Formater til forretningsbreve: Sådan skriver du et forretningsbrev, der giver resultater [Skabeloner] |

Formatering af forretningsbreve

Kommunikation handler i dag om at sende en e-mail, skrive en sms eller oprette forbindelse via sociale medier. At udarbejde et egentligt skriftligt forretningsbrev og sørge for, at forretningsbrevformatet er korrekt, kan virke forældet, og alligevel er det stadig mere vigtigt end nogensinde for små virksomhedsejere.

Hvad enten du skal skrive et følgebrev for at overtale nogen til at læse en rapport, præsentere dig selv for en potentiel kunde eller udtrykke tak, kan et veludformet forretningsbrev skille sig ud. Skriftlige breve er fortsat en vigtig – og måske endda afgørende – del af enhver lille virksomhedsejers kommunikationsstrategi.

Flere undersøgelser har vist, at papirbaseret kommunikation kan være mere mindeværdig og berigende end den, der vises på skærme, som f.eks. e-mail. Da amerikanske kontoransatte i gennemsnit får 121 e-mails om dagen, vil et brev også sandsynligvis skille sig ud, når det leveres via din postkasse i stedet for din indbakke. (Nogle eksperter, herunder forretningsetiketteekspert Jacqueline Whitmore, hævder også, at håndskrevne breve til forretningsformål er endnu mere virkningsfulde end maskinskrevne breve.)

Et ægte forretningsbrev viser engagement, fordi forfatteren bekymrede sig nok om den pågældende sag til at sætte sig ned og sætte blæk på papiret. Breve demonstrerer et niveau af professionalisme og klasse. De giver også et skriftligt referat af det, der er foregået, som begge parter kan arkivere. Nogle gange er de begivenheder, som brevene markerer, betydningsfulde nok for en virksomhed til, at de bliver værdifulde minder.

Selv om forretningsbreve stadig er vigtige, kan de skade dit professionelle omdømme, hvis de er fulde af stave- og grammatikfejl. Et forretningsbrev, der ikke er korrekt formateret, kan også antyde, at skribenten er uerfaren, uprofessionel eller ikke detaljeorienteret – alt sammen første (eller andet) indtryk, som virksomhedsejere ikke ønsker at give.

Det er derfor vigtigt for alle små virksomhedsejere at vide, hvordan man opbygger og formaterer et forretningsbrev, der ser professionelt ud, korrekt. Typerne af forretningsbrevsformater kan omfatte følgebreve, takkebreve, klagebreve, justeringsbreve og meget mere afhængigt af forretningssituationen.

Typer af forretningsbrevsformater

De almindelige typer af forretningsbreve omfatter:

• Følgeskrivelser. Et følgebrev, der sendes sammen med en pakke, rapport eller anden vare, har til formål at beskrive, hvad der er vedlagt, og at give en beskrivelse af, hvad modtageren skal gøre med det.
• Takkebreve. Disse kan være gode til netværksdannelse og opbygning af relationer. Du skal ikke bare skrive et “Tak for” og lade det blive ved det. Giv flere detaljer om, hvad de har gjort, og hvordan det har hjulpet dig, og afslut derefter med endnu et udtryk for taknemmelighed.
• Klagebreve. Nøglen til disse typer breve er at vise, at du er utilfreds uden at være overdrevent vred. Foreslå, hvordan modtageren af brevet kan rette op på situationen.
• Justeringsbreve. Dette er et svar på et klagebrev. Pointen er at være ydmyg i svaret og at tilbyde mulige løsninger. Du ønsker at undgå at brænde broer og i stedet bruge dit svar som et redskab til at opbygge forholdet.
• Breve med dårlige nyheder. Nøglen med dårlige nyhedsbreve er at mildne slaget. Det er værdsat at være direkte i forretningsskrivelser. Men når du skriver breve med dårlige nyheder, er det bedst at minde modtageren om, hvad der rent faktisk fungerer i dit forretningsforhold, før du fortæller ham eller hende den dårlige nyhed.
• Breve med anerkendelse. De er beregnet til at anerkende, at du har modtaget en ting fra en person, eller at du er opmærksom på et faktum eller en fejl, som vedkommende har gjort opmærksom på. Lad modtageren vide, hvornår du har modtaget pakken eller oplysningerne, og sig derefter tak for dem.
• Memoer Memoer bruges ofte til at sprede vigtige nyheder og direktiver i en virksomhed, og pointen med memoer er at være hurtig og præcis i din kommunikation.
• Lykønskningsbreve. I disse typer breve gælder det om at holde sig til sagen og undgå at lyde overdrevet eller hånende. Beskriv, hvad der motiverede dig til at sende en lykønskning og den positive feedback, som du allerede har hørt. Hold brevet kortfattet.
• Svarbreve. Her handler det om at forklare eller opremse, hvordan en anmodning blev opfyldt.
• Svarbrev. Nøglen med disse typer breve er at bede om hjælp uden at krybe eller være overdrevent følelsesladet. Se nøje på de adjektiver, du bruger i brevet.
• Salgsbreve. Disse breve kræver en stærk opfordring til handling eller en hook i begyndelsen, så modtageren fortsætter med at læse og opdager fordelene ved det, du sælger. Sørg for at give oplysninger, så de nemt kan svare.
• Fratrædelsesbreve. Det handler om at give besked om, at du forlader en stilling, give en sidste arbejdsdag og forklare, hvad der får dig til at forlade stillingen.

