Formaty listów biznesowych: How to Write a Business Letter that Gets Results [Templates] |

Formatowanie listów biznesowych

Komunikowanie się w dzisiejszych czasach polega na wysyłaniu wiadomości e-mail, pisaniu wiadomości tekstowych lub łączeniu się za pośrednictwem mediów społecznościowych. Komponowanie rzeczywistego pisemnego listu biznesowego i upewnienie się, że format listu biznesowego jest prawidłowy, może wydawać się przestarzałe, a jednak pozostaje bardziej istotne niż kiedykolwiek dla właścicieli małych firm.

Czy musisz napisać list motywacyjny, aby przekonać kogoś do przeczytania raportu, przedstawić się potencjalnemu klientowi lub wyrazić podziękowania, dobrze sporządzony list biznesowy może się wyróżniać. Listy pisemne pozostają ważną – a może nawet kluczową – częścią strategii komunikacyjnej każdego właściciela małej firmy.

Różne badania sugerują, że komunikaty w formie papierowej mogą być bardziej pamiętne i wzbogacające niż te wyświetlane na ekranach, takie jak poczta elektroniczna. Ponieważ amerykańscy pracownicy biurowi otrzymują średnio 121 e-maili dziennie, list może się wyróżniać, jeśli zostanie dostarczony przez skrzynkę pocztową, a nie skrzynkę odbiorczą. (Niektórzy eksperci, w tym ekspert ds. etykiety biznesowej Jacqueline Whitmore, twierdzą również, że listy pisane odręcznie do celów biznesowych mają jeszcze większą siłę oddziaływania niż listy pisane na maszynie.)

Prawdziwy list biznesowy świadczy o zaangażowaniu, ponieważ jego autorowi zależało na sprawie na tyle, aby usiąść i przelać atrament na papier. Listy demonstrują poziom profesjonalizmu i klasy. Stanowią one również pisemny zapis tego, co się wydarzyło, który obie strony mogą zachować. Czasami wydarzenia, które listy oznaczają są na tyle doniosłe dla firmy, że stają się cennymi pamiątkami.

Podczas gdy listy biznesowe nadal mają znaczenie, mogą zaszkodzić twojej profesjonalnej reputacji, jeśli są pełne błędów ortograficznych i gramatycznych. List biznesowy, który nie jest odpowiednio sformatowany, może również sugerować, że piszący jest niedoświadczony, nieprofesjonalny lub nie jest zorientowany na szczegóły – wszystkie pierwsze (lub drugie) wrażenie, którego właściciele firm nie chcą robić.

Więc ważne jest, aby każdy właściciel małej firmy wiedział, jak prawidłowo skonstruować i sformatować profesjonalnie wyglądający list biznesowy. Rodzaje formatów listów biznesowych mogą obejmować listy motywacyjne, listy z podziękowaniami, listy z reklamacjami, listy dostosowawcze i inne, w zależności od sytuacji biznesowej.

Typy formatów listów biznesowych

Powszechne rodzaje listów biznesowych obejmują:

