Employers Face New Liability for Skipping Rest Breaks
Af Randall P. Sutton
Saalfeld Griggs PC
Give me a break! Det er, hvad både arbejdstagere og arbejdsgivere vil sige i lyset af en nylig afgørelse fra appelretten i Oregon, der tilskynder arbejdstagere til at sagsøge for misligholdte hvilepauser.
Krav: Som de fleste arbejdsgivere ved, har en ansat ret til en betalt og uafbrudt hvilepause på 10 minutter for ca. hver fire timers arbejdstid, som tages omkring midten af hver firetimersperiode. I mange job tager medarbejderne dog flere korte pauser i løbet af dagen. At man lejlighedsvis tager et minut eller to for at gå på toilettet, få en kop kaffe eller foretage et personligt telefonopkald burde kunne betragtes som en hvilepause, men de opfylder ikke det lovmæssige krav om en uafbrudt pause på 10 minutter.
Sanktioner: Hidtil har kun Bureau of Labor & Industries (“BOLI”) kunnet håndhæve kravene til hvilepauser. Hvis en arbejdsgiver undlod at give hvilepauser, kunne BOLI pålægge en bøde på op til 1.000 USD. Men når BOLI giver en arbejdsgiver en bøde, får staten Oregon penge, men medarbejderen får ikke noget. Som følge heraf var der kun et lille incitament for de ansatte til at klage over manglende pauser og intet incitament for en sagsøgers advokat til at gå ind i sagen.
Nyt incitament til at anlægge sag: Appelretten har ændret alt dette. Ansatte, der går glip af deres pauser, kan nu sagsøge for ubetalte lønninger, bøder og advokatsalærer. Sagsøgers advokater har nu et stort incitament til at markedsføre deres tjenester over for dine medarbejdere. I et gruppesøgsmål kan selv små overtrædelser af løn- og arbejdstidsreglerne føre til et stort erstatningsansvar for hele virksomheden. En lignende lovændring i Californien førte til en stribe gruppesøgsmål mod arbejdsgivere.
Hvad tænkte retten? Så hvorfor besluttede Domstolen, at en ansat, der får 4 timers løn for 4 timers arbejde, har et krav på ubetalt løn? Domstolen fandt, at en ansat, der skal have 10 minutters hvilepause hver 4. time, i virkeligheden får 4 timers løn for 3 timer og 50 minutters arbejde. Hvis medarbejderen arbejder igennem sine 10 minutters pause, er det ikke godt nok at betale 4 timers løn, fordi medarbejderen i virkeligheden har ret til 4 timer og 10 minutters løn. Det er uklart, om retten ville have følt det på samme måde, hvis medarbejderen havde fået mange korte pauser, der tilsammen udgjorde mindst 10 minutters tid.
Hvad skal en arbejdsgiver gøre? For at forsvare en retssag skal du bevise, at dine medarbejdere har taget alle deres hvilepauser. Da hvilepauser er på døgnet, oprettes der normalt ikke automatisk en registrering, når en medarbejder går på pause. Det betyder, at det er din opgave at oprette systemer til at dokumentere hvilepauser. Få f.eks. dine medarbejdere til skriftligt at bekræfte, at de har fået de pauser, de skal have. Udarbejd skriftlige politikker for afholdelse af pauser og send påmindelser ud. Hvis en medarbejder nægter at tage en pause, skal du disciplinere medarbejderen ved hjælp af skriftlige opgørelser eller mere alvorlige sanktioner. Sørg for, at dine tilsynsførende også forstår konsekvenserne af ikke at give medarbejderne deres pauser. Når en medarbejder opsiger sin ansættelse, skal du forsøge at få bekræftet, om medarbejderen nogensinde har undladt at holde pauser, og forsøg om muligt at nå til enighed om, hvor meget der eventuelt skal betales.
Løn & Hour Audit: Løn- og timelovgivningen er kompliceret, håndhæves strengt, og konsekvenserne af fejl er enorme. Heldigvis er overholdelse af løn- og timelovgivningen en af de få risici i forbindelse med ansættelsesansvar, som er helt under arbejdsgiverens kontrol. Vi anbefaler vores kunder at få os til at revidere deres lønpraksis hvert 1-3 år. I betragtning af de omkostninger og vanskeligheder, der er forbundet med at forsvare en retssag om løn og arbejdstid, kan disse forebyggende tiltag virkelig betale sig. Hvis en gennemgang af din ansættelsespraksis er på høje tid, eller hvis du har spørgsmål eller bekymringer, bedes du kontakte Randy Sutton for konsultation.