Kortfattethed, klarhed og humor: 10 bud til en 10-minutters tale

“Brevity is the Soul of Wit”

– William Shakespeare

Ingen kan lide en kedelig tale (figur 1). I alle livets aspekter, men specifikt inden for kardiologi og i kateterlaboratoriet er det vigtigt at have en god kommunikation af idéer blandt læger, sygeplejersker, teknologer og andre (f.eks. repræsentanter for industrien) for at opnå den bedste drift og patientpleje.

At være kortfattet (dvs. kortfattethed) er ikke så let, som det lyder. Mark Twain sagde: “Jeg havde ikke tid til at skrive et kort brev, så jeg skrev et langt i stedet”, og det gælder i virkeligheden for at holde et meget godt 10-minutters foredrag. Vi tænkte, at det ville være passende på denne tid af året, efter at vi har arbejdet med fellows, der præsenterer cases og korte foredrag, at gennemgå, hvad der skal til for at holde et godt 10-minutters foredrag. Når man undersøger online, bør ingen blive overrasket over, at den korte 10-minutters tale er et stort emne. Under udarbejdelsen af vores artikel fandt vi over 500 henvisninger til at lære, hvordan man holder korte præsentationer i en lang række forskellige formater. Med henblik på at fremme gode kommunikationsfærdigheder og med viden om, at vores praktikanter (fellows) og mange ansatte i kateterlaboratorier også skal holde korte foredrag i forskellige fora, er her min og min kollega, Dr. Jeannie Yus, foreslåede metode. Vi kalder den “de 10 bud for et 10-minutters foredrag”.

Bud nr. 1: Som en spejder skal du være forberedt (figur 2).

For at forberede et foredrag skal du udvikle klare mål og en køreplan for din præsentation.

a. Hvad er omfanget af dit emne? Hvorfor taler du om det? Eller, med andre ord, hvad er det ved dette emne, som du ønsker, at dit publikum skal forstå og forhåbentlig fastholde?

b. Hvem er din målgruppe? Sørg for at skræddersy materialet til deres perspektiv og behov.

Hvilket materiale eller hvem har du brug for til at hjælpe dig med forberedelsen? Du bør have et kort, fokuseret ark til forberedelse af dit foredrag med følgende fire elementer: Formål, målgruppe, nøglebudskab, koncept til at tage med sig hjem.

Bekendtgørelse nr. 2: “I begyndelsen var der mørke…” Start dit foredrag med at oplyse dit publikum.

a. Introducer dig selv. Fortæl lidt personligt om dig selv for at udvikle et forhold til publikum.

b. Introducer foredraget. Fortæl dem, hvorfor du er her, og også hvorfor de er her.

Bekendtgørelse nr. 3: Lad informationen være transformerende.

Efter at have hørt dit foredrag skal tilhørerne gå derfra med noget, der er nyt og vigtigt for dem. Oplysningerne skal give dem noget mere, end de kom med, noget, der vil ændre eller transformere deres tankegang. Det er ofte værdifuldt at give et nøglepunkt for at identificere det vigtigste koncept, som du præsenterer. Giv et resumé, der bør indeholde handlingsorienterede emner, som dit publikum kan gå hjem med.

Budskab nr. 4: Kend dit stof.

For at kunne give en god præsentation skal du kende dit materiale. Du er nødt til at øve din præsentation. Du skal forudse og vide, hvad du skal gøre med spørgsmål til sidst.

Budskab nr. 5: Styr publikums opmærksomhed.

Et af de vigtige aspekter ved en god præsentation er at være i stand til at formidle dine læringspunkter og holde publikums opmærksomhed fokuseret. Du, dine dias og dit indhold skal være forståelige for en bred del af dit publikum. Da ikke alle lærer på samme måde, skal du være fleksibel, dvs. gøre det lettere ved at tale klart, langsomt og kortfattet, så du ikke overvælder tilhørerne.

Som taler skal du være selvsikker. Et godt udgangspunkt er at tage en dyb indånding. Hvis du trækker vejret under din tale, vil både du og tilhørerne slappe af. En behagelig vejrtrækning vil reducere stress og formidle selvtillid. De naturlige ebbe og flod i foredraget kan også give et øjeblik til at tjekke ind hos dine tilhørere, for at se, om du har deres opmærksomhed eller omvendt, om de virker fortabte. Lad være med at føle dig presset eller have “presset tale”. Vær ikke bange for stilhed – anvendelse af pauser vil understrege undervisningspunkter.

