Formati di lettere commerciali: How to Write a Business Letter that Gets Results [Templates] |

Formattare le lettere commerciali

Comunicare al giorno d’oggi significa inviare un’e-mail, scrivere un messaggio di testo o connettersi attraverso i social media. Comporre una vera e propria lettera d’affari scritta, e assicurarsi che il formato della lettera d’affari sia corretto, può sembrare antiquato, eppure rimane più vitale che mai per i proprietari di piccole imprese.

Se hai bisogno di scrivere una lettera di presentazione per convincere qualcuno a leggere una relazione, presentarti a un potenziale cliente o esprimere ringraziamenti, una lettera d’affari ben fatta può distinguersi. Le lettere scritte rimangono una parte importante – e forse anche cruciale – della strategia di comunicazione di ogni piccolo imprenditore.

Vari studi hanno suggerito che le comunicazioni su carta possono essere più memorabili e arricchenti di quelle mostrate sugli schermi, come le e-mail. Dato che gli impiegati americani ricevono in media 121 email al giorno, è anche probabile che una lettera si distingua quando viene consegnata tramite la casella di posta elettronica piuttosto che la casella di posta. (Alcuni esperti, tra cui l’esperta di business etiquette Jacqueline Whitmore, sostengono anche che le lettere scritte a mano per scopi commerciali sono ancora più d’impatto di quelle scritte a macchina.)

Una vera lettera d’affari mostra impegno perché l’autore si è preoccupato abbastanza della questione in questione da sedersi e mettere inchiostro su carta. Le lettere dimostrano un livello di professionalità e classe. Forniscono anche una registrazione scritta di ciò che è accaduto che entrambe le parti possono archiviare. A volte, gli eventi che le lettere segnano sono abbastanza importanti per una società che diventano ricordi preziosi.

Mentre le lettere commerciali sono ancora importanti, possono danneggiare la vostra reputazione professionale se sono piene di errori di ortografia e grammatica. Una lettera d’affari che non è formattata correttamente può anche suggerire che lo scrittore è inesperto, non professionale o non attento ai dettagli – tutte prime (o seconde) impressioni che gli imprenditori non vogliono fare.

È importante, quindi, per ogni piccolo imprenditore sapere come costruire e formattare una lettera d’affari dall’aspetto professionale in modo corretto. I tipi di formati di lettere commerciali possono includere lettere di copertura, lettere di ringraziamento, lettere di reclamo, lettere di regolazione e altro ancora, a seconda della situazione commerciale.

Tipi di formati di lettere commerciali

I tipi comuni di lettere commerciali includono:

• Lettere di copertura. Inviate con un pacchetto, un rapporto o un altro oggetto, lo scopo di una lettera di accompagnamento è quello di descrivere ciò che è allegato e fornire una descrizione di ciò che il destinatario dovrebbe fare con esso.
• Lettere di ringraziamento. Queste possono essere ottime per il networking e la costruzione di relazioni. Non scrivere solo un “Grazie per” e lasciare tutto così. Fornisci più dettagli su ciò che hanno fatto e come ti ha aiutato, e poi chiudi con una seconda espressione di gratitudine.
• Lettere di reclamo. La chiave per questo tipo di lettere è dimostrare che sei scontento senza essere eccessivamente arrabbiato. Suggerisci come il destinatario della lettera potrebbe correggere la situazione.
• Lettere di rettifica. Questa è una risposta ad una lettera di reclamo. Il punto è essere umile nella risposta e offrire potenziali soluzioni. Volete evitare di bruciare i ponti e invece usate la vostra risposta come uno strumento di costruzione del rapporto.
• Lettere di cattive notizie. La chiave con le lettere di cattive notizie è quella di ammorbidire il colpo. Essere diretti è apprezzato nella scrittura aziendale. Ma quando si scrivono lettere di cattive notizie, è meglio ricordare al destinatario cosa funziona effettivamente nella vostra relazione d’affari prima di dargli la brutta notizia.
• Lettere di riconoscimento. Hanno lo scopo di riconoscere che hai ricevuto un articolo da qualcuno, o che sei a conoscenza di un fatto o di un errore che hanno fatto notare. Fai sapere al destinatario quando hai ricevuto il pacchetto o l’informazione, e poi ringrazialo per questo.
• Memo Spesso usati per diffondere notizie importanti e direttive all’interno di una società, il punto con i memo è di essere veloci e al punto con le tue comunicazioni.
• Lettere di congratulazioni. Il punto con questo tipo di lettere è di rimanere sul punto ed evitare di sembrare eccessivo o beffardo. Descrivi ciò che ti ha motivato a inviare le congratulazioni e il feedback positivo che hai già sentito. Mantieni la lettera concisa.
• Lettere di risposta. Si tratta di spiegare o elencare come una richiesta è stata soddisfatta.
• Lettera di richiesta. La chiave con questo tipo di lettere è chiedere aiuto senza strisciare o essere eccessivamente emotivi. Guarda bene gli aggettivi che stai usando nella lettera.
• Lettere di vendita. Queste lettere richiedono una forte chiamata all’azione o un gancio all’inizio in modo che il destinatario continui a leggere e scopra i benefici di ciò che stai vendendo. Assicurati di fornire informazioni in modo che possano rispondere facilmente.
• Lettere di dimissioni. Si tratta di avvisare che stai lasciando una posizione, fornendo un ultimo giorno di lavoro, e spiegando ciò che ti sta causando di lasciare.

