“Beknoptheid is de ziel van de geestigheid”
– William Shakespeare
Niemand houdt van een saai gesprek (afbeelding 1). In alle aspecten van het leven, maar in het bijzonder in de cardiologie en in het katheterisatielab, is een goede communicatie van ideeën tussen artsen, verpleegkundigen, technologen en anderen (zoals vertegenwoordigers van de industrie) van essentieel belang voor de beste operaties en patiëntenzorg.
Beknopt zijn (d.w.z. beknoptheid) is niet zo gemakkelijk als het klinkt. Mark Twain zei: “Ik had geen tijd om een korte brief te schrijven, dus schreef ik in plaats daarvan een lange,” en het is echt van toepassing op het geven van een zeer goede toespraak van 10 minuten. We dachten dat het in deze tijd van het jaar gepast zou zijn, na gewerkt te hebben met fellows die casussen en korte voordrachten presenteren, om te bekijken wat er nodig is om een goede voordracht van 10 minuten te houden. Als je online onderzoek doet, zal het niemand verbazen dat de korte spreekbeurt van 10 minuten een belangrijk onderwerp is. Bij het voorbereiden van ons artikel, vonden we meer dan 500 citaten om te leren hoe je korte presentaties in een breed scala van formaten te geven. Met de bedoeling om goede communicatievaardigheden te bevorderen en met de wetenschap dat onze stagiairs (fellows) en veel katholieke laboranten ook korte toespraken zullen moeten houden in verschillende fora, is hier de door mij en mijn collega, Dr. Jeannie Yu, voorgestelde methodologie. We noemen het “de 10 geboden van een 10-minuten gesprek”.
Gebod #1: Als een padvinder, wees voorbereid (figuur 2).
Om een gesprek voor te bereiden, ontwikkel duidelijke doelstellingen en een stappenplan voor uw presentatie.
a. Wat is de reikwijdte van uw onderwerp? Waarom spreekt u erover? Of, met andere woorden, wat is het over dit onderwerp dat u wilt dat uw publiek begrijpt en hopelijk behoudt?
b. Wie is uw publiek? Zorg ervoor dat u het materiaal afstemt op hun perspectief en behoeften.
Welke materialen of wie hebt u nodig om u te helpen bij de voorbereiding? U moet een korte, gerichte fiche hebben voor de voorbereiding van uw toespraak met de volgende vier punten: Doel, Publiek, Kernboodschap, Take-Home Concept.
Gedachte #2: “In den beginne was er duisternis…” Begin uw toespraak met het verlichten van uw publiek.
a. Stel uzelf voor. Vertel iets persoonlijks over jezelf om een band met het publiek op te bouwen.
b. Introduceer de voordracht. Vertel hen waarom u hier bent en ook waarom zij hier zijn.
Bod #3: Laat de informatie transformerend zijn.
Na je lezing te hebben gehoord, moet het publiek vertrekken met iets dat nieuw en belangrijk voor hen is. De informatie moet hen iets meer geven dan waar ze mee kwamen, iets dat hun denken zou veranderen of transformeren. Het is vaak waardevol om een sleutelpunt te geven om het belangrijkste concept dat je presenteert te identificeren. Geef een samenvatting die actiegerichte onderwerpen moet bevatten voor uw publiek om mee naar huis te gaan.
Beginsel #4: Know thy stuff.
Om een goede presentatie te geven, moet u uw materiaal kennen. Je moet je presentatie oefenen. Je moet anticiperen en weten wat je moet doen met vragen aan het eind.
Beginsel #5: Beheers de aandacht van het publiek.
Een van de belangrijke aspecten van een goede presentatie is dat je in staat bent om je leerpunten over te brengen en de aandacht van het publiek vast te houden. U, uw dia’s en uw inhoud moeten begrijpelijk zijn voor een brede laag van uw publiek. Omdat niet iedereen op dezelfde manier leert, zult u flexibel moeten zijn, wat betekent dat u het gemakkelijker moet maken door duidelijk, langzaam en beknopt te spreken, zodat u de toehoorders niet overweldigt.
Als spreker moet u zelfverzekerd zijn. Een goed beginpunt is om adem te halen. Ademhalen tijdens uw voordracht ontspant zowel u als de toehoorders. Een comfortabele ademhaling vermindert stress en straalt vertrouwen uit. Die natuurlijke pieken en dalen in de lezing kunnen ook een moment zijn om even bij je publiek te checken of je hun aandacht hebt of, omgekeerd, of ze de draad kwijt lijken te zijn. Voel je niet onder druk gezet en houd geen ‘drukrede’. Wees niet bang voor stilte – het toepassen van pauzes zal leerpunten benadrukken.
