Geschäftsbrief-Formate: Wie man einen Geschäftsbrief schreibt, der Ergebnisse bringt [Vorlagen] |

Formate für Geschäftsbriefe

Kommunikation bedeutet heutzutage, eine E-Mail zu senden, eine SMS zu tippen oder sich über soziale Medien zu vernetzen. Das Verfassen eines schriftlichen Geschäftsbriefs und das Sicherstellen, dass das Format des Geschäftsbriefs korrekt ist, kann antiquiert erscheinen, und doch ist es für Kleinunternehmer wichtiger denn je.

Ob Sie ein Anschreiben verfassen müssen, um jemanden zu überzeugen, einen Bericht zu lesen, sich einem potenziellen Kunden vorzustellen oder sich zu bedanken, ein gut gestalteter Geschäftsbrief kann sich von anderen abheben. Schriftliche Briefe sind nach wie vor ein wichtiger – und vielleicht sogar entscheidender – Teil der Kommunikationsstrategie eines jeden Kleinunternehmers.

Verschiedene Studien haben ergeben, dass Kommunikation auf Papier einprägsamer und bereichernder sein kann als die auf Bildschirmen, z. B. per E-Mail. Da amerikanische Büroangestellte im Durchschnitt 121 E-Mails pro Tag erhalten, fällt ein Brief wahrscheinlich auch eher auf, wenn er über den Briefkasten als über den Posteingang zugestellt wird. (Einige Experten, darunter die Expertin für Business-Etikette Jacqueline Whitmore, sind der Meinung, dass handgeschriebene Briefe für geschäftliche Zwecke sogar noch wirkungsvoller sind als getippte Briefe.)

Ein echter Geschäftsbrief zeigt Engagement, denn dem Verfasser war die Sache wichtig genug, um sich hinzusetzen und Tinte zu Papier zu bringen. Briefe zeigen ein gewisses Maß an Professionalität und Klasse. Außerdem bieten sie eine schriftliche Aufzeichnung des Geschehens, die beide Parteien abheften können. Manchmal sind die Ereignisse, die in Briefen festgehalten werden, für ein Unternehmen so bedeutsam, dass sie zu wertvollen Erinnerungsstücken werden.

Geschäftsbriefe sind zwar immer noch wichtig, aber sie können Ihrem beruflichen Ruf schaden, wenn sie voller Rechtschreib- und Grammatikfehler sind. Ein Geschäftsbrief, der nicht richtig formatiert ist, kann auch den Eindruck erwecken, dass der Schreiber unerfahren, unprofessionell oder nicht detailorientiert ist – alles erste (oder zweite) Eindrücke, die Geschäftsinhaber nicht hinterlassen wollen.

Es ist daher für jeden Kleinunternehmer wichtig zu wissen, wie man einen professionell aussehenden Geschäftsbrief richtig aufbaut und formatiert. Zu den Arten von Geschäftsbriefen gehören Anschreiben, Dankesbriefe, Beschwerdebriefe, Anpassungsbriefe und mehr, je nach Geschäftssituation.

Arten von Geschäftsbriefen

Gängige Arten von Geschäftsbriefen sind:

• Anschreiben. Der Zweck eines Anschreibens, das zusammen mit einem Paket, einem Bericht oder einem anderen Gegenstand verschickt wird, besteht darin, den Inhalt zu beschreiben und dem Empfänger mitzuteilen, was er damit tun soll.
• Dankesschreiben. Diese Briefe eignen sich hervorragend zum Aufbau von Kontakten und Beziehungen. Schreiben Sie nicht nur ein „Danke für“ und belassen Sie es dabei. Gehen Sie genauer darauf ein, was der Betreffende getan hat und wie es Ihnen geholfen hat, und schließen Sie mit einer zweiten Danksagung.
• Beschwerdeschreiben. Der Schlüssel zu dieser Art von Briefen ist es, zu zeigen, dass Sie unzufrieden sind, ohne übertrieben wütend zu sein. Schlagen Sie vor, wie der Empfänger des Briefes die Situation korrigieren könnte.
• Berichtigungsschreiben. Dies ist eine Antwort auf einen Beschwerdebrief. Es geht darum, in der Antwort bescheiden zu sein und mögliche Lösungen anzubieten. Vermeiden Sie es, Brücken abzubrechen, und nutzen Sie Ihre Antwort stattdessen als Instrument zum Aufbau von Beziehungen.
• Schreiben mit schlechten Nachrichten. Das Wichtigste bei schlechten Nachrichten ist, den Schlag abzumildern. Im Geschäftsleben ist es wichtig, direkt zu sein. Aber wenn Sie schlechte Nachrichten schreiben, ist es am besten, den Empfänger daran zu erinnern, was in Ihrer Geschäftsbeziehung tatsächlich funktioniert, bevor Sie ihm oder ihr die schlechte Nachricht überbringen.
• Danksagungsschreiben. Sie sollen bestätigen, dass Sie einen Artikel von jemandem erhalten haben oder dass Sie sich einer Tatsache oder eines Fehlers bewusst sind, auf den der Empfänger hingewiesen hat. Lassen Sie den Empfänger wissen, wann Sie das Paket oder die Information erhalten haben, und bedanken Sie sich dann dafür.
• Memos Oft werden sie verwendet, um wichtige Nachrichten und Richtlinien innerhalb eines Unternehmens zu verbreiten, wobei es bei Memos darauf ankommt, dass Sie Ihre Mitteilungen schnell und auf den Punkt bringen.
• Glückwunschschreiben. Bei dieser Art von Briefen geht es darum, beim Thema zu bleiben und zu vermeiden, dass sie übertrieben oder spöttisch klingen. Beschreiben Sie, was Sie dazu bewogen hat, eine Gratulation zu senden und welche positiven Rückmeldungen Sie bereits erhalten haben. Halten Sie den Brief kurz und bündig.
• Antwortschreiben. Hier geht es darum, zu erklären oder aufzulisten, wie eine Anfrage erfüllt wurde.
• Aufforderungsschreiben. Bei dieser Art von Briefen geht es darum, um Hilfe zu bitten, ohne zu kriechen oder übermäßig emotional zu sein. Achten Sie genau auf die Adjektive, die Sie in Ihrem Schreiben verwenden.
• Werbebriefe. Diese Briefe erfordern eine starke Aufforderung zum Handeln oder einen Aufhänger am Anfang, damit der Empfänger weiterliest und die Vorteile dessen, was Sie verkaufen, entdeckt. Stellen Sie sicher, dass Sie Informationen bereitstellen, so dass der Empfänger leicht antworten kann.
• Rücktrittsschreiben. Hier geht es darum, mitzuteilen, dass Sie eine Stelle verlassen, den letzten Tag der Beschäftigung anzugeben und zu erklären, was Sie dazu veranlasst, zu gehen.

Hier sind die Grundlagen, die Sie wissen müssen, wenn es darum geht, einen Geschäftsbrief zu schreiben:

Formatbeispiele für Geschäftsbriefe

Sagen wir, Tanya Smith, CEO der Acme Corp. in Minneapolis, möchte einen Brief an NewTech in San Jose, Kalifornien, schicken, um eine kostenlose Beratung über die cloudbasierte Vertriebsmanagement-Software von NewTech anzufordern. Welche Angaben muss Smith in ihrem Brief machen? Wie sollte ihr Geschäftsbrief formatiert sein?

