HOP 3.1.2 Vérification des antécédents criminels

Sec. 1 But et énoncé de politique

L’administration du système de l’Université du Texas s’engage à promouvoir la sûreté et la sécurité du personnel et des biens de l’U. T. System conformément aux exigences de la loi. T. System Administration exige qu’une vérification des antécédents criminels soit obtenue sur les catégories suivantes:

2.1 Candidats à l’emploi. Une vérification des antécédents doit être effectuée sur tout candidat, interne ou externe, qui fait l’objet d’une considération finale, après les processus normaux de dépistage et de sélection, pour tout poste d’emploi au sein de l’administration du système U. T.. L’administration du système U.T. peut s’appuyer sur une vérification des antécédents criminels effectuée à l’administration du système U.T. au cours des douze (12) derniers mois, s’il n’y a pas d’interruption de service de plus de six (6) mois et si la vérification des antécédents criminels sur laquelle on s’appuie est appropriée pour le poste recherché.

Toutes les sources de vérification des antécédents suivantes peuvent être utilisées, selon le cas, sur les candidats à l’emploi :

a) Le service des dossiers criminels du ministère de la Sécurité publique du Texas (TxDPS) – site sécurisé.

b) Un fournisseur privé qui offre des services de vérification des antécédents criminels à l’échelle nationale.

c) D’autres sites étatiques, nationaux et internationaux.

La vérification des antécédents criminels doit inclure une vérification de l’enregistrement des délinquants sexuels.

2.2 Employés actuels. Une vérification des antécédents doit être effectuée sur :

a) un employé actuel qui a postulé et est finaliste pour un nouveau poste (une nouvelle vérification des antécédents n’est pas requise pour une promotion dans le cadre de la progression normale de la carrière sous la responsabilité du même cadre supérieur;

b) tous les employés, bénévoles et stagiaires actuels si U. T. System Administration n’a pas obtenu auparavant une vérification des antécédents criminels ; et

c) un employé actuel lorsque le chancelier, ou son représentant, détermine qu’il est nécessaire de poursuivre les objectifs de U. T. System Administration.

La vérification des antécédents criminels doit inclure une vérification de l’enregistrement des délinquants sexuels.

Toutes les sources de vérification des antécédents suivantes peuvent être utilisées, le cas échéant, sur les employés actuels :

a) Le service des dossiers criminels du TxDPS – site public.

b) D’autres sites publics d’état, nationaux et internationaux.

c) Un vendeur privé, sous réserve du respect de la Fair Credit Reporting Act.

2.3 Vérification des antécédents criminels exigée par la loi. Lorsque la loi de l’État ou la loi fédérale exige qu’un poste soit soumis à une vérification des antécédents criminels en utilisant une source spécifique d’informations de vérification des antécédents criminels et/ou certaines procédures, l’administration du système U. T. se conformera à ces lois.

2.4 Entrepreneurs et leurs employés. L’administration du système de l’Université du Texas exige qu’une vérification des antécédents criminels soit effectuée sur les personnes ou les employés des entreprises ou des entités contractées par l’administration du système de l’Université du Texas, lorsque ces personnes ou ces employés exécuteront des tâches ou des services dans les locaux du complexe administratif du système de l’Université du Texas à Austin. En outre, une disposition exigeant des vérifications des antécédents criminels sera incluse dans les contrats de l’U. T. System Administration, à moins que le fonctionnaire de l’U. T. System Administration sur le bureau qui demande le contrat, en consultation avec le Bureau des affaires juridiques, détermine qu’elle n’est pas nécessaire après avoir pris en compte la nature des services à fournir par le contractant (c’est-à-dire l’accès aux ressources d’information de l’université ; l’accès aux informations confidentielles ; l’accès à la monnaie ; l’accès aux populations vulnérables).

L’U. T. System Administration. T. System Administration demande généralement au contractant d’effectuer la vérification des antécédents criminels.

Sec. 3. Descriptions d’emploi, annonces et affichages

U. Le bureau des services aux employés (OES) de l’administration du système de l’U. T. veillera à ce que toutes les annonces d’emploi et les affichages pour l’administration du système de l’U. T. comprennent un énoncé indiquant que le poste est sensible sur le plan de la sécurité et que l’employeur est autorisé à obtenir une vérification des antécédents criminels, y compris des renseignements sur le casier judiciaire.

Sec. 4. Réalisation d’une vérification des antécédents criminels des candidats

4.1 Une vérification des antécédents criminels ne sera pas effectuée avant que l’OES ne reçoive et ne transmette au bureau du directeur de la police (ODOP) un formulaire de vérification des antécédents criminels rempli et signé (voir les formulaires). Le responsable de l’embauche est chargé de demander à la personne de remplir, signer et remettre le formulaire à l’OES. Un candidat qui ne remplit pas, ne signe pas et ne remet pas le formulaire ne sera plus considéré pour le poste. En outre, si le candidat est un employé actuel, ce refus est un motif de mesure disciplinaire.

