Liikekirjeen muodot:

Yrityskirjeiden muotoilu

Viestintä on nykyään sähköpostin lähettämistä, tekstiviestin kirjoittamista tai yhteydenpitoa sosiaalisen median kautta. Varsinaisen kirjallisen liikekirjeen laatiminen ja sen varmistaminen, että liikekirjeen muoto on oikea, voi tuntua vanhanaikaiselta, ja silti se on pienyrittäjille tärkeämpää kuin koskaan.

Olipa kyseessä sitten saatekirjeen kirjoittaminen saadaksesi jonkun lukemaan raportin, esittäytyä potentiaaliselle asiakkaalle tai esittääksesi kiitokset, hyvin laaditulla liikekirjeellä voi erottua muista. Kirjallinen kirje on edelleen tärkeä – ja ehkä jopa ratkaisevan tärkeä – osa jokaisen pienyrittäjän viestintästrategiaa.

Monissa tutkimuksissa on esitetty, että paperipohjainen viestintä voi olla mieleenpainuvampaa ja rikastuttavampaa kuin näytöillä, kuten sähköpostissa, esitetty viestintä. Koska amerikkalaiset toimistotyöntekijät saavat keskimäärin 121 sähköpostiviestiä päivässä, kirje erottuu todennäköisesti myös silloin, kun se toimitetaan postilaatikon eikä postilaatikon kautta. (Jotkut asiantuntijat, kuten liike-elämän etikettiasiantuntija Jacqueline Whitmore, väittävät myös, että käsinkirjoitetut liikekirjeet ovat jopa konekirjoitettuja kirjeitä vaikuttavampia.)

Korrekti liikekirje osoittaa sitoutumista, koska kirjoittaja on välittänyt asiasta niin paljon, että on istuutunut alas ja laittanut mustetta paperille. Kirjeet osoittavat ammattitaitoa ja tasokkuutta. Ne tarjoavat myös kirjallisen tallenteen tapahtuneesta, jonka molemmat osapuolet voivat arkistoida. Joskus tapahtumat, joita kirjeet merkitsevät, ovat yritykselle niin merkittäviä, että niistä tulee arvokkaita muistoesineitä.

Vaikka liikekirjeillä on edelleen merkitystä, ne voivat vahingoittaa ammatillista mainettasi, jos ne ovat täynnä oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheitä. Liikekirje, jota ei ole muotoiltu oikein, voi myös antaa ymmärtää, että kirjoittaja on kokematon, ammattitaidoton tai ei kiinnitä huomiota yksityiskohtiin – kaikki nämä ovat ensivaikutelmia, joita yrityksen omistajat eivät halua antaa.

Jokaista pienyrittäjää varten on siis tärkeää tietää, miten ammattimaisen näköinen liikekirje rakennetaan ja muotoillaan oikein. Liikekirjeiden muotoilutyyppejä voivat olla esimerkiksi saatekirjeet, kiitoskirjeet, valituskirjeet, oikaisukirjeet ja paljon muuta yritystilanteesta riippuen.

Liikekirjeiden muotoilutyypit

Yleisimpiä liikekirjeiden muotoilutyyppejä ovat:

