27 idee uniche di gala per l’ultimo evento di raccolta fondi

Quando si pensa a un gala, probabilmente si immagina un evento formale e regale. Questo potrebbe significare un codice di abbigliamento in cravatta nera, cena con catering, band dal vivo e discorsi o presentazioni sull’ospite (o causa) d’onore.

A volte, però, i gala possono anche descrivere una gita sociale casuale o un festival con una grande lista di ospiti.

In entrambi i casi, gli eventi di gala possono davvero aumentare la reputazione del tuo marchio, soprattutto se si tratta di una funzione aziendale progettata per impressionare potenziali investitori, donatori o clienti di fascia alta.

Ecco alcuni suggerimenti e trucchi per aiutarvi a dare il via a un gala sontuoso che metterà in mostra la vostra azienda o organizzazione in una luce positiva.

1. Idee di gala per la raccolta fondi
2. Come organizzare un gala per la raccolta fondi

Esplora le migliori idee di pianificazione di eventi di gala per la raccolta fondi

Ora, esplora i consigli di pianificazione di gala per impressionare i partecipanti &guida la raccolta fondi.

Forma un comitato di progettisti, gestori di locali e ristoratori che siano anche personalmente o emotivamente interessati dal focus del tuo evento.

Perché hanno vissuto questi problemi a livello personale, saranno più disposti a impegnarsi al massimo per l’evento. Se non avete già qualcuno in mente, postate sui vostri social media o inviate un’email alla vostra lista di network sull’opportunità e vedete chi risponde con più entusiasmo. Puoi anche dare un’occhiata alle liste dei partecipanti agli eventi passati e vedere se qualcuno di questi ospiti è anche un professionista degli eventi.

Visualizza l’evento online.

Se il tuo gala ha un significato speciale per un grande gruppo di potenziali partecipanti a distanza o comporta grandi rivelazioni/annunci, allora dovresti almeno considerare il livestreaming. Se lo fai, assicurati di livestreamare solo le azioni interessanti (come le presentazioni e i banchi della raccolta fondi) e controlla due volte che i relatori o gli ospiti siano a loro agio con le telecamere.

Invita le persone che hanno beneficiato della tua organizzazione a mescolarsi con i donatori.

Questa tattica è particolarmente efficace se hai intenzione di raccogliere fondi al tuo gala. Se la loro storia è particolarmente emozionante o memorabile, invitali a tenere un breve discorso.

Abbina un’attività focalizzata sul piano finanziario con una che è solo per divertimento.

Per esempio, se fai un’asta silenziosa assicurati di includere qualcosa di divertente come una performance di stand up comedy in modo che i donatori non abbiano la sensazione che ogni parte di questo evento costi loro sempre più soldi.

Aggiungi una decorazione di classe per l’evento che si aggiunge al tuo marchio.

Gold, silver, and copper accents elevano qualsiasi schema di colori di gala o elemento di decorazione e possono essere usati per esposizioni di logo, materiali di marketing specifici per l’evento e regali da portare a casa con il marchio. Assicuratevi di includere anche molte candele, fiori freschi e stoviglie di lusso nei colori che corrispondono alla vostra azienda.

Utilizza i dati degli eventi passati per determinare il tema del tuo gala.

Alcuni eventi sono stati più frequentati di altri? Cosa avevano in comune i tuoi eventi più popolari? Trova e sfrutta queste somiglianze nel tuo progetto di gala. Puoi anche estrarre il feedback dai sondaggi dei partecipanti passati e applicare le loro note direttamente al tuo nuovo evento.

Considera la possibilità di collaborare con uno sponsor aziendale.

Non solo questo ti farà risparmiare denaro, ma potrai anche scegliere strategicamente con chi allineare il tuo marchio. E se non hai mai raggiunto potenziali sponsor aziendali prima, assicurati di seguire questa grande guida.

Streamlinea il tuo processo di check-in.

Liste di carta e matita possono turbare il personale dell’evento perché la folla tende ad arrivare a ondate. Usa un software per eventi che renda facile per i dipendenti aggiornare le informazioni sui partecipanti con dettagli come membri aggiuntivi della festa, nuove donazioni e foto catturate degli ospiti VIP per la promozione di eventi futuri.

I regali, i premi e le borse con gli omaggi dovrebbero sostenere il tema principale e il significato del tuo gala.

Esempi di borse regalo ben fatte includono merce di marca abbinata a coperte di lusso, candele o libri (libri fotografici da tavolo legati al tema principale dell’evento o della beneficenza sono sempre un successo). Se hai il budget, prova a trovare questi articoli nei grandi magazzini di fascia alta come Neiman Marcus o Saks Fifth. Oppure potete realizzarli (siti come Shutterfly vi permettono di creare i vostri album fotografici con copertina rigida con modelli predefiniti).

