27 unikke gallaidéer til det ultimative fundraisingarrangement

Når du tænker på en gallafest, forestiller du dig sikkert en formel, kongelig begivenhed. Det kan betyde en sort tøjkode, middag med catering, liveband og taler eller præsentationer om æresgæsten (eller årsagen).

Sommetider kan gallaarrangementer dog også beskrive en afslappet social udflugt eller festival med en stor gæsteliste.

Hver som helst kan gallaarrangementer virkelig øge dit varemærkes omdømme, især hvis det er et firmaarrangement, der er designet til at imponere potentielle investorer, donorer eller high-end kunder.

Her er et par tips og tricks til at hjælpe dig med at kickstarte en overdådig gallafest, der vil præsentere din virksomhed eller organisation i et positivt lys.

1. Fundraising Gala Ideer
2. Hvordan man planlægger en Fundraising Gala

Udforsk de bedste ideer til planlægning af fundraising gallaarrangementer

Nu kan du udforske inspirerende tips til planlægning af gallaarrangementer for at imponere deltagerne & drive fundraising.

Sammensæt et udvalg af designere, stedsledere og cateringfirmaer, som også er personligt eller følelsesmæssigt berørt af fokus for din begivenhed.

Da de har oplevet disse emner på et personligt plan, vil de være mere villige til at engagere sig fuldt ud i arrangementet. Hvis du ikke allerede har nogen i tankerne, kan du skrive på dine sociale medier eller sende en e-mail til din netværksliste om muligheden og se, hvem der reagerer med størst entusiasme. Du kan også tage et kig på tidligere begivenheders deltagerlister og se, om nogle af disse gæster også er fagfolk inden for events.

Livestream begivenheden online.

Hvis din gallafest har en særlig betydning for en stor gruppe af potentielle fjerndeltagere eller indebærer store afsløringer/annonceringer, bør du i det mindste overveje at livestreame den. Hvis du gør det, skal du sørge for kun at livestreame interessante handlinger (som f.eks. præsentationer og fundraiser-tællere) og dobbelttjekke, at talere eller gæster er trygge ved at være på kamera.

Invitér folk, der har haft gavn af din organisation, til at blande sig med donorer.

Denne taktik er især effektiv, hvis du planlægger at indsamle midler ved din gallafest. Hvis deres historie er særlig følelsesladet eller mindeværdig, kan du invitere dem til at holde en kort tale.

Parrér en økonomisk fokuseret aktivitet med en aktivitet, der bare er for sjov.

Hvis du f.eks. laver en stille auktion, skal du sørge for at inkludere noget underholdende som f.eks. en stand up comedy-optræden, så donorer ikke behøver at føle, at hver del af denne begivenhed koster dem flere og flere penge.

Føj stilfuld eventudsmykning til, som bidrager til dit brand.

Guld-, sølv- og kobberaccenter løfter ethvert farveskema eller indretningselement til gallafesten og kan bruges til logodisplays, begivenhedsspecifikt markedsføringsmateriale og brandede gaver til at tage med hjem. Sørg også for at inkludere masser af stearinlys, friske blomster og eksklusivt service i farver, der passer til din virksomhed.

Brug tidligere begivenhedsdata til at hjælpe med at bestemme dit gallatema.

Var visse arrangementer mere velbesøgte end andre? Hvad havde dine mest populære arrangementer alle til fælles? Find og udnyt disse ligheder i dit galladesign. Du kan også hente feedback fra tidligere deltagerundersøgelser og anvende deres noter direkte på dit nye arrangement.

Overvej et samarbejde med en virksomhedssponsor.

Det sparer dig ikke kun penge, men du kan også vælge strategisk, hvem du vil tilpasse dit eget brand til. Og hvis du aldrig har henvendt dig til potentielle virksomhedssponsorer før, skal du sørge for at følge denne gode vejledning.

Streamline din check-in-proces.

Papir- og blyantlister kan forvirre eventpersonalet, da folkemængderne har en tendens til at ankomme i bølger. Brug event-software, der gør det nemt for medarbejderne at opdatere deltageroplysninger med detaljer som f.eks. yderligere festdeltagere, nye donationer og optagede billeder af VIP-gæster med henblik på fremtidig eventpromotion.

Goder, præmier og goodiebags bør alle understøtte hovedtemaet og meningen bag din gallafest.

Eksempler på veludførte swag bags omfatter mærkevarer parret med luksustæpper, stearinlys eller bøger (kaffebordsfotografibøger relateret til din primære velgørenhedsorganisation eller begivenhedstema er altid et hit). Hvis du har budgettet, kan du prøve at finde disse varer i luksusvarehuse som Neiman Marcus eller Saks Fifth. Eller du kan lave dem selv (websteder som Shutterfly giver dig mulighed for at lave dine egne fotoalbums med hårdt indbinding med forudlavede skabeloner).

