Üzleti levélformátumok:

Az üzleti levélformátumok típusai

Az üzleti levelek gyakori típusai közé tartoznak:

• Fedőlevelek. Egy csomaggal, jelentéssel vagy egyéb küldeménnyel együtt küldött kísérőlevél célja, hogy leírja, mit tartalmaz a levél, és leírást adjon arról, hogy a címzettnek mit kell tennie vele.
• Köszönőlevelek. Ezek nagyszerűek lehetnek kapcsolatépítésre és kapcsolatépítésre. Ne csak annyit írjon, hogy “köszönöm”, és hagyja annyiban. Adjon meg több részletet arról, hogy mit tettek, és hogyan segítettek Önnek, majd zárja le egy második köszönetnyilvánítással.
• Panaszlevelek. Az ilyen típusú levelek kulcsa az, hogy kimutassa, hogy elégedetlen, anélkül, hogy túlságosan dühös lenne. Javasolja, hogy a levél címzettje hogyan javíthatná ki a helyzetet.
• Kiigazító levelek. Ez egy panaszlevélre adott válasz. A lényeg, hogy a válaszban alázatos legyen, és lehetséges megoldásokat ajánljon fel. El akarja kerülni, hogy felégesse a hidakat, és ehelyett a válaszát kapcsolatépítő eszközként használja.
• Rossz híreket tartalmazó levelek. A kulcs a rossz híreket tartalmazó levelek esetében az, hogy enyhítsük a csapást. Az üzleti levelezésben nagyra értékelik a közvetlenséget. A rossz hírlevelek írásakor azonban a legjobb, ha a rossz hír közlése előtt emlékezteti a címzettet arra, hogy valójában mi működik az üzleti kapcsolatában.
• Elismerő levelek. Arra szolgálnak, hogy nyugtázzák, hogy valakitől megkaptál egy dolgot, vagy hogy tudomásul vettél egy tényt vagy hibát, amire rámutattak. Tudassa a címzettel, hogy mikor kapta meg a csomagot vagy az információt, majd köszönje meg neki.
• Memók Gyakran használják fontos hírek és irányelvek terjesztésére egy vállalaton belül, a memók lényege, hogy gyorsan és lényegre törően kommunikáljon.
• Gratuláló levelek. Az ilyen típusú levelek lényege, hogy lényegre törőek maradjanak, és ne hangozzanak túlzónak vagy gúnyosnak. Írja le, mi motiválta a gratuláció elküldésére, és milyen pozitív visszajelzéseket hallott már. Tartsa a levelet tömörnek.
• Válaszlevelek. Itt arról van szó, hogy elmagyarázza vagy felsorolja, hogyan teljesült egy kérés.
• Válaszlevél. Az ilyen típusú leveleknél az a lényeg, hogy segítséget kérjen anélkül, hogy megalázkodna vagy túlságosan érzelmes lenne. Nézze meg alaposan, milyen jelzőket használ a levélben.
• Értékesítési levelek. Ezek a levelek erős cselekvésre való felhívást vagy kampót igényelnek az elején, hogy a címzett tovább olvassa és felfedezze annak előnyeit, amit elad. Ügyeljen arra, hogy olyan információkat adjon meg, amelyekre könnyen tudnak válaszolni.
• Lemondólevelek. Ez arról szól, hogy közölje, hogy elhagy egy állást, megadja az utolsó munkanapot, és elmagyarázza, hogy mi okból távozik.

Itt vannak az alapok, amiket tudnia kell, ha üzleti levelet kell írnia:

Üzleti levelek formátumpéldái

Tegyük fel, hogy Tanya Smith, az Acme Corp. vezérigazgatója. Minneapolisban, levelet szeretne küldeni a kaliforniai San Jose-i NewTech-nek, hogy ingyenes konzultációt kérjen a NewTech felhőalapú értékesítési menedzsment szoftveréről. Mire van szüksége Smithnek a levelében? Hogyan kell az üzleti levelét megformázni?

Az üzleti levél részei

A legtöbb szakértő egyetért abban, hogy egy üzleti levélnek legalább a következő hét részből kell állnia egy üzleti levélben:

1. A feladó címe. Nem akarod, hogy a címzettnek a válasz megírásához ki kelljen keresnie a címedet. A telefonszám és az e-mail cím is megadható.
2. Dátum. Azonnal láthatónak kell lennie, hogy mikor íródott a levél. Így a címzett könnyebben emlékezhet arra, hogy mikor és miért íródott a levél, különösen, ha az egy adott esemény vagy üzleti helyzet körül forog.
3. Címzett címe. Nem szeretné, ha az asszisztensének ki kellene keresnie a címet a levél elküldéséhez (vagy nem szeretné, ha magának kellene újra kikeresnie a címet).
4. Üdvözlés. Az “Akinek szól” egy biztos módja annak, hogy a leveled a papírkosárba kerüljön. Fontos, hogy a címzett címében és a köszöntésben szerepeljen egy név, még akkor is, ha fel kell hívnod a céget, vagy keresgélned kell a LinkedIn-en, hogy megtudd, kinek kell a levelet küldened.
5. Törzs. Általában bölcs dolog szakszerűnek maradni és a lényegre térni. Mint minden kommunikáció esetében, a világos és tömör megfogalmazás általában a legjobb fényt vet az íróra.
6. Zárás/aláírás. Az aláírás személyes jelleget kölcsönöz a levélnek, pontosan megmutatja, hogy kitől származik, és hogy Ön jóváhagyja a levél tartalmát.
7. Mellékletek. Fontos, hogy legyen egy lista az üzleti levélhez mellékelt további tárgyakról, arra az esetre, ha a címzett elkeveredne.

Távolság és betűformák

Az üzleti levélben a profizmus közvetítése szempontjából is fontos a megjelenítés. Az ökölszabály itt az, hogy a használhatóság és az olvashatóság felülmúlja az egyediséget. Ön nem egy régi egyetemi barátjának küld levelet – ön üzletet köt. Íme a távolságtartási és betűtípus-szabályok, amelyekkel általában találkozhatunk egy üzleti levélben:

Az igazítás. Minden rendes üzleti levélnek balra igazítottnak kell lennie. Az évtizedek során elterjedt bölcsesség szerint ez az igazítás a legjobb az olvashatóság szempontjából.

Távolságtartás. A betűket a mondatok között szimpla sorközzel kell elhelyezni, hogy a lehető legnagyobb helyet biztosítsuk az oldalon. A levél záró mondata vagy bekezdése és a nyomtatott neve között négy sortörést iktasson be, hogy maradjon hely az aláírásának.

Font. A szabványos betűtípus a Times New Roman, 12-es méret, bár más, általánosan használt betűtípusok, például az Arial és a Helvetica is elfogadhatók. A betűtípusok esetében az olvashatóság kulcsfontosságú, ezért kerülje a kreativitást és a nehezen olvasható gótikus vagy kurzív betűtípusok használatát. Ha a levél törzse kifut a helyből egy oldalon, jobb, ha lefaragja, mintha a betűméretet csökkentené.

Sarkok. A legtöbb szakértő egyetért abban, hogy az 1″-es margók a legjobbak, mert maximalizálják a helyet, bár előfordulhat, hogy helyet kell csinálnia a levélpapírnak, ha azt használja. (A levélpapírról alább olvashat bővebben.)

Blokkos és behúzott formaformátumok

Behúzni vagy nem behúzni? Ez a kérdés. Ez valójában annak a kérdése, hogy mennyire hivatalosnak akarja látni a levelet. Például lehet, hogy tömbös formátumot akarsz, hogy formalitást közvetítsen, ha panaszkodsz valami miatt, de a félig tömbös forma kellemes, “formális könnyed” megjelenést közvetíthet egy köszönőlevélben, különösen, ha olyan valakinek írsz, akit már ismersz.

A három általánosan használt stílus a tömbös, a módosított tömbös és a félig tömbös. Térjünk vissza a példánkhoz, amikor Smith Wilde-ot ír. Íme, hogyan nézne ki a levele mindhárom formátumban: Block formázás, módosított block formázás és semi-block formázás.

Block formázás

Ms. Tanya Smith, vezérigazgató
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

Június 1, 2018

Mr. Oscar Wilde, értékesítési alelnök
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Kedves Wilde úr:

Ingyenes konzultációt szeretnék a NewTech felhőalapú értékesítési menedzsment szoftveréről. Az Acme Corp. egy gyorsan növekvő gyártó (20%-os éves árbevétel-növekedés az elmúlt öt évben). Tovább szeretnénk növekedni, és a NewTech szoftvere olyan terméknek tűnik, amely a következő szintre emelheti értékesítési csapatunkat. Szeretném megvizsgálni Önnel, hogy a NewTech szoftver megfelelő-e az Acme számára.

Várom, hogy a lehető leghamarabb beszélhessek Önnel.

Őszintén,

Tanya Smith, vezérigazgató

Enclosures:

Megjegyezzük, hogy ez egy hivatalosabb típusú üzleti levél: nincsenek behúzások és minden balra van írva. Ha kérdéses, hogy mennyire legyen hivatalos a levél, valószínűleg a legjobb, ha biztosra megy, és a blokkformátumot választja.