  • Listy motywacyjne. Wysyłane wraz z paczką, raportem lub innym przedmiotem, celem listu przewodniego jest opisanie tego, co jest załączone i podanie, co odbiorca powinien z tym zrobić.
  • Listy z podziękowaniami. Mogą one być świetne do nawiązywania kontaktów i budowania relacji. Nie pisz po prostu: „Dziękuję za” i na tym poprzestań. Podaj więcej szczegółów na temat tego, co zrobili i jak Ci to pomogło, a następnie zakończ drugim wyrazem wdzięczności.
  • Listy ze skargami. Kluczem do tego typu listów jest pokazanie, że jesteś niezadowolony, nie będąc przy tym nadmiernie rozgniewanym. Zasugeruj, jak odbiorca listu może poprawić sytuację.
  • Listy korygujące. Jest to odpowiedź na list z reklamacją. Chodzi o to, aby być skromny w odpowiedzi i zaoferować potencjalne rozwiązania. Chcesz uniknąć palenia mostów, a zamiast tego wykorzystać swoją odpowiedź jako narzędzie do budowania relacji.
  • Listy ze złymi wiadomościami. Kluczem do złych listów wiadomości jest złagodzenie ciosu. Bezpośredniość jest ceniona w piśmie biznesowym. Jednak pisząc listy ze złymi wiadomościami, najlepiej jest przypomnieć odbiorcy, co tak naprawdę działa w waszej relacji biznesowej, zanim przełamiemy złą wiadomość. Są one przeznaczone do potwierdzenia, że otrzymałeś element od kogoś, lub że jesteś świadomy faktu lub błędu, który wskazał. Pozwól odbiorcy wiedzieć, kiedy otrzymałeś pakiet lub informacje, a następnie podziękować im za to.
  • Notatki Często używane do rozprzestrzeniania ważnych wiadomości i dyrektyw wewnątrz firmy, punkt z notatek jest być szybkie i do punktu z komunikatów.
  • Listy gratulacyjne. Punkt z tego typu listów jest, aby pozostać na punkcie i uniknąć brzmiące over-the-top lub kpiący. Opisz, co zmotywowało Cię do wysłania gratulacji i pozytywnych opinii, które już słyszałeś. Zachowaj zwięzłość listu.
  • Listy odpowiedzi. Chodzi o wyjaśnienie lub wyszczególnienie, jak żądanie zostało spełnione.
  • List z prośbą. Kluczem do tego typu listów jest prośba o pomoc bez płaszczenia się lub bycia zbyt emocjonalnym. Przyjrzyj się uważnie przymiotnikom, których używasz w liście.
  • Listy sprzedażowe. Listy te wymagają silnego wezwania do działania lub haczyka na początku, aby odbiorca kontynuował czytanie i odkrył korzyści płynące z tego, co sprzedajesz. Upewnij się, aby zapewnić informacje tak, że mogą one łatwo reagować.
  • Listy rezygnacji. Chodzi tu o powiadomienie o odejściu z pracy, podanie ostatniego dnia zatrudnienia i wyjaśnienie, co jest przyczyną odejścia.

Oto podstawy, które musisz znać, jeśli chodzi o pisanie listów biznesowych:

Przykłady formatu listów biznesowych

Więc powiedzmy, że Tanya Smith, dyrektor generalny Acme Corp. w Minneapolis, chce wysłać list do firmy NewTech z San Jose w Kalifornii, aby poprosić o bezpłatną konsultację na temat oprogramowania NewTech do zarządzania sprzedażą w chmurze. Co Smith powinna zawrzeć w swoim liście? Jak powinien być sformatowany jej list biznesowy?

Części listu biznesowego

Większość ekspertów zgadza się, że list biznesowy powinien zawierać co najmniej siedem następujących części:

  1. Adres nadawcy. Nie chcesz, aby odbiorca musiał szukać Twojego adresu w celu napisania odpowiedzi. Można również zamieścić numer telefonu i adres e-mail.
  2. Data. Powinno być od razu widoczne, kiedy list został napisany. W ten sposób odbiorca może łatwiej przypomnieć sobie, kiedy i dlaczego list został napisany, zwłaszcza jeśli dotyczy on konkretnego wydarzenia lub sytuacji biznesowej.
  3. Adres odbiorcy. Nie chcesz, aby Twój asystent musiał szukać adresu, aby wysłać list (lub abyś Ty sam nie musiał szukać adresu ponownie).
  4. Salutacja. „Do kogo to może dotyczyć” jest pewny sposób, aby uzyskać list wyłożone kosz na śmieci. Ważne jest, aby w adresie odbiorcy i w pozdrowieniu było imię i nazwisko, nawet jeśli musisz zadzwonić do firmy lub poszukać informacji na LinkedIn, aby dowiedzieć się, do kogo powinien trafić list.
  5. Treść. Ogólnie rzecz biorąc, warto zachować profesjonalizm i przejść do sedna sprawy. Jak w przypadku każdej komunikacji, bycie jasnym i zwięzłym zazwyczaj najlepiej świadczy o piszącym.
  6. Zamknięcie/podpis. Podpis nadaje listowi osobisty charakter, pokazuje dokładnie, od kogo jest i że zatwierdzasz treść listu.
  7. Załączniki. Ważne jest, aby mieć listę wszelkich dodatkowych elementów załączonych do listu biznesowego, na wypadek gdyby odbiorca je zgubił.

Odstępy i Formaty Czcionek

Prezentacja jest również ważna, jeśli chodzi o przekazywanie profesjonalizmu w liście biznesowym. Zasadą jest, że użyteczność i czytelność mają pierwszeństwo przed indywidualnością. Nie wysyłasz listu do starego przyjaciela ze studiów – prowadzisz interesy. Oto zasady dotyczące odstępów i czcionki, które zazwyczaj stosuje się w listach biznesowych:

Wyrównanie. Wszystkie właściwe listy biznesowe powinny być wyrównane do lewej strony. Zgodnie z powszechną mądrością od dziesięcioleci takie wyrównanie jest najlepsze dla czytelności.