Scegliete un luogo di evento non convenzionale.

Gallerie d’arte, teatri e persino sale giochi possono essere la prossima location del tuo gala. Finché si adatta al tema, alla beneficenza o al marchio, il cielo è il limite.

Forniamo pacchetti di biglietti per gruppi.

Ecco alcuni consigli per massimizzare le vendite di biglietti per qualsiasi tipo di evento, compresi quelli in cui i biglietti vengono acquistati in blocco.

Consenti agli ospiti di donare attraverso i loro telefoni.

Le app per donazioni all’avanguardia (come quelle in questa lista) offrono branding personalizzato e sicurezza digitale.

Integra le rappresentazioni fisiche della causa principale della tua associazione nel design del tuo evento.

Per esempio, se la tua no-profit o azienda lavora con i bambini, crea uno sfondo fotografico interamente composto da disegni e biglietti di ringraziamento fatti dai beneficiari della beneficenza.

Utilizza un software per eventi per raccogliere, valutare e analizzare il successo del tuo evento.

Basta non basarsi solo su un importo in dollari. I galà sono anche utili per costruire il tuo marchio, diffondere la consapevolezza e costruire relazioni a lungo termine. Tutti questi benefici possono essere misurati attraverso il sondaggio degli ospiti, l’input di registrazione dei partecipanti e l’analisi delle vendite dei biglietti.

Prendi tempo per riconoscere quanto lontano la tua organizzazione è arrivata.

Questo gala potrebbe essere la prima volta che alcuni dei vostri partecipanti hanno interagito con la vostra organizzazione, quindi ricordare loro da dove siete venuti (e, di conseguenza, dove state potenzialmente andando) aiuterà a fornire la prova che il loro investimento di tempo e/o denaro era ben riposto.

Considera come l’illuminazione del tuo evento darà il tono alla serata.

I fornitori esperti di illuminazione per eventi raccomandano di attenuare o eliminare l’illuminazione dall’alto. Poi aggiungere alcuni spruzzi di colore o evidenziare pezzi di decorazione interessanti con i LED. Aggiungete alcune luci di stringa, i GOBO o la mappatura 3D se volete davvero sbizzarrirvi.

Utilizza un modello di pianificazione di gala per perfezionare il tuo processo.

Questo toolkit ti aiuterà ad iniziare. In generale, però, dovreste aspettarvi di iniziare a pianificare il vostro gala almeno 18 mesi prima.

Sorprendi gli ospiti con oratori famosi, decorazioni strabilianti, o un’esperienza toccante.

Ubuntu Pathways ha notoriamente usato ritratti giganti dei bambini che hanno aiutato (vestiti come quello che vogliono fare da grandi) in uno dei loro gala. Tocchi ponderati e fuori dagli schemi come questi rendono il tuo evento ancora più memorabile.

Modifica il tuo menu di catering con cocktail di eventi speciali e considerazioni specifiche sul pubblico.

Per esempio, se il tuo gala celebra il trattamento equo degli animali, dovresti probabilmente concentrarti sull’offerta di un menu vegano. Puoi anche creare alcune bevande artigianali con cannucce uniche o decorazioni in vetro. E se scegli questa strada, assicurati che abbiano dei nomi spiritosi esposti con orgoglio.

Scegli una data dell’evento appena prima di una festa nazionale o di un evento culturale.

Alcuni dei migliori galà hanno luogo durante Halloween o il Super Bowl. Se prendi questo approccio, puoi basare la maggior parte delle tue scelte di design su quel periodo dell’anno.

Utilizza il video marketing per coinvolgere i potenziali partecipanti sui social media.

Ogni gala dovrebbe includere i seguenti tipi di video nei suoi contenuti di marketing:

• Una breve e dolce introduzione alla vostra azienda nel suo complesso.
• Una storia che simboleggia il significato del vostro gala e perché è così importante.
• Un video di sensibilizzazione che evidenzia la vostra causa principale.

Fate sapere agli ospiti che se non possono venire, donerete il loro biglietto ad un altro partecipante meritevole.

Gli ospiti possono ancora sentirsi bene per aver donato alla causa o alla tua azienda, mentre danno a qualcun altro (che normalmente non sarebbe in grado di permetterselo) la possibilità di godersi l’evento. Mettete in palio i biglietti extra sui social media o presentateli pubblicamente ai partecipanti meritevoli e taggate o gridate la persona che ha reso possibile tutto questo.

Invia inviti scritti a mano per posta.

È un gesto davvero premuroso che catturerà l’attenzione del destinatario meglio di una e-mail. Se il tuo gala avrà una lista di invitati molto grande, puoi sempre esternalizzare parte della scrittura delle lettere usando siti come Fiverr o Upwork.

Crea una caccia al tesoro a sorpresa.

