27 ideas únicas para eventos de recaudación de fondos

Cuando piensa en una gala, probablemente se imagina un evento formal y regio. Esto podría significar un código de vestimenta de etiqueta, una cena con catering, una banda en vivo y discursos o presentaciones sobre el invitado (o la causa) de honor.

A veces, sin embargo, las galas también pueden describir una salida social informal o un festival con una gran lista de invitados.

De cualquier manera, los eventos de gala pueden realmente impulsar la reputación de su marca, especialmente si se trata de una función corporativa diseñada para impresionar a los posibles inversores, donantes o clientes de alto nivel.

Aquí tienes unos cuantos consejos y trucos que te ayudarán a dar el pistoletazo de salida a una gala fastuosa que mostrará a tu empresa u organización de forma positiva.

1. Ideas para la Gala de Recaudación de Fondos
2. Cómo planificar una Gala de Recaudación de Fondos

Explore las mejores ideas de planificación de eventos para la Gala de Recaudación de Fondos

Ahora, explore los inspiradores consejos de planificación de la gala para impresionar a los asistentes &e impulsar la recaudación de fondos.

Formar un comité de diseñadores, gestores de locales y proveedores de comida que también se vean afectados personal o emocionalmente por el objetivo de su evento.

Porque han experimentado estos temas a nivel personal, estarán más dispuestos a comprometerse con el evento. Si aún no tiene a nadie en mente, publique en sus redes sociales o envíe un correo electrónico a su lista de contactos sobre la oportunidad y vea quién responde con más entusiasmo. También puedes echar un vistazo a las listas de asistentes a eventos anteriores y ver si alguno de esos invitados es también un profesional de los eventos.

Transmita el evento en línea.

Si su gala tiene un significado especial para un gran grupo de potenciales asistentes remotos o implica alguna gran revelación/anuncio, entonces debería al menos considerar la posibilidad de transmitirla en directo. Si lo hace, asegúrese de transmitir en directo sólo la acción interesante (como las presentaciones y los contadores de la recaudación de fondos) y compruebe dos veces que los oradores o los invitados se sientan cómodos con estar en la cámara.

Invite a personas que se hayan beneficiado de su organización para que se mezclen con los donantes.

Esta táctica es especialmente efectiva si planea recaudar fondos en su gala. Si su historia es especialmente emotiva o memorable, invítelos a dar un breve discurso.

Acompañe una actividad centrada en la financiación con otra que sea sólo para divertirse.

Por ejemplo, si haces una subasta silenciosa asegúrate de incluir algo entretenido como una actuación de stand up comedy para que los donantes no tengan que sentir que cada parte de este evento les cuesta más y más dinero.

Añade una decoración de evento con clase que aporte a tu marca.

Los acentos de oro, plata y cobre elevan cualquier esquema de color o elemento de decoración de la gala y pueden utilizarse para mostrar el logotipo, los materiales de marketing específicos del evento y los regalos de marca para llevar a casa. Asegúrese de incluir también un montón de velas, flores frescas y vajilla de lujo en los colores de su empresa.

Utilice los datos de eventos anteriores para ayudar a determinar el tema de su gala.

¿Hubo ciertos eventos más concurridos que otros? ¿Qué tienen en común sus eventos más populares? Encuentre y aproveche estas similitudes en el diseño de su gala. También puede extraer los comentarios de las encuestas realizadas a los asistentes en el pasado y aplicar sus notas directamente a su nuevo evento.

Considere la posibilidad de asociarse con un patrocinador corporativo.

No sólo le ahorrará dinero, sino que también podrá elegir estratégicamente con quién alinear su propia marca. Y si nunca se ha puesto en contacto con posibles patrocinadores corporativos, asegúrese de seguir esta gran guía.

Agilice su proceso de facturación.

Las listas de papel y lápiz pueden poner nervioso al personal del evento, ya que las multitudes tienden a llegar en oleadas. Utilice un software para eventos que facilite a los empleados la actualización de la información de los asistentes con detalles como miembros adicionales del grupo, nuevas donaciones y fotos capturadas de los invitados VIP para la promoción futura del evento.

Los regalos, los premios y las bolsas de regalos deben apoyar el tema principal y el significado de su gala.

Ejemplos de bolsas de regalo bien hechas incluyen mercancía de marca emparejada con mantas de lujo, velas o libros (los libros de fotografía de mesa de café relacionados con su caridad principal o el tema del evento son siempre un éxito). Si tienes presupuesto, intenta encontrar estos artículos en grandes almacenes de gama alta como Neiman Marcus o Saks Fifth. O puedes hacerlos (sitios como Shutterfly te permiten crear tus propios álbumes de fotos de tapa dura con plantillas prefabricadas).