Her er de grundlæggende ting, du skal vide, når du skal skrive et forretningsbrev:

Eksempler på format for forretningsbreve

Så lad os sige, at Tanya Smith, administrerende direktør for Acme Corp. i Minneapolis, ønsker at sende et brev til NewTech i San Jose, Californien, for at anmode om en gratis konsultation om NewTechs cloud-baserede salgsledelsessoftware. Hvad skal Smith have med i sit brev? Hvordan skal hendes forretningsbrev formateres?

Dele af et forretningsbrev

De fleste eksperter er enige om, at et forretningsbrev bør have mindst følgende syv dele i et forretningsbrev:

1. Afsenderens adresse. Du ønsker ikke, at modtageren skal være nødt til at slå din adresse op for at kunne skrive et svar. Et telefonnummer og en e-mail-adresse kan også medtages.
2. Dato. Det skal være umiddelbart synligt, hvornår brevet er skrevet. På den måde kan modtageren lettere blive mindet om, hvornår og hvorfor brevet blev skrevet, især hvis det drejede sig om en bestemt begivenhed eller forretningssituation.
3. Modtagerens adresse. Du ønsker ikke, at din assistent skal være nødt til at slå adressen op for at sende brevet (eller du ønsker ikke selv at skulle slå adressen op igen).
4. Salutation. Et “Til hvem det kan vedrøre” er en stensikker måde at få dit brev til at ligge i en papirkurv. Det er vigtigt at have et navn i modtagerens adresse og hilsen, også selv om du er nødt til at ringe op til virksomheden eller søge på LinkedIn for at finde ud af, hvem brevet skal gå til.
5. Body. Det er generelt klogt at holde sig professionel og komme til sagen. Som med enhver anden form for kommunikation vil det at være klar og kortfattet afspejle sig bedst på den, der skriver.
6. Afslutning/underskrift. Signaturen giver et personligt præg til brevet, viser præcis, hvem det er fra, og at du godkender indholdet af brevet.
7. Bilag. Det er vigtigt at have en liste over eventuelle yderligere ting vedlagt forretningsbrevet, hvis modtageren skulle forlægge dem.

Afstand og skrifttypeformater

Præsentation er også vigtig, når det gælder om at formidle professionalisme i et forretningsbrev. Tommelfingerreglen her er, at nytteværdi og læsbarhed overtrumfer individualitet. Du sender ikke et brev til en gammel studiekammerat – du laver forretninger. Her er de regler for mellemrum og skrifttype, som man normalt ser i et forretningsbrev:

Afpasning. Alle ordentlige forretningsbreve skal være venstrejusteret. Den almindelige visdom gennem årtier er, at en sådan justering er bedst for læsbarheden.

Afstand. Bogstaver bør have enkelt mellemrum mellem sætninger for at maksimere pladsen på siden. Der skal være fire linjeskift mellem brevets afsluttende sætning eller afsnit og dit trykte navn, så der er plads til din underskrift.

Font. Standardskrifttypen er Times New Roman, størrelse 12, selv om andre almindeligt anvendte skrifttyper som Arial og Helvetica er acceptable. Læsbarheden er afgørende, når det gælder skrifttyper, så undgå at være kreativ og bruge svært læselige gotiske eller kursive skrifttyper. Hvis der ikke er nok plads til dit brev på en enkelt side, er det bedre at skære det ned end at reducere skriftstørrelsen.

Marginer. De fleste eksperter er enige om, at 1″-marginer er det bedste, fordi de maksimerer pladsen, selv om du måske skal gøre plads til brevhovedet, hvis du bruger det. (Læs mere om brevpapir nedenfor.)

Blokform og indrykkede formater

Til at indrykke eller ikke at indrykke? Det er spørgsmålet. Det er i virkeligheden et spørgsmål om, hvor formelt man ønsker, at brevet skal se ud. Du vil f.eks. måske ønske et blokformat for at formidle formalitet, hvis du klager over noget, men et halvblokformat kan formidle et pænt, “formelt let” look i et takkebrev, især hvis det er en person, du allerede kender.

