Rövidség, világosság és szellemesség:

“A rövidség a szellemesség lelke”

– William Shakespeare

Senki sem szereti az unalmas beszédet (1. ábra). Az élet minden területén, de különösen a kardiológiában és a katéterlaborban elengedhetetlen az orvosok, ápolók, technológusok és mások (például az ipar képviselői) közötti jó eszmecsere a legjobb működés és a betegellátás érdekében.

A tömörség (azaz a rövidség) nem olyan könnyű, mint amilyennek hangzik. Mark Twain mondta: “Nem volt időm rövid levelet írni, ezért inkább hosszút írtam”, és ez valóban érvényes egy nagyon jó 10 perces előadás megtartására. Úgy gondoltuk, hogy az évnek ebben az időszakában, miután eseteket és rövid előadásokat bemutató ösztöndíjasokkal dolgoztunk, helyénvaló lenne áttekinteni, hogy mi kell egy jó 10 perces előadás megtartásához. Az interneten kutatva senkit sem lephet meg, hogy a rövid 10 perces előadás nagy téma. Cikkünk elkészítése során több mint 500 idézetet találtunk arra vonatkozóan, hogyan kell rövid előadásokat tartani a legkülönbözőbb formátumokban. A jó kommunikációs készségek előmozdításának szándékával és azzal a tudattal, hogy gyakornokainknak (ösztöndíjasainknak) és sok katéterlaboratóriumi dolgozónak is rövid előadásokat kell tartania különböző fórumokon, íme az én és kollégám, Dr. Jeannie Yu által javasolt módszertan. Mi ezt “a 10 perces előadás 10 parancsolatának” nevezzük.

1. parancsolat: Mint egy cserkész, készülj fel (2. ábra).

Az előadásra való felkészüléshez dolgozzunk ki világos célokat és egy útitervet az előadáshoz.

a. Mi a témája tárgya? Miért beszélsz róla? Vagy más szóval, mi az a téma, amit a hallgatóságnak meg kell értenie és remélhetőleg meg is kell tartania?

b. Ki az Ön közönsége? Ügyeljen arra, hogy az ő szemszögükhöz és igényeikhez igazítsa az anyagot.

Milyen anyagokra vagy kikre van szüksége a felkészüléshez? Legyen egy rövid, célzott lapja az előadás előkészítéséhez, amely a következő négy elemet tartalmazza: Cél, célközönség, fő üzenet, magával ragadó koncepció.

Mondás #2: “Kezdetben sötétség volt…”. Kezdd a beszédedet a hallgatóság felvilágosításával.

a. Mutatkozz be! Mesélj egy kis személyes dolgot magadról, hogy kapcsolatot alakíts ki a hallgatósággal.

b. Mutassa be az előadást. Mondd el, hogy miért vagy itt, és azt is, hogy ők miért vannak itt.

3. parancsolat: Legyen az információ átalakító erejű.

Az előadásod meghallgatása után a hallgatóságnak olyasmivel kell távoznia, ami új és fontos számukra. Az információ adjon nekik valami többet, mint amivel jöttek, valamit, ami megváltoztatja vagy átalakítja a gondolkodásukat. Gyakran értékes, ha egy kulcspontot adsz meg, hogy azonosítsd a legfontosabb koncepciót, amelyet bemutatsz. Adjon egy összefoglalót, amelynek tartalmaznia kell a hallgatóság számára megvalósítható témákat, amelyekkel hazamehetnek.

4. parancsolat: Ismerd a dolgaidat.

Hogy jó előadást tarts, ismerned kell az anyagodat. Gyakorolnod kell az előadásodat. Előre kell látnod, és tudnod kell, mit kell tenned a végén feltett kérdésekkel.

5. parancsolat: Irányítsd a közönség figyelmét.

A jó prezentáció egyik fontos szempontja, hogy képes legyél átadni a tanulságokat, és fenntartsd a közönség figyelmét. Önnek, a diáinak és a tartalmának érthetőnek kell lennie a hallgatóság széles rétegei számára. Mivel nem mindenki tanul ugyanúgy, rugalmasnak kell lennie, vagyis megkönnyíti a dolgát azzal, hogy világosan, lassan és tömören beszél, hogy ne nyomja el a hallgatóságot.

Előadóként legyen magabiztos. Jó kiindulópont, ha levegőt veszel. A beszéd közbeni levegővétel megnyugtatja Önt és a hallgatóságot is. A kényelmes légzés csökkenti a stresszt és magabiztosságot közvetít. Ezek a természetes hullámvölgyek az előadás során arra is alkalmat adhatnak, hogy ellenőrizze a hallgatóságát, hogy figyeli-e a figyelmüket, vagy éppen ellenkezőleg, ha elveszettnek tűnnek. Ne érezze magát nyomás alatt, és ne legyen “erőltetett beszéde”. Ne féljen a csendtől – a szünetek alkalmazása kiemeli a tanítási pontokat.

