HOP 3.1.2 Kontrol af kriminelle baggrunde

Sec. 1 Formål og politikerklæring

University of Texas System Administration er forpligtet til at fremme sikkerheden for personale og U. T. Systems ejendom i overensstemmelse med lovens krav. Med henblik herpå er det U. T. System Administration’s politik at kræve, at der foretages en kriminel baggrundskontrol ved ansættelse, for frivillige og praktikanter samt ansatte hos kontrahenter, der er udpeget til at udføre arbejde i lokalerne i U. T. System Administration-komplekset i Austin.

Sec. 2 Kriminel baggrundskontrol påkrævet

U. T. T. System Administration kræver en kriminel baggrundskontrol

U. T. System Administration kræver, at der indhentes en kontrol af kriminel baggrund for følgende kategorier:

2.1 Ansøgere til ansættelse. Der skal foretages en baggrundskontrol af enhver ansøger, intern eller ekstern, som efter de normale screenings- og udvælgelsesprocesser er under endelig overvejelse til en stilling i U. T. System Administration. U.T. System Administration kan basere sig på en baggrundskontrol af kriminelle forhold, der er foretaget hos U.T. System Administration inden for de seneste tolv (12) måneder, hvis der ikke er en afbrydelse af tjenesten på mere end seks (6) måneder, og hvis den baggrundskontrol, der anvendes, er passende for den stilling, der søges.

En eller alle følgende kilder til baggrundskontrol kan anvendes, hvis det er relevant, på ansøgere til ansættelse:

a) Texas Department of Public Safety (TxDPS) Crime Records Service – Secure Site.

b) En privat leverandør, der tilbyder nationale tjenester til kontrol af kriminelle baggrunde.

c) Andre statslige, nationale og internationale websteder.

Kriminel baggrundskontrol skal omfatte en kontrol af registreringen af seksualforbrydere.

2.2 Nuværende medarbejdere. Der skal foretages en baggrundskontrol af:

a) en nuværende medarbejder, der har ansøgt om og er finalist til en ny stilling (en ny baggrundskontrol er ikke påkrævet ved en forfremmelse som led i den normale karriereudvikling under den samme ledende medarbejders ansvar;

b) alle nuværende medarbejdere, frivillige og praktikanter, hvis U. T. System Administration ikke tidligere har indhentet en kontrol af den kriminelle baggrund, og

c) en nuværende medarbejder, når kansleren eller den af ham/hende udpegede person finder, at det er nødvendigt for at fremme U. T. System Administration’s mål. T. System Administration.

Den kriminelle baggrundskontrol skal omfatte en kontrol af registreringen af seksualforbrydere.

En eller alle følgende kilder til baggrundskontrol kan anvendes, alt efter omstændighederne, på nuværende ansatte:

a) TxDPS Crime Records Service – Public Site.

b) Andre offentlige statslige, nationale og internationale websteder.

c) En privat leverandør med forbehold af overholdelse af Fair Credit Reporting Act.

2.3 Lovpligtig kriminalitetsbaggrundskontrol. Hvis statslig eller føderal lovgivning kræver, at en stilling skal underkastes en kriminel baggrundskontrol ved hjælp af en specifik kilde til oplysninger om kriminel baggrundskontrol og/eller visse procedurer, vil U. T. System Administration overholde sådanne love.

2.4 Kontrahenter og deres ansatte. U. T. System Administration kræver, at der foretages en kontrol af den kriminelle baggrund af personer eller ansatte i virksomheder eller enheder, som U. T. System Administration har indgået kontrakt med, når disse personer eller ansatte skal udføre opgaver eller tjenester i University of Texas System Administration Complex i Austin. Desuden vil der i kontrakter med U. T. System Administration blive indføjet en bestemmelse om kontrol af kriminel baggrund, medmindre den embedsmand i U. T. System Administration, der er ansvarlig for det kontor, der anmoder om kontrakten, i samråd med Office of General Counsel beslutter, at det ikke er nødvendigt efter at have taget hensyn til arten af de tjenester, der skal leveres af kontrahenten (dvs. adgang til universitetets informationsressourcer, adgang til fortrolige oplysninger, adgang til valuta, adgang til sårbare befolkningsgrupper).