Vælg et ukonventionelt sted for arrangementet.

Kunstgallerier, teatre og endda spillehaller kan være det næste sted for din gallafest. Så længe det passer til temaet, velgørenhedsorganisationen eller brandet, er der ingen grænser for, hvad der kan lade sig gøre.

Forstil gruppebilletpakker.

Her er nogle tips til at maksimere billetsalget til alle typer arrangementer, herunder arrangementer, hvor billetterne købes i store mængder.

Giv gæsterne mulighed for at donere via deres telefoner.

Spidse donationsapps (som dem på denne liste) tilbyder brugerdefineret branding og digital sikkerhed.

Integrer fysiske repræsentationer af din forenings vigtigste sag i dit eventdesign.

Hvis din nonprofitorganisation eller virksomhed f.eks. arbejder med børn, kan du skabe en fotobaggrund, der udelukkende består af tegninger og takkekort, som er lavet af velgørenhedsmodtagere.

Brug event-software til at indsamle, vurdere og analysere succesen af dit event.

Basis det bare ikke kun på et enkelt dollarbeløb. Galas er også nyttige til at opbygge dit brand, udbrede kendskabet og opbygge langsigtede relationer. Alle disse fordele kan måles gennem gæsteundersøgelser, input fra deltagerregistreringer og analyser af billetsalget.

Tag dig tid til at anerkende, hvor langt din organisation er nået.

Denne gallafest kan være første gang, at nogle af dine deltagere nogensinde har haft kontakt med din organisation, så at minde dem om, hvor du kom fra (og følgelig hvor du potentielt er på vej hen), vil være med til at give bevis for, at deres investering af tid og/eller penge var velplaceret.

Tænk over, hvordan din eventbelysning vil sætte tonen for aftenen.

Ekspert leverandører af eventbelysning anbefaler at dæmpe eller fjerne overheadbelysning. Tilføj derefter nogle farvesprøjt eller fremhæv interessante dekorationsstykker med LED’er. Tilføj nogle snorelys, GOBO’er eller 3D-mapping, hvis du virkelig ønsker at være smart.

Brug en skabelon til planlægning af gallaarrangementer for at perfektionere din proces.

Denne værktøjskasse vil hjælpe dig med at komme i gang. Generelt bør du dog forvente at begynde at planlægge din gallafest mindst 18 måneder frem i tiden.

Overrask gæsterne med kendte talere, en fantastisk indretning eller en rørende oplevelse.

Ubuntu Pathways har som bekendt brugt kæmpeportrætter af de børn, de har hjulpet (klædt ud som det, de gerne vil være, når de bliver voksne) ved en af deres gallafester. Gennemtænkte, anderledes detaljer som disse gør dit arrangement endnu mere uforglemmeligt.

Tema din cateringmenu med cocktails til særlige begivenheder og specifikke publikumshensyn.

For eksempel, hvis din gallafest fejrer retfærdig behandling af dyr, bør du sandsynligvis fokusere på at tilbyde en vegansk menu. Du kan også skabe nogle håndværksdrinks med unikke sugerør eller glasdekoration. Og hvis du går den vej, så sørg for, at de har nogle stolt viste sjove navne.

Vælg en begivenhedsdato lige før en national helligdag eller en kulturel begivenhed.

Nogle af de bedste gallafester finder sted i forbindelse med Halloween eller Super Bowl. Hvis du vælger denne fremgangsmåde, kan du basere størstedelen af dine designvalg på denne tid af året.

Brug videomarkedsføring til at engagere potentielle deltagere på de sociale medier.

Alle gallafester bør inkludere følgende typer videoer i deres markedsføringsindhold:

• En kort og sød introduktion til din virksomhed som helhed.
• En historie, der symboliserer meningen bag din gallafest, og hvorfor den er så vigtig.
• En oplysningsvideo, der fremhæver din vigtigste sag.

Lad gæsterne vide, at du vil donere deres billet til en anden værdig deltager, hvis de ikke kan komme, hvis de ikke kan deltage.

Gæsterne kan stadig føle sig godt tilpas over at have doneret til sagen eller din virksomhed, samtidig med at de giver en anden person (som normalt ikke ville have råd til det) mulighed for selv at nyde begivenheden. Udlodde de ekstra billetter på de sociale medier, eller giv dem offentligt til værdige deltagere og tag eller råb den person, der har gjort det hele muligt.

Send håndskrevne invitationer via sneglepost.

Det er en virkelig betænksom gestus, som vil fange modtagerens opmærksomhed bedre end en e-mail. Hvis din gallafest vil have en meget stor gæsteliste, kan du altid outsource noget af brevskrivningen ved hjælp af websteder som Fiverr eller Upwork.

Skab en overraskende skattejagt.

