27 einzigartige Gala-Ideen für die ultimative Fundraising-Veranstaltung

Wenn Sie an eine Gala denken, stellen Sie sich wahrscheinlich eine formelle, königliche Veranstaltung vor. Das könnte bedeuten, dass es eine schwarze Kleiderordnung, ein Abendessen mit Catering, eine Live-Band und Reden oder Präsentationen über den Ehrengast (oder den Anlass) gibt.

Gelegentlich können Galas aber auch einen zwanglosen gesellschaftlichen Ausflug oder ein Festival mit einer großen Gästeliste beschreiben.

So oder so, Galaveranstaltungen können den Ruf Ihrer Marke wirklich stärken, vor allem, wenn es sich um eine Unternehmensveranstaltung handelt, die potenzielle Investoren, Spender oder hochrangige Kunden beeindrucken soll.

Hier sind einige Tipps und Tricks, die Ihnen helfen, eine aufwendige Gala zu veranstalten, die Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation in einem positiven Licht erscheinen lässt.

1. Fundraising-Gala-Ideen
2. Wie man eine Fundraising-Gala plant

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Erkunden Sie jetzt inspirierende Tipps für die Gala-Planung, um die Teilnehmer zu beeindrucken &und das Fundraising voranzutreiben.

Bilden Sie ein Komitee aus Designern, Veranstaltungsortmanagern und Caterern, die auch persönlich oder emotional vom Schwerpunkt Ihrer Veranstaltung betroffen sind.

Da sie diese Themen persönlich erlebt haben, werden sie eher bereit sein, sich voll und ganz für die Veranstaltung zu engagieren. Wenn Sie noch niemanden im Auge haben, schreiben Sie in Ihren sozialen Medien oder per E-Mail an Ihre Netzwerkliste über die Gelegenheit und sehen Sie, wer am begeistertsten reagiert. Sie können auch einen Blick auf die Teilnehmerlisten vergangener Veranstaltungen werfen, um zu sehen, ob einige dieser Gäste ebenfalls Veranstaltungsexperten sind.

Übertragen Sie die Veranstaltung online als Livestream.

Wenn Ihre Gala für eine große Gruppe potenzieller Teilnehmer aus der Ferne eine besondere Bedeutung hat oder mit großen Enthüllungen/Ankündigungen verbunden ist, sollten Sie zumindest ein Livestreaming in Betracht ziehen. Achten Sie darauf, dass Sie nur interessante Vorgänge (wie Präsentationen und Spendenzähler) per Livestream übertragen, und vergewissern Sie sich, dass die Redner oder Gäste sich vor der Kamera wohlfühlen.

Laden Sie Menschen ein, die von Ihrer Organisation profitiert haben, um sich unter die Spender zu mischen.

Diese Taktik ist besonders wirkungsvoll, wenn Sie planen, auf Ihrer Gala Spenden zu sammeln. Wenn ihre Geschichte besonders emotional oder einprägsam ist, laden Sie sie ein, eine kurze Rede zu halten.

Koppeln Sie eine finanziell orientierte Aktivität mit einer, die einfach nur Spaß macht.

Wenn Sie zum Beispiel eine stille Auktion veranstalten, sollten Sie etwas Unterhaltsames wie eine Stand-up-Comedy-Vorstellung einbauen, damit die Spender nicht das Gefühl haben, dass jeder Teil der Veranstaltung sie mehr und mehr Geld kostet.

Fügen Sie eine stilvolle Veranstaltungsdekoration hinzu, die zu Ihrer Marke passt.

Gold-, Silber- und Kupferakzente werten jedes Farbschema und jeden Dekorationsgegenstand auf und können für Logodisplays, veranstaltungsspezifische Marketingmaterialien und Markengeschenke zum Mitnehmen verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass Sie auch viele Kerzen, frische Blumen und hochwertiges Geschirr in den Farben Ihres Unternehmens bereitstellen.

Nutzen Sie die Daten vergangener Veranstaltungen, um das Thema Ihrer Gala zu bestimmen.

