HOP 3.1.2 Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds

Sek. 1 Zweck und Grundsatzerklärung

Die Verwaltung der University of Texas System ist bestrebt, die Sicherheit des Personals und des Eigentums der U.T. System in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen zu fördern. Zu diesem Zweck schreibt die Systemverwaltung der Universität Texas vor, dass eine Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds für eine Beschäftigung, für Freiwillige und Praktikanten sowie für Mitarbeiter von Auftragnehmern, die mit der Durchführung von Arbeiten auf dem Gelände der Systemverwaltung der Universität Texas in Austin beauftragt sind, erforderlich ist.

Sec. 2 Criminal Background Check Required

Die Systemverwaltung der Universität Texas verlangt, dass eine Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds durchgeführt wird. T. System Administration verlangt eine Überprüfung des kriminellen Hintergrunds für die folgenden Kategorien:

2.1 Bewerber für eine Beschäftigung. Eine Zuverlässigkeitsüberprüfung muss für jeden internen oder externen Bewerber durchgeführt werden, der nach den normalen Prüfungs- und Auswahlverfahren für eine Stelle bei der U.T. Systemverwaltung in Betracht kommt. Die U.T. Systemverwaltung kann sich auf eine Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds stützen, die innerhalb der letzten zwölf (12) Monate bei der U.T. Systemverwaltung durchgeführt wurde, wenn keine Dienstunterbrechung von mehr als sechs (6) Monaten vorliegt und die Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds für die angestrebte Position geeignet ist.

Eine oder alle der folgenden Quellen für Hintergrundüberprüfungen können je nach Bedarf für Bewerber um eine Stelle verwendet werden:

a) Das Texas Department of Public Safety (TxDPS) Crime Records Service – Secure Site.

b) Ein privater Anbieter, der nationale Dienste zur Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds anbietet.

c) Andere staatliche, nationale und internationale Websites.

Die Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds muss eine Überprüfung der Registrierung von Sexualstraftätern umfassen.

2.2 Derzeitige Mitarbeiter. Eine Zuverlässigkeitsüberprüfung muss durchgeführt werden bei:

a) einem derzeitigen Mitarbeiter, der sich um eine neue Stelle beworben hat und in die Endauswahl gekommen ist (eine erneute Zuverlässigkeitsüberprüfung ist nicht erforderlich bei einer Beförderung im Rahmen der normalen Karriereentwicklung unter der Verantwortung desselben leitenden Angestellten;

b) allen derzeitigen Mitarbeitern, Freiwilligen und Praktikanten, wenn die U. T. System Administration nicht zuvor eine Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds durchgeführt hat; und

c) ein derzeitiger Mitarbeiter, wenn der Kanzler oder sein/e Beauftragte/r feststellt, dass dies notwendig ist, um die Ziele der U.

Die Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds muss eine Überprüfung der Registrierung von Sexualstraftätern umfassen.

Eine oder alle der folgenden Quellen für die Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds können, je nach Bedarf, für derzeitige Mitarbeiter verwendet werden:

a) Der TxDPS Crime Records Service – Public Site.

b) Andere öffentliche staatliche, nationale und internationale Websites.

c) Ein privater Anbieter, vorbehaltlich der Einhaltung des Fair Credit Reporting Act.

2.3 Gesetzlich vorgeschriebene kriminelle Hintergrundüberprüfung. Wenn Staats- oder Bundesgesetze vorschreiben, dass eine Stelle einer Überprüfung des kriminellen Hintergrunds unter Verwendung einer bestimmten Quelle von Informationen über den kriminellen Hintergrund und/oder bestimmter Verfahren unterzogen wird, wird die U.T. Systemverwaltung diese Gesetze einhalten.

2.4 Auftragnehmer und ihre Mitarbeiter. Die U.T. Systemverwaltung verlangt, dass Personen oder Angestellte von Unternehmen oder Einrichtungen, die von der U.T. Systemverwaltung unter Vertrag genommen wurden, einer kriminalpolizeilichen Überprüfung unterzogen werden, wenn diese Personen oder Angestellten Aufgaben oder Dienstleistungen auf dem Gelände des Verwaltungskomplexes der University of Texas System in Austin ausführen. Darüber hinaus wird eine Bestimmung, die eine Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds vorschreibt, in die Verträge der U.T. Systemverwaltung aufgenommen, es sei denn, der Beamte der U.T. Systemverwaltung, der für das Büro zuständig ist, das den Vertrag beantragt, entscheidet in Absprache mit dem Office of General Counsel, dass dies nicht erforderlich ist, nachdem er die Art der vom Auftragnehmer zu erbringenden Dienstleistungen berücksichtigt hat (d.h. Zugang zu den Informationsressourcen der Universität, Zugang zu vertraulichen Informationen, Zugang zu Zahlungsmitteln, Zugang zu gefährdeten Bevölkerungsgruppen).

