Zakelijke briefopmaak: How to Write a Business Letter that Gets Results [Templates] |

Formatting Business Letters

Communiceren gaat tegenwoordig over het versturen van een e-mail, het uittypen van een sms of het leggen van contacten via sociale media. Het schrijven van een zakelijke brief en ervoor zorgen dat de opmaak van een zakelijke brief correct is, kan ouderwets lijken, en toch blijft het meer dan ooit van vitaal belang voor eigenaren van kleine bedrijven.

Of u nu een begeleidende brief moet schrijven om iemand over te halen een rapport te lezen, uzelf voor te stellen aan een potentiële klant of een dankwoord moet uiten, een goed opgestelde zakelijke brief kan opvallen. Schriftelijke brieven blijven een belangrijk – en misschien zelfs cruciaal – onderdeel van de communicatiestrategie van elke kleine ondernemer.

Verschillende studies hebben gesuggereerd dat communicatie op papier gedenkwaardiger en verrijkender kan zijn dan communicatie op schermen, zoals e-mail. Aangezien Amerikaanse kantoormedewerkers gemiddeld 121 e-mails per dag krijgen, zal een brief waarschijnlijk ook opvallen wanneer deze via de brievenbus wordt bezorgd in plaats van via de inbox. (Sommige deskundigen, waaronder Jacqueline Whitmore, beweren ook dat handgeschreven brieven voor zakelijke doeleinden zelfs meer impact hebben dan getypte brieven.)

Een echte zakelijke brief toont betrokkenheid omdat de schrijver genoeg om de zaak gaf om te gaan zitten en inkt op papier te zetten. Brieven getuigen van professionalisme en klasse. Ze vormen ook een schriftelijke neerslag van wat er is gebeurd, die beide partijen kunnen opbergen. Soms zijn brieven zo belangrijk voor een bedrijf dat ze een dierbaar aandenken worden.

Zakelijke brieven zijn nog steeds belangrijk, maar ze kunnen uw professionele reputatie schaden als ze vol staan met spel- en grammaticale fouten. Een zakelijke brief die niet goed is opgemaakt, kan ook suggereren dat de schrijver onervaren, onprofessioneel of niet gedetailleerd is – allemaal eerste (of tweede) indrukken die bedrijfseigenaren niet willen maken.

Het is dus belangrijk dat elke kleine ondernemer weet hoe hij een professioneel ogende zakelijke brief op de juiste manier moet construeren en opmaken. De soorten zakelijke briefformaten kunnen sollicitatiebrieven, bedankbrieven, klachtenbrieven, aanpassingsbrieven en meer omvatten, afhankelijk van de bedrijfssituatie.

Typen zakelijke briefformaten

Gemeenschappelijke soorten zakelijke brieven omvatten:

• Begeleidende brieven. Verzonden met een pakket, rapport of ander item, het doel van een begeleidende brief is om te beschrijven wat er is bijgesloten en een beschrijving van wat de ontvanger moet doen met het te geven.
• Bedankbrieven. Deze kunnen geweldig zijn om te netwerken en relaties op te bouwen. Schrijf niet alleen een, “Bedankt voor,” en laat het daarbij. Geef meer details over wat ze hebben gedaan en hoe het u heeft geholpen, en sluit dan af met een tweede uiting van dankbaarheid.
• Klachtenbrieven. De sleutel tot dit soort brieven is om te laten zien dat u ontevreden bent zonder overdreven boos te zijn. Stel voor hoe de ontvanger van de brief de situatie zou kunnen verbeteren.
• Aanpassingsbrieven. Dit is een antwoord op een klachtenbrief. Het punt is om nederig te zijn in het antwoord en om mogelijke oplossingen aan te bieden. U wilt voorkomen dat bruggen verbranden en in plaats daarvan uw reactie gebruiken als een relatie-opbouwend instrument.
• Slecht nieuws brieven. Het belangrijkste bij slechtnieuwsbrieven is om de klap te verzachten. Directheid wordt gewaardeerd bij het schrijven van zakelijke brieven. Maar bij het schrijven van slecht nieuws brieven, is het het beste om de ontvanger te herinneren over wat er eigenlijk werkt in uw zakelijke relatie voordat het slechte nieuws te breken aan hem of haar.
• Erkenning brieven. Ze zijn bedoeld om te bevestigen dat u een item van iemand hebt ontvangen, of dat u zich bewust bent van een feit of fout waarop zij hebben gewezen. Laat de ontvanger weten wanneer u het pakket of de informatie hebt ontvangen, en bedank hem er dan voor.
• Memo’s Vaak gebruikt om belangrijk nieuws en richtlijnen binnen een bedrijf te verspreiden, het punt met memo’s is om snel en to the point te zijn met uw communicatie.
• Felicitatiebrieven. Het punt met dit soort brieven is om bij de zaak te blijven en te voorkomen dat het klinkt over-the-top of spottend. Beschrijf wat u heeft gemotiveerd om een felicitatie te sturen en de positieve feedback die u al heeft gehoord. Houd de brief beknopt.
• Antwoordbrieven. Hier gaat het om het uitleggen of opsommen hoe aan een verzoek is voldaan.
• Verzoekbrief. De sleutel bij dit soort brieven is om hulp te vragen zonder te kruipen of overdreven emotioneel te zijn. Kijk goed naar de bijvoeglijke naamwoorden die u in de brief gebruikt.
• Verkoopbrieven. Deze brieven vereisen een sterke oproep tot actie of een haakje aan het begin, zodat de ontvanger blijft lezen en de voordelen ontdekt van wat u verkoopt. Zorg ervoor dat u informatie verstrekt, zodat zij gemakkelijk kunnen reageren.
• Ontslagbrieven. Hier gaat het om de opzegging van een functie, de laatste dag van het dienstverband en de reden van uw vertrek.

Hier volgt de basis die u moet weten als het gaat om het schrijven van een zakelijke brief:

Business Letters Format Examples

Zo laten we zeggen dat Tanya Smith, CEO van Acme Corp. in Minneapolis, een brief wil sturen naar NewTech uit San Jose, Californië, om een gratis adviesgesprek aan te vragen over NewTech’s cloud-based sales management software. Wat moet er in de brief van Smith staan? Hoe moet haar zakelijke brief worden opgemaakt?

Delen van een zakelijke brief

De meeste deskundigen zijn het erover eens dat een zakelijke brief ten minste de volgende zeven onderdelen moet bevatten:

1. Het adres van de afzender. U wilt niet dat de ontvanger uw adres moet opzoeken om een antwoord te kunnen schrijven. Een telefoonnummer en e-mailadres kunnen ook worden opgenomen.
2. Datum. Het moet direct duidelijk zijn wanneer de brief is geschreven. Op die manier kan de ontvanger gemakkelijker worden herinnerd aan wanneer en waarom de brief werd geschreven, vooral als het draaide om een bepaalde gebeurtenis of zakelijke situatie.
3. Adres van de ontvanger. U wilt niet dat uw assistent het adres moet opzoeken om de brief te versturen (of dat u zelf het adres weer moet opzoeken).
4. Aanhef. Een “Aan wie het aanbelangt” is een trefzekere manier om uw brief in de prullenmand te krijgen. Het is belangrijk om een naam te hebben in het adres en de aanhef van de ontvanger, zelfs als je het bedrijf moet bellen of op LinkedIn moet zoeken om erachter te komen aan wie de brief moet gaan.
5. Body. Het is over het algemeen verstandig om professioneel te blijven en to the point te komen. Zoals met alle communicatie, is duidelijk en beknopt de beste weerspiegeling van de schrijver.
6. Afsluiting/handtekening. De handtekening geeft een persoonlijk tintje aan de brief, laat precies zien van wie hij afkomstig is en dat u de inhoud van de brief goedkeurt.
7. Bijlagen. Het is belangrijk om een lijst te hebben van eventuele aanvullende stukken die bij de zakelijke brief zijn gevoegd, voor het geval de ontvanger ze kwijtraakt.