• Saatekirjeet. Lähetetään paketin, raportin tai muun lähetyksen mukana, ja saatekirjeen tarkoituksena on kuvata, mitä liitteenä on, ja antaa kuvaus siitä, mitä vastaanottajan tulisi tehdä lähetyksen kanssa.
• Kiitoskirjeet. Nämä voivat olla erinomaisia verkostoitumisessa ja suhteiden rakentamisessa. Älä kirjoita vain ”Kiitos” ja jätä sitä siihen. Kerro tarkemmin, mitä he tekivät ja miten se auttoi sinua, ja lopeta sitten toisella kiitoksen ilmaisulla.
• Valituskirjeet. Tämäntyyppisissä kirjeissä tärkeintä on osoittaa, että olet tyytymätön olematta kuitenkaan liian vihainen. Ehdota, miten kirjeen vastaanottaja voisi korjata tilanteen.
• Oikaisukirjeet. Tämä on vastaus valituskirjeeseen. Tärkeintä on olla nöyrä vastauksessa ja tarjota mahdollisia ratkaisuja. Haluat välttää siltojen polttamista ja sen sijaan käyttää vastaustasi suhdetta rakentavana välineenä.
• Huonoja uutisia sisältävät kirjeet. Keskeistä huonojen uutiskirjeiden kohdalla on pehmentää iskua. Suoruutta arvostetaan liikekirjoittelussa. Mutta huonoja uutiskirjeitä kirjoittaessasi on parasta muistuttaa vastaanottajaa siitä, mikä oikeastaan toimii liikesuhteessanne, ennen kuin kerrot hänelle huonot uutiset.
• Kuittauskirjeet. Niiden tarkoituksena on kuitata, että olet saanut joltakulta jonkin asian tai että olet tietoinen jostakin seikasta tai virheestä, josta hän on huomauttanut. Kerro vastaanottajalle, milloin sait paketin tai tiedon, ja kiitä häntä siitä.
• Muistiot Käytetään usein tärkeiden uutisten ja ohjeiden levittämiseen yrityksen sisällä, ja muistioiden tarkoituksena on olla nopea ja ytimekäs viestinnässä.
• Onnittelukirjeet. Tämäntyyppisissä kirjeissä on tärkeää pysyä asiassa ja välttää kuulostamasta yliampuvalta tai pilkalliselta. Kuvaile, mikä motivoi sinua lähettämään onnittelukirjeen ja millaista myönteistä palautetta olet jo kuullut. Pidä kirje tiiviinä.
• Vastauskirjeet. Tässä selitetään tai luetellaan, miten pyyntö on täytetty.
• Vastauskirje. Tämäntyyppisissä kirjeissä tärkeintä on pyytää apua nöyristelemättä tai olemalla liian tunteellinen. Tutki tarkkaan kirjeessä käyttämiäsi adjektiiveja.
• Myyntikirjeet. Nämä kirjeet vaativat alussa vahvan kehotuksen toimia tai koukun, jotta vastaanottaja jatkaa lukemista ja saa selville myymäsi tuotteen hyödyt. Varmista, että annat tietoa, jotta hän voi helposti vastata.
• Irtisanoutumiskirjeet. Tässä on kyse siitä, että ilmoitat jättäväsi työpaikan, ilmoitat viimeisen työpäiväsi ja selität, mikä saa sinut lähtemään.

Tässä ovat perusteet, jotka sinun on tiedettävä liikekirjeen kirjoittamisessa:

Liikekirjeiden muotoiluesimerkkejä

Esitettäköön, että Acme Corp. toimitusjohtaja Tanya Smith. Minneapolisissa, haluaa lähettää kirjeen NewTechille San Josessa, Kaliforniassa, ja pyytää ilmaista konsultaatiota NewTechin pilvipohjaisesta myynninhallintaohjelmistosta. Mitä Smithin on sisällytettävä kirjeeseensä? Miten hänen liikekirjeensä tulisi muotoilla?

Liikekirjeen osat

Useimmat asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että liikekirjeessä tulisi olla vähintään seuraavat seitsemän osaa:

1. Lähettäjän osoite. Et halua, että vastaanottaja joutuu etsimään osoitettasi kirjoittaakseen vastauksen. Myös puhelinnumero ja sähköpostiosoite voidaan liittää mukaan.
2. Päivämäärä. Kirjeen kirjoittamisajankohdan on käytävä heti ilmi. Näin vastaanottaja voi helpommin muistaa, milloin ja miksi kirje on kirjoitettu, varsinkin jos se pyörii jonkin tietyn tapahtuman tai liiketilanteen ympärillä.
3. Vastaanottajan osoite. Et halua, että avustajasi joutuu etsimään osoitetta kirjeen lähettämistä varten (tai et halua itse joutua etsimään osoitetta uudelleen).
4. Tervehdys. ”Kenelle tiedoksi” on varma tapa saada kirjeesi roskakoriin. On tärkeää, että vastaanottajan osoitteessa ja tervehdyksessä on nimi, vaikka joutuisitkin soittamaan yritykseen tai tekemään hakuja LinkedInissä saadaksesi selville, kenelle kirje pitäisi lähettää.
5. Runko. Yleensä on viisasta pysyä ammattimaisena ja mennä asiaan. Kuten kaikessa viestinnässä, selkeys ja ytimekkyys antavat yleensä parhaan kuvan kirjoittajasta.
6. Lopetus/allekirjoitus. Allekirjoitus antaa kirjeelle henkilökohtaisen ilmeen, osoittaa tarkalleen, keneltä kirje on peräisin ja että hyväksyt kirjeen sisällön.
7. Liitteet. On tärkeää, että liikekirjeen liitteenä on luettelo mahdollisista lisäkirjeistä siltä varalta, että vastaanottaja hukkaa ne.

Välimerkit ja kirjasintyypit

Esiintymismuoto on myös tärkeää, kun halutaan välittää ammattimaisuutta liikekirjeessä. Nyrkkisääntönä tässä on, että hyödyllisyys ja luettavuus voittavat yksilöllisyyden. Et lähetä kirjettä vanhalle opiskelukaverille, vaan teet bisnestä. Tässä ovat väli- ja kirjasinsäännöt, joita liikekirjeissä yleensä käytetään:

Kohdistus. Kaikkien asiallisten liikekirjeiden tulee olla vasemmalle tasattuja. Vuosikymmenten ajan vallinneen yleisen viisauden mukaan tällainen linjaus on luettavuuden kannalta paras.

Väli. Kirjainten tulisi olla yksirivisiä lauseiden välissä, jotta sivulla olisi mahdollisimman paljon tilaa. Sisällytä neljä rivinvaihtoa kirjeen viimeisen lauseen tai kappaleen ja painetun nimesi väliin, jotta allekirjoituksellesi jää tilaa.

Fontti. Vakiomuotoinen kirjasintyyppi on Times New Roman, koko 12, mutta myös muut yleisesti käytetyt kirjasintyypit, kuten Arial ja Helvetica, ovat hyväksyttäviä. Luettavuus on fonttien osalta ratkaisevan tärkeää, joten vältä luovuutta ja vaikealukuisten goottilaisten tai kursiivisten fonttien käyttöä. Jos kirjeen rungosta loppuu tila yhdeltä sivulta, on parempi karsia sitä kuin pienentää fonttikokoa.

Marginaalit. Useimmat asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että 1″ marginaalit ovat parhaat, koska ne maksimoivat tilan, vaikka saatat joutua tekemään tilaa kirjelomakkeelle, jos käytät sitä. (Lue lisää kirjelomakkeesta jäljempänä.)

Lohkomuotoiset ja sisennysmuotoiset muotoilut

Sisällyttääkö vai eikö sisentää? Siinäpä se kysymys. Kyse on oikeastaan siitä, kuinka viralliselta haluat kirjeen näyttävän. Saatat esimerkiksi haluta lohkomuotoisen muodon viestittämään muodollisuutta, jos valitat jostain asiasta, mutta puolilohkoinen muoto saattaa välittää mukavan ”muodollisen kevyen” ilmeen kiitoskirjeessä, varsinkin jos kirje on osoitettu jollekin jo tutulle henkilölle.

Kolme yleisesti käytettyä tyyliä ovat lohkoinen, muunnettu lohkoinen ja puolilohkoinen. Palataanpa esimerkkiin, jossa Smith kirjoittaa Wildea. Seuraavassa on, miltä hänen kirjeensä näyttäisi kussakin kolmesta muodosta: lohkomuotoilu, muunnettu lohkomuotoilu ja puolilohkomuotoilu.