Waren bestimmte Veranstaltungen besser besucht als andere? Was hatten Ihre beliebtesten Veranstaltungen gemeinsam? Finden Sie diese Gemeinsamkeiten und nutzen Sie sie bei der Gestaltung Ihrer Gala. Sie können auch das Feedback aus früheren Teilnehmerumfragen heranziehen und deren Anmerkungen direkt auf Ihre neue Veranstaltung anwenden.

Prüfen Sie eine Partnerschaft mit einem Unternehmenssponsor.

Damit sparen Sie nicht nur Geld, sondern können auch strategisch auswählen, mit wem Sie Ihre eigene Marke in Einklang bringen. Und wenn Sie sich noch nie an potenzielle Unternehmenssponsoren gewandt haben, sollten Sie diesen Leitfaden befolgen.

Streamlinen Sie Ihren Check-in-Prozess.

Papier- und Bleistiftlisten können das Veranstaltungspersonal verwirren, da die Menschenmassen oft in Wellen ankommen. Verwenden Sie eine Veranstaltungssoftware, mit der die Mitarbeiter die Teilnehmerdaten leicht aktualisieren können, z. B. mit zusätzlichen Gruppenmitgliedern, neuen Spenden und Fotos von VIP-Gästen für künftige Veranstaltungen.

Geschenke, Preise und Geschenktüten sollten das Hauptthema und die Bedeutung Ihrer Gala unterstützen.

Beispiele für gut gemachte Beutestücke sind Markenartikel in Verbindung mit Luxusdecken, Kerzen oder Büchern (Fotobücher mit Bezug zu Ihrem primären Wohltätigkeits- oder Veranstaltungsthema sind immer ein Hit). Wenn Sie über das nötige Budget verfügen, können Sie diese Artikel in Luxuskaufhäusern wie Neiman Marcus oder Saks Fifth finden. Oder Sie können sie selbst herstellen (Websites wie Shutterfly ermöglichen es Ihnen, Ihre eigenen Hardcover-Fotoalben mit vorgefertigten Vorlagen zu erstellen).

Wählen Sie einen unkonventionellen Veranstaltungsort.

Kunstgalerien, Theater und sogar Spielhallen können der nächste Veranstaltungsort für Ihre Gala sein. Solange es zum Thema, zur Wohltätigkeit oder zur Marke passt, sind dem Himmel keine Grenzen gesetzt.

Bieten Sie Gruppenkartenpakete an.

Hier sind einige Tipps für die Maximierung des Kartenverkaufs für jede Art von Veranstaltung, einschließlich solcher, bei denen Karten in großen Mengen gekauft werden.

Erlauben Sie den Gästen, über ihr Telefon zu spenden.

Moderne Spenden-Apps (wie die in dieser Liste) bieten individuelles Branding und digitale Sicherheit.

Integrieren Sie physische Repräsentationen des Hauptanliegens Ihrer Organisation in Ihr Veranstaltungsdesign.

Wenn Ihre gemeinnützige Organisation oder Ihr Unternehmen beispielsweise mit Kindern arbeitet, erstellen Sie einen Fotohintergrund, der vollständig aus Zeichnungen und Dankeskarten besteht, die von Wohltätigkeitsempfängern angefertigt wurden.

Nutzen Sie Veranstaltungssoftware, um den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu erfassen, zu bewerten und zu analysieren.

Basieren Sie es nicht nur auf einen Dollarbetrag. Galas sind auch hilfreich für den Aufbau Ihrer Marke, die Verbreitung des Bekanntheitsgrads und den Aufbau langfristiger Beziehungen. All diese Vorteile lassen sich durch Gästebefragungen, Eingaben bei der Teilnehmerregistrierung und Analysen der Ticketverkäufe messen.

Nehmen Sie sich Zeit, um zu würdigen, wie weit Ihre Organisation gekommen ist.

