Piccoli lavori di design, scrittura, programmazione e consulenza sono spesso assegnati sulla base di una proposta informale o un processo di intervista. Ma i progetti più grandi spesso usano un approccio più elaborato di richiesta di proposta (RFP). E nei casi in cui il cliente è un’istituzione pubblica, queste RFP devono, nella maggior parte dei casi, essere pubblicate pubblicamente e aperte a chiunque sia interessato a fare un’offerta.
Vincere affari attraverso le RFP è difficile, certo, ma ci sono ancora alcune ottime ragioni per seguire le RFP pubblicate nel vostro mercato: Offrono una buona finestra sullo stato dell’industria, possono tenervi al corrente dei nuovi progetti lanciati dai clienti passati e possono anche rivelare l’occasionale gemma di un progetto vincibile.
La chiave per ottenere valore dalle RFP è usare strumenti che possono aiutarvi a trovare opportunità che sono appropriate per la vostra attività, e trovarne abbastanza da avere una ragionevole possibilità di vincerne qualcuna.
Ecco alcuni degli strumenti e dei metodi che ho sperimentato nel corso degli anni, e i punti di forza e di debolezza di ciascuno.
Onvia
Onvia è stato il mio strumento di monitoraggio RFP per alcuni anni, finché non l’ho testato contro Find RFP (sotto), e poi sono passato completamente a quel servizio. Anche il pacchetto più economico di Onvia è molto più costoso di altri servizi di monitoraggio RFP, e la carica sale drammaticamente se si desidera una copertura nazionale.
Come gli altri servizi, meno costosi, Onvia ottiene la maggior parte delle sue informazioni setacciando tutti i siti web che i governi statali e locali usano per pubblicare RFQ e RFP. La giustificazione di Onvia per il loro prezzo più alto è la ricerca extra e i servizi di analisi di mercato che forniscono, e il fatto che includono anche alcune opportunità di offerte private (non governative). Entrambe queste caratteristiche extra, tuttavia, sembrano essere rivolte principalmente agli appaltatori e ad altre aziende dell’industria delle costruzioni, quindi a meno che tu non venda lampade paraboliche, affitti barricate edili, ecc, probabilmente non vale i soldi in più.
Find RFP
Come ho detto sopra, ho testato Find RFP contro Onvia per diversi mesi prima di cancellare il mio abbonamento Onvia, e non ho visto nessuna opportunità rilevante su Onvia che non fosse anche su Find RFP. Combina questo con il fatto che Find RFP era molto più economico ($29.95/mese per la copertura nazionale) e non è stata una decisione difficile.
Governmentbids.com
Non ho provato Governmentbids.com, ma sembra simile a FindRFP. FedOpps.com era un’altra opzione, ma sembra che sia fallito.
La maggior parte di questi servizi hanno periodi di prova gratuiti, quindi è possibile provarne più di uno e vedere cosa funziona meglio per il tuo business. Se potete, provateli simultaneamente in modo che possiate vedere se uno sta raccogliendo opportunità che gli altri stanno perdendo.
Una cosa che vi suggerisco su qualsiasi di questi servizi è che considerate di usare una ricerca per parole chiave per adattare le RFP che ricevete, invece di usare i codici industriali. I codici industriali sono piuttosto vaghi in molti casi, ed è molto comune che le RFP siano categorizzate in modo errato. E più specializzato o oscuro è il vostro servizio, più importante è usare questo approccio. Non scegliete appena un codice di industria che suona vicino e sperate che funzioni, perché se gli scrittori di RFP selezionano altri codici allora non vedrete quelle opportunità.
Base di dati di RFP
La base di dati di RFP è differente dagli altri servizi di RFP in quanto conta sugli utenti per fornire RFPs e RFQs, piuttosto che tirare le informazioni dai luoghi di governo. I membri guadagnano “crediti” per la presentazione di RFP che hanno trovato in altri luoghi, e poi usano questi crediti per vedere le RFP presentate da altri.
La cosa buona di questo sistema è che non è limitato alle RFP del governo. Gli utenti possono presentare opportunità che trovano ovunque, quindi occasionalmente troverete cose che non appaiono negli altri servizi. Lo svantaggio è che non è completo, il che significa che è principalmente utile come strumento per aumentare un altro servizio come Find RFP.
RFP Postings on Professional Organization Sites
A seconda della tua specialità, c’è una possibilità che ci sia un’organizzazione professionale là fuori che pubblica RFPs di tuo interesse sul loro sito web. Non cercherò di elencarne nessuna qui, dato che probabilmente sai quali organizzazioni sono rilevanti per te, ma solo come esempio, ecco il database RFP/RFQ dell’American Planning Association.
La maggior parte di queste fonti non ti avviserà via e-mail quando viene pubblicata una nuova opportunità, quindi dovrai impostare un sistema per ricordarti di controllarle regolarmente, o usare uno strumento come ChangeTower per avvisarti quando viene aggiunto qualcosa alla pagina.
Siti di acquisto del governo locale o statale
Servizi come Find RFP estraggono centinaia di siti per i loro annunci. Se hai un particolare focus geografico, puoi accedere direttamente a questi stessi siti – generalmente gratis – e iscriverti per essere avvisato delle nuove opportunità che soddisfano i tuoi criteri.
Inizia visitando le aree RFP/RFQ dei siti web gestiti dai governi di stato, città e contea nella tua zona, così come università, ospedali, ecc. Sui siti, cerca un linguaggio come “fare affari con noi” o “risorse per le imprese”. L’elenco effettivo può essere chiamato “elenchi di offerte”, “opportunità di approvvigionamento”, ecc, quindi non cercare solo “RFP” o “RFQ.”
La stessa regola sull’uso di parole chiave invece di codici di settore/merce che ho menzionato nel punto 3 si applica anche qui. Non create una situazione in cui dipendete dal creatore della RFP per categorizzare correttamente la RFP.
Avvisi e Social Media
Ho provato a cercare nuove RFP usando Google Alerts e alcune delle sue alternative in passato e non ho mai avuto fortuna. Le cose appaiono raramente, e quando lo fanno è spesso mesi, o addirittura anni, dopo la data di scadenza.
Anche i miei tentativi di impostare ricerche continue su Twitter sono stati improduttivi. I termini di ricerca ampi producono troppo rumore, e le ricerche più specifiche raramente producono risultati.
Mettere tutto insieme
Consiglio di usare un approccio combinato per vedere il massimo numero di opportunità e assicurare che nulla cada nel dimenticatoio. Inizia scegliendo uno dei servizi a pagamento poco costosi come Find RFP per fare la maggior parte del lavoro per te, e imposta te stesso per ricevere notifiche direttamente dalle agenzie o organizzazioni chiave nel tuo mercato geografico.
Siccome queste RFP sono per definizione “pubbliche”, c’è molta concorrenza, quindi dovrai vederne molte per trovare quelle poche che hai davvero una possibilità. Dare un’occhiata a un gran numero di RFP ti dà anche la possibilità di condividere le opportunità che non sono giuste per te con amici e colleghi, il che può essere un’ottima attività di networking.
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