Lohkomuotoilu

Ms. Tanya Smith, toimitusjohtaja
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

Kesäkuun 1. päivä 2018

Mr. Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Lähettiläs herra Wilde:

Haluaisin ilmaisen konsultaation NewTechin pilvipohjaisesta myynninhallintaohjelmistosta. Acme Corp. on nopeasti kasvava valmistaja (20 % vuotuinen liikevaihdon kasvu viimeisten viiden vuoden aikana). Haluamme jatkaa kasvuamme, ja NewTechin ohjelmisto vaikuttaa tuotteelta, joka voisi viedä myyntitiimimme seuraavalle tasolle. Haluan tutkia kanssanne, sopiiko NewTechin ohjelmisto Acmeen.

Odotan mielelläni keskustelua kanssanne niin pian kuin mahdollista.

Hyvästi,

Tanya Smith, toimitusjohtaja

Enclosures: Acme Corp. esite

Huomaa, että tämä on muodollisempi liikekirje: ei sisennyksiä ja kaikki on vasemmalla. Jos kyseenalaistat sen, kuinka viralliselta kirjeen tulisi näyttää, on luultavasti parasta pelata varman päälle ja käyttää lohkomuotoista muotoa.

Modifioitu lohkomuotoisuus

Ms. Tanya Smith, toimitusjohtaja
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
Kesäkuun 1. päivä 2018

Herra Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Lähettiläs herra Wilde:

Tahtoisin maksuttoman konsultaatiokeskustelun koskien NewTechin pilvipalveluihin perustuvaa myynninhallintaohjelmistoa. Acme Corp. on nopeasti kasvava valmistaja (20 % vuotuinen liikevaihdon kasvu viimeisten viiden vuoden aikana). Haluamme jatkaa kasvuamme, ja NewTechin ohjelmisto vaikuttaa tuotteelta, joka voisi viedä myyntitiimimme seuraavalle tasolle. Haluan tutkia kanssanne, sopiiko NewTechin ohjelmisto Acmeen.

Odotan mielelläni keskustelua kanssanne niin pian kuin mahdollista.

Hyvästi,

Tanya Smith, toimitusjohtaja

Enclosures: Acme Corp. esite

Huomaa, että syvennyksiä ei vieläkään ole, mutta kaikki ei ole linjassa vasemmalla. Se on vain hieman vähemmän muodollinen. Smithin olisi ehkä viisaampaa pitäytyä tässä tapauksessa lohkomuodossa, mutta hän saattaa siirtyä modifioituun lohkomuotoon, kunhan hän saa työsuhteen Wilden kanssa.

Semi-block muotoilu

Ms. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
Kesäkuun 1. päivä 2018
Mr. Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Lähettiläs herra Wilde:

Haluaisin ilmaisen konsultaation NewTechin pilvipohjaisesta myynninhallintaohjelmistosta. Acme Corp. on nopeasti kasvava valmistaja (20 % vuotuinen liikevaihdon kasvu viimeisten viiden vuoden aikana). Haluamme jatkaa kasvuamme, ja NewTechin ohjelmisto vaikuttaa tuotteelta, joka voisi viedä myyntitiimimme seuraavalle tasolle. Haluan tutkia kanssanne, sopiiko NewTechin ohjelmisto Acmeen.

Odotan mielelläni keskustelua kanssanne niin pian kuin mahdollista.

Hyvästi,

Tanya Smith, toimitusjohtaja

Enclosures: Acme Corp. esite

Huomaa, että tämä on melko pitkälti lohkomuodossa, mutta kappaleissa on sisennykset. Jos pohdit, pitäisikö käyttää lohko- vai muunneltua lohkomuotoa (tai yksinkertaisesti vihaat kappaleiden katsomista ilman sisennyksiä), puolilohko on mukava kompromissi.

