Små design-, skriv-, programmerings- och konsultjobb tilldelas ofta på grundval av en informell förslags- eller intervjuprocess. Men för större projekt används ofta en mer genomarbetad anbudsförfrågan (Request for Proposal, RFP). Och i de fall där kunden är en offentlig institution måste dessa förfrågningsunderlag i de flesta fall offentliggöras och vara öppna för alla som är intresserade av att lämna anbud.
Att vinna affärer genom förfrågningsunderlag är svårt, visst, men det finns ändå några mycket goda skäl att hålla sig uppdaterad om de publicerade förfrågningsunderlagen på din marknad: De ger en bra inblick i branschens tillstånd, kan hålla dig uppdaterad om nya projekt som startas av tidigare kunder och kan också avslöja enstaka pärlor av projekt som går att vinna.
Nyckeln till att få ut värde av förfrågningsunderlag är att använda verktyg som kan hjälpa dig att hitta möjligheter som är lämpliga för din verksamhet, och hitta tillräckligt många av dem för att du ska ha en rimlig chans att faktiskt vinna några.
Här är några av de verktyg och metoder som jag har experimenterat med genom åren, och styrkorna och svagheterna hos var och en av dem.
Onvia
Onvia var mitt favoritverktyg för övervakning av RFP:s i några år, tills jag testade det mot Find RFP (nedan), och sedan bytte helt och hållet över till den tjänsten. Även det billigaste Onvia-paketet är mycket dyrare än andra tjänster för övervakning av förfrågningsunderlag, och avgiften stiger dramatiskt om du vill ha rikstäckande täckning.
Likt de andra, billigare tjänsterna, får Onvia den största delen av sin information genom att söka igenom alla de webbplatser som delstatliga och lokala myndigheter använder för att lägga ut förfrågningsunderlag och förfrågningsunderlag. Onvias motivering för sitt högre pris är de extra forsknings- och marknadsanalystjänster som de tillhandahåller, och det faktum att de även inkluderar en del privata (icke-statliga) anbudsmöjligheter. Båda dessa extrafunktioner verkade dock främst rikta sig till entreprenörer och andra företag inom byggbranschen, så om du inte säljer paraboliska belysningsarmaturer, hyr ut byggbarrikader etc. är det förmodligen inte värt de extra pengarna.
Find RFP
Som jag nämnde ovan testade jag Find RFP mot Onvia i flera månader innan jag sa upp mitt Onvia-abonnemang, och jag såg inte några relevanta möjligheter på Onvia som inte också fanns på Find RFP. Kombinera det med det faktum att Find RFP var mycket billigare (29,95 dollar/månad för nationell täckning) och det var inget svårt beslut.
Governmentbids.com
Jag har faktiskt inte testat Governmentbids.com, men det verkar likna FindRFP. FedOpps.com brukade vara ett annat alternativ, men det verkar som om det har gått i konkurs.
De flesta av dessa tjänster har gratis provperioder, så det är möjligt att prova mer än en och se vad som fungerar bäst för ditt företag. Om du kan, prova dem samtidigt så att du kan se om en av dem plockar upp möjligheter som de andra missar.
En sak som jag föreslår när det gäller någon av dessa tjänster är att du överväger att använda en sökning med nyckelord för att skräddarsy de förfrågningsunderlag som du får, i stället för att använda branschkoder. Branschkoderna är ganska vaga i många fall, och det är mycket vanligt att förfrågningsunderlag kategoriseras felaktigt. Och ju mer specialiserad eller otydlig din tjänst är, desto viktigare är det att använda detta tillvägagångssätt. Välj inte bara en branschkod som låter nära och hoppas att det fungerar, för om RFP-skribenterna väljer andra koder kommer du inte att se dessa möjligheter.
RFP Database
RFP Database skiljer sig från de andra RFP-tjänsterna genom att den förlitar sig på att användarna tillhandahåller RFP:er och RFQ:er, snarare än att hämta information från myndighetssidor. Medlemmarna tjänar ”krediter” för att lämna in förfrågningsunderlag som de har hittat på andra ställen, och använder sedan dessa krediter för att se förfrågningsunderlag som lämnats in av andra.
Det som är bra med detta system är att det inte är begränsat till statliga förfrågningsunderlag. Användarna kan skicka in möjligheter som de hittar var som helst, så du kommer ibland att hitta saker som inte dyker upp i de andra tjänsterna. Nackdelen är att det inte är heltäckande, vilket innebär att det främst är användbart som ett verktyg för att komplettera en annan tjänst som Find RFP.
RFP Postings on Professional Organization Sites
Avhängigt av din specialitet finns det en chans att det finns en yrkesorganisation där ute som lägger ut förfrågningsunderlag som är av intresse för dig på sin webbplats. Jag ska inte försöka lista några här eftersom du förmodligen vet vilka organisationer som är relevanta för dig, men som ett exempel kan nämnas American Planning Association’s RFP/RFQ-databas.
De flesta av dessa källor kommer inte att meddela dig via e-post när en ny möjlighet läggs ut, så du måste antingen inrätta ett system för att påminna dig själv om att kontrollera dessa regelbundet, eller använda ett verktyg som ChangeTower för att varna dig när något läggs till på sidan.
Lokala eller statliga myndigheters inköpswebbplatser
Tjänster som Find RFP utvinner hundratals webbplatser för sina förteckningar. Om du har ett särskilt geografiskt fokus kan du få direkt tillgång till samma webbplatser – i allmänhet gratis – och registrera dig för att bli informerad om nya möjligheter som uppfyller dina kriterier.
Start med att besöka RFP/RFQ-områdena på webbplatser som drivs av delstats-, stads- och länsstyrelser i ditt område, samt universitet, sjukhus osv. På webbplatserna kan du leta efter ord som ”gör affärer med oss” eller ”resurser för företag”. Själva listan kan kallas ”anbudsförteckningar”, ”upphandlingsmöjligheter” osv., så leta inte bara efter ”RFP” eller ”RFQ”.
Samma regel om att använda nyckelord i stället för bransch- och varukoder som jag nämnde i punkt 3 gäller även här. Skapa inte en situation där du är beroende av att den som skapar förfrågningsunderlaget kategoriserar förfrågningsunderlaget korrekt.
Jag har försökt leta efter nya förfrågningsunderlag med hjälp av Google Alerts och några av dess alternativ tidigare och har aldrig haft någon lycka. Saker och ting dyker sällan upp, och när de gör det är det ofta månader, eller till och med år, efter förfallodagen.
Mina försök att inrätta löpande Twitter-sökningar har också varit improduktiva. Breda söktermer resulterar i för mycket brus, och mer specifika sökningar ger sällan resultat.
Sätt ihop det
Jag rekommenderar att du använder ett kombinerat tillvägagångssätt för att se maximalt antal möjligheter och se till att inget faller mellan stolarna. Börja med att välja en av de billiga betaltjänsterna som Find RFP för att göra det mesta av arbetet åt dig, och ställ in dig själv för att få meddelanden direkt från de viktigaste byråerna eller organisationerna på din geografiska marknad.
Då dessa förfrågningsunderlag per definition är ”offentliga” finns det mycket konkurrens, så du måste se många av dem för att hitta de få som du verkligen har en chans på. Genom att titta på ett stort antal förfrågningsunderlag får du också en chans att dela de möjligheter som inte passar dig med vänner och kollegor, vilket kan vara en bra nätverksaktivitet.