Ecco le basi che devi sapere quando si tratta di scrivere una lettera d’affari:

Esempi di formato di lettere d’affari

Diciamo che Tanya Smith, CEO di Acme Corp. di Minneapolis, voglia inviare una lettera alla NewTech di San Jose, California, per richiedere una consulenza gratuita sul software di gestione delle vendite basato su cloud della NewTech. Di cosa ha bisogno Smith nella sua lettera? Come dovrebbe essere formattata la sua lettera d’affari?

Parti di una lettera d’affari

La maggior parte degli esperti concorda sul fatto che una lettera d’affari dovrebbe avere almeno le seguenti sette parti:

1. Indirizzo del mittente. Non vuoi che il destinatario debba cercare il tuo indirizzo per scrivere una risposta. Anche un numero di telefono e un indirizzo e-mail possono essere inclusi.
2. Data. Dovrebbe essere immediatamente evidente quando la lettera è stata scritta. In questo modo, il destinatario può ricordare più facilmente quando e perché la lettera è stata scritta, specialmente se ruota intorno a un particolare evento o situazione d’affari.
3. Indirizzo del destinatario. Non volete che il vostro assistente debba cercare l’indirizzo per inviare la lettera (o non volete dover cercare di nuovo l’indirizzo voi stessi).
4. Saluto. Un “A chi può interessare” è un modo sicuro per mettere la tua lettera nel cestino della carta straccia. E’ importante avere un nome nell’indirizzo e nel saluto del destinatario, anche se devi chiamare la compagnia o fare qualche ricerca su LinkedIn per scoprire a chi dovrebbe andare la lettera.
5. Corpo. È generalmente saggio rimanere professionali e andare al punto. Come per tutte le comunicazioni, essere chiari e concisi tende a riflettere meglio lo scrittore.
6. Chiusura/firma. La firma dà un tocco personale alla lettera, mostra esattamente chi la manda e che tu approvi il contenuto della lettera.
7. Allegati. E’ importante avere una lista di tutti gli oggetti aggiuntivi allegati alla lettera d’affari, nel caso in cui il destinatario li smarrisca.

Spaziatura e formati dei caratteri

La presentazione è anche importante quando si tratta di trasmettere professionalità in una lettera d’affari. La regola generale qui è che l’utilità e la leggibilità prevalgono sull’individualità. Non stai inviando una lettera a un vecchio amico del college – stai facendo affari. Ecco le regole di spaziatura e font che si vedono generalmente in una lettera d’affari:

Allineamento. Tutte le lettere commerciali appropriate dovrebbero essere allineate a sinistra. La saggezza comune nel corso dei decenni è che tale allineamento è il migliore per la leggibilità.

Spacing. Le lettere dovrebbero essere spaziate tra le frasi in modo da massimizzare lo spazio sulla pagina. Includi quattro interruzioni di riga tra la frase di chiusura della lettera o paragrafo e il tuo nome stampato per lasciare spazio alla tua firma.

Font. Lo stile di carattere standard è Times New Roman, dimensione 12, anche se altri caratteri comunemente usati come Arial e Helvetica sono accettabili. La leggibilità è cruciale quando si tratta di font, quindi evitate di essere creativi e di usare font gotici o corsivi difficili da leggere. Se il corpo della tua lettera sta esaurendo lo spazio su una singola pagina, è meglio tagliare che ridurre la dimensione del carattere.

Margini. La maggior parte degli esperti concorda che i margini da 1″ sono i migliori perché massimizzano lo spazio, anche se potresti dover fare spazio per la carta intestata se la stai usando. (Leggi di più sulla carta intestata qui sotto.)

Formati a blocchi e formati indentati

Tornare o non rientrare? Questa è la domanda. Questa è davvero una questione di quanto formale vuoi che la lettera appaia. Per esempio, potresti volere un formato a blocco per trasmettere formalità se ti stai lamentando di qualcosa, ma un semi-blocco potrebbe comunicare un aspetto piacevole, “leggero formale” in una lettera di ringraziamento, specialmente se è qualcuno che già conosci.