Yrityskirjeen muotoilun sävy

Muodon lisäksi kirjeen sävy voi olla ratkaisevassa asemassa, jos sillä halutaan saavuttaa yritystoiminnalle asetetut tavoitteet tai ainakin varmistaa, että sinut otetaan vakavasti. Seuraavassa on muutamia tärkeitä vinkkejä sopivan sävyn asettamiseen kirjeessä:

• Älä vaikuta ylimieliseltä tai kerskailevalta.
• Sävysi on keskustelunomainen, mutta silti ammattimainen.
• Yleisesti on hyvä idea päästä asiaan mahdollisimman nopeasti. Kuten Benjamin Franklin tykkäsi sanoa: ”Aika on rahaa.”
• Kirjoittaessasi valituskirjeitä käytä muodollista sävyä ilmaistaksesi tyytymättömyyttä, mutta sävy ei saisi olla avoimen vihainen. ”Olimme aluksi innostuneita tilaamaan myynninhallintaohjelmistonne, mutta petyimme huomatessamme, että…”. Kuvaile ongelma lyhyesti ja selitä sitten, miten haluaisit sen mieluiten ratkaistavan.
• Kirjoittaessasi kirjeitä, jotka sisältävät huonoja uutisia, säilytä liikekirjeen tiivis ja ammattimainen sävy, mutta ota kuitenkin huomioon lukijan tunteet. Et halua polttaa siltojasi. Tämä on yksi tapaus, jossa et halua mennä nopeasti asiaan. Haluat puskuroida iskun: ”Olimme iloisia kuullessamme yrityksenne kiinnostuksesta yhtiömme myynninhallintaohjelmistoa kohtaan.” On tärkeää olla tosissaan ja yrittää saada vastaanottaja ymmärtämään näkökantasi: ”Myös me olemme nopeasti kasvava yritys, joten meillä ei valitettavasti ole vielä resursseja tarjota ilmaista konsultaatiota jokaiselle mahdolliselle asiakkaalle.” Sulje yhteydenotto hyvällä tahdolla sekä mahdollisella ratkaisulla. ”Olen pahoillani, ettei meillä ole ilmaisia konsultaatioita, mutta haluamme kovasti aloittaa liikesuhteen kanssasi. Liitteenä on esitteitä siitä, miten ohjelmistomme voisi vastata yrityksenne tarpeisiin. Keskustelen mielelläni lisää puhelimitse ja voin myös järjestää ohjelmiston ilmaisen kokeilujakson.”
• Kirjoittaessasi muistiota muista käyttää erittäin terävää, ytimekästä ja asiallista sävyä. Muistiot ovat usein yrityksen sisäistä viestintää, joten on järkevää olla tuhlaamatta työntekijöiden aikaa hienoiluun. ”Uusimmat ohjelmistotuote-esitteemme ovat lähdössä painoon. Pyydämme teitä tekemään tilauksenne seuraavien 10 päivän aikana ennakoitujen tarpeidenne perusteella.”

Sanavalinta ja kielioppi

Sanavalinta voi tehdä tai rikkoa liikekirjeen tehokkuuden. Pyri suoruuteen kielessäsi ja vältä sanoja kuten ”yrittää”, ”vain”, ”todennäköisesti” ja ”ehkä”. Pidä kieli yksinkertaisena ja vältä epäselviä sanoja tai jargonia, joihin ihmiset joskus turvautuvat, kun he yrittävät kuulostaa älykkäämmiltä kuin ovatkaan.

Pohditko, välittääkö jokin sana oikein tarkoituksesi? Kokeile sanakirja- ja tesaurushakuja verkossa. Jos kirje on erityisen tärkeä, auttaa myös se, että joku muu henkilö muokkaa ja lukee kirjeen ja antaa siitä palautetta.

Vältä kielioppivirheitä hinnalla millä hyvänsä. Ne viittaavat siihen, että sinulta puuttuu huomiota yksityiskohtiin ja ammattitaitoa.

