Formats de lettres d’affaires : Comment rédiger une lettre d’affaires qui obtient des résultats [Modèles] |

Formater des lettres d’affaires

De nos jours, communiquer consiste à envoyer un courriel, à taper un message texte ou à se connecter via les médias sociaux. Composer une véritable lettre d’affaires écrite, et s’assurer que le format de la lettre d’affaires est correct, peut sembler désuet, et pourtant cela reste plus vital que jamais pour les propriétaires de petites entreprises.

Que vous ayez besoin de rédiger une lettre de motivation pour persuader quelqu’un de lire un rapport, vous présenter à un client potentiel ou exprimer des remerciements, une lettre d’affaires bien rédigée peut se démarquer. Les lettres écrites restent un élément important – et peut-être même crucial – de la stratégie de communication de tout propriétaire de petite entreprise.

Diverses études ont suggéré que les communications sur papier peuvent être plus mémorables et enrichissantes que celles qui s’affichent sur des écrans, comme le courrier électronique. Comme les employés de bureau américains reçoivent en moyenne 121 courriels par jour, une lettre est également susceptible de se démarquer lorsqu’elle est livrée via votre boîte aux lettres plutôt que votre boîte de réception. (Certains experts, notamment l’experte en étiquette commerciale Jacqueline Whitmore, affirment également que les lettres manuscrites à des fins professionnelles ont encore plus d’impact que les lettres dactylographiées.)

Une véritable lettre commerciale témoigne d’un engagement parce que l’auteur se souciait suffisamment de l’affaire en question pour s’asseoir et mettre de l’encre sur le papier. Les lettres démontrent un niveau de professionnalisme et de classe. Elles fournissent également une trace écrite de ce qui s’est passé que les deux parties peuvent classer. Parfois, les événements que les lettres marquent sont suffisamment importants pour une entreprise pour qu’elles deviennent des souvenirs précieux.

Bien que les lettres d’affaires aient toujours de l’importance, elles peuvent nuire à votre réputation professionnelle si elles sont pleines de fautes d’orthographe et de grammaire. Une lettre d’affaires qui n’est pas correctement formatée peut également suggérer que l’auteur est inexpérimenté, non professionnel ou n’a pas le sens du détail – toutes les premières (ou deuxièmes) impressions que les propriétaires d’entreprises ne veulent pas faire.

Il est donc important, pour chaque propriétaire de petite entreprise, de savoir comment construire et formater correctement une lettre d’affaires d’apparence professionnelle. Les types de formats de lettres d’affaires peuvent inclure des lettres d’accompagnement, des lettres de remerciement, des lettres de plainte, des lettres d’ajustement et plus encore, selon la situation commerciale.

Types de formats de lettres d’affaires

Les types courants de lettres d’affaires comprennent :

