Kleine ontwerp-, schrijf-, programmeer-, en adviesklussen worden vaak gegund op basis van een informeel voorstel- of interviewproces. Maar voor grotere projecten wordt vaak een meer uitgebreide Request for Proposal (RFP) aanpak gebruikt. En in gevallen waarin de klant een openbare instelling is, moeten deze RFP’s in de meeste gevallen openbaar worden gepubliceerd en openstaan voor iedereen die geïnteresseerd is om erop te bieden.
Winnen via RFP’s is moeilijk, zeker, maar er zijn nog een paar zeer goede redenen om de gepubliceerde RFP’s in uw markt bij te houden: Ze bieden een goed venster op de toestand van de industrie, kan u op de hoogte houden van nieuwe projecten die worden gelanceerd door vroegere klanten, en kan ook onthullen de occasionele juweeltje van een winbaar project.
De sleutel tot het krijgen van waarde van RFP’s is het gebruik van tools die u kunnen helpen bij het vinden van kansen die geschikt zijn voor uw bedrijf, en vind genoeg van hen dat je een redelijke kans van het daadwerkelijk winnen van een aantal te hebben.
Hier zijn een paar van de tools en methoden waarmee ik in de loop der jaren heb geëxperimenteerd, en de sterke en zwakke punten van elk.
Onvia
Onvia was mijn go-to RFP-monitoringtool voor een paar jaar, totdat ik het testte tegen Find RFP (hieronder), en vervolgens volledig overschakelde op die service. Zelfs het goedkoopste Onvia-pakket is veel duurder dan andere RFP-monitoringdiensten, en de prijs stijgt dramatisch als je landelijke dekking wilt.
Net als de andere, minder dure, diensten, krijgt Onvia het grootste deel van zijn informatie door alle websites af te struinen die staats- en lokale overheden gebruiken om RFQ’s en RFP’s te plaatsen. Onvia’s rechtvaardiging voor hun hogere prijs is het extra onderzoek en de marktanalysediensten die zij bieden, en het feit dat zij ook enkele particuliere (niet-gouvernementele) aanbestedingsmogelijkheden opnemen. Beide extra functies leken echter vooral gericht op aannemers en andere bedrijven in de bouwsector, dus tenzij je parabolische verlichtingsarmaturen verkoopt, bouwbarricades verhuurt, enzovoort, is het het extra geld waarschijnlijk niet waard.
Find RFP
Zoals ik hierboven al zei, heb ik Find RFP een aantal maanden tegen Onvia getest voordat ik mijn Onvia-abonnement opzegde, en ik zag geen relevante kansen op Onvia die niet ook op Find RFP stonden. Combineer dat met het feit dat Find RFP een stuk goedkoper was ($29.95/maand voor nationale dekking) en het was geen moeilijke beslissing.
Governmentbids.com
Ik heb Governmentbids.com niet echt getest, maar het lijkt vergelijkbaar met FindRFP. FedOpps.com was vroeger een andere optie, maar het lijkt erop dat het failliet is gegaan.
De meeste van deze diensten hebben gratis proefperioden, dus het is mogelijk om meer dan een te proberen en te zien wat het beste werkt voor uw bedrijf. Als je kunt, probeer ze tegelijk, zodat u kunt zien of een is het oppakken van kansen die de anderen missen.
Een ding dat ik zal suggereren over een van deze diensten is dat u overweegt het gebruik van een trefwoord zoeken om de RFP’s die u ontvangt, in plaats van het gebruik van industrie codes aan te passen. De industrie codes zijn vrij vaag in veel gevallen, en het is heel gebruikelijk voor RFP’s verkeerd worden gecategoriseerd. En hoe gespecialiseerder of obscuurder uw dienst is, hoe belangrijker het is om deze aanpak te gebruiken. Kies niet gewoon een industriecode die dichtbij klinkt en hoop dat het werkt, want als RFP schrijvers andere codes selecteren dan zult u deze kansen niet zien.