Hvordan du præsenterer dig selv er også en del af pakken, lige fra din påklædning og dit udseende til din stemme. Tænk på din stemme som et musikinstrument. Den skal gøres til en stærk, kraftfuld og klangfuld lyd. For at forbedre din stemme kan du lytte til dig selv på en optagelse og overveje dit register, dit timetal, din talekadence, anvendelsen af tavshedspauser, tonehøjde og lydstyrke. Det er alle teknikker, som gode talere anvender for at give stærke og virkningsfulde præsentationer.

Budskab nr. 6: “Twitter” og “Marie Kondo” dine slides.

Ved sammensætningen af dit foredrag skal du kraftigt overveje følgende:

1. Rediger intenst. Få foredraget til at passe ind i den tidsgrænse, du har.
2. Identificer de(n) vigtigste pointe(r), du ønsker at formidle. Det er ikke effektivt at formidle 100 punkter, hvoraf ingen af dem vil blive fastholdt. Det er bedre at give 3 medtagede punkter, som alle er klart optaget og forstået.
3. Givet den normale talehastighed bør du betragte et 10-minutters oplæg som det samme som et oplæg på 1500 ord. En tommelfingerregel for antallet af dias er 10 dias til 10 minutter, og mange talere vil variere mellem 20 til 30 sekunder eller et minut pr. dias. Lav kun 10 eller 12 dias, der skal bruges i løbet af disse 10 minutter.
4. Informationerne på dias skal kunne optages med det samme. Reducér ordlyden til et skitseformat. Mindre (tekst) er mere (forståelse og fastholdelse).
5. Vær kortfattet. Gør dias ekstremt kortfattet, ordmæssigt, og visuelt overskueligt.
6. Brug klar og letforståelig grafik.
7. Hold “glitz-faktoren” lav (dette er en sætning fra Dr. Paul Edwards fra School of Information og Department of History ved University of Michigan i et essay fra oktober 2014 om, hvordan man holder et akademisk foredrag. Dr. Edwards giver en fremragende oversigt og tabeller over nøgler til mundtlige præsentationer). Tabel 1 viser hans oversigt over karakteristika ved gode og dårlige foredrag.

Budskab nr. 7: Tal til mig, og vid, hvem du taler til.

Tal til publikum og ikke til skærmen. Find en person i publikum, og tal til ham/hende. Fang publikums opmærksomhed ved at kigge på dem. Du kan stille et spørgsmål til nogen og engagere dem. “Hvor er du fra?” er et godt åbningsspørgsmål. Det er okay at tjekke ind hos medlemmer af publikum for at se, om de kan følge med. I et konferencerum skal du sørge for at rejse dig op, når du præsenterer; det er en del af at kommandere rummet.

Glem ikke, hvem du taler til. Hvem er publikum? Er det kateterlaboratoriesygeplejersker og -teknologer? Er det fellows og praktikanter, eller er det et blandet publikum? Er det et videnskabeligt møde på højt niveau? Er det et generelt medicinsk publikum eller et specifikt publikum fra kardiologiske kontorer, eller endnu værre, interventionelle kardiologer (bare for sjov)? Hvad er det vigtigste budskab, som du ønsker, at tilhørerne skal gå derfra med?

Budskab nr. 8: Husk at være på “Lombardi”-tid.

Vince Lombardi, den berømte træner for Green Bay Packers fodboldhold, sagde: “Hvis du ikke er 5 minutter for tidligt på den, er du allerede 10 minutter for sent på den.” Du må under ingen omstændigheder gå over tiden. Publikum hader dette, talere, der venter på at holde deres indlæg, hader dette, arrangørerne hader dette, og du vil ikke blive værdsat som en god taler, men kun som en, der har sat alle andre ud af tidsplanen.

På mange møder lader arrangørerne slides stoppe og gå over til en sort skærm ved tidens udløb. Du skal være meget opmærksom på ikke at miste dine sidste slides til en sort skærm. Det får dig til at virke uforberedt. Husk også, at improvisation i sidste øjeblik under dit foredrag er okay, hvis du er en meget øvet taler, men i begyndelsen bør du have en idé om, hvad du vil sige, og tage disse punkter op på en ligefrem og afslappet måde. Lad være med at opfinde ting i en fart. Det vil hjælpe at øve din tale.

