„Brevity is the Soul of Wit”
– William Shakespeare
Nimănui nu-i place o discuție plictisitoare (Figura 1). În toate aspectele vieții, dar în mod specific în cardiologie și în laboratorul de cateterism, este esențial să existe o bună comunicare a ideilor între medici, asistente medicale, tehnologi și alte persoane (cum ar fi reprezentanții industriei) pentru cele mai bune operațiuni și pentru îngrijirea pacienților.
Să fii concis (adică scurt) nu este atât de ușor pe cât pare. Mark Twain a spus: „Nu am avut timp să scriu o scrisoare scurtă, așa că am scris în schimb una lungă”, iar acest lucru se aplică cu adevărat la susținerea unui discurs foarte bun de 10 minute. Ne-am gândit că ar fi potrivit în această perioadă a anului, după ce am lucrat cu bursieri care prezintă cazuri și discuții scurte, să trecem în revistă ceea ce este necesar pentru a ține o discuție bună de 10 minute. Cercetând online, nimeni nu ar trebui să fie surprins de faptul că discuția scurtă de 10 minute este un subiect important. În pregătirea articolului nostru, am găsit peste 500 de citări pentru a învăța cum să faci prezentări scurte într-o mare varietate de formate. Cu intenția de a promova bunele abilități de comunicare și știind că stagiarii noștri (fellows) și mulți dintre angajații laboratoarelor de cateterism vor trebui, de asemenea, să țină scurte discuții în diverse forumuri, iată metodologia sugerată de mine și de colega mea, Dr. Jeannie Yu. Noi o numim „cele 10 porunci ale unei prelegeri de 10 minute”.
Comandamentul #1: Ca un cercetaș, fii pregătit (Figura 2).
Pentru a vă pregăti pentru o prelegere, elaborați obiective clare și o foaie de parcurs pentru prezentarea dumneavoastră.
a. Care este domeniul de aplicare al subiectului dumneavoastră? De ce vorbiți despre el? Sau, cu alte cuvinte, ce anume despre acest subiect doriți ca publicul dumneavoastră să înțeleagă și, sperăm, să rețină?
b. Cine este publicul dumneavoastră? Asigurați-vă că adaptați materialul la perspectiva și nevoile lor.
De ce materiale sau de cine aveți nevoie pentru a vă ajuta în pregătire? Ar trebui să aveți o fișă scurtă și concentrată pentru pregătirea discursului dvs. cu următoarele patru elemente: Scop, Audiență, Mesaj cheie, Concept de preluat.
Comandamentul nr. 2: „La început, era întuneric…” Începeți discursul dvs. prin a vă ilumina audiența.
a. Prezentați-vă. Spuneți-le câte ceva personal despre dumneavoastră pentru a dezvolta o relație cu publicul.
b. Prezentați discursul. Spuneți-le de ce sunteți aici și, de asemenea, de ce sunt și ei aici.
Commandamentul #3: Lăsați informația să fie transformațională.
După ce vă ascultă discursul, audiența trebuie să plece cu ceva nou și important pentru ei. Informația ar trebui să le ofere ceva în plus față de ceea ce au venit, ceva care să le schimbe sau să le transforme gândirea. Este adesea valoros să oferiți un punct cheie pentru a identifica cel mai important concept pe care îl prezentați. Oferiți un rezumat care ar trebui să includă subiecte acționabile cu care publicul dumneavoastră să plece acasă.
Commandamentul 4: Cunoaște-ți materialul.
Pentru a face o prezentare bună, trebuie să vă cunoașteți materialul. Trebuie să îți exersezi prezentarea. Trebuie să anticipezi și să știi ce să faci cu întrebările de la sfârșit.
Commandamentul #5: Controlați atenția audienței.
Unul dintre aspectele importante ale unei bune prezentări este să puteți comunica punctele de învățare și să mențineți atenția audienței concentrată. Dumneavoastră, diapozitivele și conținutul dumneavoastră ar trebui să fie ușor de înțeles pentru o mare parte a audienței. Pentru că nu toată lumea învață în același mod, va trebui să fiți flexibil, adică să vă ușurați munca vorbind clar, încet și concis, astfel încât să nu-i copleșiți pe ascultători.
În calitate de vorbitor, fiți încrezător. Un bun punct de plecare este să respirați adânc. Respirația în timpul discursului vă va relaxa atât pe dvs. cât și pe ascultători. O respirație confortabilă va reduce stresul și va transmite încredere. Acele fluxuri și refluxuri naturale din timpul prelegerii pot oferi, de asemenea, un moment pentru a vă verifica audiența, pentru a vedea dacă le-ați captat atenția sau, dimpotrivă, dacă aceasta pare pierdută. Nu vă simțiți presat sau nu aveți un „discurs presat”. Nu vă temeți de tăcere – aplicarea pauzelor va sublinia punctele de predare.