Følg i fodsporene på Disney’s Hidden Mickey og gem nogle “påskeæg” i hele dit eventlokale. Deltagerne kan gå på jagt efter dem, dele hashtaggede billeder på de sociale medier og samle nok billeder til at deltage i en lodtrækning om en stor præmie ved slutningen af aftenen. Brug maskotplys eller logo-symboler til genstandene.

Gør desserten til en mulighed for at netværke.

Interaktive dessertoplevelser er en fantastisk måde at hjælpe gæsterne med at mingle og mødes, når de først har fundet sig godt til rette og er faldet til på gallafesten. Sæt DIY cupcake-, varm chokolade- eller endda minitærte-stationer op. Eller få konditorer til at tilberede desserter, der er værd at dele på smalle buffetborde.

Tilføj en dørpræmie.

Forkæl gæsterne med en særlig gave i det øjeblik, de ankommer. Fyld den med noget, der vil begejstre dem eller gøre dem rigtig glade. Det sætter tonen for en sjov aften og kan opmuntre dem til at være endnu mere gavmilde. Hvis du også planlægger at uddele swag bags senere, skal du sørge for, at dørpræmien også passer godt sammen med det, der er i de større gaver.

Giv gæsterne mad, så snart arrangementet begynder.

Ingen har nogensinde i begivenhedernes historie nydt at vente på, at deres mad bliver serveret. Glade, velspisende gæster er mere tilbøjelige til at donere penge end “hangry” gæster. Så lad appetitvækkerne flyde eller start buffeten med det samme for at sikre, at alle har en chance for at gnaske, når de har lyst.

Nu kan du se her, hvordan du planlægger dit fantastiske gallaarrangement fra start til slut i nogle få enkle trin:

Sæt dit mål for dit gallaarrangement.

Hvad er formålet med dit arrangement? Forsøger du at rekruttere nye kunder? Har du planer om at afsløre dit nyeste produkt? Måske er det et velgørenhedsarrangement, og du forsøger at indsamle midler til en ædel sag.

Gør det klart, hvad dit mål er for alle, der hjælper dig med planlægningsprocessen, og udarbejd en strategi for at nå dette mål. Dit mål bør være klart og mere specifikt end blot at opnå et bestemt antal billetsalg.

Mål bør omfatte flere mål, såsom:

• Inddrive $X til din valgte sag
• Erhverve X antal salgsleads inden for Y antal uger efter arrangementet
• Opnå et nyt benchmark ROI
• Opnå et bestemt antal delinger på sociale medier (i.f.eks. at få dit begivenheds hashtag til at blive en trend)

Selv om mål er vigtige, skal du ikke fokusere alle dine bestræbelser på at nå et vilkårligt tal. Det, der er mere værdifuldt, er, at du stadig har en indvirkning på din virksomhed eller velgørenhed gennem denne gallafest. Hvis du ikke nåede dine mål en smule, skal du uddrage den lektie, du kan lære af det, så du gør det endnu bedre næste gang.

Valget af sted er afgørende for, at din gallafest bliver en succes.

Hvis du er vært for en formel begivenhed, vil en gymnastiksal på en gymnasieskole sandsynligvis ikke være et godt sted at afholde den. Heldigvis er der ingen mangel på eksklusive steder, især i større amerikanske metropoler – uanset om du går efter en historisk stemning eller et moderne præg.

Du skal også vælge mellem et “tomt lærred” sted eller et sted, der allerede er bygget til at passe til din stil og begivenhed. Førstnævnte er et nøgent (og “temaklart”) sted, som du frit kan indrette, så det passer til gallafesten.

New Yorks Madison Square Garden er f.eks. et topsted, der kan betragtes som et moderne blank canvas-anlæg. I modsætning hertil er Red Rocks Amphitheatre i Denver et udendørs spillested, der er designet specielt til musikkoncerter eller arrangementer med musiktema.

Galas kan også antage en festivallignende struktur, hvilket betyder, at en vis del af arrangementet kan foregå udendørs. Overvej et spillested, der er kendt for sit udendørs rum, hvis du ønsker, at dine gæster skal kunne suge naturen til sig oven på dine indendørs rum. Her er et par måder at komme i gang med at finde et sted online.

Vælg supplerende underholdning til din gallafest.

En gallafest er ikke komplet uden en eller anden form for underholdning. Hvis du holder en formel begivenhed, vil en rave dance sandsynligvis ikke være et godt match. Mere passende ville derimod være noget i retning af et strygerorkester.

Du kan parre musikere af enhver type med dans for at få en sjov affære – især med temaer, der egner sig godt til en parring på dansegulvet (som et maskeradebal!).

DJ’s er også passende, hvis det passer bedre til dit tema eller publikum. Der er en misforståelse om, at DJ’s kun optræder til mere uformelle arrangementer, men det er absolut ikke tilfældet. DJ’s er alsidige og kan spille en række klassiske beats, der passer til black-tie arrangementer, eller elektrisk/funk/hiphop-musik til et mere groovy publikum.