Hoe je jezelf presenteert is ook een deel van het pakket, van je jurk en uiterlijk tot je stem. Beschouw je stem als een muziekinstrument. Je moet er een sterk, krachtig en tonaal geluid van maken. Om je stem te verbeteren, moet je jezelf beluisteren op een opname en nadenken over je register, je timbre, de cadans van je spraak, het gebruik van stiltes, je toonhoogte en je volume. Dit zijn allemaal technieken die goede sprekers gebruiken om krachtige en impactvolle presentaties te geven.
Commandment #6: “Twitter” en “Marie Kondo” je dia’s.
Bij het samenstellen van je spreekbeurt, overweeg sterk het volgende:
- Edit intensief. Zorg dat de spreekbeurt past binnen de tijdslimiet die u hebt.
- Benoem het belangrijkste punt of de belangrijkste punten die u wilt overbrengen. Het is niet effectief om 100 punten over te brengen, waarvan geen enkele zal worden onthouden. Het is beter om 3 punten mee te geven, die allemaal duidelijk worden opgenomen en begrepen.
- Gezien de normale snelheid van spreken, moet u een spreekbeurt van 10 minuten beschouwen als hetzelfde als een paper van 1500 woorden. De vuistregel voor het aantal dia’s is 10 dia’s voor 10 minuten, en veel sprekers zullen variëren tussen 20 en 30 seconden of een minuut per dia. Maak slechts 10 of 12 dia’s voor gebruik tijdens deze periode van 10 minuten.
- De informatie op de dia’s moet onmiddellijk kunnen worden geabsorbeerd. Beperk de woorden tot een overzichtsformaat. Minder (tekst) is meer (begrip en retentie).
- Breng het kort. Maak dia’s extreem strak, woordelijk, en visueel overzichtelijk.
- Gebruik duidelijke en gemakkelijk te begrijpen afbeeldingen.
- Houd de “glitterfactor” laag (dit is een zin van Dr. Paul Edwards van de School of Information en Department of History van de University of Michigan, in een essay van oktober 2014 over hoe je een academische voordracht moet geven. Dr. Edwards geeft een uitstekende schets en tabellen over sleutels tot mondelinge presentaties). Tabel 1 toont zijn samenvatting van kenmerken van goede en slechte toespraken.
Commandment #7: Praat tegen mij en weet tegen wie je praat.
Richt je tot het publiek en niet tot het scherm. Zoek een persoon in het publiek en praat met hem/haar. Trek de aandacht van het publiek door ze aan te kijken. Je kunt iemand een vraag stellen en hem/haar erbij betrekken. “Waar kom je vandaan?” is een goede openingsvraag. Het is goed om even bij het publiek te checken of ze het volgen. In een vergaderzaal moet u rechtop staan als u presenteert; dat hoort bij het commanderen van de zaal.
Vergeet niet tegen wie u praat. Wie is het publiek? Zijn dit cath lab verpleegkundigen en technologen? Zijn het fellows en stagiaires, of is het een gemengd publiek? Is het een wetenschappelijke sessie op hoog niveau? Is het een algemeen medisch publiek of een specifiek cardiologisch kantoorpubliek, of erger nog, interventionele cardiologen (grapje)? Wat is de belangrijkste boodschap die u de toehoorders wilt meegeven?
Commandment #8: Vergeet niet om op “Lombardi” tijd te zijn.
Vince Lombardi, beroemd coach van het Green Bay Packer football team, zei: “Als je niet 5 minuten te vroeg bent, ben je al 10 minuten te laat.” Ga onder geen enkele omstandigheid over de tijd heen. Publiek haat dit, sprekers die wachten om hun toespraak te houden haten dit, de organisatoren haten dit, en u zult niet worden gewaardeerd als een goede spreker, maar alleen als iemand die iedereen uit het schema heeft gehaald.
Bij veel vergaderingen laten de organisatoren de dia’s stoppen en naar een zwart scherm gaan aan het einde van de tijd. U moet er goed op letten dat uw laatste dia’s niet verloren gaan door een zwart scherm. Het laat je onvoorbereid overkomen. Vergeet ook niet dat improvisatie op het laatste moment tijdens je lezing oké is als je een zeer geoefend spreker bent, maar in het begin moet je een idee hebben van wat je gaat zeggen en die punten op een rechttoe rechtaan en ongedwongen manier aansnijden. Verzin geen dingen op het moment zelf. Oefenen helpt.
