HOP 3.1.2 Verificarea antecedentelor penale

Sec. 1 Scop și declarație de politică

Administrația Sistemului Universitar din Texas se angajează să promoveze siguranța și securitatea personalului și a proprietății Sistemului U. T. în conformitate cu cerințele legii. În acest scop, este politica Administrației Sistemului U. T. de a solicita efectuarea unei verificări a antecedentelor penale pentru angajare, pentru voluntari și stagiari, precum și pentru angajații contractorilor care sunt desemnați să efectueze lucrări în incinta complexului Administrației Sistemului U. T. din Austin.

Sec. 2 Verificarea antecedentelor penale necesară

U. T. System Administration solicită obținerea unei verificări a antecedentelor penale pentru următoarele categorii:

2.1 Candidați la angajare. Trebuie să se efectueze o verificare a antecedentelor penale pentru orice solicitant, intern sau extern, care este luat în considerare în mod final, în urma proceselor normale de verificare și selecție, pentru orice poziție de angajare în cadrul Administrației Sistemului U. T.. Administrația Sistemului U. T. poate să se bazeze pe o verificare a antecedentelor penale efectuată la Administrația Sistemului U. T. în ultimele douăsprezece (12) luni, dacă nu există o întrerupere a serviciului mai mare de șase (6) luni și dacă verificarea antecedentelor penale pe care se bazează este adecvată pentru postul căutat.

Se pot utiliza oricare dintre următoarele surse de verificare a antecedentelor sau toate, după caz, pentru candidații la angajare:

a) The Texas Department of Public Safety (TxDPS) Crime Records Service – Secure Site.

b) Un furnizor privat care oferă servicii naționale de verificare a antecedentelor penale.

c) Alte site-uri de stat, naționale și internaționale.

Verificarea antecedentelor penale trebuie să includă o verificare a înregistrării infractorilor sexuali.

2.2 Angajați actuali. Trebuie efectuată o verificare a antecedentelor pentru:

a) un angajat actual care a depus o cerere și este finalist pentru un nou post (nu este necesară o nouă verificare a antecedentelor pentru o promovare ca parte a progresului normal al carierei sub responsabilitatea aceluiași director executiv;

b) toți angajații actuali, voluntarii și stagiarii, dacă U. T. System Administration nu a obținut anterior o verificare a antecedentelor penale; și

c) un angajat actual atunci când cancelarul, sau persoana desemnată de acesta, stabilește că este necesar pentru a promova obiectivele U. T. System Administration.

Verificarea antecedentelor penale trebuie să includă o verificare a înregistrării infractorilor sexuali.

Se pot utiliza oricare dintre următoarele surse de verificare a antecedentelor sau toate, după caz, pentru angajații actuali:

a) TxDPS Crime Records Service – Public Site.

b) Alte site-uri publice de stat, naționale și internaționale.

c) Un furnizor privat, sub rezerva respectării Legii privind raportarea corectă a creditelor.

2.3 Verificarea antecedentelor penale solicitate prin lege. În cazul în care legislația statală sau federală impune ca un post să fie supus unei verificări a antecedentelor penale folosind o sursă specifică de informații de verificare a antecedentelor penale și/sau anumite proceduri, Administrația Sistemului U. T. se va conforma acestor legi.

2.4 Contractanți și angajații acestora. Administrația Sistemului U. T. solicită ca o verificare a antecedentelor penale să fie efectuată asupra persoanelor sau angajaților companiilor sau entităților contractate de Administrația Sistemului U. T., atunci când aceste persoane sau angajați vor îndeplini sarcini sau servicii în incinta Complexului Administrativ al Sistemului Universității din Texas din Austin. În plus, în contractele încheiate cu Administrația Sistemului U. T. va fi inclusă o dispoziție care să impună verificarea antecedentelor penale, cu excepția cazului în care funcționarul Administrației Sistemului U. T. care conduce biroul care solicită contractul, în consultare cu Biroul Consilierului General, stabilește că aceasta nu este necesară după ce ia în considerare natura serviciilor care urmează să fie furnizate de contractant (de exemplu, accesul la resursele de informații ale universității; accesul la informații confidențiale; accesul la valută; accesul la populațiile vulnerabile).

