Der grundlegendste Unterschied zwischen privaten und öffentlichen Einrichtungen sind die Eigentumsverhältnisse. Der öffentliche Sektor wird von der Regierung – sowohl auf Landes- als auch auf Bundesebene – kontrolliert, während der private Sektor von Einzelpersonen geleitet wird, die Unternehmen führen und verwalten. Der private Sektor umfasst alle gewinnorientierten Unternehmen, die nicht dem Staat gehören oder von ihm betrieben werden. Aufgrund dieser Unterscheidung der Eigentumsverhältnisse gibt es viele verschiedene Praktiken und Richtlinien für den Beschaffungsprozess.
Transparenz
Organisationen des öffentlichen Sektors werden von einer übergeordneten Regierungsstelle geleitet. Alles, was sie tun, muss für die Öffentlichkeit leicht erkennbar sein. Es muss einen eindeutigen Prüfpfad geben, bei dem alle Informationen klar und zugänglich sind.
Informationen wie Auftragsmöglichkeiten, Auftragsvergabe, Preisgestaltung und Zeitplan sind in regelmäßigen Berichten enthalten. Die Regierung muss jedem Unternehmen, das mit ihr Geschäfte machen will und die Anforderungen erfüllt, die gleichen Chancen bieten. Angebotsöffnungen sind daher öffentliche Veranstaltungen.
Die Transparenz im privaten Sektor ist nicht so eindeutig. Private Unternehmen sind zwar zur vollständigen Transparenz verpflichtet, müssen aber nicht für Chancengleichheit sorgen und werden oft Informationen zurückhalten, die für die Bieter nicht notwendig sind. Sie wenden sich nicht an jedes Unternehmen und müssen ihre Auftragsvergabe nicht in der gleichen Weise veröffentlichen wie öffentliche Einrichtungen.
Praktiken des öffentlichen Auftragswesens
Da öffentliche Einrichtungen im Besitz der Regierung sind, finanzieren sie sich hauptsächlich aus Steuereinnahmen, Bußgeldern, Zöllen usw. Die Finanzierung erfolgt durch die Öffentlichkeit, und ihr Hauptanliegen ist es, das Geld ordnungsgemäß für öffentliche Interessen zu verwenden.
Das bedeutet, dass öffentliche Organisationen nicht so viel Kontrolle über den Beschaffungsprozess haben. Sie müssen abwarten, bis die finanzierende Institution die erforderlichen Einnahmen einnimmt und diese dann ordnungsgemäß auszahlt, bevor sie Beschaffungsmaßnahmen ergreifen können. Wenn die Auszahlung verspätet erfolgt, muss die Organisation möglicherweise die Zahlung oder weitere Beschaffungsmaßnahmen aufschieben.
Zu den weiteren üblichen Verzögerungen im Prozess gehören Hintergrundüberprüfungen potenzieller Lieferanten, strengere Vertragsverhandlungspraktiken und verschiedene andere Untersuchungen und Recherchen, die den Beschaffungsprozess um mindestens 30 Tage verlängern.
Darüber hinaus können öffentliche Einrichtungen zu mehreren Gerichtsbarkeiten gehören, und ihre Beschaffungspraktiken müssen von mehreren Regierungsstellen (z. B. Stadt und Staat, Staat und Bund usw.) genehmigt werden.
Es gibt jedoch einige Methoden, um im öffentlichen Bereich Zeit zu sparen. Öffentliche Stellen dürfen „bevorzugte Lieferanten“ einsetzen, d. h. Lieferanten, die bei der Regierung einen besonderen Ruf genießen. Diese Lieferanten sind zwar auf den ersten Blick teurer, aber sie sparen Zeit bei der Überprüfung des Beschaffungsprozesses. Die Zeit- und Kostenersparnis bei der Überprüfung des Hintergrunds und anderen Schritten kann die zusätzlichen Kosten für den Lieferanten aufwiegen.
Auch Hintergrundverträge sind eine gängige Methode, um Zeit und Geld zu sparen. Ein Kulissenvertrag ist ein vorverhandelter oder zu erneuernder Vertrag. Dies geschieht oft in demselben Zusammenhang, in dem ein bevorzugter Lieferant eingesetzt wird.
Private Beschaffungspraktiken
Private Organisationen beziehen ihre Einnahmen aus Verkäufen, Investitionen und anderen geschäftsbezogenen Bereichen. Ihr Geld ist stärker zentralisiert, was den Beschaffungsprozess beschleunigt. Unternehmen in Privatbesitz können verschiedene Lieferanten aufsuchen, um das beste Angebot zu finden, weil sie mehr Zeit und Ressourcen dafür haben. Sie konzentrieren sich mehr darauf, das meiste Geld zu sparen und die Dinge schnell zu erledigen.
Private Organisationen werden aus ähnlichen Gründen wie die öffentlichen Organisationen oft bevorzugte Lieferanten einsetzen. Private Einrichtungen nehmen sich zwar nicht annähernd so viel Zeit für die Recherche, aber sie bemühen sich, ihre Lieferanten vor der Vertragsunterzeichnung gründlich kennenzulernen (z. B. durch einfache Referenz- und Bonitätsprüfungen, Besuche vor Ort und Musterprüfungen). Die Verwendung bevorzugter Lieferanten und die einfache Erneuerung von Verträgen ist eine einfache Möglichkeit, den Zeitaufwand für den Beschaffungsprozess zu verringern.
Zu den weiteren Praktiken des privaten Sektors gehören das Lieferkettenmanagement, das Management der Lieferantenbeziehungen, die Bestandsverwaltung, die Segmentierung der Lieferanten und andere. Diese Praktiken tragen dazu bei, dass der private Sektor selbstmotivierter ist, aber er ist auch ein instabiler Ort. Da private Beschaffungspraktiken mit hohem Risiko und hoher Rendite verbunden sind, sollte eine Risikoanalyse durchgeführt werden. Öffentliche Einrichtungen können wirtschaftlich sicherer und stabiler sein, aber private Organisationen generieren oft mehr Wachstum als öffentliche.
Für private und öffentliche Organisationen ist ein gutes Management des Beschaffungsprozesses entscheidend für den Erfolg. Automatisierung und Rationalisierung können dazu beitragen, den Prozess zu optimieren, auch wenn viele Schritte auf dem Weg liegen. Eine Plattform für das Management des Vertragslebenszyklus hilft dem Beschaffungswesen, den Prozess ganzheitlich zu verwalten, um schnellere Durchlaufzeiten sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor zu gewährleisten.
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