Spatie en lettertype-indeling

Presentatie is ook belangrijk als het gaat om het overbrengen van professionaliteit in een zakelijke brief. De vuistregel hier is dat bruikbaarheid en leesbaarheid belangrijker zijn dan individualiteit. Je stuurt geen brief naar een oude studievriend, je doet zaken. Hier volgen de regels voor spatiëring en lettertype die men over het algemeen in een zakelijke brief aantreft:

Aflijning. Alle correcte zakelijke brieven moeten links uitgelijnd zijn. In de loop der jaren is algemeen aanvaard dat dit de leesbaarheid ten goede komt.

Spatie. Brieven moeten tussen de zinnen door enkel gespatieerd worden om de ruimte op de pagina zo groot mogelijk te maken. Voeg vier regelafbrekingen toe tussen de laatste zin of alinea van de brief en uw gedrukte naam, zodat er ruimte overblijft voor uw handtekening.

Lettertype. Het standaardlettertype is Times New Roman, lettergrootte 12, maar ook andere gangbare lettertypen zoals Arial en Helvetica zijn toegestaan. Leesbaarheid is cruciaal als het op lettertypen aankomt, dus ga niet creatief te werk en gebruik geen moeilijk te lezen gotische of cursieve lettertypen. Als de inhoud van uw brief te weinig ruimte heeft op één pagina, kunt u deze beter inkorten dan de lettergrootte verkleinen.

Marges. De meeste deskundigen zijn het erover eens dat 1″ marges het beste zijn, omdat ze de ruimte maximaliseren, hoewel u misschien ruimte moet maken voor briefhoofdpapier als u dat gebruikt. (Lees hieronder meer over briefhoofdpapier.)

Blokvorm en ingesprongen vorm

Tot inspringen of niet inspringen? Dat is de vraag. Het gaat er eigenlijk om hoe formeel u de brief wilt laten lijken. U wilt bijvoorbeeld een blokvorm om formaliteit over te brengen als u ergens over klaagt, maar een semi-blokvorm kan een mooie, “formele lichte” uitstraling overbrengen in een bedankbrief, vooral als het iemand is die u al kent.

De drie stijlen die doorgaans worden gebruikt, zijn blok, gewijzigd blok en semi-blok. Laten we teruggaan naar ons voorbeeld van Smith die Wilde schrijft. Hier is hoe haar brief eruit zou zien in elk van de drie formaten: blokopmaak, gewijzigde blokopmaak en semi-blokopmaak.

Blokopmaak

Mevrouw. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

Juni 1, 2018

Mr. Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

De heer Wilde:

Ik wil graag een gratis consult over NewTech’s cloud-based sales management software. Acme Corp. is een snelgroeiende fabrikant (20% jaarlijkse omzetgroei in de afgelopen vijf jaar). We willen blijven groeien, en NewTech’s software lijkt een product dat ons verkoopteam naar een hoger niveau kan tillen. Ik wil met u onderzoeken of de software van NewTech goed bij Acme past.

Ik zie ernaar uit om met u te spreken wanneer het u schikt.

Hoogachtend,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Acme Corp. brochure

Merk op dat dit een formeler soort zakelijke brief is: geen inspringingen en alles staat links. Als u zich afvraagt hoe formeel de brief moet overkomen, kunt u waarschijnlijk het beste op veilig spelen en voor een blokopmaak kiezen.

Gewijzigde blokopmaak

Mevrouw Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
Juni 1, 2018

De heer Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

De heer Wilde:

Ik zou graag een gratis consult willen over NewTech’s cloud-based sales management software. Acme Corp. is een snelgroeiende fabrikant (20% jaarlijkse omzetgroei in de afgelopen vijf jaar). We willen blijven groeien, en NewTech’s software lijkt een product dat ons verkoopteam naar een hoger niveau kan tillen. Ik wil met u onderzoeken of de software van NewTech goed bij Acme past.

Ik zie ernaar uit om met u te spreken wanneer het u schikt.