4.2 L’OES enverra le formulaire de vérification des antécédents criminels rempli et, le cas échéant, une copie de la demande d’emploi du finaliste à l’ODOP.

4.3 La vérification des antécédents criminels doit inclure les États où le candidat a résidé et/ou a été employé pendant la période d’au moins sept ans précédant immédiatement la date à laquelle la personne a signé le formulaire de vérification des antécédents criminels.

4.4 L’ODOP obtiendra et examinera rapidement les informations sur les antécédents criminels et informera le responsable du recrutement et le représentant approprié de l’OES des résultats de l’enquête.

4.5 L’ODOP effectuera la vérification des antécédents criminels avant que le responsable du recrutement ne prenne la décision d’embauche. Toutefois, si les circonstances exigent qu’une offre d’emploi soit faite avant l’achèvement de la vérification des antécédents criminels, l’offre doit être faite par écrit et contenir une déclaration selon laquelle l’offre est subordonnée à l’achèvement d’une enquête satisfaisante sur les antécédents criminels

Sec.5>. Vérification des antécédents criminels des employés actuels

5.1 L’administration du système de l’U. T. utilisera le service des casiers judiciaires du TxDPS – site public et/ou d’autres sources de casiers judiciaires locales, étatiques ou fédérales accessibles au public pour effectuer ces vérifications afin d’obtenir des renseignements sur les condamnations criminelles et d’autres renseignements accessibles au public. Le site sécurisé de TxDPS ne sera pas utilisé pour ces vérifications.

5.2. L’OES déterminera une procédure pour identifier les employés actuels de l’U. T. System Administration pour lesquels une vérification des antécédents criminels n’a pas été obtenue auparavant et fournira ces informations à l’ODOP.

5.3 L’U. T. System Administration peut effectuer une recherche sur un site public sans le consentement d’un employé. Il n’est pas nécessaire qu’un employé remplisse un formulaire avant d’effectuer une recherche de documents publics, y compris une recherche publique sur le site public de TxDPS. Cependant, l’OES peut demander à un employé de remplir, signer et remettre à l’OES un formulaire de vérification des antécédents criminels. Le refus d’un employé d’obtempérer est un motif de mesure disciplinaire.

5.4 L’ODOP obtiendra et examinera rapidement les informations sur les antécédents criminels et informera le chef de service et le représentant approprié de l’OES d’un casier judiciaire, le cas échéant.

Sec. 6 Pas de disqualification automatique pour antécédents criminels

6.1 Sauf dans les cas prévus à l’article 6.2, une personne ayant un casier judiciaire ne sera pas automatiquement disqualifiée pour un emploi, une promotion ou une nomination. Dans le cas où l’enquête révèle des informations sur le casier judiciaire, le responsable de l’embauche, en consultation avec l’OES et l’ODOP, déterminera au cas par cas si la personne est qualifiée en fonction de facteurs tels que :

a) les fonctions spécifiques du poste;

b) le nombre d’infractions;

c) la nature de chaque infraction;

d) le temps écoulé entre l’infraction et la décision d’embauche;

e) les antécédents professionnels;

f) les efforts de réhabilitation ; et

g) l’exactitude des renseignements que la personne a fournis dans la demande d’emploi.

6.2 U. T. Le système n’embauchera pas, ne continuera pas d’employer, ne nommera pas ou n’affectera pas un individu si l’on obtient des informations selon lesquelles l’individu a été condamné ou placé en jugement différé pour une infraction qui nécessiterait :

a) que l’individu s’inscrive comme délinquant sexuel en vertu du chapitre 62 du Code de procédure pénale, ce qui comprend, sans s’y limiter, des infractions telles que l’abus sexuel continu d’un jeune enfant ; l’agression sexuelle ; l’agression sexuelle grave ; ou

b) une infraction en vertu des lois d’un autre État ou d’une loi fédérale qui est équivalente à une infraction nécessitant un tel enregistrement, à moins que le responsable de l’embauche ou de la nomination, selon le cas, n’articule une justification impérieuse, que le directeur de l’OES et le directeur de la police ne soient d’accord, que le chancelier ne soit d’accord et que l’individu ne présente pas plus qu’un risque de niveau un (faible) tel que déterminé par l’outil de dépistage d’évaluation des risques mis en œuvre conformément au chapitre 62 du Code de procédure pénale. Si aucun niveau de risque de ce type n’est attribué, alors le niveau de risque ne peut pas dépasser un risque faible tel que déterminé par le directeur de la police.