I tre stili generalmente usati sono blocco, blocco modificato e semi-blocco. Torniamo al nostro esempio di Smith che scrive a Wilde. Ecco come apparirebbe la sua lettera in ciascuno dei tre formati: formattazione a blocchi, formattazione a blocchi modificata e formattazione semi-blocco.

Formattazione a blocchi

Ms. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 giugno 2018

Mr. Oscar Wilde, VP delle vendite
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Caro signor Wilde:

Vorrei una consulenza gratuita sul software di gestione delle vendite basato su cloud di NewTech. Acme Corp. è un produttore in rapida crescita (20% di crescita del fatturato annuo negli ultimi cinque anni). Vogliamo continuare a crescere e il software di NewTech sembra un prodotto che potrebbe portare il nostro team di vendita al livello successivo. Voglio esplorare con voi se il software NewTech è una buona misura per Acme.

Non vedo l’ora di parlare con voi alla vostra prima convenienza.

Sinceramente,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Acme Corp. brochure

Nota che questo è un tipo più formale di lettera commerciale: niente rientri e tutto è a sinistra. Se state mettendo in dubbio quanto formale debba apparire la lettera, probabilmente è meglio andare sul sicuro e usare un formato a blocchi.

Formato a blocchi modificato

Signora Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 giugno 2018

Signor Oscar Wilde, VP delle vendite
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Caro signor Wilde:

Vorrei una consulenza gratuita sul software di gestione delle vendite basato su cloud di NewTech. Acme Corp. è un produttore in rapida crescita (20% di crescita del fatturato annuo negli ultimi cinque anni). Vogliamo continuare a crescere e il software di NewTech sembra un prodotto che potrebbe portare il nostro team di vendita al livello successivo. Voglio esplorare con voi se il software NewTech è una buona misura per Acme.

Non vedo l’ora di parlare con voi alla vostra prima convenienza.

Sinceramente,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Opuscolo della Acme Corp.

Nota che non ci sono ancora rientri, ma tutto non è allineato a sinistra. È solo un po’ meno formale. Smith potrebbe essere più saggia ad attenersi al formato blocco in questo caso, ma potrebbe passare al blocco modificato una volta che ha un rapporto di lavoro con Wilde.

Formattazione semiblocco

Signora Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 giugno 2018
Mr. Oscar Wilde, VP delle vendite
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Caro signor Wilde:

vorrei una consulenza gratuita sul software di gestione delle vendite basato su cloud di NewTech. Acme Corp. è un produttore in rapida crescita (20% di crescita del fatturato annuo negli ultimi cinque anni). Vogliamo continuare a crescere e il software di NewTech sembra un prodotto che potrebbe portare il nostro team di vendita al livello successivo. Voglio esplorare con voi se il software NewTech è una buona misura per Acme.

Non vedo l’ora di parlare con voi alla vostra prima convenienza.

Sinceramente,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Acme Corp. brochure

Nota che questo è praticamente un formato a blocchi, ma i paragrafi hanno rientri. Se sei in dubbio se usare il formato blocco o il formato blocco modificato (o semplicemente odi guardare i paragrafi senza rientri), il semi-blocco è un buon compromesso.

Il tono per la formattazione delle lettere commerciali

Al di là del formato, il tono della lettera può essere critico se vuoi raggiungere i tuoi obiettivi commerciali, o almeno assicurarti di essere preso sul serio. Qui ci sono alcuni suggerimenti importanti quando si tratta di impostare il tono appropriato nella lettera:

• Non passare per arrogante, o vanaglorioso.
• Rendi il tuo tono colloquiale, ma professionale.
• E’ generalmente una buona idea arrivare al punto il più velocemente possibile. Come Benjamin Franklin amava dire: “Il tempo è denaro”
• Quando scrivi lettere di reclamo usa un tono formale per esprimere il tuo disappunto, ma il tono non dovrebbe essere apertamente arrabbiato. “Inizialmente eravamo entusiasti di abbonarci al vostro software di gestione delle vendite, ma siamo rimasti delusi nello scoprire che…” Descrivete brevemente il problema e poi spiegate come vorreste idealmente risolverlo.
• Quando scrivete lettere che contengono cattive notizie, mantenete il tono conciso e professionale di una lettera commerciale, ma siate anche sensibili ai sentimenti del lettore. Non volete bruciare i ponti. Questo è un caso in cui non si vuole arrivare rapidamente al punto. Si vuole attutire il colpo: “Siamo stati lieti di apprendere l’interesse della vostra azienda per il software di gestione delle vendite della nostra azienda”. È importante essere seri e cercare di far capire al destinatario il vostro punto di vista: “Anche noi siamo un’azienda in rapida crescita, quindi purtroppo non abbiamo ancora le risorse per fornire una consulenza gratuita ad ogni potenziale cliente”. Chiudere con buona volontà, così come una potenziale soluzione. “Mi dispiace che non abbiamo consulenze gratuite, ma desideriamo molto iniziare una relazione d’affari con voi. Vi allego degli opuscoli sui modi in cui il nostro software potrebbe soddisfare i bisogni della vostra azienda. Sono felice di discutere di più al telefono, così come di organizzare una prova gratuita del nostro software.”
• Quando si scrive un promemoria, assicurarsi di usare un tono estremamente nitido, al punto, di tipo commerciale. I memo sono spesso comunicazioni interne all’azienda, quindi ha senso non sprecare il tempo dei dipendenti con le sottigliezze. “Le nostre più recenti brochure di prodotti software sono pronte per essere stampate. Vi preghiamo di effettuare i vostri ordini entro i prossimi 10 giorni in base alle vostre esigenze previste.”