Käytä myös verbejä, joilla on aktiivinen ääni verrattuna passiiviin. Aktiivinen ääni osoittaa, että olet johdossa ja vastuussa teoistasi. (Esim: ”Asennamme ohjelmistonne 1. syyskuuta mennessä.” Ei… ”Ohjelmistonne asennetaan syyskuun 1. päivään mennessä.”)

Allekirjoitusmuodot

Allekirjoituksen osalta on tärkeää välttää leimoja ja tietokoneella tehtyjä allekirjoituksia. Käsin kirjoitettu allekirjoitus on merkki siitä, että kannatat kirjeen sanomaa. Kirjoitetun allekirjoituksen alle kannattaa kirjoittaa nimesi ja tittelisi, jotta vältät sekaannukset käsialastasi. Jos edustat yritystä, yrityksen nimi on kirjoitettava suuraakkosin. Muista myös jättää neljä välilyöntiä kohteliaan lopetuksen ja kirjoitetun nimen väliin, jotta allekirjoitukselle jää riittävästi tilaa.

Sähköpostitse lähetettävien liikekirjeiden muodot

Kirjoitetulla liikekirjeellä voi todella tehdä vaikutuksen, sillä se viestii, että kirjeen lähettäjä on tosissaan. On helppoa lähettää nopeasti sähköpostiviesti jollekin ja painaa ”lähetä”, mutta kirjallinen kirje vie aikaa. Sinun on todella mietittävä, mitä kirjoitat, tarkistettava vielä kerran, ettei siinä ole typeriä virheitä, ja sitten saat kirjeen kirjekuoreen ja lähetettyä määränpäähänsä.

Joskus aika on kuitenkin niin tärkeää, että sinun on yksinkertaisesti lähetettävä sähköposti. Tällöinkin lohkomuodon käyttäminen saattaa kuitenkin lisätä muodollisuutta.

Yleiset virheet ja virheet

Vältä rutiinivirheitä liikekirjeessäsi, sillä ne viittaavat huolimattomuuteen. Aja teksti Grammarlyn kautta kielioppivirheiden, kirjoitusvirheiden, päällekkäisten sanojen, välimerkkivirheiden ja muiden ongelmien tarkistamiseksi. Tarkista samalla myös oikeinkirjoitus. Kaikki kirjeessä käyttämäsi oikeat nimet – tee Google-haku tarkistaaksesi, että kirjoitat ne oikein.

Kirjelomakemuodot

Voit myös harkita kirjelomakkeen käyttämistä yrityksesi liikekirjeissä, koska se tarjoaa ammattimaisen ulkoasun ja on myös informatiivinen. Kirjelomakkeella varustettujen toimistokirjeiden omistaminen on ikään kuin yrityksen verkkosivusto: Se osoittaa, että yrityksesi on laillinen.

Kirjelomakkeessa tulisi näkyä yrityksen postiosoite, puhelinnumero ja muut yhteystiedot. Jos käytät kirjelomaketta, sinun on muistettava säätää marginaalit ja muotoilu vastaavasti.

Yrityskirjeiden kirjoittaminen on perustaito jokaiselle yrityksen omistajalle ja työelämässä yleensä. Hyvin kirjoitettu kirje osoittaa, että olet tosissasi, koska olet käyttänyt huolellisuutta ja aikaa sen kirjoittamiseen, muotoiluun, tulostamiseen ja postittamiseen. Jos yritys saa postissa kirjallisen valituksen, on todennäköistä, että kirjoittaja ei aio antaa asian olla. Samoin kirjallinen kiitoskirje on paljon voimakkaampi ja tehokkaampi kuin sähköpostitse välitetty kiitos.

Yrityskirje menettää kuitenkin tehoaan, jos sen muotoilu on epäammattimainen, jos se antaa väärän sävyn, jos se on huonosti kirjoitettu tai jos se sisältää kielioppi- ja kirjoitusvirheitä. Siksi on tärkeää oppia tekemään ne oikein.