Kisebb tervezői, írói, programozói és tanácsadói munkákat gyakran informális ajánlattételi vagy interjúk alapján ítélnek oda. A nagyobb projektek azonban gyakran bonyolultabb ajánlatkérési (RFP) megközelítést alkalmaznak. És azokban az esetekben, amikor az ügyfél egy közintézmény, ezeket az ajánlattételi felhívásokat a legtöbb esetben nyilvánosan közzé kell tenni, és bárki előtt nyitva kell állniuk, aki ajánlatot szeretne tenni rájuk.
Az ajánlattételi felhívásokon keresztül üzletet nyerni nehéz, az biztos, de van még néhány nagyon jó ok arra, hogy lépést tartson az Ön piacán közzétett ajánlattételi felhívásokkal:
Az RFP-k hasznosításának kulcsa, hogy olyan eszközöket használjon, amelyek segítenek megtalálni a vállalkozásának megfelelő lehetőségeket, és eleget találni belőlük ahhoz, hogy ésszerű esélye legyen arra, hogy valóban megnyerjen néhányat.
Itt van néhány eszköz és módszer, amelyekkel az évek során kísérleteztem, valamint az egyes eszközök erősségei és gyengeségei.
Onvia
AzOnvia néhány évig az RFP-ket figyelő eszközöm volt, amíg nem teszteltem a Find RFP-vel (lásd alább), majd teljesen átálltam erre a szolgáltatásra. Még a legolcsóbb Onvia-csomag is jóval drágább, mint más RFP-figyelő szolgáltatások, és a díj drámaian megemelkedik, ha országos lefedettséget szeretne.
A többi, olcsóbb szolgáltatáshoz hasonlóan az Onvia is úgy szerzi meg a legtöbb információt, hogy átfésüli az összes olyan weboldalt, amelyet az állami és helyi önkormányzatok használnak az RFQ-k és RFP-k közzétételére. Az Onvia a magasabb árat az általuk nyújtott extra kutatási és piacelemzési szolgáltatásokkal indokolja, valamint azzal, hogy néhány magán (nem kormányzati) pályázati lehetőséget is tartalmaznak. Mindkét extra funkció azonban úgy tűnt, hogy elsősorban a vállalkozókat és más építőipari vállalatokat célozza meg, így hacsak nem árul parabolikus lámpatesteket, bérel építési barikádokat stb., valószínűleg nem éri meg a plusz pénzt.
Find RFP
Amint már említettem, több hónapig teszteltem a Find RFP-t az Onvia-val szemben, mielőtt lemondtam az Onvia-előfizetésemet, és nem láttam olyan releváns lehetőséget az Onvián, amely ne lett volna a Find RFP-n is. Ezt azzal a ténnyel kombinálva, hogy a Find RFP sokkal olcsóbb volt (29,95 $/hó országos lefedettségért), nem volt nehéz döntés.
Governmentbids.com
A Governmentbids.com-ot még nem teszteltem, de úgy tűnik, hasonló a FindRFP-hez. A FedOpps.com régebben egy másik lehetőség volt, de úgy tűnik, hogy megszűnt.
A legtöbb ilyen szolgáltatásnak van ingyenes próbaidőszaka, így több szolgáltatást is ki lehet próbálni, és megnézni, hogy melyik működik a legjobban az Ön vállalkozásának. Ha teheti, próbálja ki őket egyszerre, így láthatja, hogy az egyik olyan lehetőségeket vesz-e fel, amelyeket a többi kihagy.
Egy dolgot javaslok bármelyik ilyen szolgáltatással kapcsolatban: fontolja meg, hogy az iparági kódok használata helyett kulcsszavas keresést használjon a kapott ajánlatkérések testre szabásához. Az iparági kódok sok esetben elég homályosak, és nagyon gyakori, hogy az RFP-ket helytelenül kategorizálják. És minél speciálisabb vagy homályosabb az Ön szolgáltatása, annál fontosabb, hogy ezt a megközelítést használja. Ne csak válasszon egy közelinek tűnő iparági kódot, és remélje, hogy működik, mert ha az RFP-írók más kódokat választanak, akkor nem fogja látni ezeket a lehetőségeket.