Az, ahogyan megjelenik, szintén a csomag része, az öltözködéstől és a megjelenéstől kezdve a hangjáig. Gondoljon a hangjára úgy, mint egy hangszerre. Erős, erőteljes és tónusos hangzást kell belőle varázsolni. A hangod javításához hallgasd magadat egy felvételen beszélni, és vedd figyelembe a regisztert, a hangszínt, a beszéd kadenciáját, a csendek alkalmazását, a hangmagasságot és a hangerőt. Ezek mind olyan technikák, amelyeket a jó előadók alkalmaznak, hogy erőteljes és hatásos előadásokat tartsanak.

6. parancsolat: “Twitterezd” és “Marie Kondózd” a diáidat.

A beszéded összeállításakor erősen vedd figyelembe a következőket:

1. Szerkessz intenzíven. Tegye úgy, hogy az előadás beleférjen a rendelkezésére álló időkorlátba.
2. Határozza meg a legfontosabb pontot (pontokat), amit át akar adni. Nem hatékony 100 pontot közölni, amelyek közül egyik sem marad meg. Jobb, ha 3 magával ragadható pontot közöl, amelyek mindegyike egyértelműen elsajátítható és érthető.
3. A normál beszédtempót figyelembe véve egy 10 perces előadást tekintsen úgy, mint egy 1500 szavas dolgozatot. A diák számának ökölszabálya 10 dia 10 percre, és sok előadó 20-30 másodperc vagy egy perc között változik diánként. Csak 10 vagy 12 diát készítsen, amelyet ebben a 10 percben használhat fel.
4. A diákon szereplő információknak azonnal befogadhatónak kell lenniük. Csökkentse a szóbeliséget vázlatos formátumra. A kevesebb (szöveg) több (megértés és megtartás).
5. Legyen tömör. Legyenek a diák rendkívül szűkszavúak, és vizuálisan rendezetlenek.
6. Használjon világos és könnyen érthető grafikákat.
7. Tartsa alacsonyan a “csillogási faktort” (ez egy kifejezés Dr. Paul Edwards-tól, a Michigani Egyetem Információs Iskolájának és Történelem Tanszékének munkatársától származik, egy 2014 októberi esszéjében arról, hogyan tartsunk tudományos előadást. Dr. Edwards kiváló vázlatot és táblázatokat ad a szóbeli előadások kulcsairól). Az 1. táblázat az általa készített összefoglaló a jó és rossz előadások jellemzőiről.

7. parancsolat: Beszélj hozzám, és tudd, hogy kihez beszélsz.

A közönséghez és ne a képernyőhöz szólj. Keress egy személyt a közönségben, és beszélj hozzá. Rögzítse a közönség figyelmét azzal, hogy rájuk néz. Tegyél fel kérdést valakinek, és vond be őt. A “Honnan jöttél?” egy jó nyitókérdés. Nem baj, ha a közönség tagjai utánanéznek, hogy követik-e a beszédet. Konferenciateremben mindenképpen álljon fel, amikor előadást tart; ez része a terem irányításának.

Ne felejtse el, hogy kihez beszél. Ki a közönség? Katéteres laboratóriumi ápolók és technológusok? Esetleg ösztöndíjasok és gyakornokok, vagy vegyes a hallgatóság? Ez egy magas szintű tudományos ülésszak? Általános orvosi közönség vagy speciális kardiológiai irodai közönség, vagy ami még rosszabb, beavatkozó kardiológusok (csak vicceltem)? Mi az az egyetlen kulcsfontosságú üzenet, amellyel szeretné, ha a hallgatóság távozna?

8. parancsolat: Ne feledje, hogy a “Lombardi” időt tartsa be.

Vince Lombardi, a Green Bay Packer futballcsapat híres edzője mondta: “Ha nem vagy 5 perccel korábban, már 10 percet késtél”. Semmilyen körülmények között ne lépje túl az időt. A közönség utálja ezt, az előadásukra váró előadók utálják ezt, a szervezők utálják ezt, és Önt nem jó előadóként fogják értékelni, hanem csak úgy, mint aki mindenki mást kizökkentett a menetrendből.

A szervezők sok találkozónál az idő lejártakor a diákat megállítják, és fekete képernyőre váltanak. Nagyon oda kell figyelnie arra, hogy az utolsó diáit ne veszítse el a fekete képernyő. Ettől ugyanis felkészületlennek tűnsz. Ne feledje azt sem, hogy az utolsó pillanatban történő improvizáció az előadása során rendben van, ha Ön nagyon gyakorlott előadó, de az elején legyen elképzelése arról, hogy mit fog mondani, és ezeket a pontokat egyenesen és lazán tárgyalja. Ne találjon ki dolgokat a pillanat hevében. A beszéd gyakorlása segíteni fog.

