Yleisin ero yksityisten ja julkisten yksiköiden välillä on omistus. Julkista sektoria valvoo hallitus – sekä osavaltion että liittovaltion – kun taas yksityistä sektoria johtavat yksityishenkilöt, jotka johtavat ja hallinnoivat yrityksiä. Yksityinen sektori käsittää kaikki voittoa tavoittelevat yritykset, jotka eivät ole valtion omistuksessa tai hallinnassa. Tämän omistajuuden erottelun vuoksi hankintamenettelyyn liittyy monia erilaisia käytäntöjä ja toimintatapoja.
Transparenssi
Julkisen sektorin organisaatioita johtaa ylempi hallintoelin. Kaiken, mitä ne tekevät, on oltava helposti julkisesti nähtävissä. On oltava selkeä kirjausketju, jossa kaikki tiedot ovat selkeitä ja saatavilla.
Tiedot, kuten hankintamahdollisuus, hankintasopimuksen tekeminen, hinnoittelu ja ajoitus, sisältyvät säännöllisin väliajoin laadittaviin raportteihin. Hallituksen on tarjottava yhtäläiset mahdollisuudet jokaiselle yksikölle, joka haluaa tehdä liiketoimintaa niiden kanssa ja joka täyttää vaatimukset. Tarjouskilpailujen avajaiset ovat siis julkisia tapahtumia.
Erityissektorin avoimuus ei ole yhtä selvää. Vaikka yksityisille yksiköille asetetaan täydellistä näkyvyyttä koskevia vaatimuksia, yksityisten yksiköiden ei tarvitse tarjota yhtäläisiä mahdollisuuksia, ja ne usein salaavat tietoja, jotka eivät ole välttämättömiä tarjouksia tekeville toimittajille. Ne eivät tavoita jokaista yritystä, eikä niiden tarvitse julkaista hankintasopimuksiaan samalla tavalla kuin julkiset yksiköt.
Julkiset hankintakäytännöt
Koska julkiset yksiköt ovat valtion omistuksessa, niiden pääasiallinen rahoitus tulee verotuloista, sakoista, tariffeista jne. Rahoitus tulee yleisöltä, ja niiden pääasiallinen huolenaihe on kohdentaa rahat oikein yleishyödyllisiin tarkoituksiin.
Tämä tarkoittaa, että julkisilla organisaatioilla ei ole niin paljon määräysvaltaa hankintaprosessiin. Niiden on odotettava, että rahoituslaitos kerää tarvittavat tulot ja jakaa ne sitten asianmukaisesti, ennen kuin ne ryhtyvät hankintatoimiin. Jos maksatus viivästyy, organisaatio voi joutua lykkäämään maksua tai muita hankintakäytäntöjä.
Muita yleisiä viivästyksiä prosessissa ovat mahdollisten tavarantoimittajien taustatarkastukset, tiukemmat sopimusneuvottelukäytännöt ja erilaiset muut tutkimukset ja selvitykset, jotka lisäävät hankintaprosessiin vähintään 30 päivää.
Kaiken tämän lisäksi julkiset organisaatiot voivat kuulua useisiin lainkäyttöalueisiin, ja niiden hankintakäytännöt on hyväksyttävä useilla viranomaisilla (esim. kaupungilla ja osavaltiolla, osavaltiolla ja liittovaltiolla jne.).
On kuitenkin olemassa muutamia menetelmiä, joilla julkisella sektorilla voidaan säästää aikaa. Julkisyhteisöt saavat käyttää ”etuoikeutettuja toimittajia” eli toimittajia, joilla on tietty maine julkishallinnon silmissä. Nämä toimittajat saattavat päällisin puolin maksaa enemmän rahaa, mutta ne säästävät aikaa hankintaprosessin tutkintaosuudessa. Taustatarkastuksiin ja muihin vaiheisiin kuluvan ajan ja rahan säästäminen voi olla vastapainona toimittajasta aiheutuville lisäkustannuksille.
Backdrop-sopimukset ovat myös yleinen tapa säästää aikaa ja rahaa. Taustasopimus on ennalta neuvoteltu tai uusittavana oleva sopimus. Tämä tapahtuu usein samassa yhteydessä kuin ensisijaista toimittajaa hyödynnettäisiin.
Erityiset hankintakäytännöt
Erityiset organisaatiot saavat tulonsa myynnistä, investoinneista ja muista liiketoimintaan liittyvistä aloista. Niiden rahat ovat keskitetympiä, mikä nopeuttaa hankintaprosessia. Yksityisomisteiset yritykset voivat etsiä eri toimittajia löytääkseen parhaan tarjouksen, koska niillä on siihen enemmän aikaa ja resursseja. Ne keskittyvät enemmän siihen, että ne säästävät eniten rahaa ja saavat asiat tehtyä nopeasti.
Erityisorganisaatiot käyttävät silti usein etuoikeutettuja toimittajia samanlaisista syistä kuin julkiset organisaatiot. Vaikka yksityiset organisaatiot eivät käytä läheskään yhtä paljon aikaa tutkimukseen, ne tekevät perusteellista työtä tutustuakseen toimittajiinsa ennen sopimuksen allekirjoittamista (esimerkiksi tekemällä yksinkertaisia referenssi- ja luottotietotarkastuksia, vierailuja paikan päällä ja näytteiden tarkastuksia). Suosittujen toimittajien käyttäminen ja sopimusten pelkkä uusiminen on helppo tapa vähentää hankintaprosessiin kuluvaa aikaa.
Muut yksityisen sektorin käytännöt ovat toimitusketjun hallinta, toimittajasuhteiden hallinta, varastonhallinta, toimittajien segmentointi ja muut. Nämä käytännöt auttavat yksityistä sektoria olemaan oma-aloitteisempi, mutta se on myös epävakaampi paikka. Koska yksityisen sektorin hankintakäytännöt ovat luonteeltaan ”korkean riskin ja korkean tuoton” käytäntöjä, riskianalyysiä olisi tehtävä enemmän. Julkiset organisaatiot voivat olla taloudellisesti varmempia ja vakaampia, mutta yksityiset organisaatiot tuottavat usein enemmän kasvua kuin julkiset.
Sekä yksityisille että julkisille organisaatioille hankintaprosessin hyvä hallinta on kriittinen menestyksen kannalta. Automatisointi ja virtaviivaistaminen voivat auttaa optimoimaan prosessin, vaikka matkan varrella olisi monia vaiheita. Sopimuksen elinkaaren hallinta-alusta auttaa hankintoja hallitsemaan prosessia kokonaisvaltaisesti alusta loppuun varmistaen nopeammat läpimenoajat sekä yksityisellä että julkisella sektorilla.
Demo request