Reparaturen durchführt, um die Immobilie gewinnbringend zu verkaufen.

Reisen zwischen Arbeitsplätzen

Wenn Sie zwischen zwei Arbeitsplätzen oder Arbeitsorten reisen, gelten diese Reisen als berufsbedingte Reisen und nicht als Pendeln. Wenn Sie zum Beispiel zwischen Ihrem Tages- und Ihrem Nachtjob hin- und herreisen, können Sie diese Ausgaben als Reisekosten und nicht als Pendlerfahrten geltend machen. Intuit sagt: „Wenn Sie an einem Tag an zwei Orten arbeiten, unabhängig davon, ob Sie für denselben Arbeitgeber tätig sind oder nicht, können Sie die Kosten für die Fahrt zwischen den beiden Orten absetzen.“

Vorübergehend entfernter Arbeitsort

Ausgaben für Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und einem vorübergehenden Arbeitsort außerhalb des Stadtgebiets, in dem Sie wohnen und normalerweise arbeiten. Der Grund für diese Ausnahme ist, dass es für einen Unternehmer nicht zumutbar ist, für eine nur vorübergehende Tätigkeit dauerhaft an einen Arbeitsplatz zu ziehen.