Spacja. Listy powinny mieć pojedyncze odstępy między zdaniami, aby zmaksymalizować ilość miejsca na stronie. Należy uwzględnić cztery przerwy między ostatnim zdaniem lub akapitem listu a drukowanym nazwiskiem, aby zostawić miejsce na podpis.

Czcionka. Standardowa czcionka to Times New Roman, rozmiar 12, choć dopuszczalne są również inne powszechnie używane czcionki, takie jak Arial i Helvetica. Czytelność jest kluczowa, jeśli chodzi o czcionki, więc unikaj kreatywności i używania trudnych do odczytania czcionek gotyckich lub kursywnych. Jeśli w Twoim liście zabraknie miejsca na jednej stronie, lepiej jest go zmniejszyć niż zmniejszyć rozmiar czcionki.

Marginesy. Większość ekspertów zgadza się, że marginesy 1″ są najlepsze, ponieważ maksymalizują przestrzeń, choć może będziesz musiał zrobić miejsce na papier firmowy, jeśli go używasz. (Przeczytaj więcej o papierze firmowym poniżej.)

Formy blokowe i wcięte

Wciskać czy nie wciskać? Oto jest pytanie. Jest to tak naprawdę kwestia tego, jak formalnie chcesz, aby list wyglądał. Na przykład, możesz chcieć formatu blokowego, aby przekazać formalność, jeśli na coś narzekasz, ale półblok może przekazać miły, „formalny lekki” wygląd w liście z podziękowaniami, zwłaszcza jeśli jest to ktoś, kogo już znasz.

Trzy style ogólnie używane to blokowy, zmodyfikowany blokowy i półblokowy. Wróćmy do naszego przykładu Smitha piszącego do Wilde’a. Oto jak wyglądałby jej list w każdym z trzech formatów: formatowanie blokowe, formatowanie zmodyfikowanego bloku i formatowanie półbloku.

Formatowanie blokowe

Pani. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 czerwca 2018

Mr. Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Dear Mr. Wilde:

Chciałbym skorzystać z bezpłatnej konsultacji na temat oprogramowania do zarządzania sprzedażą w chmurze firmy NewTech. Acme Corp. to szybko rozwijająca się firma produkcyjna (20% roczny wzrost przychodów w ciągu ostatnich pięciu lat). Chcemy nadal się rozwijać, a oprogramowanie firmy NewTech wydaje się być produktem, który może przenieść nasz zespół sprzedaży na wyższy poziom. Chciałabym dowiedzieć się, czy oprogramowanie NewTech jest odpowiednie dla firmy Acme.

Czekam na rozmowę z Panem w najwcześniejszym możliwym terminie.

Z poważaniem,

Tanya Smith, Dyrektor Generalny

Załączniki: Broszura Acme Corp.

Zauważ, że jest to bardziej formalny rodzaj listu biznesowego: nie ma wcięć i wszystko jest po lewej stronie. Jeśli zastanawiasz się, jak bardzo formalny powinien być list, prawdopodobnie najlepiej zagrać bezpiecznie i zastosować format blokowy.

Zmodyfikowane formatowanie blokowe

Pani Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 czerwca 2018

Pan Oscar Wilde, wiceprezes ds. sprzedaży
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Dear Mr. Wilde:

Chciałbym skorzystać z bezpłatnej konsultacji na temat oprogramowania NewTech do zarządzania sprzedażą w chmurze. Acme Corp. to szybko rozwijająca się firma produkcyjna (20% roczny wzrost przychodów w ciągu ostatnich pięciu lat). Chcemy nadal się rozwijać, a oprogramowanie firmy NewTech wydaje się być produktem, który może przenieść nasz zespół sprzedaży na wyższy poziom. Chciałabym dowiedzieć się, czy oprogramowanie NewTech jest odpowiednie dla firmy Acme.

Czekam na rozmowę z Panem w najwcześniejszym możliwym terminie.

Z poważaniem,

Tanya Smith, Dyrektor Generalny

Załączniki: Broszura Acme Corp.

Zauważ, że nadal nie ma wcięć, ale też wszystko nie układa się po lewej stronie. Jest to po prostu trochę mniej formalne. Smith może być mądrzejsza, aby pozostać przy formacie blokowym w tym przypadku, ale może przejść na zmodyfikowany blok, gdy nawiąże współpracę z Wilde’em.

