“La brevità è l’anima dell’arguzia”
– William Shakespeare
Nessuno ama un discorso noioso (Figura 1). In tutti gli aspetti della vita, ma in particolare in cardiologia e nel laboratorio di cateterizzazione, è essenziale avere una buona comunicazione di idee tra medici, infermieri, tecnici e altri (come i rappresentanti dell’industria) per le migliori operazioni e la cura del paziente.
Essere concisi (cioè brevi) non è così facile come sembra. Mark Twain ha detto: “Non ho avuto il tempo di scrivere una lettera breve, così ne ho scritta una lunga,” e si applica davvero a dare un ottimo discorso di 10 minuti. Abbiamo pensato che sarebbe stato opportuno in questo periodo dell’anno, dopo aver lavorato con i borsisti che presentano casi e discorsi brevi, rivedere ciò che serve per fare un buon discorso di 10 minuti. Facendo una ricerca online, nessuno dovrebbe essere sorpreso dal fatto che il breve discorso di 10 minuti è un grande argomento. Nel preparare il nostro articolo, abbiamo trovato oltre 500 citazioni per imparare come fare brevi presentazioni in una grande varietà di formati. Con l’intenzione di promuovere buone capacità di comunicazione e con la consapevolezza che anche i nostri tirocinanti (fellows) e molti addetti ai laboratori di cateteri dovranno tenere brevi discorsi in vari forum, ecco la metodologia suggerita da me e dalla mia collega, la dottoressa Jeannie Yu. La chiamiamo “i 10 comandamenti di un discorso di 10 minuti”.
Comandamento #1: Come un boy scout, sii preparato (Figura 2).
Per preparare un discorso, sviluppa obiettivi chiari e una tabella di marcia per la tua presentazione.
a. Qual è lo scopo del tuo argomento? Perché ne state parlando? O, in altre parole, cos’è di questo argomento che vuoi che il tuo pubblico capisca e, si spera, trattenga?
b. Chi è il vostro pubblico? Assicurati di adattare il materiale alla loro prospettiva e ai loro bisogni.
Quali materiali o chi ti serve per aiutarti nella preparazione? Dovresti avere un breve e mirato foglio per preparare il tuo discorso con le seguenti quattro voci: Scopo, Pubblico, Messaggio chiave, Concetto da portare a casa.
Comandamento #2: “In principio erano le tenebre…” Inizia il tuo discorso illuminando il tuo pubblico.
a. Presentati. Racconta un po’ di te per sviluppare un rapporto con il pubblico.
b. Introduci il discorso. Dì loro perché sei qui e anche perché loro sono qui.
Comandamento #3: Lascia che l’informazione sia trasformativa.
Dopo aver ascoltato il tuo discorso, il pubblico dovrebbe andarsene con qualcosa di nuovo e importante per loro. L’informazione dovrebbe dare loro qualcosa di più di quello che hanno ricevuto, qualcosa che cambierà o trasformerà il loro pensiero. Spesso è utile fornire un punto chiave per identificare il concetto più importante che state presentando. Dai un riassunto che dovrebbe includere argomenti che il tuo pubblico può utilizzare per andare a casa.
Comandamento #4: Conosci la tua roba.
Per fare una buona presentazione, devi conoscere il tuo materiale. Devi fare pratica con la tua presentazione. Devi anticipare e sapere cosa fare con le domande alla fine.
Comandamento #5: Controlla l’attenzione del pubblico.
Uno degli aspetti importanti di una buona presentazione è quello di essere in grado di comunicare i tuoi punti di apprendimento e mantenere l’attenzione del pubblico. Voi, le vostre diapositive e il vostro contenuto dovrebbero essere comprensibili per un’ampia fascia del vostro pubblico. Poiché non tutti imparano allo stesso modo, dovrete essere flessibili, cioè renderlo più facile parlando chiaramente, lentamente e concisamente in modo da non sopraffare gli ascoltatori.
Come oratore, sii sicuro di te. Un buon punto di partenza è fare un respiro. Respirare durante il vostro discorso rilasserà sia voi che gli ascoltatori. Una respirazione confortevole ridurrà lo stress e trasmetterà fiducia. Quei flussi e riflussi naturali nella conferenza possono anche fornire un momento per controllare il vostro pubblico, per vedere se avete la loro attenzione o, al contrario, se sembrano persi. Non sentitevi sotto pressione e non fate un ‘discorso sotto pressione’. Non abbiate paura del silenzio – l’applicazione delle pause enfatizzerà i punti dell’insegnamento.
