Formatos de cartas comerciales: Cómo escribir una carta comercial que obtenga resultados [Plantillas] |

Formato de las cartas comerciales

En la actualidad, comunicarse consiste en enviar un correo electrónico, escribir un mensaje de texto o conectarse a través de las redes sociales. Redactar una carta comercial escrita real, y asegurarse de que el formato de la carta comercial es correcto, puede parecer anticuado y, sin embargo, sigue siendo más vital que nunca para los propietarios de pequeñas empresas.

Ya sea que necesite escribir una carta de presentación para persuadir a alguien de que lea un informe, presentarse a un cliente potencial o expresar su agradecimiento, una carta comercial bien elaborada puede destacar. Las cartas escritas siguen siendo una parte importante -y tal vez incluso crucial- de la estrategia de comunicación de todo propietario de una pequeña empresa.

Varios estudios han sugerido que las comunicaciones en papel pueden ser más memorables y enriquecedoras que las que se muestran en pantallas, como el correo electrónico. Dado que los oficinistas estadounidenses reciben una media de 121 correos electrónicos al día, también es probable que una carta destaque cuando se entrega a través de su buzón en lugar de su bandeja de entrada. (Algunos expertos, como la experta en etiqueta empresarial Jacqueline Whitmore, también sostienen que las cartas escritas a mano para fines comerciales son incluso más impactantes que las mecanizadas.)

Una carta comercial real muestra compromiso porque el autor se preocupó lo suficiente por el asunto en cuestión como para sentarse y poner tinta en el papel. Las cartas demuestran un nivel de profesionalidad y clase. También proporcionan un registro escrito de lo ocurrido que ambas partes pueden archivar. A veces, los acontecimientos que marcan las cartas son lo suficientemente importantes para una empresa como para que se conviertan en recuerdos preciados.

Aunque las cartas comerciales siguen siendo importantes, pueden dañar su reputación profesional si están llenas de errores ortográficos y gramaticales. Una carta comercial que no tenga el formato adecuado también puede sugerir que el escritor no tiene experiencia, no es profesional o no está orientado a los detalles, todas ellas primeras (o segundas) impresiones que los propietarios de empresas no quieren dar.

Es importante, por tanto, que todo propietario de una pequeña empresa sepa cómo construir y dar formato a una carta comercial de aspecto profesional correctamente. Los tipos de formatos de cartas comerciales pueden incluir cartas de presentación, cartas de agradecimiento, cartas de reclamación, cartas de ajuste y más, dependiendo de la situación comercial.

Tipos de formatos de cartas comerciales

Los tipos comunes de cartas comerciales incluyen:

• Cartas de presentación. Enviadas con un paquete, informe u otro artículo, el propósito de una carta de presentación es describir lo que se adjunta y proporcionar una descripción de lo que el receptor debe hacer con él.
• Cartas de agradecimiento. Pueden ser excelentes para establecer contactos y relaciones. No se limite a escribir un «Gracias por» y dejarlo así. Proporcione más detalles sobre lo que hicieron y cómo le ayudaron, y luego cierre con una segunda expresión de agradecimiento.
• Cartas de queja. La clave de este tipo de cartas es demostrar que está disgustado sin estar excesivamente enfadado. Sugiera cómo el receptor de la carta podría corregir la situación.
• Cartas de ajuste. Se trata de una respuesta a una carta de queja. La cuestión es ser humilde en la respuesta y ofrecer posibles soluciones. Hay que evitar quemar puentes y, en su lugar, utilizar la respuesta como una herramienta de construcción de relaciones.
• Cartas de malas noticias. La clave de las cartas con malas noticias es suavizar el golpe. Ser directo se valora en la escritura comercial. Pero al escribir cartas de malas noticias, es mejor recordar al receptor lo que realmente funciona en su relación comercial antes de darle las malas noticias.
• Cartas de agradecimiento. Están pensadas para acusar recibo de un artículo de alguien, o de que eres consciente de un hecho o error que te han señalado. Indique al receptor cuándo ha recibido el paquete o la información, y luego agradézcaselo.
• Memos A menudo se utilizan para difundir noticias y directivas importantes dentro de una empresa, el objetivo de los memos es ser rápido y directo con sus comunicaciones.
• Cartas de felicitación. La cuestión con este tipo de cartas es mantenerse en el punto y evitar sonar exagerado o burlón. Describa lo que le motivó a enviar una felicitación y los comentarios positivos que ya ha escuchado. Mantenga la carta concisa.
• Cartas de respuesta. Se trata de explicar o enumerar cómo se cumplió una solicitud.
• Carta de solicitud. La clave con este tipo de cartas es pedir ayuda sin arrastrarse ni ser demasiado emotivo. Analice detenidamente los adjetivos que utiliza en la carta.
• Cartas de venta. Estas cartas requieren una fuerte llamada a la acción o gancho al principio para que el receptor siga leyendo y descubra los beneficios de lo que estás vendiendo. Asegúrese de proporcionar información para que puedan responder fácilmente.
• Cartas de renuncia. Se trata de avisar de que se va a dejar un puesto, proporcionando el último día de trabajo y explicando la causa de su marcha.