Hoogachtend,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Acme Corp. brochure

Merk op dat er nog steeds geen inkepingen zijn, maar alles staat niet meer links. Het is alleen wat minder formeel. Smith doet er in dit geval misschien verstandiger aan het blokformaat aan te houden, maar misschien stapt ze over op een aangepast blok zodra ze een werkrelatie met Wilde heeft.

Semi-blokopmaak

Mevrouw Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
Juni 1, 2018
Mr. Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Geachte heer Wilde:

Ik zou graag een gratis consult willen over NewTech’s cloud-based sales management software. Acme Corp. is een snelgroeiende fabrikant (20% jaarlijkse omzetgroei in de afgelopen vijf jaar). We willen blijven groeien, en NewTech’s software lijkt een product dat ons verkoopteam naar een hoger niveau kan tillen. Ik wil met u onderzoeken of de software van NewTech goed bij Acme past.

Ik zie ernaar uit om met u te spreken wanneer het u schikt.

Hoogachtend,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Brochure van Acme Corp.

Merk op dat dit vrijwel een blokformaat is, maar de alinea’s zijn ingesprongen. Als u twijfelt of u blok- of aangepast blok-indeling moet gebruiken (of gewoon een hekel hebt aan alinea’s zonder inspringingen), is semi-blok een mooi compromis.

De toon voor zakelijke briefopmaak

Naast de opmaak kan de toon van de brief van cruciaal belang zijn als u uw zakelijke doelen wilt bereiken, of er op zijn minst voor wilt zorgen dat u serieus wordt genomen. Hier zijn enkele belangrijke tips als het gaat om het zetten van de juiste toon in de brief:

• Kom niet arrogant over, of opschepperig.
• Maak uw toon conversationeel, maar toch professioneel.
• Het is over het algemeen een goed idee om zo snel mogelijk to the point te komen. Zoals Benjamin Franklin graag zei: “Tijd is geld.”
• Gebruik bij het schrijven van klachtenbrieven een formele toon om ongenoegen uit te drukken, maar de toon moet niet openlijk boos zijn. “We waren aanvankelijk enthousiast over ons abonnement op uw verkoopbeheersoftware, maar waren teleurgesteld toen we ontdekten dat…” Beschrijf kort het probleem en leg vervolgens uit hoe u het het liefst opgelost zou willen hebben.
• Wanneer u brieven schrijft die slecht nieuws bevatten, behoud dan de beknopte en professionele toon van een zakelijke brief, maar wees ook gevoelig voor de gevoelens van de lezer. U wilt uw bruggen niet verbranden. Dit is een geval waarin u niet snel to the point wilt komen. Je wilt de klap opvangen: “We waren blij te horen dat uw bedrijf geïnteresseerd is in de sales management software van ons bedrijf.” Het is belangrijk om serieus te zijn en te proberen de ontvanger uw standpunt te laten inzien: “Ook wij zijn een snelgroeiend bedrijf, dus we hebben helaas nog niet de middelen om elke potentiële klant een gratis consult te geven.” Sluit af met goodwill, evenals met een mogelijke oplossing. “Het spijt me dat we geen gratis consultaties hebben, maar we willen heel graag een zakenrelatie met u beginnen. Ik sluit brochures bij over manieren waarop onze software aan de behoeften van uw bedrijf zou kunnen voldoen. Ik ben graag bereid om telefonisch meer te vertellen en een gratis proefversie van onze software te regelen.”
• Wanneer u een memo schrijft, zorg er dan voor dat u een uiterst heldere, to the point, zakelijke toon gebruikt. Memo’s zijn vaak interne bedrijfscommunicatie, dus is het zinvol de tijd van werknemers niet te verspillen aan aardigheidjes. “Onze nieuwste software product brochures zijn klaar om naar de drukker te gaan. Plaats uw bestellingen binnen de komende 10 dagen op basis van uw verwachte behoeften.”

Woordkeuze en Grammatica

Woordkeuze kan de effectiviteit van een zakelijke brief maken of breken. Zoek directheid in uw taalgebruik en vermijd woorden als “proberen”, “gewoon”, “waarschijnlijk” en “misschien”. Houd uw taal eenvoudig, vermijd obscure woorden of jargon waar mensen soms op terugvallen als ze proberen intelligenter te klinken dan ze zijn.