Oplev gæsterne med mad og drikkevarer til din gallafest.

Det siger sig selv, at du bør servere mindeværdig mad til din gallafest. Cheeseburgere og hotdogs er ikke nok til formelle gallafester.

Søg efter cateringfirmaer, der er kendt for at servere formelle begivenheder som f.eks. bryllupper og firmafester. Du skal også vælge mellem en middag i buffet-stil eller et anrettet måltid afhængigt af, om du ønsker, at gæsterne skal blande sig eller lære deres bordnaboer at kende.

Du kan også servere lette forfriskninger under receptionen, hvis dit arrangement strækker sig over et par timer – og hvis du vil sikre dig, at gæsterne har nok brændstof til at danse natten lang. Typiske fingermadder som grise i et tæppe og mini ostebidder, der alle serveres af en formelt klædt tjener, der bærer forretterne i en sølvbakke, er et sjovt par, som gæsterne vil elske sent om aftenen.

Med hensyn til drikkevarer vil det efterlade et varigt indtryk at sætte en martini-bar, en gør-dig-selv-margarita-station eller et andet twist på traditionel barbetjening til side. Eller hyr en mixolog, der kan lave skræddersyede cocktails på stedet.

Planlæg din PR og maksimer din markedsføring for gallafesten.

Galas skal markedsføres ligesom enhver anden begivenhed. Selv om du skal være aktiv på de sociale medier, skal du heller ikke helt undlade offline metoder.

For sociale medier kan du prøve alle følgende:

• Brug et hashtag, der fremhæver din sag og dit tema
• Opret en officiel begivenhedsside på sociale medier for at opnå organisk rækkevidde og nye deltagere
• Brug flere sociale netværk som Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat osv. for at matche din målgruppe af deltagere. Prøv LinkedIn for firmaevents, der er målrettet bestemte virksomheder eller relevante erhverv.

Din markedsføring på sociale medier bør også omfatte hjælp fra brand advocates, affilierede virksomheder, sponsorer og influencers, der kan udnytte deres egne følgere til at hjælpe dig med at fylde dit sted med entusiastiske deltagere.

For offline metoder er en god strategi at sende traditionelle flyers ud i form af en invitation. Inviter gæsten hjerteligt til din gallafest i en uddeling med et tema, der føles speciel og spændende. Og sørg for, at den indeholder alle de nødvendige oplysninger om tilmelding online, køb af billetter og meget mere.

Find det perfekte tema til din gallafest.

Galatemaer fortjener et helt eget afsnit! Galas er så meget mere levende, når der er et tema, som dine gæster kan blive begejstrede for.

Dette giver dig også mere plads til lidt kreativitet som eventplanlægger og hjælper dig med at navigere i detaljer som madvalg, musikvalg og indretning. Temaer kan være specifikke for en sæson, som f.eks. et vinterlandskab til en decemberbegivenhed. Du kan også vælge et tema, der supplerer en bestemt branche, f.eks. et rejsetema for en international organisation eller sag.

Temaet vil også diktere den type aktiviteter, du kan tilbyde gæsterne for at holde dem beskæftiget hele natten lang. Til en casinoaften skal du bruge borde til kortspil og roulette og måske endda præmier til aftenens største vindere.

Brainstorming af ideer til gallafester handler om at skabe en god tid for gæsterne og sikre, at du sørger for en sjov flugt fra almindelige arrangementer eller fester. Med en omhyggeligt planlagt begivenhed kan du ikke kun nå dine mål om fundraising eller brand awareness, men du vil også løfte dit brands image og få flere tilhængere i kølvandet.

Galas til fundraising er en af de mest lukrative og effektive begivenhedstyper og indbringer i gennemsnit 275.000 dollars i overskud for selv de mindste versioner med et lavt budget. De nedenstående tips og tricks til planlægning af gallafester vil hjælpe dig med at maksimere din investering og skabe en fantastisk oplevelse for deltagerne, som gæsterne vil tale om resten af året.

Nu er du klar til at bringe en fantastisk gallafest til live!

Her er et par måder at overgå dine KPI’er for arrangementet på, og nogle af de bedste metoder til planlægning af et arrangement, der kan gøre din gallafest til en stor succes.

Søger du efter en hjælpende hånd med planlægningen af dit gallaarrangement? Få det bedste fra diagrammering, check-in, gæstestyring og lokalsøgning – alt sammen i én eventplanlægningsapp.

Søger du efter flere oplysninger om gallaarrangementer?

Hvad er et gallaarrangement?

En gallafest er den mest glamourøse, festlige form for social begivenhed. De omfatter ofte dans, middag og underholdning og er kendetegnet ved deres omfang.