Kleine Design-, Schreib-, Programmier- und Beratungsaufträge werden oft auf der Grundlage eines informellen Vorschlags- oder Interviewprozesses vergeben. Bei größeren Projekten wird jedoch oft ein aufwändigeres Ausschreibungsverfahren angewandt. Und in Fällen, in denen der Kunde eine öffentliche Einrichtung ist, müssen diese Ausschreibungen in den meisten Fällen öffentlich bekannt gegeben werden und jedem offen stehen, der an einer Ausschreibung interessiert ist.
Die Auftragsvergabe über Ausschreibungen ist zwar schwierig, aber es gibt dennoch einige gute Gründe, sich über die veröffentlichten Ausschreibungen in Ihrem Markt zu informieren: Sie bieten einen guten Einblick in den Stand der Branche, halten Sie über neue Projekte früherer Kunden auf dem Laufenden und können gelegentlich auch das eine oder andere gewinnbare Projekt zutage fördern.
Der Schlüssel zur Nutzung von Ausschreibungen liegt in der Verwendung von Instrumenten, die Ihnen dabei helfen, Möglichkeiten zu finden, die für Ihr Unternehmen geeignet sind, und so viele davon zu finden, dass Sie eine vernünftige Chance haben, einige davon tatsächlich zu gewinnen.
Nachfolgend finden Sie einige der Tools und Methoden, mit denen ich im Laufe der Jahre experimentiert habe, sowie die Stärken und Schwächen der einzelnen Tools.
Onvia
Onvia war einige Jahre lang mein bevorzugtes Tool für die Überwachung von Ausschreibungen, bis ich es mit Find RFP (siehe unten) getestet habe und dann komplett auf diesen Dienst umgestiegen bin. Selbst das billigste Onvia-Paket ist weitaus teurer als andere Ausschreibungsüberwachungsdienste, und die Kosten steigen drastisch, wenn Sie eine landesweite Abdeckung wünschen.
Wie die anderen, weniger teuren Dienste bezieht Onvia die meisten seiner Informationen, indem es alle Websites durchforstet, die staatliche und lokale Behörden für die Veröffentlichung von Anfragen und Ausschreibungen nutzen. Onvia rechtfertigt seinen höheren Preis mit den zusätzlichen Forschungs- und Marktanalysediensten, die es anbietet, und mit der Tatsache, dass es auch einige private (nicht-staatliche) Ausschreibungsmöglichkeiten einbezieht. Diese beiden zusätzlichen Funktionen scheinen sich jedoch in erster Linie an Bauunternehmer und andere Unternehmen im Baugewerbe zu richten. Wenn Sie also nicht gerade Parabolleuchten verkaufen, Bauabsperrungen vermieten usw., ist es das zusätzliche Geld wahrscheinlich nicht wert.
Find RFP
Wie bereits erwähnt, habe ich Find RFP mehrere Monate lang mit Onvia verglichen, bevor ich mein Onvia-Abonnement gekündigt habe, und ich habe keine relevanten Angebote auf Onvia gesehen, die nicht auch auf Find RFP zu finden waren. In Verbindung mit der Tatsache, dass Find RFP viel billiger war (29,95 $/Monat für nationale Abdeckung), fiel mir die Entscheidung nicht schwer.
Governmentbids.com
Ich habe Governmentbids.com noch nicht getestet, aber es scheint FindRFP ähnlich zu sein. FedOpps.com war früher eine weitere Option, aber es sieht so aus, als hätte das Unternehmen seinen Betrieb eingestellt.
Die meisten dieser Dienste bieten kostenlose Testphasen an, so dass Sie mehr als einen ausprobieren können, um zu sehen, was für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Wenn Sie können, probieren Sie sie gleichzeitig aus, damit Sie sehen können, ob einer von ihnen Gelegenheiten aufgreift, die den anderen entgehen.
Eine Sache, die ich bei allen diesen Diensten vorschlage, ist, dass Sie eine Schlüsselwortsuche in Betracht ziehen sollten, um die Ausschreibungen, die Sie erhalten, auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen, anstatt Branchencodes zu verwenden. Die Branchencodes sind in vielen Fällen ziemlich vage, und es kommt häufig vor, dass Ausschreibungen falsch kategorisiert werden. Und je spezieller oder undurchsichtiger Ihre Dienstleistung ist, desto wichtiger ist es, diesen Ansatz zu wählen. Wählen Sie nicht einfach einen Branchencode, der naheliegend klingt, und hoffen Sie, dass er funktioniert, denn wenn die Verfasser von Ausschreibungen andere Codes wählen, werden Sie diese Möglichkeiten nicht sehen.
