Små design-, skrive-, programmerings- og konsulentopgaver tildeles ofte på grundlag af en uformel forslags- eller interviewproces. Men større projekter bruger ofte en mere udførlig Request for Proposal (RFP) tilgang. Og i tilfælde, hvor kunden er en offentlig institution, skal disse RFP’er i de fleste tilfælde offentliggøres offentligt og være åbne for alle, der er interesserede i at byde på dem.
Det er ganske vist svært at vinde forretninger gennem RFP’er, men der er stadig et par meget gode grunde til at holde sig ajour med de offentliggjorte RFP’er på dit marked: De giver et godt indblik i branchens tilstand, kan holde dig ajour med nye projekter, som tidligere kunder har iværksat, og kan også afsløre den lejlighedsvise perle af et projekt, der kan vindes.
Nøglen til at få værdi af RFP’er er at bruge værktøjer, der kan hjælpe dig med at finde muligheder, der passer til din virksomhed, og finde nok af dem til, at du har en rimelig chance for rent faktisk at vinde nogle af dem.
Her er et par af de værktøjer og metoder, som jeg har eksperimenteret med i årenes løb, og styrkerne og svaghederne ved hver enkelt.
Onvia
Onvia var mit go-to RFP-overvågningsværktøj i et par år, indtil jeg testede det mod Find RFP (nedenfor) og derefter skiftede helt over til denne tjeneste. Selv den billigste Onvia-pakke er langt dyrere end andre RFP-overvågningstjenester, og prisen stiger dramatisk, hvis man ønsker landsdækkende dækning.
Som de andre, billigere tjenester, får Onvia de fleste af sine oplysninger ved at gennemsøge alle de websteder, som statslige og lokale myndigheder bruger til at sende RFQ’er og RFP’er. Onvias begrundelse for deres højere pris er de ekstra forsknings- og markedsanalysetjenester, de leverer, og det faktum, at de også omfatter nogle private (ikke-statslige) udbudsmuligheder. Begge disse ekstra funktioner syntes dog primært at være rettet mod entreprenører og andre virksomheder i byggebranchen, så medmindre du sælger paraboliske lysarmaturer, udlejer byggebarrikader osv. er det nok ikke de ekstra penge værd.
Find RFP
Som jeg nævnte ovenfor, testede jeg Find RFP mod Onvia i flere måneder, før jeg opsagde mit Onvia-abonnement, og jeg så ikke nogen relevante muligheder på Onvia, som ikke også var på Find RFP. Kombiner det med det faktum, at Find RFP var meget billigere (29,95 $/måned for national dækning), og det var ikke en svær beslutning.
Governmentbids.com
Jeg har faktisk ikke testet Governmentbids.com, men det ser ud til at ligne FindRFP. FedOpps.com plejede at være en anden mulighed, men det ser ud til, at den er gået konkurs.
De fleste af disse tjenester har gratis prøveperioder, så det er muligt at prøve mere end én og se, hvad der fungerer bedst for din virksomhed. Hvis du kan, så prøv dem samtidig, så du kan se, om en af dem opfanger muligheder, som de andre går glip af.
En ting, som jeg vil foreslå med hensyn til alle disse tjenester, er, at du overvejer at bruge en søgeordssøgning til at skræddersy de RFP’er, du modtager, i stedet for at bruge branchekoder. Branchekoderne er i mange tilfælde ret vage, og det er meget almindeligt, at RFP’er bliver kategoriseret forkert. Og jo mere specialiseret eller uklar din tjenesteydelse er, jo vigtigere er det at bruge denne fremgangsmåde. Vælg ikke bare en branchekode, der lyder tæt på, og håb på, at det virker, for hvis RFP-skriverne vælger andre koder, vil du ikke se disse muligheder.
RFP Database
RFP Database adskiller sig fra de andre RFP-tjenester ved at være afhængig af, at brugerne leverer RFP’er og RFQ’er, i stedet for at trække oplysninger fra offentlige websteder. Medlemmer optjener “kreditter” for at indsende RFP’er, som de har fundet andre steder, og bruger derefter disse kreditter til at se RFP’er, der er indsendt af andre.
Det gode ved dette system er, at det ikke er begrænset til offentlige RFP’er. Brugerne kan indsende muligheder, de finder overalt, så du vil lejlighedsvis finde ting, der ikke dukker op i de andre tjenester. Ulempen er, at det ikke er omfattende, hvilket betyder, at det primært er nyttigt som et redskab til at supplere en anden tjeneste som Find RFP.
RFP Postings on Professional Organization Sites
Afhængigt af dit speciale er der en chance for, at der er en professionel organisation derude, der udsender RFP’er af interesse for dig på deres websted. Jeg vil ikke forsøge at opregne nogen her, da du sikkert ved, hvilke organisationer der er relevante for dig, men som et eksempel kan nævnes American Planning Association’s RFP/RFQ-database.
De fleste af disse kilder vil ikke give dig besked pr. e-mail, når en ny mulighed er lagt ud, så du bliver enten nødt til at oprette et system til at minde dig selv om at tjekke disse regelmæssigt, eller bruge et værktøj som ChangeTower til at advare dig, når der er tilføjet noget til siden.
Lokale eller statslige offentlige indkøbssteder
Tjenester som Find RFP udvinder hundredvis af websteder for deres lister. Hvis du har et bestemt geografisk fokus, kan du få direkte adgang til de samme websteder – som regel gratis – og tilmelde dig for at få besked om nye muligheder, der opfylder dine kriterier.
Start med at besøge RFP/RFQ-områderne på websteder, der drives af stats-, by- og amtsregeringer i dit område, samt universiteter, hospitaler osv. På disse websteder skal du kigge efter sprog som “gør forretninger med os” eller “ressourcer for virksomheder”. Den egentlige liste kan hedde “tilbudslister”, “indkøbsmuligheder” osv., så du skal ikke bare kigge efter “RFP” eller “RFQ”.”
Den samme regel om at bruge nøgleord i stedet for branche-/varekoder, som jeg nævnte i punkt 3, gælder også her. Lad være med at skabe en situation, hvor du er afhængig af, at RFP-skaberen kategoriserer RFP’en korrekt.
Jeg har tidligere forsøgt at lede efter nye RFP’er ved hjælp af Google Alerts og nogle af dets alternativer og har aldrig haft held. Tingene dukker sjældent op, og når de gør, er det ofte måneder eller endda år efter forfaldsdatoen.
Mine forsøg på at oprette løbende Twitter-søgninger har også været ufrugtbare. Brede søgetermer resulterer i for meget støj, og mere specifikke søgninger giver sjældent resultater.
Samlet set
Jeg anbefaler, at du bruger en kombineret tilgang for at se det maksimale antal muligheder og sikre, at intet falder mellem to stole. Start med at vælge en af de billige betalingstjenester som Find RFP til at gøre det meste af arbejdet for dig, og indstil dig selv til at modtage meddelelser direkte fra de vigtigste agenturer eller organisationer på dit geografiske marked.
Da disse RFP’er pr. definition er “offentlige”, er der stor konkurrence, så du bliver nødt til at se mange af dem for at finde de få, du virkelig har en chance for. Ved at se på et stort antal RFP’er får du også en chance for at dele de muligheder, der ikke passer til dig, med venner og kolleger, hvilket kan være en god netværksaktivitet.