U. T. System Administration solicită, în general, contractantului să efectueze verificarea antecedentelor penale.

Sec. 3. Descrieri, anunțuri și anunțuri de angajare

U. T. System Administration Office of Employee Services (OES) se va asigura că toate anunțurile și anunțurile de angajare pentru U. T. System Administration includ o declarație conform căreia postul este sensibil din punct de vedere al securității și că angajatorul este autorizat să obțină o verificare a antecedentelor penale, inclusiv informații privind cazierul judiciar.

Sec. 4. Efectuarea unei verificări a antecedentelor penale ale candidaților

4.1. O verificare a antecedentelor penale nu va fi efectuată până când OES nu primește și transmite Biroului Directorului de Poliție (ODOP) un formular de verificare a antecedentelor penale completat și semnat (a se vedea Formularele). Funcționarul care face angajarea este responsabil pentru a îndruma persoana să completeze, să semneze și să predea formularul la OES. Solicitantul care nu completează, nu semnează și nu predă formularul va fi eliminat de la luarea în considerare în continuare pentru postul respectiv. În plus, în cazul în care solicitantul este un angajat actual, un astfel de refuz este motiv de acțiune disciplinară.

4.2 OES va trimite Formularul de verificare a antecedentelor penale completat și, dacă este cazul, o copie a cererii de angajare a finalistului la ODOP.

4.3 Verificarea antecedentelor penale trebuie să includă statele în care solicitantul a locuit și/sau a fost angajat în perioada de cel puțin șapte ani imediat anterioară datei la care persoana a semnat Formularul de verificare a antecedentelor penale.

4.4 ODOP va obține și va examina cu promptitudine informațiile privind antecedentele penale și va notifica funcționarul care face angajarea și reprezentantul corespunzător al OES cu privire la rezultatele investigației.

4.5 ODOP va efectua verificarea antecedentelor penale înainte ca funcționarul care face angajarea să ia decizia de angajare. Cu toate acestea, în cazul în care circumstanțele impun ca o ofertă de angajare să fie făcută înainte de finalizarea verificării antecedentelor penale, oferta trebuie să fie făcută în scris și să conțină o declarație conform căreia oferta este condiționată de finalizarea unei anchete satisfăcătoare a antecedentelor penale

Sec.5 Efectuarea unei verificări a antecedentelor penale ale angajaților actuali

5.1. Administrația sistemului U. T. va utiliza TxDPS Crime Records Service – Public Site și/sau alte surse de cazier judiciar locale, de stat sau federale disponibile public pentru a efectua aceste verificări în vederea obținerii de informații privind cazierul judiciar și alte informații disponibile public. Site-ul securizat al TxDPS nu va fi utilizat pentru aceste verificări.

5.2. OES va stabili o procedură pentru a identifica angajații actuali ai Administrației Sistemului U. T. pentru care nu a fost obținută anterior o verificare a antecedentelor penale și va furniza aceste informații către ODOP.

5.3. Administrația Sistemului U. T. poate efectua o căutare pe un site public fără consimțământul unui angajat. Nu este necesar să fie completat niciun formular de către un angajat înainte de efectuarea unei căutări de dosare publice, inclusiv o căutare pe site-ul public al TxDPS. Cu toate acestea, OES poate solicita unui angajat să completeze, să semneze și să predea un formular de verificare a antecedentelor penale către OES. Refuzul unui angajat de a se conforma reprezintă un motiv de acțiune disciplinară.

5.4. ODOP va obține și va examina cu promptitudine informațiile privind antecedentele penale și va notifica șeful de departament și reprezentantul corespunzător al OES cu privire la un cazier judiciar, dacă există.