Teile eines Geschäftsbriefs

Die meisten Experten sind sich einig, dass ein Geschäftsbrief mindestens die folgenden sieben Teile enthalten sollte:

1. Adresse des Absenders. Sie wollen nicht, dass der Empfänger Ihre Adresse heraussuchen muss, um eine Antwort zu schreiben. Eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse können ebenfalls angegeben werden.
2. Datum. Es sollte sofort ersichtlich sein, wann der Brief geschrieben wurde. Auf diese Weise kann sich der Empfänger leichter daran erinnern, wann und warum der Brief geschrieben wurde, vor allem, wenn es um ein bestimmtes Ereignis oder eine geschäftliche Situation ging.
3. Adresse des Empfängers. Sie wollen nicht, dass Ihre Assistentin die Adresse heraussuchen muss, um den Brief abzuschicken (oder Sie wollen nicht selbst noch einmal die Adresse heraussuchen müssen).
4. Anrede. Ein „An alle, die es angeht“ ist ein sicherer Weg, dass Ihr Brief im Papierkorb landet. Es ist wichtig, einen Namen in der Adresse und der Anrede des Empfängers zu nennen, auch wenn Sie das Unternehmen anrufen oder auf LinkedIn suchen müssen, um herauszufinden, an wen der Brief gehen soll.
5. Text. Im Allgemeinen ist es ratsam, professionell zu bleiben und auf den Punkt zu kommen. Wie bei jeder Art von Kommunikation ist es für den Verfasser am besten, wenn er sich klar und prägnant ausdrückt.
6. Schluss/Unterschrift. Die Unterschrift verleiht dem Schreiben eine persönliche Note und zeigt genau, von wem es stammt und dass Sie den Inhalt des Schreibens billigen.
7. Anlagen. Es ist wichtig, dem Geschäftsbrief eine Liste aller zusätzlichen Sendungen beizufügen, für den Fall, dass der Empfänger sie verlegt.

Abstände und Schriftformate

Das Erscheinungsbild ist ebenfalls wichtig, wenn es darum geht, in einem Geschäftsbrief Professionalität zu vermitteln. Hier gilt die Faustregel, dass Nutzen und Lesbarkeit über Individualität triumphieren. Sie schreiben keinen Brief an einen alten Studienfreund, sondern sind geschäftlich unterwegs. Hier sind die Regeln für Abstände und Schriftarten, die man im Allgemeinen in einem Geschäftsbrief sieht:

Ausrichtung. Alle ordentlichen Geschäftsbriefe sollten linksbündig ausgerichtet sein. Es hat sich im Laufe der Jahrzehnte herumgesprochen, dass eine solche Ausrichtung für die Lesbarkeit am besten ist.

Abstand. Briefe sollten zwischen den Sätzen einzeilig sein, um den Platz auf der Seite zu maximieren. Fügen Sie vier Zeilenumbrüche zwischen dem letzten Satz oder Absatz des Briefes und Ihrem gedruckten Namen ein, um Platz für Ihre Unterschrift zu lassen.

Schrift. Die Standardschriftart ist Times New Roman, Größe 12, aber auch andere gebräuchliche Schriftarten wie Arial und Helvetica sind zulässig. Die Lesbarkeit ist bei der Wahl der Schriftart von entscheidender Bedeutung. Vermeiden Sie es daher, kreativ zu werden und schwer lesbare gotische oder kursive Schriftarten zu verwenden. Wenn der Text Ihres Schreibens auf einer Seite zu viel Platz einnimmt, ist es besser, ihn zu kürzen als die Schriftgröße zu verringern.

Ränder. Die meisten Experten sind sich einig, dass 1″-Ränder am besten sind, weil sie den Platz maximieren, obwohl Sie möglicherweise Platz für Briefpapier schaffen müssen, wenn Sie es verwenden. (Lesen Sie mehr über Briefpapier weiter unten.)

Blockform und eingerückte Formate

Einrücken oder nicht einrücken? Das ist die Frage. Es kommt darauf an, wie formal der Brief aussehen soll. Wenn Sie sich z. B. über etwas beschweren, könnte ein Blocksatz formell wirken, während ein Halbblocksatz in einem Dankesschreiben einen netten, „förmlich-leichten“ Eindruck vermittelt, vor allem, wenn es sich um jemanden handelt, den Sie bereits kennen.

Die drei allgemein verwendeten Stile sind Blocksatz, modifizierter Blocksatz und Halbblocksatz. Kehren wir zu unserem Beispiel zurück, in dem Smith an Wilde schreibt. Hier ist, wie ihr Brief in jedem der drei Formate aussehen würde: Blockformatierung, modifizierte Blockformatierung und Halbblockformatierung.