Sec. 7 Falsification ou omission de renseignements sur le casier judiciaire

La falsification d’une demande ou l’omission de renseignements sur le casier judiciaire devant être déclarés est un motif de rejet d’un candidat ou de mesures disciplinaires/de cessation d’emploi d’un employé.

Sec.8 Exigence d’avis

8.1 Si l’administration du système U. T. reçoit un rapport indiquant qu’un candidat ou un employé actuel a un casier judiciaire, la personne sera avisée, recevra une copie du rapport, sauf dans les cas prévus par la loi ou la politique ou la procédure du DPS, sera informée de son droit de contester l’exactitude et l’exhaustivité du rapport auprès de l’agence qui a fourni le rapport, et sera informée qu’elle a la possibilité de soumettre des informations supplémentaires relatives au casier judiciaire et pourquoi cela ne devrait pas affecter une décision d’emploi.

8.2 Si l’U. T. System Administration a fait appel à une agence d’évaluation du crédit d’un fournisseur tiers pour effectuer des vérifications de casier judiciaire, le rapport qui en résulte est considéré comme un  » rapport de consommateur  » en vertu de la Fair Credit Reporting Act (FCRA). Si un tel rapport est utilisé pour refuser un emploi, une promotion, une réaffectation ou le licenciement d’un employé, l’individu recevra une information spécifique préalable à une action défavorable qui comprendra une copie du rapport sur le consommateur de l’individu et une copie de « A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act », un document prescrit par la Federal Trade Commission. L’agence d’évaluation du crédit qui fournit le rapport de l’individu est tenue de remettre à l’U. T. System Administration le résumé des droits du consommateur (http://www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/consumer/credit/cre35.pdf).

Sec. 9 Opportunité de répondre

9.1 Dans les cinq jours ouvrables suivant la réception du rapport tel que prévu à l’article 8.1, l’individu peut soumettre des informations supplémentaires au responsable/superviseur de l’embauche concernant le casier judiciaire et les raisons pour lesquelles cela ne devrait pas affecter la décision d’emploi. Avant que le responsable de l’embauche/le superviseur ne prenne une décision finale en matière d’emploi, il examinera toutes les informations qui lui ont été fournies avec l’OES et l’ODOP et se consultera pour savoir s’il faut procéder à une offre ou à une mesure d’emploi défavorable. Si l’OES ou l’ODOP estime que les résultats de la vérification des antécédents criminels indiquent que la personne pourrait être inacceptable pour le poste à pourvoir ou pour un emploi continu, le responsable de l’embauche ne peut pas faire d’offre à la personne ou continuer à l’employer sans l’approbation écrite préalable du cadre supérieur compétent ou de son représentant. Si les résultats indiquent que l’individu a une infraction décrite dans 6.2(a) ou (b), l’individu n’est pas qualifié pour l’emploi ou la nomination à moins que les conditions de 6.2 soient remplies et que l’approbation des fonctionnaires de 6.2 soit obtenue.

9.2 Candidats externes à l’emploi. La décision de l’administration du système U. T. est finale et ne peut faire l’objet d’un appel.

9.3 Employés actuels. Si la personne est un employé actuel soumis à une vérification des antécédents criminels, les procédures de grief standard des employés sont disponibles pour contester la décision. Si le casier judiciaire conduit à un licenciement, la procédure applicable en matière de discipline et de licenciement des employés sera utilisée.

9.4 Divulgation après la décision lorsque les services d’un fournisseur privé sont utilisés pour effectuer une vérification des antécédents criminels. Si un rapport de consommateur a été utilisé pour refuser un emploi, refuser une promotion, réaffecter ou licencier un employé après que l’institution a pris une mesure défavorable, la personne doit être informée que la mesure a été prise. Cet avis doit comprendre :

a) le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’agence d’évaluation du crédit qui a fourni le rapport ;

b) une déclaration selon laquelle l’agence d’évaluation du crédit qui a fourni le rapport n’a pas pris la décision de prendre la mesure défavorable et ne peut en donner les raisons précises ; et

c) un avis du droit de la personne de contester l’exactitude ou l’exhaustivité de tout renseignement fourni par l’agence, et de son droit à un rapport supplémentaire gratuit sur le consommateur auprès de l’agence sur demande dans les 60 jours.

Sec. 10 Autodéclaration

10.1 Candidats à l’emploi. Les candidats doivent signaler par écrit toute plainte criminelle, information, acte d’accusation, plaidoyer de non-contestation, plaidoyer de culpabilité, jugement différé, ou condamnations (et si elles sont enregistrées en tant que délinquant sexuel ou devront l’être), à l’exception des infractions routières punies seulement par une amende, survenues après la date de la demande dans les cinq jours ouvrables.