Semi-block Formatowanie

Ms. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 czerwca 2018
Mr. Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Dear Mr. Wilde:

Chciałbym skorzystać z bezpłatnej konsultacji na temat oprogramowania do zarządzania sprzedażą w chmurze firmy NewTech. Acme Corp. to szybko rozwijająca się firma produkcyjna (20% roczny wzrost przychodów w ciągu ostatnich pięciu lat). Chcemy nadal się rozwijać, a oprogramowanie firmy NewTech wydaje się być produktem, który może przenieść nasz zespół sprzedaży na wyższy poziom. Chciałabym dowiedzieć się, czy oprogramowanie NewTech jest odpowiednie dla firmy Acme.

Czekam na rozmowę z Panem w najwcześniejszym możliwym terminie.

Z poważaniem,

Tanya Smith, Dyrektor Generalny

Załączniki: Broszura Acme Corp.

Zauważ, że jest to format blokowy, ale akapity mają wcięcia. Jeśli zastanawiasz się, czy użyć formatu blokowego lub zmodyfikowanego formatu blokowego (lub po prostu nienawidzisz patrzeć na akapity bez wcięć), pół-blok jest miłym kompromisem.

Ton dla formatowania listów biznesowych

Poza formatem, ton listu może być krytyczny, jeśli ma osiągnąć swoje cele biznesowe, lub przynajmniej zapewnić, że jesteś traktowany poważnie. Oto kilka ważnych wskazówek, jeśli chodzi o nadawanie odpowiedniego tonu w liście:

  • Nie bądź arogancki lub chełpliwy.
  • Uczyń swój ton konwersacyjnym, ale profesjonalnym.
  • Na ogół dobrym pomysłem jest przejście do rzeczy tak szybko, jak to możliwe. Jak mawiał Benjamin Franklin, „Czas to pieniądz.”
  • Pisząc listy z zażaleniami, używaj formalnego tonu, aby wyrazić niezadowolenie, ale ton ten nie powinien być jawnie zły. „Początkowo byliśmy podekscytowani możliwością subskrypcji waszego oprogramowania do zarządzania sprzedażą, ale byliśmy rozczarowani, gdy odkryliśmy, że…”. Krótko opisz problem, a następnie wyjaśnij, w jaki sposób chciałbyś go rozwiązać.
  • Pisząc listy zawierające złe wiadomości, zachowaj zwięzły i profesjonalny ton listu biznesowego, ale bądź również wrażliwy na uczucia czytelnika. Nie chcesz spalić swoich mostów. Jest to jeden z przypadków, w których nie chcesz szybko przechodzić do sedna sprawy. Chcesz złagodzić cios: „Miło nam było dowiedzieć się o zainteresowaniu Państwa firmy oprogramowaniem do zarządzania sprzedażą naszej firmy”. Ważne jest, aby być szczerym i postarać się, aby odbiorca dostrzegł Twój punkt widzenia: „My również jesteśmy szybko rozwijającą się firmą, więc niestety nie mamy jeszcze takich zasobów, aby zapewnić bezpłatną konsultację każdemu potencjalnemu klientowi”. Zamknij z dobrą wolą, a także z potencjalnym rozwiązaniem. „Przykro mi, że nie mamy bezpłatnych konsultacji, ale bardzo chcemy nawiązać z Panem/Panią współpracę biznesową. Załączam broszury na temat sposobów, w jakie nasze oprogramowanie może spełnić potrzeby Państwa firmy. Jestem szczęśliwy, aby omówić więcej przez telefon, jak również zorganizować bezpłatną próbę naszego oprogramowania.”
  • Pisząc notatkę, upewnij się, że używasz bardzo wyraźny, do punktu, biznesowy ton. Notatki są często wewnętrzną komunikacją firmy, więc rozsądnie jest nie marnować czasu pracowników na drobiazgi. „Nasze najnowsze broszury produktowe są gotowe do oddania do druku. Prosimy o składanie zamówień w ciągu najbliższych 10 dni na podstawie przewidywanych potrzeb.”

Dobór słów i gramatyka

Dobór słów może podnieść lub obniżyć skuteczność listu biznesowego. Szukaj bezpośredniości w swoim języku, unikając słów takich jak „spróbuj”, „tylko”, „prawdopodobnie” i „może”. Utrzymuj swój język w prostocie, unikając niejasnych słów lub żargonu, na które ludzie czasem się powołują, gdy próbują brzmieć bardziej inteligentnie niż są w rzeczywistości.