• Lettres d’accompagnement. Envoyée avec un paquet, un rapport ou un autre élément, l’objectif d’une lettre d’accompagnement est de décrire ce qui est joint et de fournir une description de ce que le destinataire doit en faire.
• Lettres de remerciement. Elles peuvent être excellentes pour le réseautage et l’établissement de relations. Ne vous contentez pas d’écrire un « Merci pour » et d’en rester là. Fournissez plus de détails sur ce qu’ils ont fait et comment cela vous a aidé, puis terminez par une deuxième expression de gratitude.
• Lettres de réclamation. La clé de ces types de lettres est de démontrer que vous êtes mécontent sans être trop en colère. Suggérez comment le destinataire de la lettre pourrait corriger la situation.
• Lettres d’ajustement. Il s’agit d’une réponse à une lettre de plainte. Il s’agit d’être humble dans la réponse et d’offrir des solutions potentielles. Vous voulez éviter de brûler les ponts et utiliser plutôt votre réponse comme un outil de construction de la relation.
• Lettres de mauvaises nouvelles. La clé avec les lettres de mauvaises nouvelles est d’adoucir le coup. Être direct est apprécié dans les écrits d’affaires. Mais lorsque vous écrivez des lettres de mauvaises nouvelles, il est préférable de rappeler au destinataire ce qui fonctionne réellement dans votre relation d’affaires avant de lui annoncer la mauvaise nouvelle.
• Les lettres d’accusé de réception. Elles sont destinées à reconnaître que vous avez reçu un élément de quelqu’un, ou que vous êtes au courant d’un fait ou d’une erreur qu’il a signalée. Faites savoir au destinataire quand vous avez reçu le paquet ou l’information, puis remerciez-le.
• Mémos Souvent utilisés pour diffuser des nouvelles et des directives importantes au sein d’une entreprise, l’intérêt des mémos est d’être rapide et précis dans vos communications.
• Lettres de félicitations. Avec ce type de lettres, il s’agit de rester dans le sujet et d’éviter de paraître excessif ou moqueur. Décrivez ce qui vous a motivé à envoyer des félicitations et les commentaires positifs que vous avez déjà entendus. Soyez concis dans votre lettre.
• Lettres de réponse. Il s’agit d’expliquer ou d’énumérer comment une demande a été satisfaite.
• Lettre de demande. La clé avec ces types de lettres est de demander de l’aide sans ramper ou être trop émotif. Examinez attentivement les adjectifs que vous utilisez dans la lettre.
• Lettres de vente. Ces lettres nécessitent un appel à l’action ou une accroche forte au début afin que le destinataire continue à lire et découvre les avantages de ce que vous vendez. Assurez-vous de fournir des informations afin qu’ils puissent facilement répondre.
• Lettres de démission. Il s’agit de donner un avis que vous quittez un poste, de fournir un dernier jour d’emploi et d’expliquer ce qui vous pousse à partir.

Voici les bases que vous devez connaître lorsqu’il s’agit de rédiger une lettre d’affaires :

Exemples de format de lettres d’affaires

Disons donc que Tanya Smith, PDG d’Acme Corp. à Minneapolis, veut envoyer une lettre à NewTech de San Jose, en Californie, pour demander une consultation gratuite sur le logiciel de gestion des ventes basé sur le cloud de NewTech. Que doit contenir la lettre de Mme Smith ? Comment sa lettre d’affaires doit-elle être formatée ?

Parties d’une lettre d’affaires

La plupart des experts s’accordent à dire qu’une lettre d’affaires doit comporter au moins les sept parties suivantes :

1. Adresse de l’expéditeur. Vous ne voulez pas que le destinataire ait à chercher votre adresse pour rédiger une réponse. Un numéro de téléphone et une adresse électronique peuvent également être inclus.
2. Date. La date de rédaction de la lettre doit être immédiatement apparente. De cette façon, le destinataire peut plus facilement se rappeler quand et pourquoi la lettre a été écrite, surtout si elle tourne autour d’un événement particulier ou d’une situation professionnelle.
3. Adresse du destinataire. Vous ne voulez pas que votre assistant ait à chercher l’adresse pour envoyer la lettre (ou vous ne voulez pas avoir à chercher à nouveau l’adresse vous-même).
4. Salutation. Un « À qui de droit » est un moyen infaillible de voir votre lettre doubler une corbeille à papier. Il est important d’avoir un nom dans l’adresse et la salutation du destinataire, même si vous devez appeler l’entreprise ou faire des recherches sur LinkedIn pour savoir à qui la lettre doit être adressée.
5. Corps. Il est généralement sage de rester professionnel et d’aller droit au but. Comme pour toute communication, être clair et concis tend à refléter au mieux l’auteur.
6. Clôture/signature. La signature donne une touche personnelle à la lettre, montre exactement de qui elle provient et que vous approuvez le contenu de la lettre.
7. Pièces jointes. Il est important d’avoir une liste de tous les éléments supplémentaires joints à la lettre d’affaires, au cas où le destinataire les égare.

Espaces et formats de police

La présentation est également importante lorsqu’il s’agit de transmettre le professionnalisme dans une lettre d’affaires. La règle de base ici est que l’utilité et la lisibilité l’emportent sur l’individualité. Vous n’envoyez pas une lettre à un vieil ami d’université, vous faites des affaires. Voici les règles d’espacement et de police que l’on voit généralement dans une lettre d’affaires :

Alignement. Toutes les lettres commerciales correctes doivent être alignées à gauche. La sagesse commune au fil des décennies est que cet alignement est le meilleur pour la lisibilité.