Módosított blokkformátum

Ms. Tanya Smith, vezérigazgató
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
June 1, 2018

Mr. Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Dear Mr. Wilde:

Egy ingyenes konzultációt szeretnék a NewTech felhőalapú értékesítési menedzsment szoftveréről. Az Acme Corp. egy gyorsan növekvő gyártó (20%-os éves árbevétel-növekedés az elmúlt öt évben). Tovább szeretnénk növekedni, és a NewTech szoftvere olyan terméknek tűnik, amely a következő szintre emelheti értékesítési csapatunkat. Szeretném Önnel együtt megvizsgálni, hogy a NewTech szoftver megfelelő-e az Acme számára.

Várom, hogy a lehető leghamarabb beszélhessek Önnel.

Őszintén,

Tanya Smith, vezérigazgató

Enclosures: Acme Corp. brosúra

Megjegyzem, hogy még mindig nincsenek behúzások, de nem minden sorakozik a bal oldalon. Csak egy kicsit kevésbé formális. Smith talán bölcsebb, ha ebben az esetben marad a tömbös formátumnál, de lehet, hogy áttér a módosított tömbösre, ha már kialakult a munkakapcsolata Wilde-dal.

Semi-block formázás

Ms. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
June 1, 2018
Mr. Oscar Wilde, értékesítési alelnök
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Kedves Wilde úr:

Ingyenes konzultációt szeretnék a NewTech felhőalapú értékesítési menedzsment szoftveréről. Az Acme Corp. egy gyorsan növekvő gyártó (20%-os éves árbevétel-növekedés az elmúlt öt évben). Tovább szeretnénk növekedni, és a NewTech szoftvere olyan terméknek tűnik, amely a következő szintre emelheti értékesítési csapatunkat. Szeretném megvizsgálni Önnel, hogy a NewTech szoftver megfelelő-e az Acme számára.

Várom, hogy a lehető leghamarabb beszélhessek Önnel.

Őszintén,

Tanya Smith, vezérigazgató

Enclosures: Acme Corp. brosúra

Megjegyezzük, hogy ez nagyjából blokk formátumú, de a bekezdések behúzásokkal vannak ellátva. Ha azon vitatkozik, hogy blokk vagy módosított blokk formátumot használjon-e (vagy egyszerűen csak utálja a bekezdéseket behúzások nélkül nézni), a félblokk egy kellemes kompromisszum.

A hangnem az üzleti levél formázásánál

A formátumon túl a levél hangneme is döntő lehet, ha el akarja érni üzleti céljait, vagy legalábbis biztosítani akarja, hogy komolyan vegyék. Íme néhány fontos tipp a levél megfelelő hangnemének megadásához:

• Ne tűnjön arrogánsnak vagy hencegőnek.
• A hangnem legyen társalgási jellegű, mégis professzionális.
• Általában jó ötlet, ha a lehető leggyorsabban a lényegre tér. Ahogy Benjamin Franklin szerette mondani: “Az idő pénz.”
• A panaszlevelek írásakor használjon hivatalos hangnemet a nemtetszés kifejezésére, de a hangnem ne legyen nyíltan dühös. “Kezdetben izgatottak voltunk, hogy előfizetünk az Ön értékesítési menedzsment szoftverére, de csalódottan tapasztaltuk, hogy…”. Röviden írja le a problémát, majd magyarázza el, hogy ideális esetben hogyan szeretné megoldani.”
• A rossz híreket tartalmazó levelek írásakor tartsa meg az üzleti levelek tömör és professzionális hangnemét, de legyen érzékeny az olvasó érzéseire is. Nem akarja felégetni a hidakat. Ez egy olyan eset, amikor nem akar gyorsan a lényegre térni. Le akarja pufferelni a csapást: “Örömmel értesültünk arról, hogy az Ön cége érdeklődik cégünk értékesítés-irányítási szoftvere iránt”. Fontos, hogy őszinte legyél, és próbáld meg megértetni a címzettel az álláspontodat: “Mi is gyorsan növekvő vállalat vagyunk, így sajnos még nem áll rendelkezésünkre annyi erőforrás, hogy minden leendő ügyfélnek ingyenes konzultációt biztosítsunk”. Zárjon jóindulattal, valamint egy lehetséges megoldással. “Sajnálom, hogy nincs ingyenes konzultációnk, de nagyon szeretnénk üzleti kapcsolatot kezdeni Önnel. Mellékelem a brosúrákat arról, hogy szoftverünk miként felelhet meg az Ön vállalatának igényeinek. Szívesen megbeszéljük a továbbiakat telefonon, valamint megszervezem a szoftverünk ingyenes kipróbálását.”
• Az emlékeztető megírásakor ügyeljen arra, hogy rendkívül éles, lényegre törő, üzleties hangnemet használjon. A feljegyzések gyakran belső vállalati kommunikáció, ezért van értelme, hogy ne pazarolja az alkalmazottak idejét finomkodásokkal. “Legújabb szoftvertermék-brosúráink már a nyomdába készülnek. Kérjük, hogy a következő 10 napon belül adják le megrendeléseiket a várható igényeik alapján.”