Diese Gala könnte für einige Ihrer Teilnehmer das erste Mal sein, dass sie mit Ihrer Organisation in Berührung kommen. Wenn Sie sie also daran erinnern, woher Sie kommen (und folglich, wohin Sie möglicherweise gehen), können Sie ihnen beweisen, dass ihre Investition von Zeit und/oder Geld gut angelegt war.

Überlegen Sie, wie die Beleuchtung Ihrer Veranstaltung den Ton des Abends angeben wird.

Experten für Veranstaltungsbeleuchtung empfehlen, die Deckenbeleuchtung zu dimmen oder ganz auszuschalten. Fügen Sie dann einige Farbtupfer hinzu oder heben Sie interessante Dekorationsstücke mit LEDs hervor. Fügen Sie einige Lichterketten, GOBOs oder 3D-Mapping hinzu, wenn Sie wirklich etwas Besonderes wollen.

Verwenden Sie eine Vorlage für einen Gala-Planungszeitplan, um Ihren Ablauf zu perfektionieren.

Dieses Toolkit wird Ihnen den Einstieg erleichtern. Im Allgemeinen sollten Sie jedoch mindestens 18 Monate im Voraus mit der Planung Ihrer Gala beginnen.

Überraschen Sie Ihre Gäste mit prominenten Rednern, einer atemberaubenden Dekoration oder einem berührenden Erlebnis.

Ubuntu Pathways hat bei einer seiner Galas riesige Porträts der Kinder verwendet, denen sie geholfen haben (verkleidet als das, was sie werden wollen, wenn sie groß sind). Durchdachte, ausgefallene Ideen wie diese machen Ihre Veranstaltung noch unvergesslicher.

Planen Sie Ihr Catering-Menü mit Cocktails für besondere Anlässe und mit Blick auf ein bestimmtes Publikum.

Wenn Ihre Gala zum Beispiel die faire Behandlung von Tieren feiert, sollten Sie sich darauf konzentrieren, ein veganes Menü anzubieten. Sie können auch einige Craft Drinks mit einzigartigen Strohhalmen oder Glasdekor kreieren. Und wenn Sie sich für diese Art von Getränken entscheiden, stellen Sie sicher, dass sie einen witzigen Namen tragen.

Wählen Sie ein Veranstaltungsdatum kurz vor einem nationalen Feiertag oder einem kulturellen Ereignis.

Einige der besten Galas finden an Halloween oder vor dem Super Bowl statt. Wenn Sie diesen Ansatz verfolgen, können Sie die meisten Ihrer Designentscheidungen auf diese Zeit des Jahres abstimmen.

Nutzen Sie Videomarketing, um potenzielle Teilnehmer in den sozialen Medien anzusprechen.

Jede Gala sollte die folgenden Arten von Videos in ihre Marketinginhalte aufnehmen:

• Eine kurze und knappe Einführung in Ihr Unternehmen als Ganzes.
• Eine Geschichte, die die Bedeutung Ihrer Gala symbolisiert und zeigt, warum sie so wichtig ist.
• Ein Sensibilisierungsvideo, das Ihr Hauptanliegen hervorhebt.

Lassen Sie die Gäste wissen, dass Sie ihre Eintrittskarte an einen anderen würdigen Teilnehmer spenden, wenn sie nicht kommen können.

Die Gäste können sich immer noch glücklich schätzen, für den guten Zweck oder Ihr Unternehmen gespendet zu haben, während sie jemand anderem (der es sich normalerweise nicht leisten könnte) die Möglichkeit geben, die Veranstaltung selbst zu genießen. Verlosen Sie die zusätzlichen Tickets in den sozialen Medien oder überreichen Sie sie öffentlich an würdige Teilnehmer und erwähnen Sie die Person, die das alles ermöglicht hat.

Schicken Sie handschriftliche Einladungen per Post.

Das ist eine wirklich aufmerksame Geste, die die Aufmerksamkeit des Empfängers besser auf sich ziehen wird als eine E-Mail. Wenn deine Gala eine sehr große Gästeliste hat, kannst du einen Teil des Briefeschreibens auf Websites wie Fiverr oder Upwork auslagern.