Espacement. Les lettres doivent être espacées d’un seul interligne entre les phrases afin de maximiser l’espace sur la page. Incluez quatre sauts de ligne entre la phrase ou le paragraphe de clôture de la lettre et votre nom imprimé pour laisser de l’espace pour votre signature.

Police. Le style de police standard est Times New Roman, taille 12, bien que d’autres polices couramment utilisées telles que Arial et Helvetica soient acceptables. La lisibilité est cruciale lorsqu’il s’agit de polices de caractères, alors évitez d’être créatif et d’utiliser des polices gothiques ou cursives difficiles à lire. Si le corps de votre lettre manque d’espace sur une seule page, il est préférable de le réduire plutôt que de réduire la taille de la police.

Margeurs. La plupart des experts s’accordent à dire que les marges de 1″ sont les meilleures car elles maximisent l’espace, même si vous devrez peut-être faire de la place pour le papier à lettres si vous l’utilisez. (Lisez plus sur le papier à lettres ci-dessous.)

Formes de bloc et formes indentées

Indenter ou ne pas indenter ? Telle est la question. Il s’agit en fait de savoir dans quelle mesure vous voulez que la lettre ait l’air formelle. Par exemple, vous pourriez vouloir un format bloc pour transmettre la formalité si vous vous plaignez de quelque chose, mais un semi-bloc pourrait communiquer un joli look « formel léger » dans une lettre de remerciement, surtout si c’est quelqu’un que vous connaissez déjà.

Les trois styles généralement utilisés sont le bloc, le bloc modifié et le semi-bloc. Revenons à notre exemple de Smith écrivant à Wilde. Voici à quoi ressemblerait sa lettre dans chacun des trois formats : formatage en bloc, formatage en bloc modifié et formatage en semi-bloc.

Formatage en bloc

Mme. Tanya Smith, PDG
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

Le 1er juin 2018

M. Oscar Wilde, VP des ventes
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Chère Monsieur Wilde:

J’aimerais avoir une consultation gratuite sur le logiciel de gestion des ventes basé sur le cloud de NewTech. Acme Corp. est un fabricant à croissance rapide (20 % de croissance annuelle des revenus au cours des cinq dernières années). Nous voulons continuer à nous développer, et le logiciel de NewTech semble être un produit qui pourrait faire passer notre équipe de vente au niveau supérieur. Je veux explorer avec vous si le logiciel de NewTech est un bon ajustement pour Acme.

J’ai hâte de parler avec vous dès que possible.

Sincèrement,

Tanya Smith, PDG

Enclosures : Brochure Acme Corp.

Notez qu’il s’agit d’un type de lettre d’affaires plus formel : pas d’indentations et tout est à gauche. Si vous vous demandez à quel point la lettre doit paraître formelle, il est probablement préférable de jouer la sécurité et d’opter pour un format de bloc.

Format de bloc modifié

Mme Tanya Smith, PDG
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1er juin 2018

M. Oscar Wilde, VP des ventes
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Chère Monsieur Wilde:

J’aimerais avoir une consultation gratuite sur le logiciel de gestion des ventes basé sur le cloud de NewTech. Acme Corp. est un fabricant à croissance rapide (20 % de croissance annuelle des revenus au cours des cinq dernières années). Nous voulons continuer à nous développer, et le logiciel de NewTech semble être un produit qui pourrait faire passer notre équipe de vente au niveau supérieur. Je veux explorer avec vous si le logiciel de NewTech est un bon ajustement pour Acme.

J’ai hâte de parler avec vous dès que possible.

Sincèrement,

Tanya Smith, PDG

Enclosures : Brochure Acme Corp

Notez qu’il n’y a toujours pas d’indentations, mais que tout n’est pas aligné à gauche. C’est juste un peu moins formel. Smith pourrait être plus sage de s’en tenir au format bloc dans ce cas, mais elle pourrait passer au bloc modifié une fois qu’elle aura une relation de travail avec Wilde.