Anche il modo in cui vi presentate fa parte del pacchetto, dal vostro vestito e aspetto alla vostra voce. Pensa alla tua voce come ad uno strumento musicale. Dovrebbe essere trasformata in un suono forte, potente e tonale. Per migliorare la tua voce, ascoltati mentre parli su una registrazione e considera il tuo registro, il timbro, la cadenza del discorso, l’applicazione dei silenzi, l’intonazione e il volume. Queste sono tutte tecniche che i buoni oratori impiegano per dare presentazioni potenti e d’impatto.
Comandamento #6: “Twitter” e “Marie Kondo” le tue diapositive.
Nella composizione del tuo discorso, considera fortemente quanto segue:
- Modifica intensamente. Fai in modo che il discorso rientri nel tempo limite che hai a disposizione.
- Identifica il punto o i punti più importanti che vuoi trasmettere. Non è efficace comunicare 100 punti, nessuno dei quali sarà conservato. È meglio dare 3 punti da portare a casa, tutti chiaramente assorbiti e compresi.
- Data la normale velocità del discorso, dovresti considerare un discorso di 10 minuti come un articolo di 1500 parole. La regola empirica per il numero di diapositive è di 10 diapositive per 10 minuti, e molti oratori variano da 20 a 30 secondi o un minuto per diapositiva. Creare solo 10 o 12 diapositive da usare durante questo periodo di 10 minuti.
- Le informazioni sulle diapositive devono poter essere assorbite immediatamente. Riducete la verbosità ad un formato schematico. Meno (testo) è più (comprensione e ritenzione).
- Siate concisi. Rendete le diapositive estremamente strette, a livello di parole, e visivamente ordinate.
- Utilizzate una grafica chiara e di facile comprensione.
- Mantenete basso il “fattore sfarzo” (questa è una frase del dottor Paul Edwards della Scuola di Informazione e del Dipartimento di Storia dell’Università del Michigan, in un saggio di ottobre 2014 su come tenere un discorso accademico. Il Dr. Edwards fornisce un eccellente schema e tabelle sulle chiavi delle presentazioni orali). La tabella 1 mostra il suo riassunto delle caratteristiche dei buoni e dei cattivi discorsi.
Comandamento #7: Parla con me e sappi a chi stai parlando.
Indirigi il pubblico e non lo schermo. Trova una persona tra il pubblico e parlale. Cattura l’attenzione del pubblico guardandolo. Puoi fare una domanda a qualcuno e coinvolgerlo. “Da dove vieni?” è una buona domanda di apertura. Va bene controllare i membri del pubblico per vedere se vi stanno seguendo. In una sala conferenze, assicurati di stare in piedi quando presenti; fa parte del comandare la stanza.
Non dimenticare a chi stai parlando. Chi è il pubblico? Sono infermieri e tecnologi di laboratorio di cateterizzazione? Sono borsisti e tirocinanti, o è un pubblico misto? È una sessione scientifica di alto livello? Si tratta di un pubblico medico generale o di un pubblico specifico degli uffici di cardiologia o, peggio ancora, di cardiologi interventisti (sto scherzando)? Qual è il messaggio chiave che vuoi che gli ascoltatori lascino?
Comandamento #8: Ricordati di essere in orario “Lombardi”.
Vince Lombardi, famoso allenatore della squadra di football dei Green Bay Packer, disse: “Se non sei in anticipo di 5 minuti, sei già in ritardo di 10 minuti”. Non andare oltre il tempo in nessuna circostanza. Il pubblico lo odia, gli oratori che sono in attesa di fare il loro discorso lo odiano, gli organizzatori lo odiano, e voi non sarete apprezzati come un buon oratore, ma solo come uno che ha messo tutti gli altri fuori programma.
Per molte riunioni, gli organizzatori fanno fermare le diapositive e vanno su uno schermo nero alla fine del tempo. Dovreste essere molto attenti a non perdere le vostre ultime diapositive in uno schermo nero. Vi fa sembrare impreparati. Inoltre, ricordate, l’improvvisazione all’ultimo momento durante il vostro discorso va bene se siete oratori molto pratici, ma all’inizio, dovreste avere un’idea di ciò che state per dire e affrontare quei punti in modo diretto e casuale. Non inventare cose su due piedi. Fare pratica con il tuo discorso ti aiuterà.