Aquí tienes los aspectos básicos que debes conocer a la hora de escribir una carta comercial:

Ejemplos de formato de cartas comerciales

Digamos que Tanya Smith, directora general de Acme Corp. en Minneapolis, quiere enviar una carta a NewTech de San José, California, para solicitar una consulta gratuita sobre el software de gestión de ventas basado en la nube de NewTech. ¿Qué debe incluir Smith en su carta? ¿Cómo debe ser el formato de su carta de negocios?

Partes de una carta de negocios

La mayoría de los expertos coinciden en que una carta de negocios debe tener al menos las siguientes siete partes en una carta de negocios:

1. Dirección del remitente. No quieres que el destinatario tenga que buscar tu dirección para escribir una respuesta. También se puede incluir un número de teléfono y una dirección de correo electrónico.
2. Fecha. Debe quedar claro cuándo se escribió la carta. De este modo, el destinatario podrá recordar más fácilmente cuándo y por qué se escribió la carta, especialmente si gira en torno a un evento o situación empresarial concreta.
3. Dirección del destinatario. No querrá que su asistente tenga que buscar la dirección para enviar la carta (o no querrá tener que volver a buscar la dirección usted mismo).
4. Saludo. Un «A quien corresponda» es una forma segura de que su carta acabe en una papelera. Es importante incluir un nombre en la dirección y el saludo del destinatario, aunque tengas que llamar a la empresa o hacer una búsqueda en LinkedIn para saber a quién debe ir la carta.
5. Cuerpo. En general, es conveniente ser profesional e ir al grano. Como en cualquier comunicación, ser claro y conciso tiende a reflejar mejor al escritor.
6. Cierre/firma. La firma da un toque personal a la carta, muestra exactamente de quién es y que usted aprueba el contenido de la carta.
7. Adjuntos. Es importante tener una lista de los elementos adicionales que se adjuntan a la carta comercial, por si el destinatario los pierde.

Espaciado y formatos de letra

La presentación también es importante a la hora de transmitir profesionalidad en una carta comercial. La regla general en este caso es que la utilidad y la legibilidad superan a la individualidad. No estás enviando una carta a un viejo amigo de la universidad, estás haciendo negocios. Estas son las reglas de espaciado y tipo de letra que se suelen ver en una carta comercial:

Alineación. Todas las cartas comerciales adecuadas deben estar alineadas a la izquierda. La opinión generalizada durante décadas es que esta alineación es la mejor para la legibilidad.

Espacio. Las letras deben ir a un solo espacio entre las frases para maximizar el espacio en la página. Incluya cuatro saltos de línea entre la frase o párrafo final de la carta y su nombre impreso para dejar espacio para su firma.

Fuente. El estilo de letra estándar es Times New Roman, tamaño 12, aunque se aceptan otras fuentes de uso común como Arial y Helvetica. La legibilidad es crucial cuando se trata de fuentes, así que evite ser creativo y utilizar fuentes góticas o cursivas difíciles de leer. Si el cuerpo de la carta se queda sin espacio en una sola página, es mejor recortarlo que reducir el tamaño de la fuente.

Margenes. La mayoría de los expertos coinciden en que los márgenes de 1″ son los mejores porque maximizan el espacio, aunque es posible que tenga que hacer espacio para el membrete si lo utiliza. (Lea más sobre el membrete más adelante.)

Formato de bloque y de sangría

¿Sangrar o no sangrar? Esa es la cuestión. En realidad, se trata de una cuestión de la formalidad que se quiera dar a la carta. Por ejemplo, es posible que quieras un formato de bloque para transmitir formalidad si te estás quejando de algo, pero un semibloque podría comunicar un aspecto agradable y «ligero» en una carta de agradecimiento, especialmente si se trata de alguien que ya conoces.

Los tres estilos que se utilizan generalmente son bloque, bloque modificado y semibloque. Volvamos a nuestro ejemplo de Smith escribiendo a Wilde. Así es como se vería su carta en cada uno de los tres formatos: formato de bloque, formato de bloque modificado y formato de semibloque.