9. parancsolat: Oszd meg a kérdéseket

A kérdések megválaszolása kihívást jelenthet. Meg kell ismételni a kérdést a hallgatóság számára, mivel mikrofon nélkül nem biztos, hogy hallják a kérdezőt. A kérdés megismétlése egy kis gondolkodási időt is ad. Ha zavarban van vagy megakad a kérdésen, bármikor megkérheti a közönséget, hogy segítsen. Például: “Tudja, nem biztos, hogy értem a kérdést. Tudna valaki ezzel foglalkozni helyettem, vagy segíteni nekem?” Mindig mondhatja: “Örülök, hogy megkérdezte, és bár nincs konkrét válaszom, eszembe jut, hogy megemlítsem, hogy a koszorúér-áramlási tartalék valójában a kérdés kulcsa”, vagy valami hasonlót.”

10. parancsolat: Ne feledje, hogy Mr. Murphy jelen lesz.

Murphy törvénye (“Ha elromolhat, el fog romlani”) minden emberi tevékenységre vonatkozik, de különösen rád, amikor fontos előadást fogsz tartani egy nagy ülésen vagy az intézményedben. Fel kell készülnöd a problémákra: készülj fel a számítógépeddel, készülj fel egy tartalék prezentációval, készülj fel arra, hogy esetleg nem lesz PowerPoint, és hogy az előadást akár diák nélkül is megtarthatod. Készítsen jegyzeteket, de ne használja őket, hacsak nem következik be a legrosszabb eset. Ezt az idézetet különösen fontosnak tartottuk: “Ez csak 10 perc (az előadás), közel sem elég idő ahhoz, hogy igazságot szolgáltassak a témának, de bőven elég idő arra, hogy teljesen hülyét csináljak magamból.” Gondosan rendszerezd a gondolataidat.

Tippek új előadóknak

• Ne olvasd fel szó szerint a diákat.
• Beszélj lassabban, sokkal lassabban, mint ahogy gondolod. A gyors beszéd egyesek számára érthetetlenné válik, és különösen egy nagy teremben, ahol a gyors beszéd visszhangot kelt a szavaiból. A végén előfordulhat, hogy túlbeszéled magad, és elveszíted a hallgatóságodat. Ez még inkább érvényes nagyobb hallgatóságra, ahol nem angol anyanyelvűek vannak jelen.
• Beszéljen világosan. Gondoljon bele, milyen érzés olyan közönségben ülni, ahol alig hallja és érti azt, akinek beszédnyomása van. Rövid mondatok, világos grafikákkal nyerő prezentációt eredményeznek.
• Soha ne mutasson be rossz diát. Ne mondd azt, hogy “Sajnálom, hogy ezt nem tudod elolvasni, de ez ‘X’-et jelent”. Ha nem tudod elolvasni, akkor ők sem tudják elolvasni; ne használd. Ez a lusta ember megközelítése az információ bemutatásának.
• Ne feledje, hogy rövid a figyelmünk. Ne próbáljon meg túl sok információt belezsúfolni. Kerüld az apró részleteket. Diánként egy gondolatot használjon, és csak egy jó, erős zárófóliája legyen.
• Háromszor mondja el a hallgatóságnak, amit el akar mondani. Vezesse be a témát egy rövid vázlattal. Emlékeztesse őket a közepén logikus és egymásra épülő építőelemeken keresztül, majd mondja el újra a záró koncepciófóliával.
• A kevesebb több. Használjon kevesebb szöveget és több grafikát, ritkán tegyen képletet, helyesírás-ellenőrzést a hibák kiküszöbölésére. A képet előnyben részesítjük a szöveggel szemben, ha nincs más közvetítendő információ. Minden diának legyen egy rövid címe, hogy a közönség ne tévedjen el. A valódi fényképek használata nagyon figyelemfelkeltő, és gyakran erős vizuális hatást kelt. Minimalizálja a PowerPoint bármilyen animációját, mivel az elvonja a figyelmet a fő témáról, és azt sugallja, hogy jobban szereti a csillogást, mint a lényeget.

A lényeg

Ne feledje, hogy használja a tömörséget, az egyértelműséget és a szellemességet (3. ábra). Előadásod célja, hogy a hallgatóságot tudással ajándékozd meg. Reméljük, hogy az ebben a cikkben szereplő kevéske tanács segítségedre lesz egy előadás előkészítésében, függetlenül attól, hogy kinek, mikor és hol tartod.

Tájékoztatás: Az Abiomed, Abbott Vascular, Philips Volcano, ACIST Medical, Opsens Inc. és Heartflow Inc.

tanácsadója.