ビジネスレターの書式。 結果を出すビジネスレターの書き方【テンプレート】｜

ビジネスレターのフォーマット

最近のコミュニケーションは、メールを送る、テキストメッセージを入力する、ソーシャルメディアでつながる、などです。 しかし、中小企業の経営者にとって、ビジネス レターはこれまで以上に重要です。

報告書を読むように説得するカバー レターを書く場合でも、見込み客に自己紹介する場合でも、感謝を伝える場合でも、うまく作られたビジネス レターは際立つことができます。

さまざまな研究により、紙ベースのコミュニケーションは、電子メールなどの画面に表示されるものよりも記憶に残りやすく、豊かなものになる可能性があることが示唆されています。 アメリカのオフィスワーカーは1日平均121通の電子メールを受け取っているため、手紙も受信箱ではなく郵便受けから届けられると、目立つ可能性が高いのです。 (ビジネスエチケットの専門家であるジャクリーン・ホワイトモアを含む一部の専門家は、ビジネス目的の手書きの手紙は、タイプされた手紙よりもさらにインパクトがあると主張しています）

実際のビジネスレターは、著者が座って紙にインクを置くために、目の前の問題について十分に気に掛けていたことから、その取り組みを示しているのです。 手紙は、プロフェッショナリズムとクラスのレベルを示しています。 また、両者が保管できる、起こったことの書面による記録も提供します。

ビジネスレターは依然として重要ですが、スペルミスや文法的な間違いが多いと、プロとしての評判を損なう可能性があります。 また、適切にフォーマットされていないビジネスレターは、書き手が経験不足であること、プロフェッショナルでないこと、細部にまで気を配っていないことを示唆します。

Types of Business Letters Formats

Common types of business letters include:

• Cover letters.これはビジネスレターで一般的なタイプです。 小包や報告書、その他のアイテムと一緒に送るカバーレターの目的は、同封されているものを説明し、受取人がそれを使って何をすべきかという説明を提供することです。 これらは、人脈作りや関係作りに最適です。 ただ、「ありがとうございました」とだけ書いて、それで終わりにしてはいけません。 彼らが何をしてくれたか、それがどのようにあなたを助けたかについての詳細を提供し、その後、感謝の気持ちを表す2番目の表現で締めくくりましょう。 この種の手紙の鍵は、大げさに怒らず、不愉快であることを示すことです。 662>
• Adjustment letters. これはクレームレターに対する返答です。 ポイントは、謙虚な姿勢で対応することと、解決策の可能性を提示することです。 橋に火がつくのを避け、代わりに関係構築のツールとして返事を使いたいものです。
• Bad news letters. 悪い知らせの手紙で重要なのは、その打撃を和らげることです。 ビジネス文書では、直接的であることが重要視されます。 しかし、悪い知らせの手紙を書くときは、悪い知らせを伝える前に、あなたのビジネス関係で実際に何がうまくいっているのかを受取人に思い出させるのがベストです。 相手から品物を受け取ったこと、あるいは相手から指摘された事実や間違いに気がついたことを認めるためのものです。 いつその荷物や情報を受け取ったかを知らせ、お礼を言う。
• メモ 社内の重要なニュースや指示を伝えるためによく使われる。 このタイプの手紙のポイントは、大げさであったり、あざとく聞こえたりしないように、ポイントを押さえることです。 お祝いを送ろうと思ったきっかけや、すでに聞いた好意的な感想などを記述します。 662>
• 応答文書. これは、要求がどのように実現されたかを説明したり、列挙したりすることです。
• 依頼の手紙。 これらのタイプの手紙のキーは、ひれ伏したり、過度に感情的になることなく、助けを求めることです。 レターの中で使っている形容詞をよく見てみましょう。
• セールスレター。 これらの手紙は、受信者が読み続け、あなたが販売している何の利点を発見するように、冒頭でアクションやフックへの強い呼び出しを必要とします。
• 退職願…相手が簡単に回答できるような情報を提供すること。 これは、あなたがポジションを残していることを通知し、雇用の最終日を提供し、あなたが辞める原因となっているものを説明することです。

それはビジネスレターを書くことになると知っておくべき基本はここにある：

Business Letters Format Examples

だからTanyaスミス、アクメ社のCEOは言ってみましょう？ カリフォルニア州サンノゼにあるニューテック社に手紙を送り、ニューテック社のクラウドベースの販売管理ソフトウェアに関する無料相談を依頼したいとします。 スミスは手紙に何を書けばいいのでしょうか？ 彼女のビジネス レターはどのようにフォーマットされるべきでしょうか。

Parts of a Business Letter

Most experts agree that a business letter should have least the following seven parts in a business letter:

1. Sender’s address. 受信者が返事を書くためにあなたの住所を調べる必要がないようにしたい。 電話番号やメールアドレスも記載することができます。
2. 日付。 手紙がいつ書かれたのかがすぐにわかるようにする必要があります。 そうすれば、受信者は、それが特定のイベントやビジネスsituation.
3. 受信者のアドレスに関連している場合は特に、手紙が書かれたときと理由をより簡単に思い出すことができます。 アシスタントが手紙を送るために住所を調べる必要がないように（あるいは自分で住所を調べ直す必要がないように）、
4. 敬語。 To whom it may concern “は、あなたの手紙が紙屑かごに並べられることになる確実な方法です。 たとえ会社に電話したり、LinkedInで検索したりしてでも、受取人の住所と敬称に名前を入れることが重要です。
5. Body. 一般に、プロフェッショナルであり続け、要点をまとめるのが賢明です。 他のコミュニケーションと同様に、明確かつ簡潔であることは、書き手に最もよく反映される傾向があります
6. クロージング/署名。 署名は手紙に個人的なタッチを与え、それが誰からのものかを正確に示し、あなたが手紙の内容を承認していることを示します。

Spacing and Font Formats

Presentation is also important when it comes to conveying professionalism in a business letter.Have a list of any additional items enclosed with the business letter, in case the recipient misplaces of them. ここでの経験則は、実用性と読みやすさが個性に勝るということです。 大学時代の友人に送る手紙ではなく、ビジネスをするための手紙なのですから。

Alignment. すべての適切なビジネス レターは、左揃えで作成する必要があります。 何十年も前から、このような配置が読みやすさの点で望ましいとされています。 ページ上のスペースを最大にするために、手紙は文と文の間をシングルスペースにすべきです。 手紙の最後の文や段落から印刷した名前までの間に4行の改行を入れ、署名のためのスペースを空けること

フォント。 標準的なフォントのスタイルは、Times New Roman、サイズ12ですが、ArialやHelveticaなどの他の一般的に使用されるフォントが許容されます。 それはフォントに来るとき読みやすさは非常に重要ですので、創造的になると読みにくいゴシックや筆記体のフォントを使用して避けることができます。 手紙の本文が1ページに入りきらない場合は、フォントサイズを小さくするよりも、切り詰めたほうがよいでしょう。

余白のことです。 レターヘッドを使用する場合はスペースを確保する必要があるかもしれませんが、スペースを最大化できるため、1″の余白がベストであるというのがほとんどの専門家の意見です。 (レターヘッドについては後述します）

Block Form と Indented Form Formats

To indent or not to indent? それが問題です。 これは本当に、手紙をどのようにフォーマルに見せたいかという問題なのです。 たとえば、何かについて苦情を言う場合はブロック体、お礼の手紙の場合はセミブロックが、特に知り合いの場合は「フォーマルな軽い」感じでいいと思うかもしれません。 スミスがワイルドに手紙を書く例に戻りましょう。 以下は、彼女の手紙が 3 つの形式それぞれでどのように見えるかを示しています。

ブロック形式

Ms. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

June 1, 2018

Mr. Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

ワイルド様：

ニューテックのクラウドベース販売管理ソフトウェアについて無料相談したいのですが、どうすればいいですか？ Acme Corp.は急成長しているメーカーです（過去5年間の年間収益成長率20％）。 今後も成長を続けたいと考えており、ニューテックのソフトウェアは、当社の営業チームを次のレベルに引き上げてくれそうな製品に思えます。

NewTech のソフトウェアが Acme に適しているかどうか、あなたと一緒に検討したいと思います。

Sincerely,

Tanya Smith, CEO

Enclosures.com。 Acme Corp. brochure

Note that this is a more formal type of business letter: no indentations and everything is on the left.これは、よりフォーマルなビジネスレターであることに注意してください。

ブロック体変更

Ms. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
2018年6月1日

セールス担当副社長オスカー・ワイルド様
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

ワイルド様：

NewTechのクラウド型販売管理ソフトウェアについて無料相談を希望しています。 Acme Corp.は急成長しているメーカーです（過去5年間の年間収益成長率20％）。 今後も成長を続けたいと考えており、ニューテックのソフトウェアは、当社の営業チームを次のレベルに引き上げてくれそうな製品に思えます。

NewTech のソフトウェアが Acme に適しているかどうか、あなたと一緒に検討したいと思います。

Sincerely,

Tanya Smith, CEO

Enclosures.com。 Acme Corp. brochure

Note that there are still no indentations, but everything does not line up on the left.これは、まだインデントがなく、すべてが左側に並んでいないことに注意してください。 ただ、少し形式的でなくなっただけです。 スミスはこの場合、ブロック形式にこだわる方が賢明かもしれませんが、ワイルドとの協力関係ができれば、修正ブロック形式に切り替えるかもしれません。

セミブロックフォーマット

Ms. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
2018/6/1
Mr.Max,TANA,MN,Minneapolis（以下、Mr.Max,MN,MN,MN,MN,MN,MNと略す）。 Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

ワイルド様：

ニューテックのクラウドベース販売管理ソフトウェアについて無料相談をしたいのですが、どうすればいいですか？ Acme Corp.は急成長しているメーカーです（過去5年間の年間収益成長率20％）。 今後も成長を続けたいと考えており、ニューテックのソフトウェアは、当社の営業チームを次のレベルに引き上げてくれそうな製品に思えます。

NewTech のソフトウェアが Acme に適しているかどうか、あなたと一緒に検討したいと思います。

Sincerely,

Tanya Smith, CEO

Enclosures.com。 Acme Corp. brochure

Note that this is pretty much a block format, but the paragraphs have indentations.