U. T. System Administration kræver generelt, at kontrahenten foretager den kriminelle baggrundskontrol.

Sec. 3. Jobbeskrivelser, annoncer og opslag

U. T. System Administration Office of Employee Services (OES) sikrer, at alle stillingsannoncer og opslag for U. T. System Administration indeholder en erklæring om, at stillingen er sikkerhedsfølsom, og at arbejdsgiveren er bemyndiget til at indhente en kontrol af den kriminelle baggrund, herunder oplysninger om straffeattester.

Sec. 4. Gennemførelse af en kontrol af ansøgeres kriminelle baggrund

4.1 Der vil ikke blive foretaget en kontrol af kriminel baggrund, før OES modtager og videresender en udfyldt og underskrevet formular til kontrol af kriminel baggrund (se formularer) til politidirektørens kontor (Office of the Director of Police (ODOP)). Den ansættende embedsmand er ansvarlig for at anvise den pågældende person til at udfylde, underskrive og aflevere formularen til OES. En ansøger, der undlader at udfylde, underskrive og indsende formularen, vil blive udelukket fra yderligere overvejelser om stillingen. Hvis ansøgeren er en nuværende ansat, er en sådan nægtelse desuden en begrundelse for disciplinære foranstaltninger.

4.2 OES sender den udfyldte formular til kontrol af den kriminelle baggrund og eventuelt en kopi af den endelige ansøgers ansættelsesansøgning til ODOP.

4.3 Kontrollen af den kriminelle baggrund bør omfatte stater, hvor ansøgeren har boet og/eller været ansat i en periode på mindst syv år umiddelbart forud for den dato, hvor den pågældende underskrev formularen til kontrol af den kriminelle baggrund.

4.4 ODOP indhenter og gennemgår straks de kriminelle baggrundsoplysninger og underretter den ansættende embedsmand og den relevante OES-repræsentant om resultaterne af undersøgelsen.

4.5 ODOP gennemfører den kriminelle baggrundskontrol, inden den ansættende embedsmand træffer ansættelsesbeslutningen. Hvis omstændighederne imidlertid kræver, at der gives et tilbud om ansættelse, før undersøgelsen af den kriminelle baggrund er afsluttet, skal tilbuddet være skriftligt og indeholde en erklæring om, at tilbuddet er betinget af, at undersøgelsen af den kriminelle baggrund er afsluttet på tilfredsstillende vis

Sec.5 Udførelse af en kriminalitetsundersøgelse af nuværende medarbejdere

5.1 U. T. System Administration vil anvende TxDPS Crime Records Service – Public Site og/eller andre offentligt tilgængelige lokale, statslige eller føderale kilder til kriminalitetsoplysninger til at udføre disse undersøgelser for at indhente oplysninger om straffedomme og andre offentligt tilgængelige oplysninger. TxDPS’ sikrede websted vil ikke blive anvendt til disse kontroller.

5.2. OES fastlægger en procedure til at identificere de nuværende medarbejdere i U. T. System Administration, for hvilke der ikke tidligere er indhentet en kontrol af deres straffeattest, og giver disse oplysninger til ODOP.

5.3 U. T. System Administration kan foretage en søgning på et offentligt sted uden en medarbejders samtykke. Der kræves ingen formular, som skal udfyldes af en medarbejder, før der foretages en søgning i offentlige registre, herunder en offentlig søgning på TxDPS’ offentlige websted. OES kan dog kræve, at en medarbejder udfylder, underskriver og afleverer en formular til kontrol af kriminel baggrund til OES. En medarbejders nægtelse af at efterkomme dette er en begrundelse for disciplinære foranstaltninger.

5.4 ODOP indhenter og gennemgår straks de kriminelle baggrundsoplysninger og underretter afdelingslederen og den relevante OES-repræsentant om en eventuel straffeattest.