De tre stilarter, der normalt anvendes, er blok, modificeret blok og halvblok. Lad os gå tilbage til vores eksempel, hvor Smith skriver Wilde. Her er, hvordan hendes brev ville se ud i hver af de tre formater: blokformatering, modificeret blokformatering og halvblokformatering.

Blokformatering

Mrs. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1. juni 2018

Mr. Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Kære hr. Wilde:

Jeg vil gerne have en gratis konsultation om NewTechs cloud-baserede salgsstyringssoftware. Acme Corp. er en hurtigt voksende producent (20 % årlig omsætningsvækst i løbet af de seneste fem år). Vi ønsker at fortsætte med at vokse, og NewTechs software virker som et produkt, der kan bringe vores salgsteam til det næste niveau. Jeg vil gerne sammen med dig undersøge, om NewTech software passer godt til Acme.

Jeg ser frem til at tale med dig, så snart det passer dig.

Med venlig hilsen,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Acme Corp. brochure

Bemærk, at dette er en mere formel type forretningsbrev: ingen indrykninger, og alt står til venstre. Hvis du er i tvivl om, hvor formelt brevet skal fremstå, er det nok bedst at gå på den sikre side og vælge et blokformat.

Modificeret blokformatering

Mrs. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1. juni 2018

Mr. Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Kære hr. Wilde:

Jeg vil gerne have en gratis konsultation om NewTechs cloud-baserede software til salgsstyring. Acme Corp. er en hurtigt voksende producent (20 % årlig omsætningsvækst i løbet af de seneste fem år). Vi ønsker at fortsætte med at vokse, og NewTechs software virker som et produkt, der kan bringe vores salgsteam til det næste niveau. Jeg vil gerne sammen med dig undersøge, om NewTech software passer godt til Acme.

Jeg ser frem til at tale med dig, så snart det passer dig.

Med venlig hilsen,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Acme Corp. brochure

Bemærk, at der stadig ikke er nogen indrykninger, men at alt ikke står på linje til venstre. Det er bare en smule mindre formelt. Smith vil måske være klogere at holde sig til blokformatet i dette tilfælde, men hun vil måske skifte til modificeret blokformat, når hun har fået et arbejdsforhold til Wilde.

Semi-block Formatering

Mrs. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1. juni 2018
Mr. Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Kære hr. Wilde:

Jeg vil gerne have en gratis konsultation om NewTechs cloud-baserede salgsledelsessoftware. Acme Corp. er en hurtigt voksende producent (20 % årlig omsætningsvækst i løbet af de seneste fem år). Vi ønsker at fortsætte med at vokse, og NewTechs software virker som et produkt, der kan bringe vores salgsteam til det næste niveau. Jeg vil gerne sammen med dig undersøge, om NewTech software passer godt til Acme.

Jeg ser frem til at tale med dig, så snart det passer dig.

Med venlig hilsen,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Acme Corp. brochure

Bemærk, at dette er stort set et blokformat, men at afsnittene har indrykninger. Hvis du overvejer, om du skal bruge blokformat eller modificeret blokformat (eller blot hader at se på afsnit uden indrykninger), er halvblok et godt kompromis.

Tonen for formatering af forretningsbreve

Bortset fra formatet kan tonen i brevet være afgørende, hvis det skal opfylde dine forretningsmæssige mål eller i det mindste sikre, at du bliver taget alvorligt. Her er nogle vigtige tips, når det gælder om at sætte den rette tone i brevet:

• Du må ikke virke arrogant eller pralende.
• Gør din tone konverserende, men alligevel professionel.
• Det er generelt en god idé at komme til sagen så hurtigt som muligt. Som Benjamin Franklin gerne sagde: “Tid er penge.”
• Når du skriver klagebreve, skal du bruge en formel tone for at udtrykke din utilfredshed, men tonen bør ikke være åbenlyst vred. “Vi var i første omgang begejstrede for at abonnere på jeres software til salgsstyring, men blev skuffede over at opdage, at…” Beskriv kort problemet og forklar derefter, hvordan du ideelt set gerne vil have det løst.
• Når du skriver breve, der indeholder dårlige nyheder, skal du bevare den koncise og professionelle tone, der kendetegner et forretningsbrev, men også være lydhør over for læserens følelser. Du ønsker ikke at brænde dine broer. Dette er et tilfælde, hvor du ikke ønsker at komme hurtigt til sagen. Du vil gerne puste slaget af: “Vi var glade for at høre om din virksomheds interesse for vores virksomheds software til salgsstyring”. Det er vigtigt at være seriøs og forsøge at få modtageren til at forstå dit synspunkt: “Vi er også en hurtigt voksende virksomhed, så vi har desværre endnu ikke ressourcerne til at tilbyde en gratis konsultation til alle potentielle kunder.” Afslut med goodwill samt en potentiel løsning. “Jeg er ked af, at vi ikke har gratis konsultationer, men vi vil meget gerne indlede et forretningsmæssigt samarbejde med dig. Jeg vedlægger brochurer om, hvordan vores software kan opfylde din virksomheds behov. Jeg er glad for at diskutere mere over telefonen og arrangere en gratis prøveversion af vores software.”
• Når du skriver et memo, skal du sørge for at bruge en meget skarp, præcis og forretningsmæssig tone. Memoer er ofte intern virksomhedskommunikation, så det giver god mening ikke at spilde medarbejdernes tid med finurligheder. “Vores nyeste brochurer om softwareprodukter er klar til at gå til trykkeriet. Bestil venligst inden for de næste 10 dage baseret på dine forventede behov.”