Bekendtgørelse nr. 9: Del spørgsmålene

Det kan være en udfordring at tage fat på spørgsmålene. Du bør gentage spørgsmålet for dit publikum, da de måske ikke kan høre spørgeren uden en mikrofon. Ved at gentage spørgsmålet får du også et øjeblik til at tænke dig om. Hvis du er besværet eller i vildrede over spørgsmålet, kan du altid bede publikum om hjælp. For eksempel: “Ved du hvad, jeg er ikke sikker på, at jeg forstår spørgsmålet. Er der nogen, der kan tage fat på det for mig eller hjælpe mig?” Du kan altid sige: “Jeg er glad for, at du spørger, og selv om jeg ikke har et specifikt svar, minder det mig om at nævne, at koronarstrømsreserven virkelig er nøglen til dette spørgsmål”, eller noget i den retning.

Bekendtgørelse nr. 10: Husk, at hr. Murphy vil være til stede.

Murphys lov (“Hvis det kan gå galt, så går det galt”) gælder for alle menneskelige aktiviteter, men specifikt for dig, når du skal holde et vigtigt foredrag ved et stort møde eller i din institution. Du skal være forberedt på problemer: vær forberedt med din computer, vær forberedt med en backup-præsentation, vær forberedt på, at der måske ikke er nogen PowerPoint, og at du kan holde dette foredrag uden dias. Du bør forberede noter, men du skal ikke bruge dem, medmindre det absolut værste sker. Vi syntes, at dette citat var særligt relevant: “Det er kun 10 minutter (foredraget), ikke nær nok tid til at yde emnet retfærdighed, men rigeligt med tid til at gøre mig selv fuldstændig til grin.” Organiser dine tanker omhyggeligt.

Tips for den nye oplægsholder

• Læs ikke dias ordret op.
• Tal langsommere, meget langsommere, end du tror, du er. At tale hurtigt bliver uforståeligt for nogle, og især i et stort rum, hvor hurtig tale vil give et ekko af dine ord. Du kan ende med at tale over dig selv og miste dit publikum. Dette gælder i endnu højere grad for større publikum med personer, der ikke har engelsk som modersmål.
• Tal klart og tydeligt. Tænk på, hvordan det er at sidde i et publikum, hvor du knap nok kan høre og forstå en person, der har talepres. Korte sætninger med tydelig grafik giver en vindende præsentation.
• Præsenter aldrig et dårligt dias. Lad være med at sige: “Jeg er ked af, at du ikke kan læse det her, men det betyder ‘X'”. Hvis du ikke kan læse det, kan de heller ikke læse det; lad være med at bruge det. Det er den dovne mands tilgang til præsentation af information.
• Husk, at vi har kort opmærksomhedsspændvidde. Forsøg ikke at proppe for meget information ind. Undgå små detaljer. Brug én idé pr. slide, og hav kun én god, stærk konklusionsslide.
• Fortæl publikum, hvad du har tænkt dig at fortælle dem, tre gange. Introducer emnet med en kort skitse. Mind dem om det i midten gennem logiske og sekventielle byggeklodser, og fortæl dem det så igen med dit afsluttende konceptdias.
• Mindre er mere. Brug mindre tekst og mere grafik, sæt sjældent en formel ind, stavekontrol for at fjerne fejl. Et billede er at foretrække frem for tekst, når du ikke har andre oplysninger at formidle. Hvert dias bør have en kort titel, så publikum ikke bliver fortabt. Brug af rigtige fotografier er meget iøjnefaldende og giver ofte en stærk visuel pointe. Minimer enhver animation af PowerPoint, da det distraherer fra dit hovedemne og antyder, at du kan lide glitter mere end substans.

The Bottom Line

Husk at bruge kortfattethed, klarhed og humor (figur 3). Målet med dit foredrag er at give publikum en gave af viden. Vi håber, at de små råd, vi giver i denne artikel, vil være nyttige for dig, når du forbereder et foredrag, uanset hvem du holder det for, hvornår eller hvor du holder det.

Oplysning: Dr. Morton Kern oplyser, at han er konsulent for Abiomed, Abbott Vascular, Philips Volcano, ACIST Medical, Opsens Inc. og Heartflow Inc.