Sek. 6 Ingen automatisk diskvalifikation på grund af kriminel baggrund

6.1 Med undtagelse af bestemmelserne i 6.2 vil en person med en straffeattest ikke automatisk blive diskvalificeret fra ansættelse, forfremmelse eller udnævnelse. I tilfælde af at undersøgelsen afslører oplysninger om straffeattest, afgør den ansættende embedsmand i samråd med OES og ODOP fra sag til sag, om den pågældende person er kvalificeret på grundlag af faktorer som f.eks:

a) stillingens specifikke opgaver;

b) antallet af lovovertrædelser;

c) arten af hver enkelt lovovertrædelse;

d) tidsrummet mellem lovovertrædelsen og ansættelsesbeslutningen;

e) beskæftigelseshistorik;

f) bestræbelser på rehabilitering; og

g) nøjagtigheden af de oplysninger, som den pågældende har givet i ansættelsesansøgningen.

6.2 U. T. Systemet vil ikke ansætte, fortsætte med at ansætte, udnævne eller udpege en person, hvis der foreligger oplysninger om, at personen er blevet dømt eller har fået en udsat dom for en lovovertrædelse, der ville kræve:

a) den pågældende skal registreres som seksualforbryder i henhold til kapitel 62 i strafferetsplejeloven, hvilket omfatter, men ikke er begrænset til, lovovertrædelser som vedvarende seksuelt misbrug af et lille barn, seksuelt overgreb og groft seksuelt overgreb; eller

b) en lovovertrædelse i henhold til lovgivningen i en anden stat eller føderal lovgivning, som svarer til en lovovertrædelse, der kræver en sådan registrering, medmindre den ansættende/udpegende embedsmand, alt efter omstændighederne, formulerer en tvingende begrundelse, direktøren for OES og politidirektøren er enige, kansleren er enig, og personen ikke har højere end et niveau 1 (lav) risiko som fastsat ved risikovurderingsredskabet, der er implementeret i henhold til kapitel 62 i strafferetsplejeloven. Hvis der ikke er tildelt et sådant risikoniveau, kan risikoniveauet ikke overstige en lav risiko som fastsat af politidirektøren.

§ 7 Forfalskning eller udeladelse af oplysninger fra strafferegistre

Falskneri af en ansøgning eller udeladelse af oplysninger fra strafferegistre, der skal indberettes, er en grund til at afvise en ansøger eller disciplinere/afskedige en ansat.

§ 8 Krav om meddelelse

8.1 Hvis U. T. System Administration modtager en rapport, der viser, at en ansøger eller en nuværende ansat har en straffeattest, vil den pågældende blive underrettet, få en kopi af rapporten, medmindre andet er fastsat i loven eller i DPS’ politik eller procedure, blive informeret om retten til at anfægte rapportens nøjagtighed og fuldstændighed hos det organ, der har leveret rapporten, og blive informeret om, at han/hun har mulighed for at indsende yderligere oplysninger vedrørende straffeattesten, og hvorfor den ikke bør påvirke en ansættelsesbeslutning.

8.2 Hvis U. T. System Administration har anvendt et kreditoplysningsbureau fra en tredjepartsleverandør til at foretage kontrol af straffeattester, anses den resulterende rapport for at være en “forbrugerrapport” i henhold til Fair Credit Reporting Act (FCRA). Hvis en sådan rapport anvendes til at afvise en ansættelse, nægte en forfremmelse, omplacere eller afskedige en medarbejder, vil den pågældende blive forsynet med en specifik oplysning forud for en negativ handling, som omfatter en kopi af den pågældendes forbrugerrapport og en kopi af “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act”, et dokument, der er foreskrevet af Federal Trade Commission. Det kreditoplysningsbureau, der leverer den enkeltes rapport, er forpligtet til at give U.T. System Administration resuméet af forbrugerrettigheder (http://www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/consumer/credit/cre35.pdf).

