Los pequeños trabajos de diseño, redacción, programación y consultoría suelen adjudicarse sobre la base de una propuesta informal o un proceso de entrevistas. Pero los proyectos de mayor envergadura suelen utilizar un enfoque más elaborado de solicitud de propuestas (RFP). Y en los casos en los que el cliente es una institución pública, estas RFP deben, en la mayoría de los casos, anunciarse públicamente y estar abiertas a cualquiera que esté interesado en pujar por ellas.
Ganar negocios a través de las RFP es difícil, sin duda, pero todavía hay algunas razones muy buenas para mantenerse al día con las RFP publicadas en su mercado: Ofrecen una buena ventana al estado de la industria, pueden mantenerle al tanto de los nuevos proyectos que lanzan los clientes anteriores y también pueden revelar la joya ocasional de un proyecto ganable.
La clave para obtener valor de las RFP es utilizar herramientas que puedan ayudarle a encontrar oportunidades que sean apropiadas para su negocio, y encontrar suficientes de ellas para que tenga una oportunidad razonable de ganar alguna.
Aquí están algunas de las herramientas y métodos con los que he experimentado a lo largo de los años, y los puntos fuertes y débiles de cada uno.
Onvia
Onvia fue mi herramienta de seguimiento de las RFP durante unos años, hasta que la probé con Find RFP (más abajo), y entonces cambié a ese servicio por completo. Incluso el paquete más barato de Onvia es mucho más caro que el de otros servicios de seguimiento de RFP, y el precio aumenta drásticamente si se desea una cobertura nacional.
Al igual que los otros servicios, menos caros, Onvia obtiene la mayor parte de su información recorriendo todos los sitios web que los gobiernos estatales y locales utilizan para publicar RFQs y RFPs. La justificación de Onvia para su precio más elevado son los servicios adicionales de investigación y análisis de mercado que proporcionan, y el hecho de que también incluyen algunas oportunidades de licitación privadas (no gubernamentales). Sin embargo, ambas características adicionales parecen estar dirigidas principalmente a los contratistas y otras empresas de la industria de la construcción, por lo que, a menos que usted venda lámparas parabólicas, alquile barricadas para la construcción, etc., probablemente no merezca la pena el dinero extra.
Encuentra RFP
Como mencioné anteriormente, probé Find RFP contra Onvia durante varios meses antes de cancelar mi suscripción a Onvia, y no vi ninguna oportunidad relevante en Onvia que no estuviera también en Find RFP. Si combinamos esto con el hecho de que Find RFP era mucho más barato (29,95 dólares al mes para la cobertura nacional), no fue una decisión difícil.
Governmentbids.com
En realidad no he probado Governmentbids.com, pero parece similar a FindRFP. FedOpps.com solía ser otra opción, pero parece que ha dejado de funcionar.
La mayoría de estos servicios tienen períodos de prueba gratuitos, por lo que es posible probar más de uno y ver cuál funciona mejor para su negocio. Si puede, pruébelos simultáneamente para ver si uno de ellos está captando oportunidades que los otros están perdiendo.
Una cosa que sugeriré sobre cualquiera de estos servicios es que considere usar una búsqueda de palabras clave para adaptar las RFP que reciba, en lugar de usar los códigos de la industria. Los códigos del sector son bastante vagos en muchos casos, y es muy común que las RFP se clasifiquen incorrectamente. Y cuanto más especializado u oscuro sea su servicio, más importante es utilizar este enfoque. No se limite a elegir un código de sector que le parezca cercano y espere que funcione, porque si los redactores de las RFP seleccionan otros códigos, no verá esas oportunidades.
Base de datos de RFP
La base de datos de RFP se diferencia de los demás servicios de RFP en que depende de que los usuarios suministren las RFP y las RFQ, en lugar de extraer la información de los sitios gubernamentales. Los miembros ganan «créditos» por enviar las RFP que han encontrado en otros lugares, y luego utilizan estos créditos para ver las RFP enviadas por otros.
Lo bueno de este sistema es que no se limita a las RFP gubernamentales. Los usuarios pueden enviar las oportunidades que encuentren en cualquier lugar, por lo que ocasionalmente encontrará cosas que no aparecen en los otros servicios. El inconveniente es que no es exhaustivo, lo que significa que es principalmente útil como herramienta para aumentar otro servicio como Find RFP.
Publicaciones de RFP en sitios de organizaciones profesionales
Dependiendo de su especialidad, existe la posibilidad de que haya una organización profesional que publique RFP de interés para usted en su sitio web. No intentaré enumerar ninguna aquí, ya que probablemente sepa qué organizaciones son relevantes para usted, pero sólo como ejemplo, aquí está la base de datos de RFP/RFQ de la American Planning Association.
La mayoría de estas fuentes no van a notificarle por correo electrónico cuando se publique una nueva oportunidad, por lo que tendrá que configurar un sistema para recordarse a sí mismo para comprobar estos regularmente, o utilizar una herramienta como ChangeTower para que le avise cuando se añade algo a la página.
Sitios de compra del gobierno local o estatal
Servicios como Find RFP minan cientos de sitios para sus listados. Si tiene un interés geográfico concreto, puede acceder directamente a estos mismos sitios -generalmente de forma gratuita- e inscribirse para que se le notifiquen las nuevas oportunidades que se ajusten a sus criterios.
Comience visitando las áreas de RFP/RFQ de los sitios web gestionados por los gobiernos estatales, municipales y de los condados de su zona, así como universidades, hospitales, etc. En los sitios, busque términos como «hacer negocios con nosotros» o «recursos para empresas». La lista real puede llamarse «listados de ofertas», «oportunidades de contratación», etc., así que no busque sólo «RFP» o «RFQ».»
La misma regla sobre el uso de palabras clave en lugar de códigos de industria/producto que mencioné en el punto 3 también se aplica aquí. No cree una situación en la que dependa del creador de la RFP para categorizarla correctamente.
He intentado buscar nuevas RFP utilizando las alertas de Google y algunas de sus alternativas en el pasado y nunca he tenido suerte. Las cosas rara vez aparecen, y cuando lo hacen es a menudo meses, o incluso años, después de la fecha de vencimiento.
Mis intentos de establecer búsquedas continuas en Twitter también han sido improductivos. Los términos de búsqueda amplios dan lugar a demasiado ruido, y las búsquedas más específicas rara vez dan resultados.
Poniéndolo todo junto
Le recomiendo que utilice un enfoque combinado para ver el máximo número de oportunidades y asegurarse de que nada se le escapa. Comience por elegir uno de los servicios de pago económicos, como Find RFP, para que haga la mayor parte del trabajo por usted, y prepárese para recibir notificaciones directamente de las agencias u organizaciones clave de su mercado geográfico.
Dado que estas RFP son, por definición, «públicas», hay mucha competencia, por lo que tendrá que ver muchas de ellas para encontrar las pocas en las que realmente tiene una oportunidad. El hecho de ver un gran número de RFP también le da la oportunidad de compartir las oportunidades que no son adecuadas para usted con amigos y colegas, lo que puede ser una gran actividad de creación de redes.