Blockformatierung

Ms. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

Juni 1, 2018

Herr. Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Sehr geehrter Herr Wilde:

Ich möchte ein kostenloses Beratungsgespräch über die cloudbasierte Vertriebsmanagementsoftware von NewTech. Acme Corp. ist ein schnell wachsender Hersteller (20 % jährliches Umsatzwachstum in den letzten fünf Jahren). Wir wollen weiter wachsen, und die Software von NewTech scheint ein Produkt zu sein, das unser Vertriebsteam auf die nächste Stufe heben könnte. Ich möchte mit Ihnen erkunden, ob die Software von NewTech gut zu Acme passt.

Ich freue mich darauf, mit Ihnen zu sprechen, sobald es Ihnen möglich ist.

Mit freundlichen Grüßen,

Tanya Smith, CEO

Gehäuse: Broschüre der Acme Corp.

Beachten Sie, dass es sich hier um eine formellere Art von Geschäftsbrief handelt: keine Einrückungen und alles steht auf der linken Seite. Wenn Sie sich fragen, wie formell der Brief erscheinen soll, ist es wahrscheinlich am besten, auf Nummer sicher zu gehen und ein Blockformat zu verwenden.

Modifizierte Blockformatierung

Ms. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
Juni 1, 2018

Mr. Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Sehr geehrter Herr Wilde:

Ich möchte ein kostenloses Beratungsgespräch über die Cloud-basierte Vertriebsmanagement-Software von NewTech. Acme Corp. ist ein schnell wachsender Hersteller (20 % jährliches Umsatzwachstum in den letzten fünf Jahren). Wir wollen weiter wachsen, und die Software von NewTech scheint ein Produkt zu sein, das unser Vertriebsteam auf die nächste Stufe heben könnte. Ich möchte mit Ihnen erkunden, ob die Software von NewTech gut zu Acme passt.

Ich freue mich darauf, mit Ihnen zu sprechen, sobald es Ihnen möglich ist.

Mit freundlichen Grüßen,

Tanya Smith, CEO

Gehäuse: Acme Corp. Broschüre

Beachten Sie, dass es immer noch keine Einrückungen gibt, aber es ist nicht alles auf der linken Seite ausgerichtet. Es ist nur ein bisschen weniger formell. Smith wäre in diesem Fall vielleicht besser beraten, das Blockformat beizubehalten, aber sie könnte zu einem modifizierten Block wechseln, sobald sie eine Arbeitsbeziehung mit Wilde aufgebaut hat.

Semi-Block Formatierung

Ms. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
Juni 1, 2018
Mr. Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Sehr geehrter Herr Wilde:

Ich möchte ein kostenloses Beratungsgespräch über die cloudbasierte Vertriebsmanagementsoftware von NewTech. Acme Corp. ist ein schnell wachsender Hersteller (20 % jährliches Umsatzwachstum in den letzten fünf Jahren). Wir wollen weiter wachsen, und die Software von NewTech scheint ein Produkt zu sein, das unser Vertriebsteam auf die nächste Stufe heben könnte. Ich möchte mit Ihnen erkunden, ob die Software von NewTech gut zu Acme passt.

Ich freue mich darauf, mit Ihnen zu sprechen, sobald es Ihnen möglich ist.

Mit freundlichen Grüßen,

Tanya Smith, CEO

Gehäuse: Broschüre der Acme Corp.

Bitte beachten Sie, dass es sich um ein Blockformat handelt, aber die Absätze sind eingerückt. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie das Blockformat oder das modifizierte Blockformat verwenden sollen (oder wenn Sie es einfach hassen, Absätze ohne Einrückungen zu sehen), ist das Halbblockformat ein guter Kompromiss.