Kreieren Sie eine Überraschungs-Schnitzeljagd.

Treten Sie in die Fußstapfen von Disneys „Hidden Mickey“ und verstecken Sie einige „Ostereier“ in Ihrem Veranstaltungsort. Die Teilnehmer können sie suchen, Bilder mit Hashtags in den sozialen Medien teilen und genügend Bilder sammeln, um am Ende des Abends an einer großen Preisverlosung teilzunehmen. Verwenden Sie Plüschtiere oder Logosymbole von Markenmaskottchen für die Gegenstände.

Machen Sie das Dessert zu einer Gelegenheit zum Networking.

Interaktive Desserterlebnisse sind eine großartige Möglichkeit, die Gäste miteinander in Kontakt zu bringen, sobald sie sich auf der Gala wohlfühlen und eingelebt haben. Stellen Sie selbstgemachte Cupcakes, heiße Schokolade oder sogar Mini-Kuchenstationen auf. Oder lassen Sie Konditoren auf schmalen Tischen in Buffetform Desserts zubereiten, die man mit anderen teilen kann.

Fügen Sie einen Türpreis hinzu.

Beglücken Sie Ihre Gäste mit einem besonderen Geschenk, sobald sie eintreffen. Füllen Sie es mit etwas, das sie begeistert oder ihnen eine große Freude bereitet. Das gibt den Ton für einen unterhaltsamen Abend an und kann sie ermutigen, noch großzügiger zu sein. Wenn Sie später auch Beutestücke verteilen wollen, achten Sie darauf, dass der Türpreis zu den größeren Geschenken passt.

Füttern Sie die Gäste, sobald die Veranstaltung beginnt.

Niemand in der Geschichte der Veranstaltungen hat es je genossen, auf sein Essen zu warten. Glückliche, gut genährte Gäste spenden eher Geld als „ausgehungerte“. Lassen Sie also die Vorspeisen fließen oder eröffnen Sie gleich das Buffet, damit jeder die Möglichkeit hat, zu knabbern, wann immer er will.

Nun, hier ist, wie Sie Ihre erstaunliche Gala-Veranstaltung von Anfang bis Ende in ein paar einfachen Schritten planen:

Setzen Sie sich ein Ziel für Ihre Gala-Veranstaltung.

Was ist der Zweck Ihrer Veranstaltung? Versuchen Sie, neue Kunden zu werben? Planen Sie, Ihr neuestes Produkt vorzustellen? Vielleicht handelt es sich um eine Wohltätigkeitsveranstaltung, bei der Sie Gelder für einen guten Zweck sammeln wollen.

Machen Sie allen, die Ihnen bei der Planung helfen, Ihr Ziel klar, und entwickeln Sie eine Strategie, um dieses Ziel zu erreichen. Ihr Ziel sollte klar und spezifischer sein als nur das Erreichen einer bestimmten Anzahl von Ticketverkäufen.

Ziele sollten mehrere Ziele umfassen, z. B.:

• Erzielung von X Dollar für den von Ihnen gewählten Zweck
• Erzielung von X Leads innerhalb von Y Wochen nach der Veranstaltung
• Erreichen eines neuen Benchmark-ROI
• Erreichen einer bestimmten Anzahl von Social Media Shares (d. h.d. h. Ihr Event-Hashtag wird zum Trend)

Ziele sind zwar wichtig, aber konzentrieren Sie nicht alle Ihre Bemühungen auf das Erreichen einer beliebigen Zahl. Wertvoller ist, dass Sie mit dieser Gala einen Einfluss auf Ihr Unternehmen oder Ihre Wohltätigkeitsorganisation haben. Wenn Sie Ihre Ziele knapp verfehlt haben, ziehen Sie Ihre Lehren daraus, damit Sie es beim nächsten Mal noch besser machen.

Die Wahl des Veranstaltungsortes ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Gala.

