Pienet suunnittelu-, kirjoitus-, ohjelmointi- ja konsultointitehtävät myönnetään usein epävirallisen tarjous- tai haastattelumenettelyn perusteella. Suuremmissa projekteissa käytetään kuitenkin usein monimutkaisempaa tarjouspyyntöä (RFP). Ja tapauksissa, joissa asiakas on julkinen laitos, nämä tarjouspyynnöt on useimmissa tapauksissa julkaistava julkisesti ja avattava kaikille, jotka ovat kiinnostuneita tekemään tarjouksen.
Hankkeiden voittaminen tarjouspyyntöjen avulla on toki vaikeaa, mutta on silti muutamia erittäin hyviä syitä pysyä ajan tasalla julkaistuista tarjouspyynnöistä omilla markkinoillaan: Ne tarjoavat hyvän näköalapaikan alan tilanteeseen, voivat pitää sinut ajan tasalla aiempien asiakkaiden käynnistämistä uusista hankkeista ja voivat myös paljastaa satunnaisen voitettavan projektin helmen.
Hankintailmoituksista saatavan hyödyn saaminen edellyttää sellaisten työkalujen käyttämistä, jotka auttavat sinua löytämään liiketoimintasi kannalta sopivia tilaisuuksia ja löytämään niitä niin paljon, että sinulla on kohtuulliset mahdollisuudet todella voittaa joitakin.
Tässä on muutamia työkaluja ja menetelmiä, joita olen kokeillut vuosien varrella, sekä kunkin vahvuudet ja heikkoudet.
Onvia
Onvia oli RFP:n seurantatyökaluni muutaman vuoden ajan, kunnes testasin sitä Find RFP:tä (alla) vastaan ja siirryin sitten kokonaan kyseiseen palveluun. Jopa halvin Onvia-paketti on paljon kalliimpi kuin muut RFP-seurantapalvelut, ja maksu nousee dramaattisesti, jos haluat valtakunnallisen kattavuuden.
Kuten muutkin edullisemmat palvelut, Onvia saa suurimman osan tiedoistaan haravoimalla kaikki verkkosivustot, joita osavaltioiden ja paikallishallinnot käyttävät tarjouspyyntöjen ja tarjouspyyntöjen lähettämiseen. Onvia perustelee korkeampaa hintaansa ylimääräisillä tutkimus- ja markkina-analyysipalveluilla ja sillä, että se tarjoaa myös joitakin yksityisiä (ei-hallinnollisia) tarjousmahdollisuuksia. Molemmat lisäominaisuudet näyttivät kuitenkin olevan suunnattu ensisijaisesti urakoitsijoille ja muille rakennusalan yrityksille, joten jos et myy parabolisia valaisimia, vuokraa rakennustyömaan barrikadeja jne., se ei luultavasti ole ylimääräisen rahan arvoista.
Find RFP
Kuten edellä mainitsin, testasin Find RFP:tä Onviaa vastaan useiden kuukausien ajan ennen kuin peruutin Onvia-tilaukseni, enkä nähnyt Onviassa yhtään relevanttia tilaisuutta, joka ei olisi ollut myös Find RFP:ssa. Kun tähän yhdistetään se, että Find RFP oli paljon halvempi (29,95 dollaria/kk kansallisesta kattavuudesta), päätös ei ollut vaikea.
Governmentbids.com
En ole itse asiassa testannut Governmentbids.comia, mutta se vaikuttaa samanlaiselta kuin FindRFP. FedOpps.com oli ennen toinen vaihtoehto, mutta näyttää siltä, että se on lopettanut toimintansa.
Monissa näistä palveluista on ilmaiset kokeilujaksot, joten on mahdollista kokeilla useampaa kuin yhtä ja katsoa, mikä toimii parhaiten yrityksellesi. Jos voit, kokeile niitä samanaikaisesti, jotta näet, poimiko yksi niistä mahdollisuuksia, jotka muut jäävät näkemättä.
Yksi asia, jota suosittelen kaikista näistä palveluista, on se, että harkitset avainsanahaun käyttämistä räätälöidäksesi saamiasi tarjouspyyntöjä sen sijaan, että käyttäisit toimialakoodeja. Toimialakoodit ovat monissa tapauksissa melko epämääräisiä, ja on hyvin yleistä, että tarjouspyynnöt luokitellaan väärin. Mitä erikoistuneempi tai hämärämpi palvelusi on, sitä tärkeämpää on käyttää tätä lähestymistapaa. Älä vain valitse läheltä kuulostavaa toimialakoodia ja toivo, että se toimii, sillä jos tarjouspyyntöjen kirjoittajat valitsevat muita koodeja, et näe näitä mahdollisuuksia.