Elige un lugar de celebración poco convencional.

Galerías de arte, teatros e incluso salones recreativos pueden ser el próximo lugar de tu gala. Siempre que se adapte al tema, la organización benéfica o la marca, el cielo es el límite.

Ofrece paquetes de entradas para grupos.

Aquí tienes algunos consejos para maximizar la venta de entradas para cualquier tipo de evento, incluidos aquellos en los que se compran entradas al por mayor.

Permitir a los invitados donar a través de sus teléfonos.

Las aplicaciones de donación más avanzadas (como las de esta lista) ofrecen una marca personalizada y seguridad digital.

Integre representaciones físicas de la causa principal de su asociación en el diseño de su evento.

Por ejemplo, si su organización sin ánimo de lucro o su empresa trabaja con niños, cree un telón de fondo fotográfico compuesto íntegramente por dibujos y tarjetas de agradecimiento hechas por los beneficiarios de la caridad.

Utilice un software de eventos para recoger, evaluar y analizar el éxito de su evento.

No se base sólo en una cantidad de dinero. Las galas también son útiles para la construcción de su marca, la difusión de la conciencia, y la construcción de relaciones a largo plazo. Todos estos beneficios pueden medirse a través de las encuestas a los invitados, el registro de los asistentes y el análisis de la venta de entradas.

Tómese tiempo para reconocer lo lejos que ha llegado su organización.

Esta gala puede ser la primera vez que algunos de sus asistentes interactúen con su organización, por lo que recordarles de dónde viene (y, en consecuencia, hacia dónde se dirige potencialmente) les ayudará a proporcionar una prueba de que su inversión de tiempo y/o dinero ha sido bien empleada.

Considere cómo la iluminación de su evento establecerá el tono de la noche.

Los proveedores expertos en iluminación de eventos recomiendan atenuar o eliminar la iluminación superior. A continuación, añada algunas salpicaduras de color o resalte las piezas de decoración interesantes con LEDs. Agregue algunas luces de cadena, GOBOs, o mapeo 3D si realmente quiere ser elegante.

Utilice una plantilla de calendario de planificación de la gala para perfeccionar su proceso.

Este conjunto de herramientas le ayudará a empezar. En general, sin embargo, usted debe esperar para comenzar a planificar su gala al menos 18 meses de distancia.

Sorprenda a los invitados con oradores famosos, una decoración asombrosa o una experiencia conmovedora.

Ubuntu Pathways es famoso por utilizar retratos gigantes de los niños a los que han ayudado (disfrazados de lo que quieren ser de mayores) en una de sus galas. Este tipo de toques innovadores hacen que tu evento sea aún más memorable.

Configure su menú de catering con cócteles para eventos especiales y consideraciones específicas para el público.

Por ejemplo, si su gala celebra el trato justo a los animales, probablemente debería centrarse en ofrecer un menú vegano. También puedes crear algunas bebidas artesanales con pajitas únicas o decoración en vidrio. Y si vas por ese camino, asegúrate de que tengan algunos nombres con juego de palabras que se muestren con orgullo.

Elige una fecha de evento justo antes de una fiesta nacional o un evento cultural.

Algunas de las mejores galas tienen lugar durante Halloween o la Super Bowl. Si adopta este enfoque, puede basar la mayoría de sus opciones de diseño en esa época del año.

Utiliza el vídeo marketing para atraer a los asistentes potenciales en las redes sociales.

Toda gala debería incluir los siguientes tipos de vídeos en su contenido de marketing:

• Una breve y dulce introducción a su empresa en su conjunto.
• Una historia que simbolice el significado detrás de su gala y por qué es tan importante.
• Un vídeo de concienciación que destaque su causa principal.

Haz saber a los invitados que si no pueden asistir donarás su entrada a otro asistente que lo merezca.

Los invitados pueden seguir sintiéndose bien por haber donado a la causa o a su negocio y, al mismo tiempo, dar a otra persona (que normalmente no podría permitírselo) la oportunidad de disfrutar del evento. Sortea las entradas adicionales en las redes sociales o entrégalas públicamente a los asistentes que lo merezcan y etiqueta o grita a la persona que lo ha hecho posible.

Envíe invitaciones escritas a mano por correo postal.

Es un gesto realmente considerado que captará la atención del destinatario mejor que un correo electrónico. Si tu gala va a tener una lista de invitados muy grande, siempre puedes subcontratar parte de la redacción de las cartas utilizando sitios como Fiverr o Upwork.