Der Ton bei der Formatierung von Geschäftsbriefen

Neben dem Format kann auch der Ton des Briefes entscheidend sein, wenn Sie Ihre geschäftlichen Ziele erreichen oder zumindest sicherstellen wollen, dass Sie ernst genommen werden. Hier einige wichtige Tipps für einen angemessenen Ton im Brief:

• Wirken Sie nicht arrogant oder angeberisch.
• Sie sollten einen unterhaltsamen, aber dennoch professionellen Ton anschlagen.
• Es ist generell eine gute Idee, so schnell wie möglich auf den Punkt zu kommen. Wie Benjamin Franklin zu sagen pflegte: „Zeit ist Geld.“
• Wenn Sie Beschwerdebriefe schreiben, verwenden Sie einen förmlichen Ton, um Ihren Unmut auszudrücken, aber der Ton sollte nicht offenkundig verärgert sein. „Wir waren zunächst begeistert, Ihre Vertriebsmanagement-Software zu abonnieren, mussten aber enttäuscht feststellen, dass…“ Beschreiben Sie kurz das Problem und erläutern Sie dann, wie Sie es idealerweise lösen möchten.
• Beim Verfassen von Briefen, die schlechte Nachrichten enthalten, sollten Sie den prägnanten und professionellen Ton eines Geschäftsbriefs beibehalten, aber auch auf die Gefühle des Lesers eingehen. Sie wollen ja nicht die Brücken abbrechen. Dies ist ein Fall, in dem Sie nicht schnell zur Sache kommen sollten. Sie wollen den Schlag abfedern: „Wir haben uns sehr über das Interesse Ihres Unternehmens an der Vertriebsmanagement-Software unseres Unternehmens gefreut.“ Es ist wichtig, ernsthaft zu sein und zu versuchen, den Empfänger von Ihrem Standpunkt zu überzeugen: „Auch wir sind ein schnell wachsendes Unternehmen und haben leider noch nicht die Ressourcen, um jedem Interessenten ein kostenloses Beratungsgespräch anzubieten.“ Schließen Sie mit Wohlwollen und einer möglichen Lösung. „Es tut mir leid, dass wir keine kostenlosen Beratungsgespräche anbieten können, aber wir würden sehr gerne eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen eingehen. Ich lege Ihnen Broschüren bei, die zeigen, wie unsere Software die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen könnte. Gerne bespreche ich mit Ihnen weitere Einzelheiten am Telefon und vereinbare eine kostenlose Testversion unserer Software.“
• Wenn Sie ein Memo schreiben, achten Sie darauf, dass Sie einen äußerst prägnanten, auf den Punkt gebrachten, geschäftsmäßigen Ton verwenden. Memos sind oft unternehmensinterne Mitteilungen, daher ist es sinnvoll, die Zeit der Mitarbeiter nicht mit Nettigkeiten zu verschwenden. „Unsere neuesten Software-Produktbroschüren sind auf dem Weg in die Druckerei. Bitte geben Sie Ihre Bestellungen innerhalb der nächsten 10 Tage auf der Grundlage Ihres voraussichtlichen Bedarfs auf.“

Wortwahl und Grammatik

Die Wortwahl kann über die Wirksamkeit eines Geschäftsbriefs entscheiden. Achten Sie auf eine direkte Sprache und vermeiden Sie Wörter wie „versuchen“, „nur“, „wahrscheinlich“ und „vielleicht“. Achten Sie auf eine einfache Sprache und vermeiden Sie obskure Wörter oder Fachausdrücke, auf die Menschen manchmal zurückgreifen, wenn sie versuchen, intelligenter zu klingen, als sie sind.

Sie fragen sich, ob ein Wort die Bedeutung, die Sie beabsichtigen, richtig wiedergibt? Versuchen Sie es mit Wörterbuch- und Thesaurusrecherchen im Internet. In Fällen, in denen das Schreiben besonders wichtig ist, hilft es auch, es von einer anderen Person bearbeiten und lesen zu lassen, um ein Feedback zu erhalten.

Vermeiden Sie auf jeden Fall grammatikalische Fehler. Sie deuten darauf hin, dass es Ihnen an Detailgenauigkeit und Professionalität mangelt.