Zastanawiasz się, czy dane słowo właściwie oddaje znaczenie, które zamierzasz przekazać? Spróbuj poszukać w słownikach i tezaurusach online. W przypadkach, w których list jest szczególnie ważny, pomocne jest również, aby ktoś inny go zredagował i przeczytał w celu uzyskania informacji zwrotnej.

Za wszelką cenę unikaj błędów gramatycznych. Sugerują one, że brakuje Ci dbałości o szczegóły i profesjonalizmu.

Używaj również czasowników, które mają głos czynny w przeciwieństwie do biernego. Głos czynny pokazuje, że jesteś odpowiedzialny za swoje działania. (Przykład: „Zainstalujemy twoje oprogramowanie do 1 września”. Nie… „Twoje oprogramowanie zostanie zainstalowane do 1 września.”)

Formaty podpisu

Jeśli chodzi o podpis, ważne jest, aby unikać pieczątek i podpisów komputerowych. Odręczny podpis jest znakiem, że popierasz wiadomość zawartą w liście. Pod przepisanym podpisem należy wpisać swoje imię i nazwisko oraz tytuł, aby uniknąć pomyłek wynikających z pisma odręcznego. Jeśli reprezentujesz firmę, jej nazwa powinna być napisana wielkimi literami. Pamiętaj również, aby zawrzeć cztery spacje pomiędzy komplementem zamykającym a wpisanym nazwiskiem, aby zapewnić wystarczająco dużo miejsca na podpis.

Formaty listów biznesowych

Pisany list biznesowy może naprawdę zrobić różnicę, ponieważ przekazuje, że ktokolwiek wysłał list jest poważny. Łatwo jest szybko wysłać do kogoś e-mail i nacisnąć „wyślij”, ale list pisany wymaga czasu. Musisz naprawdę myśleć o tym, co piszesz, dwukrotnie sprawdzić, czy nie ma żadnych głupich błędów, a następnie dostać list w kopercie i wysłany do miejsca przeznaczenia.

Czasami jednak czas jest tak ważny, że po prostu trzeba wysłać e-mail. Nawet w tym przypadku, chociaż, używając formatu blokowego może dodać trochę formalności do niego.

Wspólne błędy i pomyłki

Unikaj rutynowych błędów w liście biznesowym, ponieważ sugerują one niechlujstwo. Przeprowadź tekst przez Grammarly, aby dwukrotnie sprawdzić, czy nie ma problemów z gramatyką, literówek, zduplikowanych słów, błędów interpunkcyjnych i innych. Upewnij się, że przy okazji sprawdzisz pisownię. Wszelkie nazwy własne, których używasz w liście – przeszukaj Google, aby sprawdzić, czy piszesz je poprawnie.

Formaty papieru firmowego

Możesz również rozważyć użycie papieru firmowego dla listów biznesowych Twojej firmy, ponieważ oferuje on profesjonalny wygląd i jest również informacyjny. Posiadanie papieru firmowego z nagłówkiem jest jak posiadanie firmowej strony internetowej: Wskazuje, że Twoja firma jest legalna.

Nakładka firmowa powinna wyświetlać adres pocztowy firmy, numer telefonu i wszelkie inne informacje kontaktowe. Jeśli używasz papieru firmowego, musisz pamiętać o odpowiednim dostosowaniu marginesów i formatowania.

Pisanie listów biznesowych jest podstawową umiejętnością dla każdego właściciela firmy i ogólnie w życiu zawodowym. Dobrze napisany list pokazuje, że masz na myśli biznes, ponieważ poświęciłeś czas na napisanie, sformatowanie, wydrukowanie i wysłanie go pocztą. Jeśli firma otrzymuje pocztą pisemną skargę, istnieje duże prawdopodobieństwo, że jej autor nie pozostawi tej sprawy bez odpowiedzi. Podobnie, pisemny list z podziękowaniem jest o wiele bardziej skuteczny i wydajny niż podziękowanie przekazane za pośrednictwem poczty elektronicznej.

List biznesowy traci jednak swoją moc, jeśli jego formatowanie jest nieprofesjonalne, jeśli nadaje niewłaściwy ton, jeśli jest źle napisany lub jeśli zawiera błędy gramatyczne i ortograficzne. Dlatego ważne jest, aby nauczyć się, jak robić to dobrze.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.