Den mest grundlæggende forskel mellem private og offentlige enheder er ejerskab. Den offentlige sektor kontrolleres af regeringen – både statslig og føderal – mens den private sektor ledes af enkeltpersoner, der leder og administrerer virksomheder. Den private sektor omfatter alle virksomheder med gevinst for øje, som ikke er ejet eller drives af staten. På grund af denne skelnen mellem ejerskab kommer der mange forskellige praksisser og politikker vedrørende indkøbsprocessen.
Transparens
Organisationer i den offentlige sektor ledes af en højere regeringsenhed. Alt, hvad de foretager sig, skal være let synligt for offentligheden. Der skal være et tydeligt revisionsspor, hvor alle oplysninger er klare og tilgængelige.
Informationer som f.eks. en kontraktmulighed, kontrakttildeling, prisfastsættelse og timing indgår alle i rapporter, der udarbejdes med jævne mellemrum. Der skal gives lige muligheder af regeringen til enhver enhed, der ønsker at gøre forretninger med dem, og som opfylder kravene. Udbudsåbninger er derfor offentlige begivenheder.
Den private sektors gennemsigtighed er ikke så entydig. Selv om der stilles krav om fuldstændig åbenhed til private enheder, behøver de private enheder ikke at give lige muligheder og vil ofte tilbageholde oplysninger, som ikke er nødvendige for de tilbudsgivende leverandører. De rækker ikke ud til alle virksomheder, og de behøver ikke at offentliggøre deres kontrakttildelinger på samme måde som offentlige enheder.
Praksis for offentlige indkøb
Da offentlige enheder er ejet af regeringen, kommer deres hovedfinansiering fra skatteindtægter, bøder, afgifter osv. Finansieringen genereres af det offentlige, og deres vigtigste bekymring er at allokere pengene korrekt til offentlige interesser.
Det betyder, at offentlige organisationer ikke har så meget kontrol over indkøbsprocessen. De er nødt til at vente, indtil finansieringsinstitutionen indsamler de nødvendige indtægter og derefter udbetaler dem korrekt, før de engagerer sig i indkøbsaktiviteter. Hvis udbetalingen er forsinket, kan organisationen være nødt til at udskyde betalingen eller yderligere indkøbspraksis.
Andre almindelige forsinkelser i processen omfatter brugen af baggrundskontrol af potentielle leverandører, strengere kontraktforhandlingspraksis og forskellige andre undersøgelser og research, som tilføjer mindst 30 dage til indkøbsprocessen.
Oven i alt dette kan offentlige organisationer tilhøre flere jurisdiktioner, og deres indkøbspraksis skal godkendes af flere statslige enheder (f.eks. by og stat, stat og forbund osv.).
Der er dog nogle få metoder til at spare tid i den offentlige sfære. Offentlige enheder har lov til at bruge “foretrukne leverandører”, eller leverandører, der har et særligt omdømme hos regeringen. Disse leverandører kan på overfladen koste flere penge, men de sparer tid i undersøgelsesdelen af indkøbsprocessen. Besparelsen af tid og penge på baggrundskontrol og andre trin kan opveje de ekstra omkostninger ved leverandøren.
Backdrop-kontrakter er også en almindelig måde at spare tid og penge på. En backdrop-kontrakt er en forudforhandlet kontrakt eller en kontrakt, der er ved at blive fornyet. Dette sker ofte i samme sammenhæng som en foretrukken leverandør ville blive udnyttet.
Private indkøbspraksisser
Private organisationer henter deres indtægter fra salg, investeringer og andre forretningsrelaterede områder. Deres penge er mere centraliserede, hvilket fremskynder indkøbsprocessen. Privatejede virksomheder kan opsøge forskellige leverandører for at finde det bedste tilbud, fordi de har mere tid og flere ressourcer til det. Deres fokus er mere på at spare flest penge og få tingene gjort hurtigt.
Private organisationer vil stadig ofte bruge foretrukne leverandører af lignende grunde som dem, der anvendes af de offentlige organisationer. Selv om private enheder ikke bruger nær så meget tid på research, gør de et grundigt stykke arbejde for at forstå deres leverandører, før de underskriver en kontrakt (f.eks. ved at foretage simple reference- og kreditkontrol, besøg på stedet og gennemgang af prøver). Brug af foretrukne leverandører og simpel fornyelse af kontrakter er en nem måde at reducere den tid, der bruges på indkøbsprocessen.
Andre praksis i den private sektor omfatter styring af forsyningskæden, styring af leverandørforhold, lagerstyring, segmentering af leverandører og andre. Disse praksisser hjælper den private sektor til at være mere selvmotiveret, men det er også et mere ustabilt sted. På grund af den private indkøbspraksis med “høj risiko, højt afkast” er der mere risikoanalyse, som bør foretages. Offentlige enheder kan være mere sikre og stabile økonomisk set, men private organisationer skaber ofte mere vækst, end offentlige organisationer gør.
For både private og offentlige organisationer er det afgørende for succes at styre indkøbsprocessen godt. Automatisering og strømlining kan bidrage til at optimere processen, selv med mange trin undervejs. En platform til forvaltning af kontraktlivscyklus vil hjælpe indkøb med at styre processen helhedsorienteret fra ende til anden for at sikre hurtigere gennemløbstider for både den private og offentlige sektor.
Demo-anmodning