Formatage semi-bloc

Mme Tanya Smith, PDG
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1er juin 2018
M. Oscar Wilde, vice-président des ventes
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Cher Monsieur Wilde:

Je souhaiterais une consultation gratuite sur le logiciel de gestion des ventes basé sur le cloud de NewTech. Acme Corp. est un fabricant à croissance rapide (20 % de croissance annuelle des revenus au cours des cinq dernières années). Nous voulons continuer à nous développer, et le logiciel de NewTech semble être un produit qui pourrait faire passer notre équipe de vente au niveau supérieur. Je veux explorer avec vous si le logiciel de NewTech est un bon ajustement pour Acme.

J’ai hâte de parler avec vous dès que possible.

Sincèrement,

Tanya Smith, PDG

Enclosures : Brochure Acme Corp

Notez que c’est à peu près un format de bloc, mais les paragraphes ont des indentations. Si vous vous demandez si vous devez utiliser le format bloc ou le format bloc modifié (ou si vous détestez simplement regarder les paragraphes sans retrait), le semi-bloc est un bon compromis.

Le ton pour le formatage des lettres d’affaires

Au delà du format, le ton de la lettre peut être critique si elle doit atteindre vos objectifs commerciaux, ou au moins s’assurer que vous êtes pris au sérieux. Voici quelques conseils importants lorsqu’il s’agit d’établir le ton approprié dans la lettre :

• Ne pas donner l’impression d’être arrogant ou vantard.
• Faire en sorte que votre ton soit conversationnel, mais professionnel.
• C’est généralement une bonne idée d’aller droit au but aussi rapidement que possible. Comme Benjamin Franklin aimait à le dire,  » le temps, c’est de l’argent « .
• Lorsque vous rédigez des lettres de réclamation, utilisez un ton formel pour exprimer votre mécontentement, mais le ton ne doit pas être ouvertement colérique. « Nous étions initialement enthousiastes à l’idée de nous abonner à votre logiciel de gestion des ventes, mais nous avons été déçus de découvrir que… » Décrivez brièvement le problème, puis expliquez comment vous souhaiteriez idéalement qu’il soit résolu.
• Lorsque vous écrivez des lettres contenant de mauvaises nouvelles, conservez le ton concis et professionnel d’une lettre d’affaires, mais soyez également sensible aux sentiments du lecteur. Vous ne voulez pas brûler vos ponts. Il s’agit d’un cas où vous ne voulez pas aller rapidement à l’essentiel. Vous voulez amortir le choc : « Nous avons été heureux d’apprendre l’intérêt que votre entreprise porte à notre logiciel de gestion des ventes. » Il est important d’être sérieux et d’essayer d’amener le destinataire à voir votre point de vue : « Nous aussi, nous sommes une entreprise en pleine croissance, et nous ne disposons malheureusement pas encore des ressources nécessaires pour offrir une consultation gratuite à chaque client potentiel. » Terminez avec de la bonne volonté, ainsi qu’une solution potentielle. « Je suis désolé que nous n’ayons pas de consultations gratuites, mais nous souhaitons vivement entamer une relation commerciale avec vous. Je vous joins des brochures sur la façon dont notre logiciel pourrait répondre aux besoins de votre entreprise. Je suis heureux d’en discuter davantage par téléphone, ainsi que d’organiser un essai gratuit de notre logiciel. »
• Lorsque vous rédigez un mémo, veillez à utiliser un ton extrêmement vif, direct et professionnel. Les mémos sont souvent des communications internes à l’entreprise, il est donc logique de ne pas faire perdre de temps aux employés avec des subtilités. « Nos plus récentes brochures de produits logiciels sont prêtes à partir chez l’imprimeur. Veuillez passer vos commandes dans les 10 prochains jours en fonction de vos besoins prévus. »

Choix des mots et grammaire

Le choix des mots peut faire ou défaire l’efficacité d’une lettre d’affaires. Recherchez la franchise dans votre langage, en évitant des mots comme « essayer », « juste », « probablement » et « peut-être ». Gardez votre langage simple, en évitant les mots obscurs ou le jargon sur lesquels les gens se rabattent parfois lorsqu’ils essaient de paraître plus intelligents qu’ils ne le sont.