§ 9 Mulighed for at reagere

9.1. Inden for fem arbejdsdage efter modtagelsen af rapporten, jf. afsnit 8.1, kan den enkelte person indsende yderligere oplysninger til den ansættende embedsmand/tillidsmand vedrørende straffeattesten, og hvorfor den ikke bør påvirke ansættelsesbeslutningen. Inden den ansættende embedsmand/ledende leder træffer en endelig ansættelsesbeslutning, gennemgår han/hun alle de oplysninger, han/hun har fået forelagt, sammen med OES og ODOP og rådfører sig om, hvorvidt han/hun skal fortsætte med et tilbud eller en negativ ansættelsesforanstaltning. Hvis enten OES eller ODOP er af den opfattelse, at resultaterne af kontrollen af den kriminelle baggrund viser, at den pågældende person muligvis ikke kan accepteres til den stilling, der besættes, eller til fortsat ansættelse, må den ansættende embedsmand ikke give et tilbud til eller fortsætte ansættelsen af den pågældende person uden forudgående skriftlig godkendelse fra den relevante ledende leder eller dennes udpegede repræsentant. Hvis resultaterne viser, at personen har en lovovertrædelse som beskrevet i 6.2(a) eller (b), er personen ikke kvalificeret til ansættelse eller udnævnelse, medmindre betingelserne i 6.2 er opfyldt og godkendelsen fra de embedsmænd i 6.2 er indhentet.

9.2 Eksterne ansøgere til ansættelse. U. T. System Administrationens afgørelse er endelig og kan ikke appelleres.

9.3 Nuværende ansatte. Hvis den pågældende er en nuværende ansat, der er omfattet af en kontrol af kriminel baggrund, er de almindelige klageprocedurer for ansatte tilgængelige for at anfægte afgørelsen. Hvis straffeattesten fører til afskedigelse, anvendes den gældende procedure for medarbejderdisciplin og afskedigelse.

9.4 Videregivelse efter afgørelsen, når private leverandørtjenester anvendes til at foretage kontrol af den kriminelle baggrund. Hvis en forbrugerrapport er blevet brugt til at afvise en ansættelse, nægte en forfremmelse, omplacere eller afskedige en ansat, efter at institutionen har truffet en negativ foranstaltning, skal den pågældende person underrettes om, at der er truffet en sådan foranstaltning. Meddelelsen skal indeholde:

a) navn, adresse og telefonnummer på det kreditoplysningsbureau, der har leveret rapporten;

b) en erklæring om, at det kreditoplysningsbureau, der har leveret rapporten, ikke har truffet beslutningen om at træffe den negative foranstaltning og ikke kan give specifikke grunde hertil; og

c) en meddelelse om den pågældendes ret til at bestride nøjagtigheden eller fuldstændigheden af de oplysninger, som bureauet har leveret, og hans eller hendes ret til at få en yderligere gratis forbrugerrapport fra bureauet efter anmodning inden for 60 dage.

Sec. 10 Selvrapportering

10.1 Ansøgere til beskæftigelse. Ansøgere skal skriftligt indberette enhver klage over en forbrydelse, oplysning, tiltale, tiltalefrafald, tiltalefrafald, skyldig tiltale, udsat dom eller domfældelse (og om de er registreret som seksualforbryder eller skal registreres som seksualforbryder), bortset fra færdselsforseelser, der kun straffes med bøde, og som indtræffer efter ansøgningsdatoen inden for fem arbejdsdage.

10.2 Nuværende ansatte. Ansatte i U. T. System Administration er forpligtet til inden for fem arbejdsdage skriftligt at indberette til deres afdelingsleder enhver straffesag, anmeldelse, anklage, anklager, tilståelse uden indsigelse, skyldig tilståelse, udsat dom eller straffedom (og om de er registreret som seksualforbryder eller skal registreres som seksualforbryder), undtagen for forseelser, der kun kan straffes med bøde. Hvis dette ikke sker, er det en overtrædelse af politikken og kan føre til disciplinære foranstaltninger, hvis det er relevant. (Et link til en selvoplysningsformular findes i denne politik.)

10.3 Afdelingslederens pligt. Den afdelingsleder i U. T. System Administration, der modtager en selvrapportering som krævet i henhold til dette afsnit, skal give oplysningerne til OES og ODOP og rådføre sig om den pågældendes egnethed til stillingen.