Wraagt u zich af of een woord wel de juiste betekenis overbrengt die u voor ogen heeft? Probeer woordenboek en thesaurus zoekopdrachten online. In gevallen waarin de brief bijzonder belangrijk is, helpt het ook om iemand anders de brief te laten redigeren en lezen om feedback te geven.

Voorkom ten koste van alles grammaticale fouten. Ze suggereren dat je gebrek aan aandacht voor detail en professionaliteit.

Ook, gebruik werkwoorden die een actieve versus een passieve stem hebben. De actieve stem laat zien dat u de leiding hebt en verantwoordelijk bent voor uw daden. (Voorbeeld: “Wij zullen uw software installeren voor 1 september.” Niet… “Uw software wordt voor 1 september geïnstalleerd.”)

Vormgeving handtekeningen

Wanneer het op de handtekening aankomt, is het belangrijk om stempels en geautomatiseerde handtekeningen te vermijden. Een handgeschreven handtekening is een teken dat u de boodschap van de brief onderschrijft. Onder de handgeschreven handtekening moet u uw naam en titel typen om verwarring met uw handschrift te voorkomen. Als u een bedrijf vertegenwoordigt, moet de naam van het bedrijf in hoofdletters worden geschreven. Vergeet ook niet vier spaties in te bouwen tussen de aanvullende afsluiting en de getypte naam, zodat er genoeg ruimte is voor de handtekening.

Email Business Letter Formats

Een geschreven zakelijke brief kan echt het verschil maken, omdat het duidelijk maakt dat degene die de brief verstuurt, serieus is. Het is gemakkelijk om snel een e-mail naar iemand te sturen en op “verzenden” te drukken, maar een geschreven brief kost tijd. Je moet echt nadenken over wat je schrijft, dubbel controleren of er geen domme fouten in staan, en dan de brief in een enveloppe stoppen en naar zijn bestemming sturen.

Soms is tijd echter zo belangrijk dat je gewoon een e-mail moet sturen. Maar zelfs in dat geval kan het gebruik van een blokindeling enige formaliteit toevoegen.

Voorkomende fouten en vergissingen

Vermijd routinefouten in uw zakelijke brief, want die duiden op slordigheid. Haal de tekst door Grammarly om te controleren op grammatica, typefouten, dubbele woorden, interpunctiefouten en andere problemen. Doe ook een spellingscontrole als je toch bezig bent. Eventuele eigennamen die u in de brief gebruikt – doe een Google-zoekopdracht om te controleren of u ze correct spelt.

Briefpapier-indelingen

U kunt ook overwegen briefpapier met briefhoofd te gebruiken voor de zakelijke brieven van uw bedrijf omdat het een professionele uitstraling biedt en ook informatief is. Het hebben van briefpapier met briefhoofd is een beetje zoals het hebben van een bedrijfswebsite: Het geeft aan dat uw bedrijf legitiem is.

Het briefhoofd moet het postadres van het bedrijf, het telefoonnummer en alle andere contactinformatie vermelden. Als u briefhoofd gebruikt, moet u eraan denken om de marges en opmaak dienovereenkomstig aan te passen.

Het schrijven van zakelijke brieven is een fundamentele vaardigheid voor elke ondernemer en uw professionele leven in het algemeen. Een goed geschreven brief laat zien dat u het meent, omdat u de zorg en tijd nam om hem te schrijven, op te maken, af te drukken en te verzenden. Als een bedrijf een schriftelijke klacht in de post krijgt, is de kans groot dat de schrijver de zaak niet zal laten vallen. Evenzo is een schriftelijke bedankbrief veel krachtiger en effectiever dan bedankjes per e-mail.

Een zakelijke brief verliest echter aan kracht als de opmaak onprofessioneel is, de verkeerde toon wordt aangeslagen, de brief slecht is geschreven of grammaticale en spelfouten bevat. Het is dus belangrijk om te leren hoe je ze goed doet.