RFP Database
RFP Database eroaa muista tarjouspyyntöpalveluista siinä, että se luottaa siihen, että käyttäjät toimittavat tarjouspyyntöjä ja tarjouspyyntöasiakirjoja sen sijaan, että se vetäisi tietoja viranomaisten sivustoista. Jäsenet ansaitsevat ”opintopisteitä” lähettämällä tarjouspyyntöjä, jotka he ovat löytäneet muista paikoista, ja voivat sitten käyttää näitä opintopisteitä tarkastellakseen muiden lähettämiä tarjouspyyntöjä.
Hyvä puoli tässä järjestelmässä on se, että se ei rajoitu vain valtion tarjouspyyntöihin. Käyttäjät voivat lähettää löytämiään mahdollisuuksia minne tahansa, joten silloin tällöin löytyy asioita, jotka eivät näy muissa palveluissa. Huonona puolena on se, että se ei ole kattava, mikä tarkoittaa, että se on hyödyllinen lähinnä työkaluna, jolla voidaan täydentää toista palvelua, kuten Find RFP:tä.
RFP-ilmoitukset ammattijärjestöjen sivustoilla
Riippuen siitä, mikä on sinun erikoisalasi, on mahdollista, että on olemassa ammattijärjestö, joka julkaisee verkkosivustollaan sinua kiinnostavia RFP-ilmoituksia. En yritä luetella niitä tässä, koska luultavasti tiedät, mitkä organisaatiot ovat sinulle merkityksellisiä, mutta esimerkkinä mainittakoon American Planning Associationin RFP/RFQ-tietokanta.
Suuri osa näistä lähteistä ei ilmoita sinulle sähköpostitse, kun uusi tilaisuus julkaistaan, joten sinun on joko perustettava järjestelmä, joka muistuttaa itseäsi tarkistamaan nämä säännöllisesti, tai käytettävä ChangeTowerin kaltaista työkalua, joka hälyttää sinut, kun sivulle lisätään jotain.
Kunnalliset tai osavaltiohallinnon hankintasivustot
Palvelut, kuten Find RFP, louhivat satoja sivustoja listojaan varten. Jos sinulla on tietty maantieteellinen painopiste, voit käyttää näitä samoja sivustoja suoraan – yleensä ilmaiseksi – ja rekisteröityä saadaksesi ilmoituksen uusista mahdollisuuksista, jotka täyttävät kriteerisi.
Aloita vierailemalla alueesi osavaltioiden, kaupunkien ja piirikuntien hallintoelinten sekä yliopistojen, sairaaloiden jne. ylläpitämien verkkosivustojen RFP/RFQ-alueilla. Etsi sivustoilla sellaisia ilmaisuja kuin ”tehdä yhteistyötä kanssamme” tai ”resursseja yrityksille”. Varsinainen luettelo voi olla nimeltään ”tarjousluettelot”, ”hankintamahdollisuudet” jne., joten älä etsi vain ”RFP” tai ”RFQ.”
Sama sääntö avainsanojen käyttämisestä toimialan/hyödykekoodien sijasta, jonka mainitsin kohdassa 3, pätee myös tässä. Älä aseta tilannetta, jossa olet riippuvainen RFP:n laatijasta, joka luokittelee RFP:n oikein.
Hälytykset ja sosiaalinen media
Olen aiemmin yrittänyt etsiä uusia RFP:itä Google Alertsin ja joidenkin sen vaihtoehtojen avulla, eikä minulla ole koskaan ollut onnea. Asiat ilmestyvät harvoin, ja kun ne ilmestyvät, ne ovat usein kuukausia tai jopa vuosia myöhässä eräpäivästä.
Yritykseni perustaa jatkuvia Twitter-hakuja ovat myös olleet tuloksettomia. Laajat hakusanat aiheuttavat liikaa kohinaa, ja tarkemmat haut tuottavat harvoin tuloksia.
Putting it Together
Suosittelen käyttämään yhdistettyä lähestymistapaa, jotta näkisit mahdollisimman paljon mahdollisuuksia ja varmistaisit, ettei mikään jää huomaamatta. Aloita valitsemalla yksi edullisista maksullisista palveluista, kuten Find RFP, joka tekee suurimman osan työstä puolestasi, ja aseta itsesi vastaanottamaan ilmoituksia suoraan tärkeimmiltä virastoilta tai organisaatioilta maantieteellisillä markkinoillasi.
Koska nämä tarjouspyynnöt ovat määritelmällisesti ”julkisia”, kilpailua on paljon, joten sinun on nähtävä niitä paljon löytääksesi ne muutamat, joihin sinulla on oikeasti mahdollisuuksia. Suuren määrän tarjouspyyntöjä tarkasteleminen antaa sinulle myös mahdollisuuden kertoa ystävillesi ja kollegoillesi niistä mahdollisuuksista, jotka eivät sovi sinulle, mikä voi olla hienoa verkostoitumista.