RFP Database
RFP Database verschilt van de andere RFP-diensten in die zin dat het vertrouwt op gebruikers om RFP’s en RFQ’s aan te leveren, in plaats van informatie te halen van overheidssites. Leden verdienen “credits” voor het indienen van RFP’s die zij op andere plaatsen hebben gevonden, en gebruiken deze credits vervolgens om RFP’s te bekijken die door anderen zijn ingediend.
Het goede van dit systeem is dat het niet beperkt is tot RFP’s van de overheid. Gebruikers kunnen kansen die ze vinden overal in te dienen, dus je zult af en toe dingen die niet te zien in de andere diensten te vinden. Het nadeel is dat het niet uitgebreid is, wat betekent dat het vooral nuttig is als een hulpmiddel om een andere dienst zoals Find RFP.
RFP Postings on Professional Organization Sites
Afhankelijk van uw specialiteit, is er een kans dat er een professionele organisatie die er zijn die berichten RFP’s van belang voor u op hun website. Ik zal hier niet proberen een lijst te geven, omdat u waarschijnlijk wel weet welke organisaties voor u relevant zijn, maar bij wijze van voorbeeld is hier de RFP/RFQ-database van de American Planning Association.
De meeste van deze bronnen gaan u niet per e-mail op de hoogte brengen wanneer een nieuwe kans is geplaatst, dus u zult ofwel een systeem moeten opzetten om uzelf eraan te herinneren deze regelmatig te controleren, of een hulpmiddel zoals ChangeTower gebruiken om u te waarschuwen wanneer iets aan de pagina wordt toegevoegd.
Lokale of Staatsoverheid Inkoop Sites
Diensten zoals Find RFP ontginnen honderden sites voor hun listings. Als u een bepaalde geografische focus, kunt u direct toegang tot deze dezelfde sites – over het algemeen gratis – en meld je aan om te worden aangemeld voor nieuwe mogelijkheden die aan uw criteria voldoen.
Begin door het bezoeken van de RFP / RFQ gebieden van websites die door de staat, stad, en provincie overheden in uw omgeving, evenals universiteiten, ziekenhuizen, enz. Zoek op de sites naar termen als “zaken doen met ons” of “middelen voor bedrijven”. De eigenlijke lijst kan “aanbestedingslijsten”, “aanbestedingsmogelijkheden”, enz. worden genoemd, dus zoek niet alleen naar “RFP” of “RFQ.”
Dezelfde regel over het gebruik van trefwoorden in plaats van industrie-/goederencodes die ik in punt 3 noemde, is hier ook van toepassing. Creëer geen situatie waarin u afhankelijk bent van de maker van de RFP om de RFP correct te categoriseren.
Ik heb in het verleden geprobeerd te zoeken naar nieuwe RFP’s met behulp van Google Alerts en enkele van zijn alternatieven en heb nooit enig geluk gehad. Dingen verschijnen zelden, en als ze verschijnen is het vaak maanden, of zelfs jaren, na de vervaldatum.
Mijn pogingen om permanente Twitter-zoekopdrachten op te zetten zijn ook niet productief geweest. Brede zoektermen resulteren in te veel ruis, en meer specifieke zoekopdrachten leveren zelden resultaten op.
Putting it Together
Ik raad u aan een gecombineerde aanpak te gebruiken om het maximale aantal kansen te zien en ervoor te zorgen dat niets door de mazen van het net valt. Begin met het kiezen van een van de goedkope betaalde diensten zoals Find RFP om het meeste werk voor u te doen, en stel uzelf in om meldingen rechtstreeks van de belangrijkste agentschappen of organisaties in uw geografische markt te ontvangen.
Omdat deze RFP’s per definitie “openbaar” zijn, is er veel concurrentie, dus u zult er veel moeten zien om de paar te vinden die u echt een kans geven. Het bekijken van een groot aantal RFP’s geeft je ook de kans om de kansen die niet geschikt zijn voor jou te delen met vrienden en collega’s, wat een geweldige netwerkactiviteit kan zijn.