Sec. 6 Nicio descalificare automată pentru antecedente penale

6.1 Cu excepția celor prevăzute la punctul 6.2, o persoană cu antecedente penale nu va fi descalificată automat de la angajare, promovare sau numire. În cazul în care investigația relevă informații privind cazierul judiciar, funcționarul care face angajarea, în consultare cu OES și ODOP, va stabili de la caz la caz dacă persoana respectivă este calificată pe baza unor factori precum:

a) atribuțiile specifice ale postului;

b) numărul de infracțiuni;

c) natura fiecărei infracțiuni;

d) perioada de timp care a intervenit între infracțiune și decizia de angajare;

e) istoricul de angajare;

f) eforturile de reabilitare; și

g) acuratețea informațiilor pe care persoana le-a furnizat în cererea de angajare.

6.2 U. T. Sistemul nu va angaja, nu va continua să angajeze, nu va numi sau nu va repartiza o persoană în cazul în care se obțin informații conform cărora persoana respectivă a fost condamnată sau a fost pusă sub supraveghere pentru o infracțiune care ar necesita:

a) ca individul să se înregistreze ca agresor sexual în conformitate cu Capitolul 62, Codul de procedură penală, care include, dar nu se limitează la, infracțiuni precum: abuz sexual continuu asupra unui copil mic; agresiune sexuală; agresiune sexuală în formă agravată; sau

b) o infracțiune în temeiul legilor unui alt stat sau al unei legi federale care este echivalentă cu o infracțiune care necesită o astfel de înregistrare, cu excepția cazului în care funcționarul care face angajarea/numirea, după caz, formulează o justificare convingătoare, directorul OES și directorul poliției sunt de acord, cancelarul este de acord și persoana nu prezintă mai mult de nivelul unu (scăzut) de risc, astfel cum a fost determinat de instrumentul de screening de evaluare a riscului pus în aplicare în conformitate cu capitolul 62 din Codul de procedură penală. În cazul în care nu se atribuie un astfel de nivel de risc, atunci nivelul de risc nu poate depăși nivelul de risc scăzut, astfel cum a fost stabilit de directorul poliției.

Sec. 7 Falsificarea sau omisiunea informațiilor din cazierul judiciar

Falsificarea unei cereri sau omisiunea informațiilor din cazierul judiciar care trebuie raportate reprezintă un motiv de respingere a unui solicitant sau de sancționare disciplinară/încetare a contractului de muncă al unui angajat.

Sec. 8 Obligația de notificare

8.1 În cazul în care Administrația Sistemului U. T. primește un raport care indică faptul că un solicitant sau un angajat actual are cazier judiciar, persoana în cauză va fi notificată, i se va furniza o copie a raportului, cu excepția cazurilor prevăzute de lege sau de politica sau procedura DPS, va fi informată cu privire la dreptul de a contesta acuratețea și caracterul complet al raportului la agenția care a furnizat raportul și va fi informată că are posibilitatea de a prezenta informații suplimentare referitoare la cazierul judiciar și de ce acesta nu ar trebui să afecteze o decizie de angajare.

8.2. În cazul în care Administrația Sistemului U. T. a utilizat o agenție de raportare a creditelor a unui furnizor terț pentru a efectua verificări ale cazierului judiciar, raportul rezultat este considerat un „raport al consumatorului” în conformitate cu Fair Credit Reporting Act (FCRA). În cazul în care un astfel de raport este invocat pentru a refuza o angajare, a refuza o promovare, a realoca sau a concedia un angajat, persoanei respective i se va furniza o informare specifică înainte de acțiunea adversă, care include o copie a raportului de consumator al persoanei și o copie a documentului „A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” (Rezumat al drepturilor dumneavoastră în temeiul Legii privind raportarea corectă a creditelor), un document prescris de Federal Trade Commission. Agenția de raportare a creditelor care furnizează raportul persoanei fizice este obligată să ofere administrației sistemului U. T. System Administration rezumatul drepturilor consumatorilor (http://www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/consumer/credit/cre35.pdf).