ビジネス レターの書式のトーン

書式だけでなく、ビジネス目標を達成するため、あるいは少なくとも真剣に受け止めてもらうためには、手紙のトーンが重要になる場合があります。

• 横柄な態度や自慢話にならないようにしましょう。
• 会話調でありながら、プロフェッショナルな雰囲気にします。 ベンジャミン・フランクリンが好んで言ったように、「時は金なり」です。
• 苦情の手紙を書くときは、不快感を表すためにフォーマルな口調を使いますが、あからさまに怒るような口調ではいけません。 “御社の販売管理ソフトを契約することを当初は楽しみにしていたのですが、そのことを知り、がっかりしました…”。
• 悪い知らせを含む手紙を書くときは、ビジネスレターの簡潔でプロフェッショナルなトーンを保ちつつ、読み手の気持ちにも気を配りましょう。 橋を燃やしたくはないだろう。 これは、すぐに本題に入りたくないケースの一つです。 本題に入る前に、まずは打撃を和らげたいものです。 “御社が当社の販売管理ソフトウェアに興味を持たれたことを知り、嬉しく思っております。” 真摯な態度で、相手に自分の主張を理解してもらおうとすることが大切です。 “弊社も急成長中の企業ですので、残念ながらすべての見込み客に無料でコンサルテーションを提供するリソースはまだありません。” 親しみを込め、解決策も提示する。 「無料相談がないのは残念ですが、ぜひともお付き合いをさせていただきたいのです。 当社のソフトウェアが御社のニーズを満たす可能性があることを示すパンフレットを同封しています。 電話でもっとお話させていただくこともできますし、当社のソフトウェアの無料トライアルを手配することもできます」
• メモを書くときは、非常にさわやかで、要点をついた、ビジネスライクなトーンを使うようにしましょう。 メモは社内のコミュニケーションであることが多いので、きれいごとで社員の時間を無駄にしないためにも意味があるのです。 “最新のソフトウェア製品のパンフレットが印刷所に行くことになりました。 今後10日以内に、予想されるニーズに基づいて発注してください」

Word Choice and Grammar

言葉の選択は、ビジネスレターの効果を左右することがあります。 try”, “just”, “probably”, “maybe “などの単語を避け、直接的な表現を心がけましょう。

ある単語が、あなたが意図している意味を正しく伝えているかどうか気になりますか? ネットで辞書やシソーラスを検索してみてください。 特に重要な手紙の場合は、他の人に編集してもらい、読んでもらい、フィードバックをもらうことも有効です。

何としても、文法の間違いは避けましょう。

また、動詞は能動態と受動態を使い分けましょう。 能動態は、あなたが責任者であり、自分の行動に責任があることを表します。 (例: “9月1日までに貴社のソフトウェアをインストールします。” Not… “Your software will be installed by Sept.”)

Signature Formats

署名に関しては、ハンコやコンピューターによる署名を避けることが重要です。 手書きの署名は、手紙のメッセージに賛同していることを示すサインです。 書き写した署名の下には、手書きと混同しないように、あなたの名前と肩書きをタイプする必要があります。 会社を代表している場合は、会社名を大文字で書きます。

Email Business Letter Formats

書面のビジネスレターは、手紙を送った人が真剣であることを伝えるので、本当に違いを生むことがあります。 しかし、書面による手紙は時間がかかります。 自分が何を書いているのか考え、くだらないミスがないかを再確認し、封筒に入れて目的地に送る必要があるのです。 その場合でも、ブロック形式を使用することで、ある程度の形式を追加できるかもしれません。

Common Mistakes and Errors

ビジネスレターでよくある間違いは、ずさんさを示唆するため、避けましょう。 文法上の問題、タイプミス、単語の重複、句読点の間違いなどをダブルチェックするために、テキストをGrammarlyで実行します。 また、スペルチェックも行いましょう。

Letterhead Formats

また、プロフェッショナルな外観を提供し、また情報を提供するので、あなたの会社のビジネスレターに便箋の使用を検討することができるかもしれません。 レターヘッド付きの文房具を持つことは、会社のウェブサイトを持つことと同じようなものです。

レターヘッドには、会社の住所、電話番号、およびその他の連絡先情報を表示する必要があります。 レターヘッドを使用する場合は、それに応じて余白と書式を調整することを忘れないでください

ビジネスレターを書くことは、一般的にすべてのビジネスオーナーとあなたのプロ生活のための基本的なスキルである。 よく書かれた手紙は、あなたがそれを書いて、フォーマット、印刷、および郵送するためのケアと時間を取ったので、あなたがビジネスを意味することを示します。 もし、ビジネスが苦情の手紙を受け取ったら、その著者はその問題を放置するつもりはないでしょう。 同様に、書面による礼状は、電子メールで伝える感謝よりもはるかに強力で効果的です。

しかし、ビジネスレターは、その書式がプロフェッショナルでない場合、間違ったトーンを設定した場合、お粗末な文章、文法やスペルのミスが含まれている場合、その力を失います。 そのため、正しい方法を学ぶことが重要です

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