Seguite le orme di Disney’s Hidden Mickey e nascondete alcune “uova di Pasqua” in tutto il luogo dell’evento. I partecipanti possono dare la caccia, condividere foto con hashtagged sui social media e raccogliere abbastanza immagini per partecipare all’estrazione di un grande premio alla fine della serata. Usa i peluche delle mascotte del marchio o i simboli del logo per gli oggetti.

Rendi il dessert un’opportunità di networking.

Le esperienze di dessert interattivo sono un ottimo modo per aiutare gli ospiti a mescolarsi e incontrarsi una volta che sono tutti a loro agio e sistemati nel gala. Allestite stazioni di cupcake fai da te, cioccolata calda o anche mini torte. Oppure fate preparare ai pasticceri dei dessert degni di essere condivisi su tavoli stretti e a buffet.

Aggiungi un premio alla porta.

Delizia gli ospiti con un regalo speciale appena arrivano. Riempilo con qualcosa che li ecciti o li renda davvero felici. Dà il tono ad una serata divertente e può incoraggiarli ad essere ancora più generosi. Se avete anche in programma di distribuire più tardi delle swag bags, assicuratevi che l’oggetto del premio alla porta si abbini bene con quello che c’è nei regali più grandi.

Fai mangiare gli ospiti appena inizia l’evento.

Nessuno, nella storia degli eventi, si è mai divertito ad aspettare che il cibo fosse servito. Gli ospiti felici e ben nutriti sono più propensi a donare denaro di quelli “affamati”. Quindi mantenete gli antipasti che scorrono o iniziate subito il buffet per assicurarvi che tutti abbiano la possibilità di sgranocchiare quando vogliono.

Ora, ecco come pianificare il tuo fantastico evento di gala dall’inizio alla fine in pochi semplici passi:

Imposta il tuo obiettivo per il tuo evento di gala.

Qual è lo scopo del tuo evento? Stai cercando di reclutare nuovi clienti? Hai intenzione di svelare il tuo ultimo prodotto? Forse questo è un evento di beneficenza, e stai cercando di raccogliere fondi per una nobile causa.

Metti in chiaro qual è il tuo obiettivo per chiunque ti aiuti nel processo di pianificazione, e crea una strategia per arrivare a questo fine. Il tuo obiettivo dovrebbe essere chiaro ed essere più specifico del semplice raggiungimento di un certo numero di vendite di biglietti.

Gli obiettivi dovrebbero includere obiettivi multipli, come:

• Raccogliere $X per la causa scelta
• Acquisire un numero X di lead di vendita entro Y settimane dall’evento
• Raggiungere un nuovo ROI di riferimento
• Raggiungere un certo numero di condivisioni sui social media (es.Cioè fare in modo che l’hashtag dell’evento sia di tendenza)

Mentre gli obiettivi sono importanti, non concentrate tutti i vostri sforzi nel raggiungere un numero arbitrario. Ciò che è più importante è che tu abbia comunque un impatto sulla tua azienda o sulla beneficenza attraverso questo gala. Se hai mancato leggermente i tuoi obiettivi, estrai qualsiasi lezione da imparare da questo, in modo da fare ancora meglio la prossima volta.

La scelta della sede è fondamentale per il successo del tuo gala.

Se stai ospitando un evento formale, la palestra di una scuola superiore non è probabilmente la sede adatta. Fortunatamente, non c’è carenza di luoghi di alto livello, soprattutto nelle principali metropoli degli Stati Uniti – sia che tu stia andando per un’atmosfera storica o un flair moderno.

Hai anche bisogno di decidere tra una sede “tela bianca” o una sede già costruita per soddisfare il vostro stile e l’evento. La prima è una struttura spoglia (e “pronta per il tema”) che si può liberamente decorare per adattarsi al gala.

Il Madison Square Garden di New York, per esempio, è una sede top che può essere considerata una struttura contemporanea di tela bianca. Al contrario, il Red Rocks Amphitheatre di Denver è un luogo all’aperto progettato specificamente per concerti di musica o eventi a tema musicale.

I gala possono anche assumere una struttura tipo festival, il che significa che una parte dell’evento può svolgersi all’aperto. Considerate un luogo noto per il suo spazio esterno se volete che i vostri ospiti siano in grado di immergersi nella natura oltre ai vostri spazi interni. Ecco alcuni modi per iniziare a trovare una sede online.

Scegliete un intrattenimento complementare per il vostro gala.

Un gala non è completo senza qualche forma di intrattenimento. Se stai tenendo un evento formale, una danza rave probabilmente non sarà una buona scelta. Più adatto, invece, sarebbe qualcosa sulla falsariga di un’orchestra d’archi.

Puoi abbinare musicisti di qualsiasi tipo con il ballo per un evento divertente – specialmente con temi che si prestano bene all’abbinamento con una pista da ballo (come un ballo in maschera!).