Formato de bloque

Sra. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 de junio de 2018

Sr. Oscar Wilde, vicepresidente de ventas
NewTech
9876 NewTech Way
San José, CA 95113

Señor Wilde:

Deseo una consulta gratuita sobre el software de gestión de ventas basado en la nube de NewTech. Acme Corp. es un fabricante de rápido crecimiento (20% de crecimiento anual de los ingresos en los últimos cinco años). Queremos seguir creciendo, y el software de NewTech parece un producto que podría llevar a nuestro equipo de ventas al siguiente nivel. Quiero explorar con usted si el software de NewTech es una buena opción para Acme.

Espero hablar con usted lo antes posible.

Sinceramente,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Folleto de Acme Corp.

Nótese que este es un tipo de carta comercial más formal: no hay sangrías y todo está a la izquierda. Si tiene dudas sobre la formalidad de la carta, probablemente sea mejor ir a lo seguro y utilizar un formato de bloque.

Formato de bloque modificado

Sra. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 de junio de 2018

Señor Oscar Wilde, vicepresidente de ventas
NewTech
9876 NewTech Way
San José, CA 95113

Señor Wilde:

Deseo una consulta gratuita sobre el software de gestión de ventas basado en la nube de NewTech. Acme Corp. es un fabricante de rápido crecimiento (20% de crecimiento anual de los ingresos en los últimos cinco años). Queremos seguir creciendo y el software de NewTech parece un producto que podría llevar a nuestro equipo de ventas al siguiente nivel. Quiero explorar con usted si el software de NewTech es una buena opción para Acme.

Espero hablar con usted lo antes posible.

Sinceramente,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Folleto de Acme Corp.

Nota que todavía no hay sangrías, pero todo no está alineado a la izquierda. Es un poco menos formal. Puede que Smith sea más prudente y siga con el formato de bloque en este caso, pero puede que cambie a bloque modificado una vez que tenga una relación de trabajo con Wilde.

Formato de semibloque

Sra. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 de junio de 2018
Sr. Oscar Wilde, vicepresidente de ventas
NewTech
9876 NewTech Way
San José, CA 95113

Señor Wilde:

Deseo una consulta gratuita sobre el software de gestión de ventas basado en la nube de NewTech. Acme Corp. es un fabricante de rápido crecimiento (20% de crecimiento anual de los ingresos en los últimos cinco años). Queremos seguir creciendo y el software de NewTech parece un producto que podría llevar a nuestro equipo de ventas al siguiente nivel. Quiero explorar con usted si el software de NewTech es una buena opción para Acme.

Espero hablar con usted lo antes posible.

Sinceramente,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Folleto de Acme Corp.

Nótese que este es un formato más o menos de bloque, pero los párrafos tienen sangrías. Si se debate entre utilizar el formato de bloque o el de bloque modificado (o simplemente odia ver los párrafos sin sangrías), el formato de semibloque es un buen compromiso.

El tono del formato de las cartas comerciales

Más allá del formato, el tono de la carta puede ser fundamental si quiere lograr sus objetivos comerciales o, al menos, asegurarse de que le tomen en serio. Estos son algunos consejos importantes a la hora de establecer el tono adecuado en la carta:

• No dé la impresión de ser arrogante o jactancioso.
• Haga que su tono sea conversacional, pero profesional.
• En general, es una buena idea ir al grano lo antes posible. Como le gustaba decir a Benjamín Franklin, «el tiempo es oro».
• Cuando escriba cartas de reclamación utilice un tono formal para expresar su descontento, pero el tono no debe ser abiertamente airado. «Al principio nos entusiasmó suscribirnos a su software de gestión de ventas, pero nos decepcionó descubrir que…» Describa brevemente el problema y luego explique cómo le gustaría que se resolviera idealmente.
• Cuando escriba cartas que contengan malas noticias, mantenga el tono conciso y profesional de una carta comercial, pero también sea sensible a los sentimientos del lector. No querrá quemar sus puentes. Este es un caso en el que no quieres ir rápidamente al grano. Hay que amortiguar el golpe: «Nos alegramos de conocer el interés de su empresa por el software de gestión de ventas de nuestra compañía». Es importante ser serio e intentar que el destinatario vea tu punto de vista: «Nosotros también somos una empresa de rápido crecimiento, por lo que lamentablemente no tenemos aún los recursos para ofrecer una consulta gratuita a cada posible cliente.» Cierra con buena voluntad, así como con una posible solución. «Lamento que no tengamos consultas gratuitas, pero tenemos muchas ganas de iniciar una relación comercial con usted. Le adjunto folletos sobre cómo nuestro software podría satisfacer las necesidades de su empresa. Estaré encantado de hablar más por teléfono, así como de organizar una prueba gratuita de nuestro software.»
• Cuando escriba un memorándum, asegúrese de utilizar un tono extremadamente nítido, directo y profesional. Los memorandos suelen ser comunicaciones internas de la empresa, por lo que tiene sentido no hacer perder el tiempo a los empleados con sutilezas. «Nuestros folletos de productos de software más recientes están listos para ir a la imprenta. Por favor, haga sus pedidos en los próximos 10 días en función de sus necesidades previstas.»