Vordvalg og grammatik

Vordvalg kan være afgørende for effektiviteten af et forretningsbrev. Søg efter direktehed i dit sprog og undgå ord som “prøve”, “bare”, “sandsynligvis” og “måske”. Hold dit sprog enkelt og undgå de obskure ord eller det jargon, som folk nogle gange falder tilbage på, når de forsøger at lyde mere intelligente, end de er.

Er du i tvivl om, hvorvidt et ord korrekt formidler den betydning, du har til hensigt at give? Prøv at søge i ordbøger og tesaurer på nettet. I tilfælde, hvor brevet er særligt vigtigt, hjælper det også at få en anden person til at redigere og læse brevet for at give feedback.

Under alle omstændigheder skal du undgå grammatiske fejl. De antyder, at du mangler opmærksomhed på detaljer og professionalisme.

Brug også verber, der har en aktiv stemme i modsætning til en passiv stemme. Aktiv stemme viser, at du har ansvaret og er ansvarlig for dine handlinger. (Eksempel: “Vi installerer din software inden den 1. september.” Ikke… “Din software vil blive installeret inden den 1. september.”)

Signaturformater

Når det kommer til underskrift, er det vigtigt at undgå stempler og computerunderskrifter. En håndskrevet underskrift er et tegn på, at du bakker op om brevets budskab. Under den transskriberede underskrift bør du skrive dit navn og din titel for at undgå forvirring fra din håndskrift. Hvis du repræsenterer en virksomhed, skal virksomhedens navn skrives med store bogstaver. Husk også at inkludere fire mellemrum mellem den gratis afslutning og det maskinskrevne navn, så der er plads nok til underskriften.

E-mail Business Letter Formats

Et skriftligt forretningsbrev kan virkelig gøre en forskel, fordi det formidler, at den, der har sendt brevet, er seriøs. Det er nemt at sende en e-mail hurtigt til en person og trykke på “send”, men et skriftligt brev tager tid. Man skal virkelig tænke over, hvad man skriver, dobbelttjekke, så man er sikker på, at der ikke er nogen dumme fejl, og derefter få brevet i en kuvert og sendt til sin destination.

Sommetider er tiden dog så vigtig, at man simpelthen er nødt til at sende en e-mail. Selv i det tilfælde kan det dog være en fordel at bruge et blokformat for at gøre det lidt mere formelt.

Fælles fejl og fejl

Undgå rutinefejl i dit forretningsbrev, fordi de tyder på sjusk. Kør teksten gennem Grammarly for at dobbelttjekke for grammatiske problemer, stavefejl, dobbelte ord, tegnsætningsfejl og andre problemer. Sørg også for at lave en stavekontrol, mens du er i gang. Eventuelle egennavne, som du bruger i brevet – lav en Google-søgning for at dobbelttjekke, at du staver dem korrekt.

Brevhovedformater

Du kan også overveje at bruge brevpapir til din virksomheds forretningsbreve, fordi det giver et professionelt udseende og også er informativt. At have brevpapir med brevpapir er lidt ligesom at have et firmawebsted: Det viser, at din virksomhed er lovlig.

Brevpapiret bør vise virksomhedens postadresse, telefonnummer og eventuelle andre kontaktoplysninger. Hvis du bruger brevpapir, skal du huske at justere marginerne og formateringen i overensstemmelse hermed.

At skrive forretningsbreve er en grundlæggende færdighed for enhver virksomhedsejer og dit professionelle liv i almindelighed. Et velskrevet brev viser, at du mener det alvorligt, fordi du har taget dig tid og omhu til at skrive, formatere, udskrive og sende det. Hvis en virksomhed får en skriftlig klage med posten, er der gode chancer for, at forfatteren ikke har tænkt sig at lade sagen falde til jorden. På samme måde er et skriftligt takkebrev meget mere kraftfuldt og effektivt end en tak, der formidles via e-mail.

Et forretningsbrev mister imidlertid sin styrke, hvis formateringen er uprofessionel, hvis det slår den forkerte tone an, hvis det er dårligt skrevet, eller hvis det indeholder grammatik- og stavefejl. Derfor er det vigtigt at lære, hvordan man laver dem rigtigt.