Gedag #9: Deel de vragen
Het beantwoorden van vragen kan een uitdaging zijn. U moet de vraag voor uw publiek herhalen, omdat ze de vragensteller zonder microfoon misschien niet horen. Het herhalen van de vraag geeft u ook een moment om na te denken. Als de vraag u niet duidelijk is, kunt u altijd het publiek om hulp vragen. Bijvoorbeeld: “Weet je, ik weet niet of ik de vraag begrijp. Kan iemand dit voor mij behandelen of mij helpen?” U kunt altijd zeggen: “Ik ben blij dat u het vraagt en ook al heb ik geen specifiek antwoord, het herinnert me eraan dat de coronaire flowreserve echt de sleutel tot die kwestie is,” of iets van die strekking.
Commandment #10: Vergeet niet dat Mr. Murphy aanwezig zal zijn.
Murphy’s Law (“If it can go wrong, it will”) is van toepassing op alle menselijke activiteiten, maar specifiek op u wanneer u een belangrijke voordracht gaat houden op een grote zitting of in uw instelling. Je moet voorbereid zijn op problemen: wees voorbereid met je computer, wees voorbereid met een reservepresentatie, wees voorbereid dat er misschien geen PowerPoint is en dat je de toespraak zonder dia’s zou kunnen houden. Maak aantekeningen, maar gebruik ze niet, tenzij het ergste gebeurt. We vonden dit citaat bijzonder relevant: “Het is maar 10 minuten (de spreekbeurt), lang niet genoeg tijd om het onderwerp recht te doen, maar genoeg tijd om mezelf compleet voor gek te zetten.” Organiseer je gedachten zorgvuldig.
Tips voor de nieuwe presentator
- Lees de dia’s niet woordelijk voor.
- Spreek langzamer, veel langzamer, dan je denkt dat je bent. Snel spreken wordt voor sommigen onbegrijpelijk, en vooral in een grote zaal waar snelle spraak een echo van uw woorden zal produceren. Je kunt dan over jezelf heen praten en je publiek kwijtraken. Dit geldt des te meer voor een groter publiek met niet-Engels sprekenden.
- Spreek duidelijk. Bedenk hoe het is om in een publiek te zitten waar je iemand die druk van het spreken is nauwelijks kunt horen en verstaan. Korte zinnen met duidelijke afbeeldingen zorgen voor een winnende presentatie.
- Presenteer nooit een slechte dia. Zeg niet: “Het spijt me dat je dit niet kunt lezen, maar het betekent ‘X’.” Als jij het niet kunt lezen, kunnen zij het ook niet lezen; gebruik het dan niet. Dat is de aanpak van de luie man om informatie te presenteren.
- Vergeet niet dat we een korte aandachtsspanne hebben. Probeer er niet te veel informatie in te proppen. Vermijd kleine details. Gebruik één idee per slide en heb maar één goede sterke conclusie slide.
- Vertel het publiek 3 keer wat je van plan bent te vertellen. Introduceer het onderwerp met een korte schets. Herinner ze in het midden door middel van logische en opeenvolgende bouwstenen en vertel het ze dan nogmaals met uw laatste conceptdia.
- Minder is meer. Gebruik minder tekst en meer afbeeldingen, zet zelden een formule, spellingscontrole om fouten te elimineren. Een afbeelding heeft de voorkeur boven tekst als je geen andere informatie hebt om over te brengen. Elke dia moet een korte titel hebben zodat het publiek niet verdwaalt. Het gebruik van echte foto’s is zeer in het oog springend en maakt vaak een sterk visueel punt. Gebruik zo min mogelijk animatie in PowerPoint, want dat leidt af van je hoofdonderwerp en suggereert dat je meer van glitter dan van inhoud houdt.
The Bottom Line
Denk aan beknoptheid, duidelijkheid en gevatheid (figuur 3). Het doel van je voordracht is om het publiek een geschenk van kennis te geven. We hopen dat het beetje advies dat we in dit artikel geven je van dienst zal zijn bij het voorbereiden van een toespraak, ongeacht voor wie je hem houdt, wanneer of waar.
Disclosures: Dr. Morton Kern meldt dat hij adviseur is voor Abiomed, Abbott Vascular, Philips Volcano, ACIST Medical, Opsens Inc. en Heartflow Inc.