Elección de palabras y gramática

La elección de palabras puede hacer que una carta comercial sea eficaz o no. Busque la franqueza en su lenguaje, evitando palabras como «intentar», «sólo», «probablemente» y «tal vez». Mantenga un lenguaje sencillo, evitando las palabras oscuras o la jerga a la que a veces recurre la gente cuando intenta parecer más inteligente de lo que es.

¿Se pregunta si una palabra transmite correctamente el significado que pretende? Prueba a buscar en el diccionario y en el tesauro. En los casos en que la carta sea especialmente importante, también ayuda que otra persona la edite y la lea para que le dé su opinión.

Evite a toda costa los errores gramaticales. Sugieren que le falta atención a los detalles y profesionalidad.

También, utilice verbos que tengan una voz activa frente a una pasiva. La voz activa muestra que usted está a cargo y es responsable de sus acciones. (Ejemplo: «Instalaremos su software antes del 1 de septiembre». No… «Su software será instalado para el 1 de septiembre»)

Formatos de firma

Cuando se trata de la firma, es importante evitar los sellos y las firmas computarizadas. Una firma manuscrita es una señal de que respalda el mensaje de la carta. Debajo de la firma transcrita, debes escribir tu nombre y título para evitar la confusión de tu letra. Si representa a una empresa, el nombre de ésta debe escribirse en mayúsculas. Recuerde también incluir cuatro espacios entre el cierre de cortesía y el nombre mecanografiado, con el fin de proporcionar suficiente espacio para la firma.

Formatos de cartas comerciales por correo electrónico

Una carta comercial escrita puede realmente marcar la diferencia porque transmite que quien la envía es serio. Es fácil enviar rápidamente un correo electrónico a alguien y pulsar «enviar», pero una carta escrita requiere tiempo. Hay que pensar realmente en lo que se escribe, revisar dos veces para asegurarse de que no hay errores tontos, y luego meter la carta en un sobre y enviarla a su destino.

A veces, sin embargo, el tiempo es tan importante que simplemente hay que enviar un correo electrónico. Incluso en ese caso, sin embargo, el uso de un formato de bloque podría añadir algo de formalidad a la misma.

Errores y faltas comunes

Evite los errores de rutina en su carta de negocios, porque sugieren dejadez. Pasa el texto por Grammarly para comprobar si hay problemas gramaticales, errores tipográficos, palabras duplicadas, errores de puntuación y otros problemas. Asegúrate también de revisar la ortografía. Cualquier nombre propio que utilices en la carta – haz una búsqueda en Google para comprobar que lo estás escribiendo correctamente.

Formatos de membrete

También puedes considerar el uso de membretes para las cartas comerciales de tu empresa porque ofrecen una apariencia profesional y también son informativos. Tener papelería con membrete es algo así como tener una página web de la empresa: Indica que su negocio es legítimo.

El membrete debe mostrar la dirección postal de la empresa, el número de teléfono y cualquier otra información de contacto. Si utiliza papel con membrete, tendrá que acordarse de ajustar los márgenes y el formato en consecuencia.

Escribir cartas comerciales es una habilidad fundamental para cualquier empresario y para su vida profesional en general. Una carta bien escrita demuestra que va en serio porque se ha tomado el cuidado y el tiempo de escribirla, formatearla, imprimirla y enviarla por correo. Si una empresa recibe una queja por escrito en el correo, lo más probable es que el autor no deje pasar el asunto. Del mismo modo, una carta de agradecimiento escrita es mucho más poderosa y eficaz que el agradecimiento transmitido por correo electrónico.

Una carta comercial, sin embargo, pierde su poder si su formato es poco profesional, si establece el tono equivocado, si está mal escrita o si incluye errores gramaticales y ortográficos. Por eso es importante aprender a hacerlas bien.