U. T. System Administration verlangt im Allgemeinen, dass der Auftragnehmer die Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds durchführt.

Sec. 3. Stellenbeschreibungen, -ausschreibungen und -aushänge

U. T. System Administration Office of Employee Services (OES) stellt sicher, dass alle Stellenanzeigen und -ausschreibungen für die U. T. System Administration eine Erklärung enthalten, dass die Position sicherheitsrelevant ist und der Arbeitgeber befugt ist, eine Überprüfung des kriminellen Hintergrunds einschließlich Informationen aus dem Strafregister einzuholen.

Sec. 4. Durchführung einer Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds von Bewerbern

4.1 Eine Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds wird erst dann durchgeführt, wenn OES ein ausgefülltes und unterzeichnetes Formular für die Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds (siehe Formulare) erhält und an das Office of the Director of Police (ODOP) weiterleitet. Der einstellende Beamte ist dafür verantwortlich, die Person anzuweisen, das Formular auszufüllen, zu unterschreiben und an OES zu übermitteln. Ein Bewerber, der das Formular nicht ausfüllt, unterschreibt und einreicht, wird nicht weiter für die Stelle berücksichtigt. Ist der Bewerber bereits Angestellter, kann eine solche Weigerung disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen.

4.2 OES sendet das ausgefüllte Formular zur Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds und gegebenenfalls eine Kopie der Bewerbung des Bewerbers an ODOP.

4.3 Die Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds sollte die Staaten umfassen, in denen der Bewerber in den letzten sieben Jahren vor dem Datum, an dem er das Formular zur Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds unterzeichnet hat, gewohnt hat und/oder beschäftigt war.

4.4 Das ODOP holt die Informationen über den kriminellen Hintergrund unverzüglich ein, prüft sie und unterrichtet den einstellenden Beamten und den zuständigen OES-Vertreter über die Ergebnisse der Untersuchung.

4.5 Das ODOP führt die Überprüfung des kriminellen Hintergrunds durch, bevor der einstellende Beamte die Einstellungsentscheidung trifft. Wenn die Umstände es jedoch erfordern, dass ein Beschäftigungsangebot vor Abschluss der Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds unterbreitet wird, muss das Angebot schriftlich erfolgen und eine Erklärung enthalten, dass das Angebot vom Abschluss einer zufriedenstellenden Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds abhängig ist

Sec.5 Durchführung einer Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds aktueller Mitarbeiter

5.1 Die U.T.-Systemverwaltung wird den TxDPS Crime Records Service – Public Site und/oder andere öffentlich zugängliche lokale, staatliche oder bundesstaatliche Strafregisterquellen nutzen, um diese Überprüfungen durchzuführen und Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und andere öffentlich zugängliche Informationen zu erhalten. Die gesicherte Website des TxDPS wird für diese Überprüfungen nicht genutzt.

5.2. OES wird ein Verfahren festlegen, um die derzeitigen Mitarbeiter der U.T.-Systemverwaltung zu identifizieren, für die bisher keine Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds durchgeführt wurde, und diese Informationen an ODOP weitergeben.

5.3 Die U.T.-Systemverwaltung kann eine öffentliche Site-Recherche ohne die Zustimmung eines Mitarbeiters durchführen. Es ist nicht erforderlich, dass ein Angestellter ein Formular ausfüllt, bevor er eine Suche nach öffentlichen Aufzeichnungen durchführt, einschließlich einer öffentlichen Suche auf der öffentlichen Website von TxDPS. Das OES kann jedoch von einem Mitarbeiter verlangen, ein Formular zur Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds auszufüllen, zu unterschreiben und dem OES zu übergeben. Die Weigerung eines Mitarbeiters, dieser Aufforderung nachzukommen, ist ein Grund für eine Disziplinarmaßnahme.

5.4 Das ODOP holt unverzüglich die Informationen über den kriminellen Hintergrund ein, prüft sie und benachrichtigt den Abteilungsleiter und den zuständigen OES-Vertreter über eine etwaige Vorstrafe.