Vous vous demandez si un mot transmet correctement le sens que vous voulez lui donner ? Essayez les recherches dans les dictionnaires et les thésaurus en ligne. Dans les cas où la lettre est particulièrement importante, il est également utile de demander à quelqu’un d’autre d’éditer et de lire la lettre pour fournir un retour d’information.

À tout prix, évitez les erreurs grammaticales. Elles suggèrent que vous manquez d’attention aux détails et de professionnalisme.

En outre, utilisez des verbes qui ont une voix active par rapport à une voix passive. La voix active montre que vous êtes en charge et responsable de vos actions. (Exemple : « Nous installerons votre logiciel avant le 1er septembre ». Pas… « Votre logiciel sera installé d’ici le 1er septembre. »)

Formats de signature

Lorsqu’il s’agit de la signature, il est important d’éviter les timbres et les signatures informatisées. Une signature manuscrite est le signe que vous approuvez le message de la lettre. Sous la signature transcrite, vous devez taper votre nom et votre titre afin d’éviter toute confusion avec votre écriture manuscrite. Si vous représentez une entreprise, le nom de celle-ci doit être écrit en majuscules. N’oubliez pas non plus d’inclure quatre espaces entre la fermeture complémentaire et le nom dactylographié, afin de laisser suffisamment d’espace pour la signature.

Formats des lettres d’affaires par courriel

Une lettre d’affaires écrite peut vraiment faire la différence car elle transmet que celui qui a envoyé la lettre est sérieux. Il est facile d’envoyer rapidement un e-mail à quelqu’un et d’appuyer sur « envoyer », mais une lettre écrite prend du temps. Vous devez vraiment réfléchir à ce que vous écrivez, vérifier deux fois pour vous assurer qu’il n’y a pas de fautes stupides, puis mettre la lettre dans une enveloppe et l’envoyer à sa destination.

Parfois, cependant, le temps est si important que vous devez simplement envoyer un courriel. Même dans ce cas, cependant, l’utilisation d’un format de bloc pourrait ajouter une certaine formalité à celui-ci.

Maladies et erreurs courantes

Évitez les erreurs de routine dans votre lettre d’affaires, car elles suggèrent le laisser-aller. Passez le texte dans Grammarly pour vérifier les problèmes de grammaire, les fautes de frappe, les mots en double, les erreurs de ponctuation et autres problèmes. N’oubliez pas de vérifier l’orthographe pendant que vous y êtes. Tous les noms propres que vous utilisez dans la lettre – faites une recherche Google pour vérifier que vous les orthographiez correctement.

Formats de papier à lettres

Vous pourriez également envisager d’utiliser du papier à lettres pour les lettres d’affaires de votre entreprise, car il offre un aspect professionnel et est également informatif. Avoir du papier à lettres avec en-tête, c’est un peu comme avoir un site web d’entreprise : Il indique que votre entreprise est légitime.

Le papier à lettres doit afficher l’adresse postale de l’entreprise, son numéro de téléphone et toute autre information de contact. Si vous utilisez du papier à lettres, vous devrez penser à ajuster les marges et le formatage en conséquence.

La rédaction de lettres commerciales est une compétence fondamentale pour tout propriétaire d’entreprise et pour votre vie professionnelle en général. Une lettre bien écrite montre que vous êtes sérieux parce que vous avez pris le soin et le temps de l’écrire, de la formater, de l’imprimer et de la poster. Si une entreprise reçoit une plainte écrite par la poste, il y a de fortes chances que l’auteur ne laisse pas tomber l’affaire. De même, une lettre de remerciement écrite est beaucoup plus puissante et efficace que des remerciements transmis par e-mail.

Une lettre d’affaires, cependant, perd de son pouvoir si sa mise en forme n’est pas professionnelle, si elle donne le mauvais ton, si elle est mal rédigée ou si elle comporte des fautes de grammaire et d’orthographe. Il est donc important d’apprendre à bien les faire.