Crea una yincana sorpresa.

Siga los pasos del Mickey oculto de Disney y esconda algunos «huevos de Pascua» por todo el lugar del evento. Los asistentes pueden buscarlos, compartir fotos con hashtags en las redes sociales y reunir suficientes imágenes para participar en el sorteo de un gran premio al final de la noche. Utiliza peluches de la mascota de la marca o símbolos del logotipo para los objetos.

Haga que el postre sea una oportunidad para establecer contactos.

Las experiencias interactivas con los postres son una forma estupenda de ayudar a los invitados a relacionarse y conocerse una vez que se hayan acomodado en la gala. Prepare estaciones de magdalenas, chocolate caliente o incluso mini tartas. O pida a los pasteleros que preparen postres dignos de compartir en mesas estrechas tipo buffet.

Añada un premio de entrada.

Deléitese de los invitados con un regalo especial nada más llegar. Llénalo con algo que los entusiasme o los haga realmente felices. Esto marca el tono de una velada llena de diversión y puede animarles a ser aún más generosos. Si también planeas repartir bolsas de botín más tarde, asegúrate de que el artículo del premio de la puerta vaya bien con lo que hay en los regalos más grandes también.

Alimentar a los invitados nada más comenzar el evento.

A nadie, en la historia de los eventos, le ha gustado esperar a que le sirvan la comida. Los invitados felices y bien alimentados son más propensos a donar dinero que los «hambrientos». Así que mantén el flujo de aperitivos o empieza el buffet enseguida para asegurarte de que todo el mundo tiene la oportunidad de picar cuando quiera.

Ahora, he aquí cómo planificar su increíble evento de gala de principio a fin en unos sencillos pasos:

Ponga su mirada en el objetivo de su evento de gala.

¿Cuál es el propósito de su evento? ¿Intenta captar nuevos clientes? ¿Está planeando presentar su último producto? Tal vez se trate de un evento benéfico y esté tratando de recaudar fondos para una causa noble.

Deje claro cuál es su objetivo para cualquier persona que le ayude con el proceso de planificación, y elabore una estrategia para llegar a este fin. Su objetivo debe ser claro y ser más específico que simplemente lograr un cierto número de ventas de entradas.

Las metas deben incluir múltiples objetivos, tales como:

• Recaudar $X para su causa elegida
• Adquirir X número de clientes potenciales de ventas dentro de Y número de semanas del evento
• Alcanzar un nuevo ROI de referencia
• Alcanzar un cierto número de acciones en los medios sociales (es decir.es decir, hacer que el hashtag de tu evento sea tendencia)

Si bien los objetivos son importantes, no centres todos tus esfuerzos en alcanzar una cifra arbitraria. Lo más valioso es que sigas teniendo un impacto en tu negocio o en tu organización benéfica a través de esta gala. Si no alcanzaste tus objetivos ligeramente, extrae la lección que puedas aprender de ello para hacerlo aún mejor la próxima vez.

La selección del lugar de celebración es clave para que tu gala sea un éxito.

Si estás organizando un evento formal, el gimnasio de un instituto probablemente no va a ser el lugar adecuado. Afortunadamente, no hay escasez de lugares de alto nivel, especialmente en las principales metrópolis de EE.UU., tanto si se trata de un ambiente histórico como de un estilo moderno.

También debe decidir entre un lugar de «lienzo en blanco» o un lugar ya construido para adaptarse a su estilo y evento. El primero es una instalación desnuda (y «lista para el tema») que se puede decorar libremente para adaptarla a la gala.

El Madison Square Garden de Nueva York, por ejemplo, es un lugar de primera categoría que puede considerarse una instalación contemporánea de lienzo en blanco. Por el contrario, el Red Rocks Amphitheatre de Denver es un recinto al aire libre diseñado específicamente para conciertos de música o eventos de temática musical.

Las galas también pueden adoptar una estructura similar a la de un festival, lo que significa que una parte del evento puede tener lugar al aire libre. Considere un lugar conocido por su espacio exterior si quiere que sus invitados puedan empaparse de la naturaleza además de sus espacios interiores. Aquí hay algunas maneras de empezar a encontrar un lugar de celebración en línea.

Elija entretenimiento complementario para su gala.

Una gala no está completa sin alguna forma de entretenimiento. Si estás celebrando un evento formal, un baile rave probablemente no será una buena opción. Sin embargo, sería más apropiado algo parecido a una orquesta de cuerda.

Puedes combinar músicos de cualquier tipo con el baile para conseguir un evento divertido – especialmente con temas que se prestan bien a un emparejamiento con la pista de baile (¡como un baile de máscaras!).