Sec. 9 Oportunitatea de a răspunde

9.1. În termen de cinci zile lucrătoare de la primirea raportului prevăzut în secțiunea 8.1, persoana poate prezenta informații suplimentare funcționarului/supervizorului care face angajarea referitoare la cazierul judiciar și la motivele pentru care acesta nu ar trebui să afecteze decizia de angajare. Înainte ca funcționarul/supervizorul care face angajarea să ia o decizie finală de angajare, acesta va examina toate informațiile care i-au fost furnizate împreună cu OES și ODOP și se va consulta cu privire la oportunitatea de a continua cu o ofertă sau cu o acțiune negativă de angajare. În cazul în care OES sau ODOP este de părere că rezultatele verificării cazierului judiciar indică faptul că persoana în cauză ar putea fi inacceptabilă pentru postul ocupat sau pentru continuarea angajării, atunci responsabilul cu angajarea nu poate face o ofertă sau continua angajarea persoanei în cauză fără aprobarea prealabilă scrisă a directorului executiv aplicabil sau a persoanei desemnate de acesta. În cazul în care rezultatele indică faptul că persoana are o infracțiune descrisă la punctul 6.2 litera (a) sau (b), persoana nu este calificată pentru angajare sau numire, cu excepția cazului în care sunt îndeplinite condițiile de la punctul 6.2 și se obține aprobarea funcționarilor de la punctul 6.2.

9.2 Candidați externi la angajare. Decizia Administrației Sistemului U. T. este definitivă și nu poate fi atacată.

9.3 Angajați actuali. În cazul în care persoana este un angajat actual care face obiectul unei verificări a antecedentelor penale, procedurile standard de contestare a angajaților sunt disponibile pentru a contesta decizia. În cazul în care cazierul judiciar conduce la concediere, se va utiliza procedura aplicabilă de disciplină și concediere a angajaților.

9.4 Dezvăluirea ulterioară deciziei în cazul în care se utilizează serviciile unui furnizor privat pentru efectuarea verificării antecedentelor penale. În cazul în care un raport al consumatorului a fost invocat pentru a refuza angajarea, a refuza o promovare, a reatribui sau a concedia un angajat după ce instituția a luat o măsură nefavorabilă, individul trebuie să fie notificat cu privire la faptul că a fost luată această măsură. Aceasta trebuie să includă:

a) numele, adresa și numărul de telefon al agenției de raportare a creditului care a furnizat raportul;

b) o declarație conform căreia agenția de raportare a creditului care a furnizat raportul nu a luat decizia de a întreprinde acțiunea adversă și nu poate oferi motive specifice pentru aceasta; și

c) o notificare cu privire la dreptul individului de a contesta acuratețea sau caracterul complet al oricărei informații furnizate de agenție, precum și dreptul său de a obține un raport de consum suplimentar gratuit de la agenție, la cerere, în termen de 60 de zile.

Sec. 10 Auto-raportare

10.1. Solicitanții de angajare. Solicitanții trebuie să raporteze în scris, în termen de cinci zile lucrătoare, orice plângere penală, informare, punere sub acuzare, pledoarie de necontestare, pledoarie de vinovăție, sentință amânată sau condamnare (și dacă sunt înregistrați ca infractori sexuali sau vor trebui să se înregistreze ca infractori sexuali), cu excepția infracțiunilor rutiere pedepsite doar cu amendă, care au avut loc după data depunerii cererii de angajare.

10.2 Angajații actuali. Angajații Administrației Sistemului U. T. sunt obligați să raporteze în scris șefului lor de departament, în termen de cinci zile lucrătoare, orice plângere penală, informare, punere sub acuzare, pledoarie de necontestare, pledoarie de vinovăție, sentință amânată sau condamnare penală (și dacă sunt înregistrați ca infractori sexuali sau vor fi obligați să se înregistreze ca infractori sexuali), cu excepția celor pentru infracțiuni contravenționale care se pedepsesc doar cu amendă. Nerespectarea acestui lucru constituie o încălcare a politicii și poate duce la măsuri disciplinare, după caz. (Un link către un formular de autodeclarare este furnizat în această politică.)

10.3 Obligația șefului de departament. Șeful de departament al administrației sistemului U. T. System Administration care primește o autodenunțare, așa cum se cere în conformitate cu această secțiune, trebuie să furnizeze informațiile către OES și ODOP și să se consulte cu privire la aptitudinea persoanei în cauză pentru postul respectiv.