Sek. 6 Kein automatischer Ausschluss wegen Vorstrafen

6.1 Mit Ausnahme der Bestimmungen in 6.2 wird eine Person mit Vorstrafen nicht automatisch von der Einstellung, Beförderung oder Ernennung ausgeschlossen. Falls die Untersuchung Informationen aus dem Strafregister ergibt, entscheidet der einstellende Beamte in Absprache mit OES und ODOP von Fall zu Fall, ob die Person qualifiziert ist, basierend auf Faktoren wie:

a) die spezifischen Aufgaben der Stelle;

b) die Anzahl der Straftaten;

c) die Art der einzelnen Straftaten;

d) die Zeitspanne zwischen der Straftat und der Einstellungsentscheidung;

e) die Beschäftigungsgeschichte;

f) die Rehabilitationsbemühungen; und

g) die Richtigkeit der Angaben, die die Person in der Bewerbung gemacht hat.

6.2 U. T. Das System wird eine Person nicht einstellen, weiterbeschäftigen, ernennen oder zuweisen, wenn Informationen darüber vorliegen, dass die Person wegen einer Straftat, die dies erfordern würde, verurteilt wurde oder deren Vollstreckung aufgeschoben wurde:

a) die Person muss sich als Sexualstraftäter gemäß Kapitel 62, Strafprozessordnung, registrieren lassen, was u.a. Straftaten wie fortgesetzter sexueller Missbrauch eines Kleinkindes, sexuelle Nötigung und schwere sexuelle Nötigung einschließt, sich aber nicht darauf beschränkt; oder

b) eine Straftat nach den Gesetzen eines anderen Staates oder nach Bundesrecht, die einer Straftat gleichkommt, die eine solche Registrierung erfordert, es sei denn, der einstellende/einstellende Beamte führt eine zwingende Rechtfertigung an, der Direktor des OES und der Polizeidirektor stimmen zu, der Kanzler stimmt zu und die Person weist kein höheres als ein (geringes) Risiko auf, wie es durch das gemäß Kapitel 62 der Strafprozessordnung eingesetzte Risikobewertungsinstrument ermittelt wurde. Wenn keine derartige Risikostufe zugewiesen wird, kann die Risikostufe nicht höher sein als das vom Polizeidirektor festgelegte niedrige Risiko.

Sek. 7 Fälschung oder Auslassung von Strafregisterinformationen

Die Fälschung eines Antrags oder die Auslassung von Strafregisterinformationen, die gemeldet werden müssen, ist ein Grund für die Ablehnung eines Bewerbers oder die Disziplinierung/Kündigung eines Mitarbeiters.

Sek. 8 Benachrichtigungspflicht

8.1 Wenn die U.T. Systemverwaltung einen Bericht erhält, aus dem hervorgeht, dass ein Bewerber oder ein derzeitiger Angestellter ein Strafregister hat, wird die Person benachrichtigt, erhält eine Kopie des Berichts, sofern dies nicht durch Gesetz oder DPS-Richtlinien oder -Verfahren vorgesehen ist, wird über das Recht informiert, die Richtigkeit und Vollständigkeit des Berichts bei der Behörde anzufechten, die den Bericht erstellt hat, und wird darüber informiert, dass er/sie die Möglichkeit hat, zusätzliche Informationen in Bezug auf das Strafregister einzureichen und zu begründen, warum es keinen Einfluss auf eine Einstellungsentscheidung haben sollte.

8.2 Wenn die U. T. Systemverwaltung eine Kreditauskunftei eines Drittanbieters mit der Überprüfung des Strafregisters beauftragt hat, gilt der daraus resultierende Bericht als „Verbraucherbericht“ gemäß dem Fair Credit Reporting Act (FCRA). Wenn ein solcher Bericht herangezogen wird, um eine Anstellung zu verweigern, eine Beförderung zu verweigern, einen Mitarbeiter zu versetzen oder zu entlassen, erhält die betreffende Person im Vorfeld einer nachteiligen Maßnahme eine spezielle Offenlegung, die eine Kopie des Verbraucherberichts der betreffenden Person und eine Kopie von „A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act“ (Zusammenfassung Ihrer Rechte unter dem Fair Credit Reporting Act), einem von der Federal Trade Commission vorgeschriebenen Dokument, enthält. Die Kreditauskunftei, die den Bericht für die betreffende Person erstellt, ist verpflichtet, der U.T. Systemverwaltung die Zusammenfassung der Verbraucherrechte auszuhändigen (http://www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/consumer/credit/cre35.pdf).