10.2 Employés actuels. Les employés de l’U. T. System Administration sont tenus de signaler par écrit à leur chef de service, dans un délai de cinq jours ouvrables, toute plainte, information, mise en accusation, plaidoyer de non-contestation, plaidoyer de culpabilité, jugement différé ou condamnation pénale (et s’ils sont enregistrés en tant que délinquant sexuel ou devront s’enregistrer en tant que délinquant sexuel), à l’exclusion de celles concernant des délits mineurs punissables uniquement par une amende. Le fait de ne pas le faire constitue une violation de la politique et peut entraîner des mesures disciplinaires appropriées. (Un lien vers un formulaire d’auto-divulgation est fourni dans cette politique.)

10.3 Obligation du chef de département. Le chef de département de l’U. T. System Administration recevant une autodéclaration comme l’exige cette section doit fournir l’information à l’OES et à l’ODOP et consulter au sujet de l’aptitude de l’individu pour le poste.

10.4 Falsification ou omission de l’information sur le casier judiciaire. Sous réserve des procédures normales de grief et de discipline, le cas échéant, la falsification ou l’omission de dossiers ou le défaut de faire rapport comme l’exige la présente politique ou la loi constitue une violation de la politique et entraînera des mesures disciplinaires.

Sec. 11 Conservation des dossiers de vérification des antécédents criminels

11.1 Dossiers confidentiels. Les dossiers obtenus à partir d’une base de données de vérification des antécédents criminels seront considérés comme confidentiels comme l’exige la loi et ne feront pas partie du dossier du candidat ou du dossier personnel de l’employé. Les informations seront conservées dans un dossier séparé sécurisé et ne seront pas communiquées à une personne non autorisée.

11.2 Informations sur les antécédents criminels. En vertu de la section 411.085 du Texas Government Code, la divulgation non autorisée d’informations sur les antécédents criminels, informations obtenues du site sécurisé du TxDPS consistant en des descriptions identifiables et des notations d’arrestations, de détentions, d’actes d’accusation, d’informations et d’autres accusations criminelles formelles et leurs dispositions, est une infraction criminelle et, par conséquent, les responsables de l’administration du système U. T. en possession de ces informations doivent demander un avis juridique concernant toute demande de divulgation de ces informations.

11.3 Destruction des dossiers obtenus à partir d’une base de données de vérification des antécédents criminels. L’ODOP détruit tous les dossiers obtenus à partir d’une base de données de vérification des antécédents criminels concernant la personne six mois après leur obtention.

11.4 Autodéclarations. Les autodéclarations d’accusations ou de condamnations requises par cette politique seront conservées avec le dossier personnel de l’employé dans l’OES, conformément au calendrier de conservation des dossiers de l’U. T. System Administration.

Sec. 12 Autres vérifications d’antécédents

Cette politique et cette procédure traitent uniquement des vérifications d’antécédents criminels et ne limitent pas le pouvoir de l’U. T. System Administration d’effectuer d’autres vérifications d’antécédents comme le permet la loi.

Définitions

Demandeur – une personne qui postule pour un poste au sein de l’U. T. System Administration, qu’il s’agisse d’un candidat externe ou d’un employé actuel.

Approprié – utilisation d’une ou de plusieurs bases de données autorisées, qui tiennent compte de la nature du poste, des renseignements obtenus du gouvernement américain dans le cadre du processus d’obtention d’un visa ainsi que d’une base de données qui comprend des données sur les résidences permanentes, temporaires et scolaires de toute personne ayant vécu à l’extérieur de l’État du Texas depuis l’âge de 17 ans.

Information sur les antécédents criminels – information publique maintenue par le ministère de la Sécurité publique, comme prévu dans le Texas Government Code Section 411.135.

Information sur les antécédents criminels – information recueillie sur une personne par un organisme de justice pénale qui consiste en des descriptions identifiables et des notations d’arrestations, de détentions, d’actes d’accusation, d’informations et d’autres accusations criminelles formelles et leurs dispositions, comme plus amplement décrit dans le Texas Government Code Section 411.082.

Vérification du casier judiciaire national (NCHRC) – une vérification du casier judiciaire obtenue à la fois auprès du Texas Department of Public Safety et du Federal Bureau of Investigation sur la base des informations d’identification des empreintes digitales, ou une vérification du casier judiciaire obtenue auprès d’un vendeur privé sur la base des casiers judiciaires nationaux.

Poste – postes à temps plein et à temps partiel, que le poste soit pourvu ou à pourvoir par un travailleur régulier ou temporaire ou qu’il exige le statut d’étudiant comme condition d’occupation du poste, mais n’incluant pas un poste pourvu par un travailleur temporaire fourni par une agence de placement temporaire ; l’agence de placement devrait être censée effectuer et tenue responsable de la vérification des antécédents criminels.