Wenn Sie eine formelle Veranstaltung ausrichten, ist eine Turnhalle einer High School wahrscheinlich nicht der geeignete Ort dafür. Glücklicherweise gibt es vor allem in den großen US-Metropolen ein reichhaltiges Angebot an hochwertigen Veranstaltungsorten – egal, ob Sie sich für eine historische Atmosphäre oder ein modernes Flair entscheiden.

Sie müssen sich auch entscheiden, ob Sie einen Veranstaltungsort mit „leerer Leinwand“ oder einen bereits auf Ihren Stil und Ihre Veranstaltung zugeschnittenen Ort suchen. Bei ersterem handelt es sich um eine nackte (und „themenfertige“) Einrichtung, die Sie nach Belieben passend zur Gala dekorieren können.

New Yorks Madison Square Garden beispielsweise ist ein Top-Veranstaltungsort, der als moderne „Blanko-Leinwand“-Einrichtung betrachtet werden kann. Im Gegensatz dazu ist das Red Rocks Amphitheatre in Denver ein Open-Air-Veranstaltungsort, der speziell für Musikkonzerte oder Musikveranstaltungen konzipiert wurde.

Galas können auch eine festivalähnliche Struktur annehmen, was bedeutet, dass ein Teil der Veranstaltung im Freien stattfinden kann. Ziehen Sie einen Veranstaltungsort in Betracht, der für seinen Außenbereich bekannt ist, wenn Sie möchten, dass Ihre Gäste zusätzlich zu den Innenräumen auch die Natur genießen können. Hier finden Sie einige Möglichkeiten, einen Veranstaltungsort online zu finden.

Wählen Sie ein ergänzendes Unterhaltungsprogramm für Ihre Gala.

Eine Gala ist nicht vollständig ohne eine Form der Unterhaltung. Wenn es sich um eine formelle Veranstaltung handelt, ist ein Rave-Tanz wahrscheinlich nicht das Richtige für Sie. Passender wäre jedoch etwas wie ein Streichorchester.

Sie können Musiker jeder Art mit dem Tanzen verbinden, um eine unterhaltsame Angelegenheit zu schaffen – vor allem bei Themen, die sich gut für eine Tanzfläche eignen (wie ein Maskenball!).

DJs sind ebenfalls geeignet, wenn es besser zu Ihrem Thema oder Publikum passt. Es ist ein Irrglaube, dass DJs nur bei informelleren Veranstaltungen auftreten, aber das ist absolut nicht der Fall. DJs sind vielseitig und können eine Reihe klassischer Beats spielen, die für elegante Veranstaltungen geeignet sind, oder Elektro-/Funk-/Hip-Hop-Musik für ein groovigeres Publikum.

Beeindrucken Sie Ihre Gäste mit Speisen und Getränken auf Ihrer Galaveranstaltung.

Es versteht sich von selbst, dass Sie auf Ihrer Gala unvergessliche Speisen servieren sollten. Cheeseburger und Hotdogs reichen für formelle Galas nicht aus.

Suchen Sie nach Catering-Unternehmen, die für formelle Veranstaltungen wie Hochzeiten und Firmenveranstaltungen bekannt sind. Je nachdem, ob Sie möchten, dass sich die Gäste unter die Gäste mischen oder ihre Tischnachbarn kennen lernen, müssen Sie sich für ein Buffet oder ein Menü entscheiden.

Sie können auch leichte Erfrischungen während des Empfangs servieren, wenn Ihre Veranstaltung ein paar Stunden dauert – und wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Gäste genug Energie haben, um die Nacht durchzutanzen. Typisches Fingerfood wie Würstchen im Schlafrock und Mini-Käsehappen, serviert von einem förmlich gekleideten Kellner, der die Häppchen auf einem silbernen Tablett trägt, sind eine lustige Kombination, die die Gäste zu später Stunde lieben werden.

Was die Getränke angeht, so wird eine Martini-Bar, eine Margarita-Station zum Selbermachen oder eine andere Variante des traditionellen Bar-Service einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Oder engagieren Sie einen Mixologen, der vor Ort maßgeschneiderte Cocktails kreieren kann.