RFP Database
A RFP Database abban különbözik a többi RFP-szolgáltatástól, hogy a felhasználókra támaszkodik az RFP-k és RFQ-k benyújtásában, és nem a kormányzati webhelyekről húzza az információkat. A tagok “krediteket” szereznek az általuk más helyeken talált RFP-k beküldéséért, majd ezeket a krediteket felhasználva megtekinthetik a mások által beküldött RFP-ket.
A rendszerben az a jó, hogy nem korlátozódik a kormányzati RFP-kre. A felhasználók bárhová beküldhetik az általuk talált lehetőségeket, így alkalmanként olyan dolgokat is találhat, amelyek nem jelennek meg a többi szolgáltatásban. Hátránya, hogy nem átfogó, ami azt jelenti, hogy elsősorban egy másik szolgáltatás, például a Find RFP kiegészítésére szolgáló eszközként hasznos.
RFP-kiírások szakmai szervezetek webhelyein
A szakterületétől függően van rá esély, hogy van olyan szakmai szervezet, amely az Ön számára érdekes RFP-ket tesz közzé a webhelyén. Nem próbálok meg itt felsorolni egyet sem, mivel Ön valószínűleg tudja, hogy mely szervezetek relevánsak az Ön számára, de csak példaként itt van az American Planning Association RFP/RFQ adatbázisa.
A legtöbb ilyen forrás nem fogja Önt e-mailben értesíteni, ha új lehetőséget tesznek közzé, ezért vagy be kell állítania egy rendszert, hogy emlékeztesse magát ezek rendszeres ellenőrzésére, vagy egy olyan eszközt kell használnia, mint a ChangeTower, hogy figyelmeztesse Önt, amikor valami hozzáadódik az oldalhoz.
Helyi vagy állami kormányzati beszerzési webhelyek
A Find RFP-hez hasonló szolgáltatások több száz webhelyet bányásznak ki a listáikhoz. Ha egy adott földrajzi területre összpontosít, közvetlenül hozzáférhet ugyanezekhez az oldalakhoz – általában ingyenesen -, és feliratkozhat, hogy értesítést kapjon a kritériumainak megfelelő új lehetőségekről.
Kezdje az RFP/RFQ területek meglátogatásával a környékbeli állami, városi és megyei önkormányzatok, valamint egyetemek, kórházak stb. által üzemeltetett weboldalakon. Az oldalakon keressen olyan kifejezéseket, mint “üzletet kötni velünk” vagy “források vállalkozásoknak”. A tényleges lista neve lehet “ajánlati listák”, “beszerzési lehetőségek” stb., tehát ne csak az “RFP” vagy “RFQ” kifejezéseket keresse.
A 3. pontban említett, az iparági/árukódok helyett kulcsszavak használatára vonatkozó szabály itt is érvényes. Ne hozzon létre olyan helyzetet, amelyben az RFP készítőjétől függ, hogy helyesen kategorizálja az RFP-t.
Hírdetések és közösségi média
A múltban próbáltam új RFP-ket keresni a Google Alerts és néhány alternatívája segítségével, és soha nem volt szerencsém. Ritkán jelennek meg a dolgok, és amikor megjelennek, akkor gyakran hónapokkal vagy akár évekkel az esedékesség után.
A folyamatos Twitter-keresések beállítására tett kísérleteim szintén eredménytelenek voltak. A tág keresőkifejezések túl sok zajt eredményeznek, a konkrétabb keresések pedig ritkán vezetnek eredményre.
Összeállítás
A kombinált megközelítést javaslom, hogy a lehető legtöbb lehetőséget lássa, és biztosítsa, hogy semmi sem marad ki a rostán. Kezdje azzal, hogy kiválasztja az olyan olcsó, fizetős szolgáltatások egyikét, mint a Find RFP, hogy a munka nagy részét elvégezze Ön helyett, és állítsa be magát úgy, hogy közvetlenül kapjon értesítéseket az Ön földrajzi piacán működő kulcsfontosságú ügynökségektől vagy szervezetektől.
Mivel ezek az RFP-k definíciójuk szerint “nyilvánosak”, nagy a verseny, ezért sokat kell látnia belőlük, hogy megtalálja azt a néhányat, amelyre valóban van esélye. A nagyszámú ajánlatkérés átnézése lehetőséget ad arra is, hogy megossza barátaival és kollégáival azokat a lehetőségeket, amelyek nem az Ön számára megfelelőek, ami nagyszerű kapcsolatépítő tevékenység lehet.