Malé zakázky na design, psaní, programování a poradenství jsou často zadávány na základě neformálního návrhu nebo pohovoru. U větších projektů se však často používá propracovanější metoda žádosti o nabídku (RFP). A v případech, kdy je zadavatelem veřejná instituce, musí být tyto RFP ve většině případů zveřejněny a přístupné každému, kdo má zájem se o ně ucházet.
Získávat zakázky prostřednictvím RFP je jistě těžké, ale přesto existuje několik velmi dobrých důvodů, proč sledovat zveřejněné RFP na vašem trhu:
Klíčem k získání hodnoty z nabídek RFP je použití nástrojů, které vám pomohou najít příležitosti, které jsou vhodné pro vaši firmu, a najít jich tolik, že budete mít rozumnou šanci některé z nich skutečně vyhrát.
Tady je několik nástrojů a metod, se kterými jsem v průběhu let experimentoval, a silné a slabé stránky každého z nich.
Onvia
Onvia byla několik let mým nástrojem pro sledování RFP, dokud jsem ji neotestoval na Find RFP (níže) a pak na tuto službu zcela přešel. Dokonce i nejlevnější balíček Onvia je mnohem dražší než jiné služby pro sledování RFP a poplatek se dramaticky zvyšuje, pokud chcete celostátní pokrytí.
Stejně jako ostatní, levnější služby, Onvia získává většinu svých informací prohledáváním všech webových stránek, které státní a místní samosprávy používají ke zveřejňování RFQ a RFP. Společnost Onvia zdůvodňuje svou vyšší cenu dalšími službami v oblasti výzkumu a analýzy trhu, které poskytuje, a skutečností, že zahrnuje také některé soukromé (nevládní) nabídky. Obě tyto funkce navíc se však zdály být zaměřeny především na dodavatele a další společnosti ve stavebnictví, takže pokud neprodáváte parabolická svítidla, nepronajímáte stavební zátarasy apod., pravděpodobně se vám nevyplatí připlácet si.
Find RFP
Jak jsem již zmínil výše, testoval jsem Find RFP oproti Onvii několik měsíců, než jsem zrušil předplatné Onvia, a na Onvii jsem neviděl žádné relevantní příležitosti, které by nebyly také na Find RFP. V kombinaci se skutečností, že Find RFP byl mnohem levnější (29,95 USD/měsíc za národní pokrytí), to nebylo těžké rozhodnutí.
Governmentbids.com
Vlastně jsem Governmentbids.com netestoval, ale zdá se, že je podobný FindRFP. Další možností býval FedOpps.com, ale zdá se, že zanikl.
Většina těchto služeb má bezplatné zkušební období, takže je možné vyzkoušet více než jednu a zjistit, co je pro vaši firmu nejlepší. Pokud můžete, vyzkoušejte je současně, abyste zjistili, zda jedna z nich zachycuje příležitosti, které ostatním unikají.
Jediná věc, kterou vám u všech těchto služeb doporučím, je, abyste zvážili použití vyhledávání klíčových slov pro přizpůsobení obdržených nabídek RFP namísto použití kódů odvětví. Odvětvové kódy jsou v mnoha případech dost vágní a velmi často se stává, že jsou RFP zařazeny do nesprávné kategorie. A čím specializovanější nebo nejasnější je vaše služba, tím důležitější je tento přístup použít. Nevybírejte jen kód odvětví, který zní blízko, a doufejte, že to bude fungovat, protože pokud tvůrci RFP zvolí jiné kódy, pak tyto příležitosti neuvidíte.
RFP Database
RFP Database se od ostatních služeb RFP liší tím, že spoléhá na to, že RFP a RFQ dodají uživatelé, a ne na čerpání informací z vládních stránek. Členové získávají „kredity“ za předložení RFP, které našli na jiných místech, a tyto kredity pak používají k prohlížení RFP předložených ostatními.
Dobré na tomto systému je, že není omezen na vládní RFP. Uživatelé mohou zadávat příležitosti, které najdou kdekoli, takže občas najdete věci, které se v jiných službách nezobrazují. Nevýhodou je, že není komplexní, což znamená, že je užitečný hlavně jako nástroj k doplnění jiné služby, například Find RFP.
Vyhlášení RFP na stránkách profesních organizací
V závislosti na vaší specializaci existuje možnost, že existuje profesní organizace, která na svých stránkách zveřejňuje RFP, které vás zajímají. Nebudu se zde pokoušet o jejich výčet, protože pravděpodobně víte, které organizace jsou pro vás relevantní, ale jen jako příklad uvádím databázi RFP/RFQ Americké plánovací asociace.
Většina těchto zdrojů vás nebude upozorňovat e-mailem na zveřejnění nové příležitosti, takže si budete muset buď nastavit systém, který vám bude připomínat, abyste je pravidelně kontrolovali, nebo použít nástroj, jako je ChangeTower, který vás upozorní, když na stránku něco přibude.
Místní nebo státní vládní nákupní stránky
Služby jako Find RFP vytěžují stovky stránek pro své nabídky. Pokud máte konkrétní geografické zaměření, můžete na tytéž stránky přistupovat přímo – zpravidla zdarma – a zaregistrovat se, abyste byli upozorňováni na nové příležitosti, které splňují vaše kritéria.
Začněte tím, že navštívíte oblasti RFP/RFQ na webových stránkách provozovaných státními, městskými a okresními úřady ve vaší oblasti, stejně jako univerzitami, nemocnicemi atd. Na těchto stránkách hledejte formulace jako „obchodování s námi“ nebo „zdroje pro podniky“. Skutečný seznam se může jmenovat „nabídky“, „příležitosti k zadávání veřejných zakázek“ atd., takže nehledejte jen „RFP“ nebo „RFQ“.
Též pravidlo o používání klíčových slov místo kódů odvětví/zboží, které jsem zmínil v bodě 3, platí i zde. Nenastavujte situaci, kdy jste závislí na tvůrci RFP, aby RFP správně zařadil.
V minulosti jsem zkoušel vyhledávat nové RFP pomocí Google Alerts a některých jeho alternativ a nikdy jsem neměl štěstí. Věci se objevují jen zřídka, a když už se objeví, je to často měsíce nebo dokonce roky po termínu.
Moje pokusy o nastavení průběžného vyhledávání na Twitteru byly také neproduktivní. Široké vyhledávací výrazy vedou k příliš velkému šumu a konkrétnější vyhledávání málokdy přináší výsledky.
Putting it Together
Doporučuji používat kombinovaný přístup, abyste viděli maximální počet příležitostí a zajistili, že nic nepropadne. Začněte tím, že si vyberete některou z levných placených služeb, jako je Find RFP, která udělá většinu práce za vás, a nastavte si příjem oznámení přímo od klíčových agentur nebo organizací na vašem geografickém trhu.
Protože jsou tyto RFP z definice „veřejné“, je zde velká konkurence, takže jich budete muset vidět hodně, abyste našli těch několik, na které máte opravdu šanci. Prohlédnutí velkého množství nabídek RFP vám také dává možnost podělit se o příležitosti, které pro vás nejsou vhodné, s přáteli a kolegy, což může být skvělá networkingová aktivita.