Planen Sie Ihre PR und maximieren Sie Ihr Marketing für die Gala.

Galas müssen wie jede andere Veranstaltung vermarktet werden. Sie müssen zwar in den sozialen Medien aktiv sein, sollten aber auch auf Offline-Methoden nicht völlig verzichten.

Versuchen Sie in den sozialen Medien Folgendes:

• Verwenden Sie einen Veranstaltungs-Hashtag, der Ihren Anlass und Ihr Thema präsentiert
• Erstellen Sie eine offizielle Veranstaltungsseite in den sozialen Medien, um eine organische Reichweite und neue Teilnehmer zu gewinnen
• Nutzen Sie mehrere soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat usw., um Ihre Zielgruppe anzusprechen. Versuchen Sie es mit LinkedIn für Firmenveranstaltungen, die auf bestimmte Unternehmen oder relevante Berufe abzielen.

Ihr Social-Media-Marketing sollte auch die Unterstützung von Markenbefürwortern, Partnern, Sponsoren und Influencern umfassen, die ihre eigenen Follower nutzen können, um Ihnen zu helfen, Ihren Veranstaltungsort mit begeisterten Teilnehmern zu füllen.

Für Offline-Methoden ist eine gute Strategie, traditionelle Flyer in Form einer Einladung zu versenden. Laden Sie die Gäste mit einem thematischen Handout, das sich besonders und aufregend anfühlt, herzlich zu Ihrer Gala ein. Und stellen Sie sicher, dass es alle notwendigen Informationen über die Online-Anmeldung, den Kauf von Eintrittskarten und mehr enthält.

Finden Sie das perfekte Thema für Ihre Gala.

Galathemen verdienen einen eigenen Abschnitt! Galas sind viel lebendiger, wenn es ein Thema gibt, das Ihre Gäste begeistern kann.

Dies gibt Ihnen als Veranstaltungsplaner auch mehr Raum für Kreativität und hilft Ihnen bei Details wie der Auswahl der Speisen, der Musik und der Dekoration. Themen können sich auf eine bestimmte Jahreszeit beziehen, z. B. ein Winterwunderland für eine Veranstaltung im Dezember. Sie können sich auch für ein Thema entscheiden, das zu einer bestimmten Branche passt, z. B. ein Reisethema für eine internationale Organisation oder einen guten Zweck.

Das Thema bestimmt auch die Art der Aktivitäten, die Sie Ihren Gästen anbieten können, um sie den ganzen Abend zu beschäftigen. Für eine Casino-Nacht benötigen Sie Tische für Kartenspiele und Roulette und vielleicht sogar Preise für die größten Gewinner des Abends.

Bei der Ideenfindung für eine Gala geht es vor allem darum, den Gästen eine gute Zeit zu bereiten und sicherzustellen, dass Sie eine unterhaltsame Abwechslung zu gewöhnlichen Veranstaltungen oder Partys bieten. Mit einer sorgfältig geplanten Veranstaltung können Sie nicht nur Ihre Ziele in Bezug auf die Mittelbeschaffung oder den Bekanntheitsgrad Ihrer Marke erreichen, sondern auch das Image Ihrer Marke verbessern und eine größere Anhängerschaft gewinnen.

Fundraising-Galas gehören zu den lukrativsten und effektivsten Veranstaltungstypen und bringen selbst bei den kleinsten Versionen mit geringem Budget durchschnittlich 275.000 $ an Gewinn ein. Die folgenden Tipps und Tricks für die Gala-Planung helfen Ihnen, Ihre Investition zu maximieren und ein unvergessliches Erlebnis für die Teilnehmer zu schaffen, über das die Gäste noch das ganze Jahr über sprechen werden.

Jetzt sind Sie bereit, eine fantastische Gala auf die Beine zu stellen!

Hier finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Event-KPIs übertreffen können, und einige Best Practices für den Veranstaltungsplan, damit Ihre Gala ein voller Erfolg wird.

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