Sek. 9 Gelegenheit zur Stellungnahme

9.1 Innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Erhalt des Berichts gemäß Abschnitt 8.1 kann die Person dem einstellenden Beamten/Vorgesetzten zusätzliche Informationen über das Strafregister vorlegen und begründen, warum es die Einstellungsentscheidung nicht beeinflussen sollte. Bevor der einstellende Beamte/Vorgesetzte eine endgültige Einstellungsentscheidung trifft, prüft er/sie alle ihm/ihr zur Verfügung gestellten Informationen mit OES und ODOP und berät sich darüber, ob er/sie mit einem Angebot oder einer nachteiligen Einstellungsmaßnahme fortfahren soll. Sind OES oder ODOP der Ansicht, dass die Ergebnisse der Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds darauf hindeuten, dass die Person für die zu besetzende Stelle oder für eine Weiterbeschäftigung inakzeptabel sein könnte, darf der einstellende Beamte der Person ohne die vorherige schriftliche Genehmigung des zuständigen Exekutivbeamten oder seines Beauftragten kein Angebot unterbreiten oder sie weiterbeschäftigen. Wenn die Ergebnisse darauf hindeuten, dass die Person ein in 6.2(a) oder (b) beschriebenes Vergehen begangen hat, ist die Person nicht für eine Beschäftigung oder Ernennung qualifiziert, es sei denn, die Bedingungen in 6.2 sind erfüllt und die Zustimmung der Beamten in 6.2 wurde eingeholt.

9.2 Externe Bewerber für eine Beschäftigung. Die Entscheidung der U.T. Systemverwaltung ist endgültig und kann nicht angefochten werden.

9.3 Derzeitige Mitarbeiter. Wenn es sich bei der Person um einen derzeitigen Mitarbeiter handelt, der einer Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds unterzogen wurde, stehen die üblichen Beschwerdeverfahren für Mitarbeiter zur Verfügung, um die Entscheidung anzufechten. Führt das Strafregister zu einer Kündigung, wird das geltende Disziplinar- und Entlassungsverfahren für Mitarbeiter angewandt.

9.4 Offenlegung nach der Entscheidung, wenn private Anbieter für die Überprüfung des kriminellen Hintergrunds herangezogen werden. Wenn ein Verbraucherbericht herangezogen wurde, um eine Anstellung zu verweigern, eine Beförderung zu verweigern, einen Mitarbeiter zu versetzen oder zu entlassen, nachdem die Institution eine nachteilige Maßnahme ergriffen hat, muss die Person darüber informiert werden, dass die Maßnahme ergriffen worden ist. Sie muss Folgendes enthalten:

a) den Namen, die Anschrift und die Telefonnummer der Kreditauskunftei, die den Bericht erstellt hat;

b) eine Erklärung, dass die Kreditauskunftei, die den Bericht erstellt hat, die Entscheidung, die nachteilige Maßnahme zu ergreifen, nicht getroffen hat und keine spezifischen Gründe dafür angeben kann; und

c) einen Hinweis auf das Recht der Person, die Richtigkeit oder Vollständigkeit der von der Agentur zur Verfügung gestellten Informationen anzufechten, sowie auf ihr Recht, auf Antrag innerhalb von 60 Tagen einen zusätzlichen kostenlosen Verbraucherbericht von der Agentur zu erhalten.

Sek. 10 Selbstanzeige

10.1 Bewerber für eine Beschäftigung. Bewerber müssen alle Strafanzeigen, Informationen, Anklagen, Eingeständnisse, Schuldgeständnisse, aufgeschobene Urteile oder Verurteilungen (und ob sie als Sexualstraftäter registriert sind oder als Sexualstraftäter registriert werden müssen), mit Ausnahme von Verkehrsdelikten, die nur mit einer Geldstrafe geahndet werden, die nach dem Datum der Bewerbung auftreten, innerhalb von fünf Werktagen schriftlich melden.

10.2 Derzeitige Mitarbeiter. Mitarbeiter der U.T.-Systemverwaltung sind verpflichtet, ihrem Abteilungsleiter innerhalb von fünf Arbeitstagen schriftlich jede Strafanzeige, Information, Anklageerhebung, jeden Einspruch, jedes Schuldbekenntnis, jeden Aufschub oder jede strafrechtliche Verurteilung mitzuteilen (und anzugeben, ob sie als Sexualstraftäter registriert sind oder sich als Sexualstraftäter registrieren lassen müssen), mit Ausnahme von Ordnungswidrigkeiten, die nur mit einer Geldstrafe geahndet werden. Die Nichteinhaltung dieser Vorschrift stellt einen Verstoß gegen die Richtlinien dar und kann gegebenenfalls disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen. (Ein Link zum Selbstauskunftsformular ist in dieser Richtlinie enthalten.)

10.3 Verpflichtung des Abteilungsleiters. Der Abteilungsleiter der U.T.-Systemverwaltung, der eine Selbstanzeige gemäß diesem Abschnitt erhält, muss die Informationen an OES und ODOP weiterleiten und sich über die Eignung der Person für die Stelle beraten.