Szóválasztás és nyelvtan

A szóválasztás dönthet egy üzleti levél hatékonyságáról. Törekedjen a közvetlenségre a nyelvezetében, kerülje az olyan szavakat, mint a “megpróbálom”, “csak”, “valószínűleg” és “talán”. Tartsa egyszerűnek a nyelvezetét, kerülje a homályos szavakat vagy a szakzsargont, amelyekhez az emberek néha folyamodnak, amikor intelligensebbnek próbálnak tűnni, mint amilyenek valójában.

Gondolkodik azon, hogy egy szó megfelelően közvetíti-e a szándékolt jelentést? Próbáljon meg szótár- és szókincskeresést az interneten. Azokban az esetekben, amikor a levél különösen fontos, az is segít, ha valaki más szerkeszti és elolvassa a levelet, hogy visszajelzést adjon.

Mindenáron kerülje a nyelvtani hibákat. Ezek azt sugallják, hogy nem figyelsz eléggé a részletekre és a szakmaiságra.

Mégis használj olyan igéket, amelyeknek aktív és nem passzív hangjuk van. Az aktív hang azt mutatja, hogy Ön a főnök és felelős a tetteiért. (Példa: “Szeptember 1-jéig telepítjük a szoftverét”. Nem pedig… “A szoftverét szeptember 1-jéig telepítjük.”)

Aláírási formák

Az aláírásnál fontos, hogy kerülje a bélyegzőket és a számítógépes aláírásokat. A kézzel írt aláírás annak a jele, hogy Ön támogatja a levél üzenetét. Az átírt aláírás alá írja be a nevét és a címét, hogy elkerülje a kézírásából adódó félreértéseket. Ha egy céget képvisel, a cég nevét nagybetűvel kell írni. Ne feledje azt sem, hogy a dicsérő zárszó és a gépelt név között négy szóköz legyen, hogy elegendő hely maradjon az aláírásnak.

Emailes üzleti levélformátumok

Az írott üzleti levél valóban sokat számít, mert azt közvetíti, hogy aki a levelet küldte, komolyan gondolja. Könnyű gyorsan elkapkodni egy e-mailt valakinek, és megnyomni a “küldés” gombot, de egy írott levélhez idő kell. Igazán át kell gondolni, hogy mit írunk, kétszer is ellenőrizni, hogy nincsenek-e benne buta hibák, majd a levelet borítékba tenni és elküldeni a címzettnek.

Néha azonban annyira fontos az idő, hogy egyszerűen e-mailt kell küldeni. Még ebben az esetben is, bár a tömbös formátum használata adhat némi formalitást.

Gyakori hibák és tévedések

Kerülje a rutinszerű hibákat az üzleti levelében, mert ezek hanyagságra utalnak. Futtassa le a szöveget a Grammarly programon, hogy kétszeresen is ellenőrizze a nyelvtani hibákat, elgépeléseket, szóismétléseket, írásjel- és egyéb problémákat. Ha már itt tartunk, végezzen el egy helyesírás-ellenőrzést is. Bármilyen tulajdonnevet használ a levélben – végezzen egy Google-keresést, hogy ellenőrizze, hogy helyesen írja-e őket.

Letlevélpapírformátumok

A cég üzleti leveleihez érdemes megfontolni a levélpapír használatát is, mert az professzionális megjelenést biztosít és informatív is. A levélpapírral ellátott levélpapír olyan, mintha lenne egy céges honlapja: Azt jelzi, hogy vállalkozása törvényes.

A levélpapíron fel kell tüntetni a cég levelezési címét, telefonszámát és minden egyéb elérhetőséget. Ha levélpapírt használ, nem szabad elfelejtenie, hogy a margókat és a formázást ennek megfelelően állítsa be.

Az üzleti levelek írása alapvető készség minden vállalkozó és általában a szakmai életében. Egy jól megírt levél azt mutatja, hogy komolyan gondolja az üzletet, mert gondot és időt fordított a levél megírására, formázására, kinyomtatására és postázására. Ha egy vállalkozás írásos panaszt kap postán, jó eséllyel a szerző nem fogja annyiban hagyni az ügyet. Hasonlóképpen, egy írott köszönőlevél sokkal erőteljesebb és hatékonyabb, mint az e-mailben közvetített köszönet.

Az üzleti levél azonban veszít erejéből, ha nem szakszerű a formázása, ha rossz hangnemet üt meg, ha rosszul van megírva, vagy ha nyelvtani és helyesírási hibákat tartalmaz. Ezért fontos, hogy megtanuljuk, hogyan kell ezeket helyesen elkészíteni.