¿Puedo deducir los gastos de desplazamiento en mi declaración de impuestos?

Una pregunta común entre los propietarios de empresas, empleados y contratistas independientes que conducen por negocios es si pueden deducir los gastos de desplazamiento en sus declaraciones de impuestos. Si usted también se lo cuestiona, siga leyendo para saber qué son los desplazamientos, qué gastos no son deducibles y qué puede ser una excepción a la regla.

¿Qué son los desplazamientos?

Se considera desplazamiento al trabajo el ir y venir del mismo. Los desplazamientos son diarios, a diferencia de los viajes de negocios, que pueden ser nocturnos.

Usted puede ir al trabajo en coche, como hace mucha gente. El coste de conducir desde su casa hasta su lugar de trabajo principal o habitual es un gasto de desplazamiento. Los desplazamientos también pueden realizarse en autobús, tranvía, metro, taxi, bicicleta o patinete eléctrico. Los servicios de transporte compartido, como Uber, también pueden constituir gastos de desplazamiento si los utiliza para ir y volver del trabajo. Los costes de coger el transporte público, ir en bicicleta al trabajo o aparcar en el lugar de trabajo también se consideran gastos de desplazamiento.

Los gastos de desplazamiento no son deducibles

Sólo para aclarar, los gastos de desplazamiento no son deducibles. El tiempo que usted pasa viajando de ida y vuelta entre su casa y su negocio se considera el desplazamiento, y los gastos asociados con el desplazamiento (kilometraje estándar o gastos reales) no son deducibles como un gasto de negocios.

Usted no puede deducir los gastos de desplazamiento no importa lo lejos que su casa es de su lugar de trabajo. Considérelo así: Todo el mundo necesita ir al trabajo, tanto los empleados como los propietarios de la empresa, por lo que este gasto no forma parte de su negocio específico.

La mayoría de los gastos de negocio mientras se desplaza no son deducibles

Incluso si utiliza su coche para fines de negocio mientras se desplaza, no puede deducir los gastos del coche para su negocio. Por ejemplo:

• Si usted utiliza su coche personal para transportar materiales de negocios, suministros o equipos de ida y vuelta de casa a la oficina, el IRS dice que esto no hace que los gastos del coche deducible.
• Si usted utiliza el tiempo de desplazamiento para hablar por su teléfono celular sobre asuntos de negocios, estos gastos de desplazamiento siguen sin ser deducibles. Por supuesto, el cargo por los minutos del teléfono celular y cualquier cargo adicional puede ser deducible, si usted está usando su teléfono para el negocio o si su negocio proporciona el teléfono.
• Si tiene que pagar por aparcar su coche en su lugar de trabajo, lo más probable es que este gasto no sea deducible, pero consulte con su profesional de impuestos sobre las circunstancias especiales.

Desplazamientos sin una ubicación de la oficina regular

Algunas personas de negocios trabajan a distancia (piense: sentado en Starbucks), sin ubicación de la oficina fija. Su oficina en casa es la ubicación de su primer contacto comercial dentro del área metropolitana. El viaje a este lugar se considera desplazamiento, y el contacto entre su último contacto comercial y su casa también se considera desplazamiento. Sin embargo, los desplazamientos intermedios, cuando va de un cliente a otro, son deducibles como gastos de la empresa.

Aquí tiene un ejemplo, suponiendo que su casa no es su lugar principal de trabajo. Usted conduce desde su casa para reunirse con su primer cliente. Ese viaje es un desplazamiento y no es deducible. A continuación, visitas a otros cuatro clientes durante el día y terminas con el quinto. Todos estos viajes están relacionados con el negocio y son deducibles. A continuación, te diriges a casa. Este último viaje, la parte del desplazamiento a casa, no es deducible.

Excepciones: Estos gastos de desplazamiento pueden ser deducibles

Siempre hay excepciones. En este caso, los tribunales han permitido que los gastos de desplazamiento sean deducibles en estas circunstancias:

Oficina en casa como lugar principal de negocios

Los gastos de viaje entre su casa y otros lugares de trabajo son deducibles si su residencia es su lugar principal de negocios.

En primer lugar, usted debe establecer que su casa es su lugar principal de negocios. Esto es bastante fácil si su casa es su único lugar de trabajo, pero si tiene otros lugares donde trabaja, debe demostrar que:

• Lo utiliza exclusiva y regularmente para actividades administrativas o de gestión de su comercio o negocio, Y
• No tiene ningún otro lugar fijo donde realice actividades administrativas o de gestión sustanciales de su comercio o negocio.

Si usted reclama o no una deducción por oficina en casa no tiene ninguna relación con la designación de su casa como su lugar principal de negocios.

Entonces, si usted puede establecer que su casa es su lugar principal de negocios, usted puede deducir los gastos de viaje si usted trabaja en otros lugares. Por ejemplo, un contratista podría deducir los gastos de viaje de su oficina en casa a una casa donde está haciendo reparaciones con el fin de vender la propiedad para obtener un beneficio.

Viajando entre lugares de trabajo

Si usted está viajando entre dos sitios de trabajo o lugares de trabajo, estos viajes se consideran viajes relacionados con el trabajo, no el desplazamiento. Por ejemplo, si viaja entre su trabajo diurno y uno nocturno, puede reclamar estos gastos como viajes, no como desplazamientos. Intuit dice: «Si usted trabaja en dos lugares en un día, sea o no para el mismo empleador, usted puede deducir el costo de ir entre ellos.»

Lugar de trabajo temporal distante

Gastos de viaje de su casa y un sitio de trabajo temporal fuera del área metropolitana donde usted vive y trabaja normalmente. La razón de esta excepción es que no es razonable que un empresario se traslade permanentemente a un lugar de trabajo para un trabajo que sólo es temporal.