10.4 Fälschung oder Auslassung von Strafregisterinformationen. Vorbehaltlich der üblichen Beschwerde- und Disziplinarverfahren ist die Fälschung oder Auslassung von Aufzeichnungen oder das Versäumnis, gemäß dieser Richtlinie oder dem Gesetz Bericht zu erstatten, ein Verstoß gegen die Richtlinie und führt zu disziplinarischen Maßnahmen.

Sek. 11 Aufbewahrung von Aufzeichnungen über strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen

11.1 Vertrauliche Aufzeichnungen. Aufzeichnungen aus einer Datenbank zur Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen als vertraulich betrachtet und nicht in die Akte des Bewerbers oder des Mitarbeiters aufgenommen. Die Informationen werden in einer separaten sicheren Datei aufbewahrt und nicht an unbefugte Personen weitergegeben.

11.2 Informationen aus dem Strafregister. Gemäß Texas Government Code Section 411.085 ist die unbefugte Freigabe von Informationen aus dem Strafregister, d. h. von Informationen, die von der gesicherten Website des TxDPS bezogen wurden und aus identifizierbaren Beschreibungen und Vermerken von Verhaftungen, Inhaftierungen, Anklagen, Informationen und anderen formellen strafrechtlichen Anklagen und deren Verfügungen bestehen, eine Straftat, und folglich müssen Beamte der U.T.-Systemverwaltung, die im Besitz solcher Informationen sind, in Bezug auf jede angeforderte Freigabe solcher Informationen rechtlichen Rat einholen.

11.3 Vernichtung von Aufzeichnungen aus einer Datenbank für strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen. Das ODOP vernichtet alle Aufzeichnungen, die aus einer Datenbank für strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen über die betreffende Person stammen, sechs Monate nach deren Erhalt.

11.4 Selbstauskünfte. Selbstberichte über Anklagen oder Verurteilungen, wie in dieser Richtlinie vorgeschrieben, werden zusammen mit der Personalakte des Mitarbeiters in OES gemäß dem Zeitplan für die Aufbewahrung von Unterlagen der U.T. Systemverwaltung aufbewahrt.

Sec. 12 Andere Hintergrundüberprüfungen

Diese Richtlinie und dieses Verfahren beziehen sich nur auf strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen und schränken nicht die Befugnis der U.T. Systemverwaltung ein, andere Hintergrundüberprüfungen durchzuführen, die gesetzlich zulässig sind.

Definitionen

Bewerber – eine Person, die sich um eine Stelle bei der U.T. Systemverwaltung bewirbt, unabhängig davon, ob es sich um einen externen Bewerber oder einen derzeitigen Mitarbeiter handelt.

Angemessen – Verwendung einer Datenbank bzw. von Datenbanken, die autorisiert ist, die Art der Stelle berücksichtigt, Informationen, die von der US-Regierung in Verbindung mit dem Visumsprozess eingeholt wurden, sowie eine Datenbank, die Daten über ständige, vorübergehende und Ausbildungswohnsitze von Personen enthält, die seit ihrem 17.

Criminal Conviction Record Information – öffentliche Informationen, die vom Department of Public Safety (Ministerium für öffentliche Sicherheit) verwaltet werden, wie in Texas Government Code Section 411.135.

Criminal History Record Information – Informationen, die von einer Strafverfolgungsbehörde über eine Person gesammelt wurden und die aus identifizierbaren Beschreibungen und Vermerken von Verhaftungen, Inhaftierungen, Anklagen, Informationen und anderen formellen strafrechtlichen Anklagen und deren Verfügungen bestehen, wie in Texas Government Code Section 411 genauer beschrieben.082.

National Criminal History Record Check (NCHRC) – eine Überprüfung des Strafregisters, die sowohl vom Texas Department of Public Safety als auch vom Federal Bureau of Investigation auf der Grundlage von Fingerabdruck-Identifizierungsinformationen durchgeführt wird, oder eine Überprüfung des Strafregisters, die von einem privaten Anbieter auf der Grundlage von nationalen Strafregistern durchgeführt wird.

Stelle – sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitstellen, unabhängig davon, ob die Stelle mit einem Festangestellten oder einem Zeitarbeiter besetzt ist oder besetzt werden soll oder ob der Studentenstatus eine Voraussetzung für die Besetzung der Stelle ist, jedoch nicht eine Stelle, die mit einem Zeitarbeiter besetzt ist, der von einer Zeitarbeitsfirma zur Verfügung gestellt wird; von der Zeitarbeitsfirma sollte erwartet werden, dass sie die Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds durchführt, und sie sollte dafür verantwortlich gemacht werden.