10.4 Falsificarea sau omisiunea informațiilor din cazierul judiciar. Sub rezerva procedurilor standard de plângere și disciplinare, după caz, falsificarea sau omiterea înregistrărilor sau neprezentarea rapoartelor prevăzute de prezenta politică sau de lege constituie o încălcare a politicii și va conduce la măsuri disciplinare.

Sec. 11 Păstrarea dosarelor de verificare a antecedentelor penale

11.1 Dosare confidențiale. Înregistrările obținute dintr-o bază de date de verificare a antecedentelor penale vor fi considerate confidențiale, așa cum prevede legea, și nu vor face parte din dosarul solicitantului sau din dosarul personal al angajatului. Informațiile vor fi păstrate într-un dosar separat securizat și nu vor fi comunicate niciunei persoane neautorizate.

11.2 Informații din cazierul judiciar. În conformitate cu secțiunea 411.085 din Codul guvernamental al Texasului, divulgarea neautorizată a informațiilor din cazierul judiciar, informații obținute de pe site-ul securizat al TxDPS, care constau în descrieri și notații identificabile ale arestărilor, reținerilor, punerii sub acuzare, informării și altor acuzații penale oficiale, precum și a dispozițiilor acestora, constituie o infracțiune penală și, prin urmare, funcționarii Administrației Sistemului U. T. care se află în posesia unor astfel de informații trebuie să solicite consultanță juridică cu privire la orice solicitare de divulgare a acestor informații.

11.3 Distrugerea înregistrărilor obținute dintr-o bază de date de verificare a antecedentelor penale. ODOP distruge toate înregistrările obținute dintr-o bază de date de verificare a antecedentelor penale cu privire la persoana în cauză la șase luni de la obținerea lor.

11.4 Auto-raportări. Auto-rapoartele privind acuzațiile sau condamnările prevăzute de prezenta politică vor fi păstrate împreună cu dosarul personal al angajatului în OES, în conformitate cu calendarul de păstrare a dosarelor de la U. T. System Administration.

Sec. 12 Alte verificări ale antecedentelor

Această politică și procedură se referă numai la verificările antecedentelor penale și nu limitează autoritatea Administrației Sistemului U. T. de a efectua alte verificări ale antecedentelor, așa cum este permis de lege.

Definiții

Candidat – o persoană care candidează pentru un post în cadrul Administrației Sistemului U. T., indiferent dacă persoana este un candidat extern sau un angajat actual.

Adecvat – utilizarea unei baze de date autorizate, care ia în considerare natura postului, informații obținute de la guvernul SUA în legătură cu procesul de obținere a vizelor, precum și una care include date privind reședințele permanente, temporare și educaționale pentru orice persoană care a locuit în afara statului Texas de la vârsta de 17 ani.

Informații privind cazierul judiciar – informații publice păstrate de Departamentul de Siguranță Publică, astfel cum se prevede în secțiunea 411.135 din Codul guvernamental al Texasului.

Informații privind cazierul judiciar – informații colectate despre o persoană de către o agenție de justiție penală, care constau în descrieri și notații identificabile ale arestărilor, reținerilor, acuzațiilor, informărilor și altor acuzații penale oficiale și dispozițiile acestora, astfel cum sunt descrise mai pe larg în secțiunea 411 din Codul guvernamental al Texasului.082.

Verificarea națională a cazierului judiciar (NCHRC) – o verificare a cazierului judiciar obținută atât de la Departamentul de Siguranță Publică din Texas, cât și de la Biroul Federal de Investigații (Federal Bureau of Investigation) pe baza informațiilor de identificare a amprentelor digitale, sau o verificare a cazierului judiciar obținută de la un furnizor privat pe baza cazierului judiciar național.

Post – atât posturile cu normă întreagă, cât și cele cu fracțiune de normă, indiferent dacă postul este ocupat sau urmează să fie ocupat de un lucrător obișnuit sau temporar sau dacă necesită statutul de student ca o condiție de ocupare a postului, dar nu include un post ocupat de un lucrător temporar pus la dispoziție de o agenție de muncă temporară; ar trebui să se aștepte ca agenția de ocupare a forței de muncă să efectueze și să fie considerată responsabilă pentru efectuarea verificării antecedentelor penale.

.