Cum vă prezentați face, de asemenea, parte din pachet, de la îmbrăcăminte și aspect până la voce. Gândiți-vă la vocea dumneavoastră ca la un instrument muzical. Ea trebuie să fie transformată într-un sunet puternic, puternic și tonal. Pentru a vă îmbunătăți vocea, ascultați-vă vorbind pe o înregistrare și luați în considerare registrul, lemnul, cadența vorbirii, aplicarea tăcerilor, tonul și volumul. Toate acestea sunt tehnici pe care vorbitorii buni le folosesc pentru a face prezentări puternice și de impact.
Commandamentul #6: „Twitter” și „Marie Kondo” diapozitivele tale.
În compunerea discursului tău, ia în considerare cu tărie următoarele:
- Editați intens. Faceți ca discursul să se încadreze în limita de timp pe care o aveți.
- Identificați cel mai important punct (sau cele mai importante puncte pe care doriți să le transmiteți. Nu este eficient să comunicați 100 de puncte, dintre care niciunul nu va fi reținut. Este mai bine să transmiteți 3 puncte de reținut, toate fiind clar absorbite și înțelese.
- Datorită vitezei normale de vorbire, ar trebui să considerați că o prelegere de 10 minute este echivalentă cu o lucrare de 1500 de cuvinte. Regula de bază pentru numărul de diapozitive este de 10 diapozitive pentru 10 minute, iar mulți vorbitori vor varia între 20 și 30 de secunde sau un minut pe diapozitiv. Creați doar 10 sau 12 diapozitive care să fie folosite în această perioadă de 10 minute.
- Informațiile de pe diapozitive trebuie să poată fi absorbite imediat. Reduceți verbiajul la un format de schiță. Mai puțin (text) înseamnă mai mult (înțelegere și retenție).
- Să fiți concis. Asigurați-vă că slide-urile sunt extrem de restrânse, din punct de vedere al cuvintelor, și că nu sunt aglomerate din punct de vedere vizual.
- Utilizați grafice clare și ușor de înțeles.
- Păstrați „factorul de strălucire” la un nivel scăzut (aceasta este o frază de la Dr. Paul Edwards de la Școala de Informații și Departamentul de Istorie de la Universitatea din Michigan, într-un eseu din octombrie 2014 despre cum să țineți un discurs academic. Dr. Edwards oferă o schiță excelentă și tabele cu privire la chei pentru prezentările orale). Tabelul 1 afișează rezumatul său al caracteristicilor discursurilor bune și proaste.
Commandamentul #7: Vorbește cu mine și află cu cine vorbești.
Direcționează-te la public și nu la ecran. Găsiți o persoană din public și vorbiți cu ea. Captați atenția publicului uitându-vă la el. Puteți să puneți o întrebare cuiva și să îl implicați. „De unde ești?” este o bună întrebare de început. Este în regulă să verificați cu membrii publicului pentru a vedea dacă vă urmăresc. Într-o sală de conferințe, asigurați-vă că vă ridicați în picioare atunci când prezentați; face parte din comandarea sălii.
Nu uitați cu cine vorbiți. Cine este audiența? Sunt asistente și tehnologi de laborator de cateterizare? Sunt bursieri și stagiari, sau este un public mixt? Este o sesiune științifică de nivel înalt? Este o audiență medicală generală sau o audiență specifică unui cabinet de cardiologie, sau mai rău, cardiologi intervenționiști (glumesc)? Care este mesajul cheie cu care doriți ca ascultătorii să plece?
Commandamentul #8: Amintiți-vă să fiți la ora „Lombardi”.
Vince Lombardi, celebrul antrenor al echipei de fotbal american Green Bay Packer, a spus: „Dacă nu ești cu 5 minute mai devreme, ești deja cu 10 minute mai târziu”. Nu depășiți timpul în nicio circumstanță. Publicul urăște acest lucru, vorbitorii care așteaptă să își țină discursul urăsc acest lucru, organizatorii urăsc acest lucru, iar dumneavoastră nu veți fi apreciat ca un bun vorbitor, ci doar ca unul care i-a întârziat pe toți ceilalți în afara programului.
Pentru multe întâlniri, organizatorii pun slide-urile să se oprească și să treacă pe un ecran negru la sfârșitul timpului. Ar trebui să fiți foarte atenți să nu vă pierdeți ultimele diapozitive pe un ecran negru. Acest lucru vă face să păreți nepregătit. De asemenea, nu uitați, improvizația în ultimul moment în timpul discursului este în regulă dacă sunteți un vorbitor foarte exersat, dar la început, ar trebui să aveți o idee despre ceea ce veți spune și să abordați aceste puncte într-un mod direct și dezinvolt. Nu inventați lucruri sub impulsul momentului. Exersarea discursului vă va ajuta.