RFP Database
RFP Database unterscheidet sich von den anderen Ausschreibungsdiensten dadurch, dass sie sich auf die Benutzer stützt, die Ausschreibungen und Anfragen einreichen, anstatt Informationen von Regierungsseiten zu beziehen. Mitglieder erhalten „Credits“ für das Einreichen von Ausschreibungen, die sie an anderer Stelle gefunden haben, und können diese Credits dann verwenden, um von anderen eingereichte Ausschreibungen einzusehen.
Das Gute an diesem System ist, dass es nicht auf staatliche Ausschreibungen beschränkt ist. Die Benutzer können überall Angebote einreichen, so dass Sie gelegentlich Dinge finden, die in anderen Diensten nicht auftauchen. Der Nachteil ist, dass es nicht umfassend ist, was bedeutet, dass es hauptsächlich als Hilfsmittel zur Ergänzung eines anderen Dienstes wie Find RFP nützlich ist.
Ausschreibungen auf Websites von Berufsverbänden
Abhängig von Ihrem Fachgebiet besteht die Möglichkeit, dass es einen Berufsverband gibt, der für Sie interessante Ausschreibungen auf seiner Website veröffentlicht. Ich werde hier nicht versuchen, alle aufzulisten, da Sie wahrscheinlich wissen, welche Organisationen für Sie relevant sind, aber als Beispiel sei hier die RFP/RFQ-Datenbank der American Planning Association genannt.
Die meisten dieser Quellen werden Sie nicht per E-Mail benachrichtigen, wenn eine neue Gelegenheit veröffentlicht wird. Sie müssen also entweder ein System einrichten, das Sie daran erinnert, diese regelmäßig zu überprüfen, oder ein Tool wie ChangeTower verwenden, das Sie benachrichtigt, wenn der Seite etwas hinzugefügt wird.
Einkaufsseiten der lokalen oder staatlichen Behörden
Dienste wie Find RFP durchsuchen Hunderte von Websites nach ihren Angeboten. Wenn Sie einen bestimmten geografischen Schwerpunkt haben, können Sie direkt auf diese Websites zugreifen – in der Regel kostenlos – und sich anmelden, um über neue Angebote, die Ihren Kriterien entsprechen, benachrichtigt zu werden.
Besuchen Sie zunächst die Ausschreibungs-/RFQ-Bereiche von Websites, die von den Landes-, Stadt- und Kreisverwaltungen in Ihrer Region sowie von Universitäten, Krankenhäusern usw. betrieben werden. Achten Sie auf den Websites auf Begriffe wie „Geschäfte mit uns machen“ oder „Ressourcen für Unternehmen“. Die eigentliche Liste kann „Angebotslisten“, „Beschaffungsmöglichkeiten“ usw. heißen, suchen Sie also nicht einfach nach „RFP“ oder „RFQ“.
Die gleiche Regel über die Verwendung von Schlüsselwörtern anstelle von Branchen-/Warencodes, die ich in Punkt 3 erwähnt habe, gilt auch hier. Richten Sie keine Situation ein, in der Sie davon abhängig sind, dass der Ersteller der Ausschreibung die Ausschreibung richtig kategorisiert.
Alerts und soziale Medien
Ich habe in der Vergangenheit versucht, mit Google Alerts und einigen seiner Alternativen nach neuen Ausschreibungen zu suchen und hatte nie Glück. Die Dinge erscheinen nur selten, und wenn sie erscheinen, dann oft Monate oder sogar Jahre nach dem Fälligkeitsdatum.
Meine Versuche, eine laufende Twitter-Suche einzurichten, waren ebenfalls unergiebig. Breite Suchbegriffe führen zu viel Rauschen, und spezifischere Suchen bringen selten Ergebnisse.
Zusammenstellung
Ich empfehle einen kombinierten Ansatz, um die maximale Anzahl von Möglichkeiten zu sehen und sicherzustellen, dass nichts durch die Maschen fällt. Beginnen Sie damit, einen der kostengünstigen kostenpflichtigen Dienste wie Find RFP zu wählen, der Ihnen die meiste Arbeit abnimmt, und richten Sie sich so ein, dass Sie direkt von den wichtigsten Agenturen oder Organisationen in Ihrem geografischen Markt benachrichtigt werden.
Da diese Ausschreibungen per Definition „öffentlich“ sind, gibt es eine Menge Konkurrenz, so dass Sie viele davon sehen müssen, um die wenigen zu finden, bei denen Sie wirklich eine Chance haben. Wenn Sie sich eine große Anzahl von Ausschreibungen ansehen, haben Sie auch die Möglichkeit, Freunden und Kollegen die Angebote mitzuteilen, die für Sie nicht in Frage kommen, was eine großartige Networking-Aktivität sein kann.