Anche i DJ sono appropriati, se è più adatto al tuo tema o al pubblico. C’è un’idea sbagliata che i DJ si esibiscano solo per eventi più informali, ma questo non è assolutamente il caso. I DJ sono versatili e possono suonare una serie di ritmi classici adatti ad eventi in abito da sera o musica elettrica/funk/hip-hop per una folla più vivace.

Occupa gli ospiti con cibo e bevande al tuo evento di gala.

È ovvio che dovresti servire cibo memorabile al tuo gala. Cheeseburger e hotdog non saranno sufficienti per i gala formali.

Cercate società di catering note per servire eventi formali, come matrimoni e funzioni aziendali. Dovrai anche decidere tra una cena a buffet o un pasto al piatto, a seconda che tu voglia che gli ospiti si mescolino o conoscano i loro vicini di tavolo.

Puoi anche servire rinfreschi leggeri durante il ricevimento se il tuo evento dura qualche ora – e se stai cercando di assicurarti che gli ospiti abbiano abbastanza carburante per ballare tutta la notte. Gli alimenti tipici della barretta come i maiali in una coperta ed i mini morsi del formaggio, tutti serviti da un assistente formalmente vestito che porta gli antipasti in un vassoio d’argento, sono un accoppiamento di divertimento che gli ospiti ameranno a notte inoltrata.

Per quanto riguarda le bevande, mettendo da parte una barra di martini, una stazione del margarita del make-your-own, o un’altra torsione sul servizio tradizionale della barra lasceranno un’impressione durevole. Oppure, assumi un mixologo che possa creare cocktail personalizzati sul posto.

Pianifica le tue PR e massimizza il tuo marketing per il gala.

I gala devono essere commercializzati proprio come qualsiasi altro evento. Mentre è necessario essere attivi sui social media, non si dovrebbero nemmeno evitare completamente i metodi offline.

Per quanto riguarda i social media, prova tutto ciò che segue:

• Utilizzando un hashtag dell’evento che metta in risalto la tua causa e il tuo tema
• Creando una pagina ufficiale dell’evento sui social media per ottenere una portata organica e nuovi partecipanti
• Utilizzando più social network come Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, e così via, per soddisfare il tuo target di partecipanti. Prova LinkedIn per gli eventi aziendali mirati a determinate aziende o professioni rilevanti.

Il tuo social media marketing dovrebbe anche includere l’assistenza di sostenitori del marchio, affiliati, sponsor e influencer che possono sfruttare i loro seguaci per aiutarti a riempire il tuo locale con partecipanti entusiasti.

Per i metodi offline, una buona strategia è quella di inviare volantini tradizionali sotto forma di invito. Invita cordialmente l’ospite al tuo gala in un volantino a tema che si senta speciale ed eccitante. E assicurati che fornisca tutti i dettagli necessari per la registrazione online, l’acquisto dei biglietti e altro.

Trova il tema perfetto per il tuo gala.

I temi del gala meritano una sezione tutta loro! I galà sono molto più vivaci quando c’è un tema per il quale i tuoi ospiti possono essere entusiasti.

Questo ti dà anche più spazio per una certa creatività come organizzatore di eventi e ti aiuta a gestire i dettagli come la selezione del cibo, le scelte musicali e l’arredamento. I temi possono essere specifici di una stagione, come un paese delle meraviglie invernale per un evento di dicembre. Potresti anche optare per un tema che integra una certa industria, come un tema di viaggio per un’organizzazione internazionale o una causa.

Il tema detterà anche il tipo di attività che puoi fornire agli ospiti per tenerli occupati tutta la notte. Per una serata casinò, avrete bisogno di tavoli per giochi di carte e roulette, e forse anche di premi per i più grandi vincitori della serata.

Considerare le idee di gala è tutto sulla creazione di un buon tempo per gli ospiti e fare in modo di fornire una fuga divertente da eventi o feste ordinarie. Con un evento accuratamente pianificato, non solo puoi raggiungere i tuoi obiettivi di raccolta fondi o di consapevolezza del marchio, ma potrai anche elevare l’immagine del tuo marchio e guidare un maggiore seguito in seguito.

I galà di raccolta fondi sono uno dei tipi di evento più redditizi ed efficaci, portando una media di 275.000 dollari di profitti anche per le versioni più piccole e a basso budget. I suggerimenti e i trucchi per la pianificazione di gala che seguono vi aiuteranno a massimizzare il vostro investimento e a creare un’esperienza di partecipazione straordinaria di cui gli ospiti parleranno per il resto dell’anno.

Ora sei pronto a dare vita a un gala straordinario!

Ecco alcuni modi per superare i KPI dell’evento e alcune best practice per rendere il tuo gala un grande successo.

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