10.4 Forfalskning eller udeladelse af oplysninger om straffeattest. Med forbehold af de gældende standardprocedurer for klager og disciplinærsager er forfalskning eller udeladelse af oplysninger eller manglende indberetning i henhold til denne politik eller lovgivningen en overtrædelse af politikken og vil føre til disciplinære foranstaltninger.

Bestemmelse 11 Opbevaring af oplysninger om kriminalitetsundersøgelser

11.1 Fortrolige oplysninger. Optegnelser, der er indhentet fra en database til kontrol af kriminel baggrund, betragtes som fortrolige i henhold til loven og indgår ikke i ansøgerens sagsmappe eller i medarbejderens personalemappe. Oplysningerne vil blive opbevaret i en separat sikker fil og vil ikke blive videregivet til nogen uautoriseret person.

11.2 Oplysninger fra straffeattester. I henhold til Texas Government Code Section 411.085 er uautoriseret videregivelse af oplysninger fra straffeattester, oplysninger, der er indhentet fra TxDPS’ sikrede websted, og som består af identificerbare beskrivelser og noteringer af anholdelser, tilbageholdelser, anklager, oplysninger og andre formelle straffesager og deres afgørelser, en strafbar handling, og derfor skal embedsmænd i U. T. System Administration, der er i besiddelse af sådanne oplysninger, søge juridisk rådgivning med hensyn til enhver anmodet videregivelse af sådanne oplysninger.

11.3 Destruktion af oplysninger, der er indhentet fra en database til kontrol af kriminelle baggrunde. ODOP skal destruere alle optegnelser, der er indhentet fra en database til kontrol af kriminel baggrund om den pågældende person, seks måneder efter, at de er indhentet.

11.4 Selvrapporter. Selvrapporter om sigtelser eller domme som krævet i denne politik opbevares sammen med medarbejderens personalemappe i OES i overensstemmelse med U. T. System Administration’s tidsplan for opbevaring af dokumenter.

Sec. 12 Andre baggrundskontroller

Denne politik og procedure omhandler kun kontrol af kriminel baggrund og begrænser ikke U. T. System Administration’s beføjelser til at foretage andre baggrundskontroller som tilladt ved lov.

Definitioner

Sagsøger – en person, der ansøger om en stilling hos U. T. System Administration, uanset om personen er en ekstern kandidat eller en nuværende medarbejder.

Passende – anvendelse af en eller flere databaser, der er godkendt, tager hensyn til stillingens art, oplysninger indhentet fra den amerikanske regering i forbindelse med visumprocessen samt en database, der indeholder data for permanente, midlertidige og uddannelsesmæssige opholdssteder for enhver, der har boet uden for staten Texas siden det fyldte 17. år.

Criminal Conviction Record Information – offentlige oplysninger, der opbevares af Department of Public Safety, som fastsat i Texas Government Code Section 411.135.

Criminal History Record Information – oplysninger, der er indsamlet om en person af en strafferetlig myndighed, og som består af identificerbare beskrivelser og noteringer af anholdelser, tilbageholdelser, tiltaler, oplysninger og andre formelle straffesager og deres afgørelser, som nærmere beskrevet i Texas Government Code Section 411.082.

National Criminal History Record Check (NCHRC) – en kontrol af strafferegistre, der er indhentet fra både Texas Department of Public Safety og Federal Bureau of Investigation på grundlag af identifikationsoplysninger om fingeraftryk, eller en kontrol af strafferegistre, der er indhentet fra en privat leverandør på grundlag af nationale strafferegistre.

Stilling – både fuldtids- og deltidsstillinger, uanset om stillingen er besat eller skal besættes af en fast eller midlertidig arbejdstager eller kræver status som studerende som betingelse for at besætte stillingen, men ikke en stilling besat af en midlertidig arbejdstager, der stilles til rådighed af et vikarbureau; det bør forventes, at vikarbureauet foretager og holdes ansvarligt for at foretage den kriminelle baggrundskontrol.