Los DJs también son apropiados, si se ajustan mejor a tu tema o audiencia. Hay una idea errónea de que los DJs sólo actúan para eventos más informales, pero esto no es en absoluto el caso. Los DJs son versátiles y pueden tocar una serie de ritmos clásicos adecuados para eventos de etiqueta o música eléctrica/funk/hip-hop para un público más animado.

Celebre a los invitados con comida y bebida en su evento de gala.

No hace falta decir que debe servir una comida memorable en su gala. Las hamburguesas con queso y los perritos calientes no son suficientes para las galas formales.

Busque empresas de catering conocidas por servir eventos formales, como bodas y funciones corporativas. También tendrás que decidir entre una cena tipo buffet o una comida emplatada, dependiendo de si quieres que los invitados se mezclen o conozcan a sus vecinos de mesa.

También puedes servir refrescos ligeros durante la recepción si tu evento dura unas horas, y si quieres asegurarte de que los invitados tienen suficiente combustible para bailar toda la noche. Los típicos aperitivos, como los cerdos en una manta y los mini bocaditos de queso, servidos por un camarero vestido formalmente que lleve los aperitivos en una bandeja de plata, son una combinación divertida que a los invitados les encantará a altas horas de la noche.

En cuanto a las bebidas, si se coloca una barra de martinis, una estación de margaritas hechas por uno mismo u otro giro en el servicio de barra tradicional, dejará una impresión duradera. O contrate a un coctelero que pueda crear cócteles personalizados en el momento.

Planifique sus relaciones públicas y maximice su marketing para la gala.

Las galas necesitan ser comercializadas como cualquier otro evento. Aunque hay que ser activo en las redes sociales, tampoco hay que dejar de lado los métodos offline.

Para las redes sociales, pruebe todo lo siguiente:

• Utilizar un hashtag del evento que muestre su causa y su tema
• Crear una página oficial del evento en las redes sociales para ganar alcance orgánico y nuevos asistentes
• Utilizar múltiples redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, etc., para que coincida con su asistente objetivo. Pruebe con LinkedIn para eventos corporativos dirigidos a determinadas empresas o profesiones relevantes.

Su marketing en las redes sociales también debe incluir la ayuda de defensores de la marca, afiliados, patrocinadores y personas influyentes que puedan aprovechar sus propios seguidores para ayudarle a llenar su lugar de asistentes entusiastas.

Para los métodos fuera de línea, una buena estrategia es enviar folletos tradicionales en forma de invitación. Invite cordialmente al invitado a su gala en un volante temático que resulte especial y emocionante. Y asegúrese de que da todos los detalles necesarios sobre la inscripción en línea, la compra de entradas y mucho más.

Encuentre el tema perfecto para su gala.

¡Los temas de las galas merecen una sección propia! Las galas son mucho más vibrantes cuando hay un tema que puede entusiasmar a tus invitados.

Esto también te da más espacio para un poco de creatividad como planificador de eventos y te ayuda a navegar por detalles como la selección de alimentos, las opciones de música y la decoración. Los temas pueden ser específicos de una estación, como un país de las maravillas del invierno para un evento de diciembre. También puedes optar por un tema que complemente una determinada industria, como un tema de viajes para una organización o causa internacional.

El tema también dictará el tipo de actividades que puedes ofrecer a los invitados para mantenerlos ocupados toda la noche. Para una noche de casino, necesitarás mesas para juegos de cartas y ruleta, y quizás incluso premios para los mayores ganadores de la noche.

La lluvia de ideas para la gala consiste en hacer pasar un buen rato a los invitados y asegurarse de ofrecer una escapada divertida de los eventos o fiestas corrientes. Con un evento cuidadosamente planificado, no sólo podrá alcanzar sus objetivos de recaudación de fondos o de conocimiento de la marca, sino que también elevará la imagen de su marca y conseguirá un mayor número de seguidores después.

Las galas de recaudación de fondos son uno de los tipos de eventos más lucrativos y eficaces, ya que aportan una media de 275.000 dólares en beneficios incluso en las versiones más pequeñas y de bajo presupuesto. Los consejos y trucos para la planificación de galas que se ofrecen a continuación le ayudarán a maximizar su inversión y a crear una experiencia de éxito para los asistentes de la que los invitados hablarán durante el resto del año.

¡Ahora está listo para dar vida a una gala increíble!

Aquí hay algunas maneras de superar los KPI de su evento, y algunas mejores prácticas de planificación de eventos para que su evento de gala sea un gran éxito.

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