Commandamentul #9: Împărtășiți întrebările
Abordarea întrebărilor poate fi o provocare. Ar trebui să repetați întrebarea pentru audiență, deoarece este posibil ca aceasta să nu audă interlocutorul fără un microfon. Repetarea întrebării vă oferă, de asemenea, un moment de gândire. Dacă sunteți tulburat sau nedumerit de întrebare, puteți oricând să cereți ajutorul publicului. De exemplu: „Știți, nu sunt sigur că am înțeles întrebarea. Poate cineva să o adreseze pentru mine sau să mă ajute?”. Puteți spune întotdeauna: „Mă bucur că ați întrebat și, chiar dacă nu am un răspuns specific, îmi amintește să menționez că rezerva de flux coronarian este cu adevărat cheia acestei probleme”, sau ceva de genul acesta.
Comandamentul #10: Amintiți-vă că dl. Murphy va fi prezent.
Legea lui Murphy („Dacă poate să meargă prost, va merge prost”) se aplică tuturor activităților umane, dar în mod specific vouă, atunci când urmează să țineți un discurs important la o sesiune mare sau în instituția dumneavoastră. Ar trebui să fiți pregătit pentru probleme: să fiți pregătit cu computerul, să fiți pregătit cu o prezentare de rezervă, să fiți pregătit că s-ar putea să nu existe PowerPoint și că ați putea ține această prezentare fără diapozitive. Ar trebui să vă pregătiți notițe, dar nu le folosiți decât dacă se întâmplă ce este absolut cel mai rău. Am considerat că acest citat este deosebit de relevant: „Sunt doar 10 minute (de discurs), nici pe departe suficient timp pentru a face dreptate subiectului, dar suficient timp pentru a mă face complet de râs.” Organizați-vă gândurile cu atenție.
Consiliere pentru noul prezentator
- Nu citiți diapozitivele textual.
- Vorbiți mai încet, mult mai încet, decât credeți că vorbiți. Vorbind repede devine incomprehensibil pentru unii, și mai ales într-o sală mare, unde vorbirea rapidă va produce un ecou al cuvintelor dumneavoastră. Ați putea ajunge să vorbiți peste dumneavoastră și să vă pierdeți audiența. Acest lucru se aplică și mai mult pentru audiențe mai mari cu vorbitori de limba engleză care nu sunt nativi.
- Vorbiți clar. Gândiți-vă cum este să stați într-un public în care abia puteți auzi și înțelege pe cineva care are presiune în vorbire. Propozițiile scurte cu o grafică clară fac o prezentare câștigătoare.
- Nu prezentați niciodată un diapozitiv prost. Nu spuneți: „Îmi pare rău că nu puteți citi asta, dar înseamnă ‘X'”. Dacă nu-l puteți citi, nici ei nu-l pot citi; nu-l folosiți. Aceasta este abordarea leneșă a omului leneș în ceea ce privește prezentarea informațiilor.
- Amintiți-vă că avem un timp de atenție scurt. Nu încercați să înghesuiți prea multe informații. Evitați detaliile mici. Folosiți câte o idee pe diapozitiv și aveți doar un singur diapozitiv cu o concluzie bună și puternică.
- Spuneți audienței ceea ce intenționați să le spuneți de 3 ori. Introduceți subiectul cu un scurt rezumat. Reamintiți-le la mijloc prin blocuri de construcție logice și secvențiale și apoi spuneți-le din nou cu diapozitivul dvs. de concept final.
- Mai puțin înseamnă mai mult. Folosiți mai puțin text și mai multe grafice, rar puneți o formulă, verificați ortografia pentru a elimina erorile. O imagine este preferată textului atunci când nu aveți alte informații de transmis. Fiecare diapozitiv trebuie să aibă un titlu scurt pentru ca publicul să nu se piardă. Folosirea fotografiilor reale este foarte atrăgătoare și de multe ori face un punct vizual puternic. Reduceți la minimum orice animație din PowerPoint, deoarece distrage atenția de la subiectul principal și sugerează că vă place mai mult strălucirea decât substanța.
The Bottom Line
Amintiți-vă să folosiți concizia, claritatea și spiritul (Figura 3). Scopul discursului dumneavoastră este de a oferi audienței un cadou de cunoaștere. Sperăm că micile sfaturi pe care vi le oferim în acest articol vă vor fi utile în pregătirea unei prelegeri, indiferent cui o țineți, când și unde.
Dezvăluiri: Dr. Morton Kern declară că este consultant pentru Abiomed, Abbott Vascular, Philips Volcano, ACIST Medical, Opsens Inc. și Heartflow Inc.
.