Scelta delle parole e grammatica

La scelta delle parole può fare o rompere l’efficacia di una lettera commerciale. Cerca di essere diretto nel tuo linguaggio, evitando parole come “prova”, “solo”, “probabilmente” e “forse”. Mantieni il tuo linguaggio semplice, evitando le parole oscure o il gergo a cui le persone a volte ricorrono quando cercano di sembrare più intelligenti di quello che sono.

Si sta chiedendo se una parola trasmette correttamente il significato che si intende? Prova a fare delle ricerche su dizionari e thesaurus online. Nei casi in cui la lettera è particolarmente importante, aiuta anche avere qualcun altro che la modifichi e la legga per fornire un feedback.

A tutti i costi, evita gli errori grammaticali. Suggeriscono una mancanza di attenzione ai dettagli e di professionalità.

Inoltre, usa verbi che hanno una voce attiva contro una passiva. La voce attiva mostra che sei al comando e responsabile delle tue azioni. (Esempio: “Installeremo il vostro software entro il 1 settembre”. Non… “Il tuo software sarà installato entro il 1 settembre”)

Forme di firma

Quando si tratta della firma, è importante evitare timbri e firme computerizzate. Una firma scritta a mano è un segno che si approva il messaggio della lettera. Sotto la firma trascritta, dovresti digitare il tuo nome e titolo per evitare la confusione della tua scrittura. Se rappresenti una società, il nome della società dovrebbe essere scritto in maiuscolo. Ricordati anche di includere quattro spazi tra la chiusura di complimenti e il nome digitato, in modo da fornire abbastanza spazio per la firma.

Formati di lettere commerciali via e-mail

Una lettera commerciale scritta può davvero fare la differenza perché trasmette che chi ha inviato la lettera è serio. È facile spedire velocemente un’e-mail a qualcuno e premere “invia”, ma una lettera scritta richiede tempo. Hai bisogno di pensare veramente a quello che stai scrivendo, ricontrollare per assicurarti che non ci siano errori stupidi, e poi mettere la lettera in una busta e spedirla a destinazione.

A volte, però, il tempo è così importante che devi semplicemente inviare un’e-mail. Anche in quel caso, però, usare un formato a blocchi potrebbe aggiungere un po’ di formalità.

Errori ed errori comuni

Evitare gli errori di routine nella tua lettera commerciale, perché suggeriscono sciatteria. Esegui il testo attraverso Grammarly per controllare due volte se ci sono problemi di grammatica, errori di battitura, parole duplicate, errori di punteggiatura e altri problemi. Assicurati di fare anche un controllo ortografico mentre sei lì. Tutti i nomi propri che stai usando nella lettera – fai una ricerca su Google per controllare che siano scritti correttamente.

Formati di carta intestata

Potresti anche considerare di usare la carta intestata per le lettere commerciali della tua azienda perché offre un aspetto professionale ed è anche informativa. Avere carta intestata è un po’ come avere un sito web aziendale: Indica che il tuo business è legittimo.

La carta intestata dovrebbe mostrare l’indirizzo postale della società, il numero di telefono e qualsiasi altra informazione di contatto. Se usi la carta intestata, dovrai ricordarti di regolare i margini e la formattazione di conseguenza.

Scrivere lettere commerciali è un’abilità fondamentale per qualsiasi imprenditore e per la tua vita professionale in generale. Una lettera ben scritta mostra che hai intenzioni serie perché ti sei preso la cura e il tempo per scriverla, formattarla, stamparla e spedirla. Se un’azienda riceve un reclamo scritto per posta, è probabile che l’autore non lascerà cadere la questione. Allo stesso modo, una lettera di ringraziamento scritta è molto più potente ed efficace dei ringraziamenti trasmessi via e-mail.

Una lettera commerciale, tuttavia, perde il suo potere se la sua formattazione non è professionale, se stabilisce il tono sbagliato, se è scritta male, o se include errori di grammatica e di ortografia. Quindi è importante imparare a farli bene.