Comandamento #9: Condividi le domande
Individuare le domande può essere una sfida. Dovresti ripetere la domanda per il tuo pubblico, poiché potrebbero non sentire l’interrogante senza un microfono. Ripetere la domanda ti dà anche un momento per pensare. Se siete preoccupati o bloccati dalla domanda, potete sempre chiedere al pubblico di aiutarvi. Per esempio, “Sapete, non sono sicuro di capire la domanda. Qualcuno può affrontarla per me o aiutarmi?” Potete sempre dire: “Sono contento che l’abbiate chiesto e anche se non ho una risposta specifica, mi ricorda di menzionare che la riserva di flusso coronarico è davvero la chiave di questo problema”, o qualcosa del genere.
Comandamento #10: Ricordate che il Sig. Murphy sarà presente.
La legge di Murphy (“Se può andare male, lo farà”) si applica a tutte le attività umane, ma in particolare a te quando stai per tenere un discorso importante in una grande sessione o nella tua istituzione. Dovresti essere preparato ai problemi: essere preparato con il tuo computer, essere preparato con una presentazione di riserva, essere preparato al fatto che potrebbe non esserci PowerPoint e che potresti fare questo discorso senza diapositive. Dovresti preparare degli appunti, ma non usarli a meno che non si verifichi il peggio assoluto. Abbiamo pensato che questa citazione fosse particolarmente rilevante: “Sono solo 10 minuti (il discorso), non abbastanza tempo per rendere giustizia all’argomento, ma un sacco di tempo per rendermi completamente ridicolo”. Organizza attentamente i tuoi pensieri.
Suggerimenti per il nuovo presentatore
- Non leggere le diapositive alla lettera.
- Parla più lentamente, molto più lentamente, di quanto pensi di essere. Parlare velocemente diventa incomprensibile per alcuni, e specialmente in una grande stanza dove il discorso veloce produrrà un’eco delle vostre parole. Potreste finire per parlare più di voi stessi e perdere il vostro pubblico. Questo vale ancora di più per un pubblico numeroso con persone non madrelingua inglese.
- Parlate chiaramente. Pensate a come ci si sente seduti in un pubblico dove si riesce a malapena a sentire e capire qualcuno che ha la pressione del discorso. Frasi brevi con una grafica chiara fanno una presentazione vincente.
- Mai presentare una brutta diapositiva. Non dire: “Mi dispiace che non puoi leggere questo, ma significa ‘X'”. Se tu non puoi leggerla, loro non possono leggerla; non usarla. Questo è l’approccio dell’uomo pigro alla presentazione delle informazioni.
- Ricordate che abbiamo tempi di attenzione brevi. Non cercate di stipare troppe informazioni. Evitate piccoli dettagli. Usate un’idea per diapositiva e abbiate solo una buona diapositiva di conclusione forte.
- Dite al pubblico quello che avete intenzione di dire loro 3 volte. Introducete l’argomento con un breve profilo. Ricordateglielo nel mezzo attraverso blocchi logici e sequenziali e poi ripeteteglielo con la vostra diapositiva concettuale finale.
- Meno è meglio. Usate meno testo e più grafica, mettete raramente una formula, fate il controllo ortografico per eliminare gli errori. Un’immagine è preferita al testo quando non avete altre informazioni da trasmettere. Ogni diapositiva dovrebbe avere un titolo breve in modo che il pubblico non si perda. Usare fotografie reali è molto accattivante e spesso rende un forte punto visivo. Riduci al minimo qualsiasi animazione di PowerPoint perché distrae dal tuo argomento principale e suggerisce che ti piace lo sfarzo più della sostanza.
The Bottom Line
Ricorda di usare brevità, chiarezza e arguzia (Figura 3). L’obiettivo del tuo discorso è di dare al pubblico un dono di conoscenza. Speriamo che il piccolo consiglio che offriamo in questo articolo vi sia utile per preparare un discorso, non importa a chi lo fate, quando o dove.
Discrezioni: Il Dr. Morton Kern riferisce di essere un consulente per Abiomed, Abbott Vascular, Philips Volcano, ACIST Medical, Opsens Inc. e Heartflow Inc.
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