Verwenden Sie außerdem Verben, die im Aktiv und nicht im Passiv stehen. Die aktive Stimme zeigt, dass Sie das Sagen haben und für Ihr Handeln verantwortlich sind. (Beispiel: „Wir werden Ihre Software bis zum 1. September installieren.“ Nicht: „Ihre Software wird bis zum 1. September installiert.“)

Unterschriftsformate

Wenn es um die Unterschrift geht, ist es wichtig, Stempel und computerisierte Unterschriften zu vermeiden. Eine handschriftliche Unterschrift ist ein Zeichen dafür, dass Sie die Botschaft des Briefes bestätigen. Unter die transkribierte Unterschrift sollten Sie Ihren Namen und Titel schreiben, um Verwechslungen mit Ihrer Handschrift zu vermeiden. Wenn Sie ein Unternehmen vertreten, sollte der Name des Unternehmens in Großbuchstaben geschrieben werden. Denken Sie auch daran, vier Leerzeichen zwischen dem freundlichen Schluss und dem getippten Namen einzufügen, um genügend Platz für die Unterschrift zu haben.

E-Mail Geschäftsbriefformate

Ein schriftlicher Geschäftsbrief kann wirklich etwas bewirken, denn er vermittelt, dass es dem Absender ernst ist. Es ist leicht, schnell eine E-Mail abzuschicken und auf „Senden“ zu drücken, aber ein schriftlicher Brief braucht Zeit. Man muss wirklich darüber nachdenken, was man schreibt, sich vergewissern, dass es keine dummen Fehler gibt, und dann den Brief in einen Umschlag stecken und an den Empfänger schicken.

Manchmal ist die Zeit jedoch so wichtig, dass man einfach eine E-Mail schicken muss. Auch in diesem Fall kann ein Blockformat dem Brief eine gewisse Formalität verleihen.

Gängige Fehler und Irrtümer

Vermeiden Sie Routinefehler in Ihrem Geschäftsbrief, denn sie lassen auf Schlampigkeit schließen. Lassen Sie den Text durch Grammarly laufen, um ihn auf Grammatikfehler, Tippfehler, doppelte Wörter, Zeichensetzungsfehler und andere Probleme zu überprüfen. Führen Sie auch eine Rechtschreibprüfung durch, wenn Sie schon dabei sind. Alle Eigennamen, die Sie im Brief verwenden, sollten Sie mit einer Google-Suche auf ihre korrekte Schreibweise hin überprüfen.

Briefkopfformate

Sie können auch einen Briefkopf für die Geschäftsbriefe Ihres Unternehmens in Erwägung ziehen, da dieser ein professionelles Erscheinungsbild bietet und zudem informativ ist. Ein Briefpapier mit Briefkopf ist so etwas wie eine Firmenwebsite: Es zeigt, dass Ihr Unternehmen seriös ist.

Der Briefkopf sollte die Postanschrift, die Telefonnummer und andere Kontaktinformationen des Unternehmens enthalten. Wenn Sie Briefpapier verwenden, müssen Sie daran denken, die Ränder und die Formatierung entsprechend anzupassen.

Das Verfassen von Geschäftsbriefen ist eine grundlegende Fähigkeit für jeden Geschäftsinhaber und Ihr Berufsleben im Allgemeinen. Ein gut geschriebener Brief zeigt, dass Sie es ernst meinen, weil Sie sich die Zeit genommen haben, ihn zu schreiben, zu formatieren, zu drucken und zu versenden. Wenn ein Unternehmen eine schriftliche Beschwerde per Post erhält, stehen die Chancen gut, dass der Verfasser die Angelegenheit nicht auf sich beruhen lässt. Ebenso ist ein schriftliches Dankesschreiben viel wirkungsvoller als ein per E-Mail übermittelter Dank.

Ein Geschäftsbrief verliert jedoch an Wirkung, wenn er unprofessionell formatiert ist, den falschen Tonfall hat, schlecht geschrieben ist oder Grammatik- und Rechtschreibfehler enthält. Deshalb ist es wichtig zu lernen, wie man sie richtig macht.