La distinción más básica entre entidades privadas y públicas es la propiedad. El sector público está controlado por el gobierno -tanto estatal como federal- mientras que el sector privado está encabezado por individuos que dirigen y gestionan empresas. El sector privado engloba a todas las empresas con ánimo de lucro que no son propiedad ni están gestionadas por el gobierno. Debido a esta distinción de la propiedad, existen muchas prácticas y políticas diferentes en relación con el proceso de contratación.
Transparencia
Las organizaciones del sector público están dirigidas por una entidad gubernamental superior. Todo lo que hacen debe ser fácilmente visible para el público. Debe haber un rastro de auditoría claro, con toda la información accesible.
Información como la oportunidad de un contrato, la adjudicación del mismo, el precio y el calendario se incluyen en los informes realizados a intervalos regulares. El gobierno debe ofrecer igualdad de oportunidades a cada entidad que desee hacer negocios con ellos y que cumpla los requisitos. Las aperturas de ofertas son, por tanto, eventos públicos.
La transparencia del sector privado no es tan clara. Aunque las entidades privadas tienen requisitos de visibilidad completa, no necesitan ofrecer igualdad de oportunidades y a menudo ocultan información que no es necesaria para los proveedores licitadores. No llegan a todas las empresas, y no necesitan publicar sus adjudicaciones de contratos de la misma manera que las entidades públicas.
Prácticas de contratación pública
Debido a que las entidades públicas son propiedad del gobierno, su principal financiación proviene de los ingresos fiscales, multas, tarifas, etc. La financiación es generada por el público, y su principal preocupación es asignar el dinero adecuadamente a los intereses públicos.
Esto significa que las organizaciones públicas no tienen tanto control sobre el proceso de contratación. Tienen que esperar a que la institución financiadora recaude los ingresos necesarios y los desembolse adecuadamente antes de emprender actividades de contratación. Si el desembolso se retrasa, es posible que la organización tenga que retrasar el pago o las prácticas de adquisición posteriores.
Otros retrasos habituales en el proceso incluyen el uso de la comprobación de los antecedentes de los posibles proveedores, prácticas de negociación de contratos más estrictas y otras investigaciones y estudios diversos, que añaden un mínimo de 30 días al proceso de adquisición.
Además de todo esto, las organizaciones públicas pueden pertenecer a múltiples jurisdicciones, y sus prácticas de contratación deben ser aprobadas por múltiples entidades gubernamentales (por ejemplo, la ciudad y el estado, el estado y el gobierno federal, etc.).
Sin embargo, existen algunos métodos para ahorrar tiempo en la esfera pública. Las entidades públicas están autorizadas a utilizar «proveedores preferentes», o proveedores que tienen una reputación particular con el gobierno. Estos proveedores pueden costar más dinero en apariencia, pero ahorran tiempo en la parte de investigación del proceso de contratación. El ahorro de tiempo y dinero en la comprobación de antecedentes y otros pasos puede contrarrestar el coste adicional del proveedor.
Los contratos de fondo son también una forma común de ahorrar tiempo y dinero. Un contrato de fondo es un contrato prenegociado o en proceso de renovación. Esto ocurre a menudo en el mismo contexto en el que se utilizaría un proveedor preferente.
Prácticas de contratación privada
Las organizaciones privadas obtienen sus ingresos de las ventas, las inversiones y otras áreas relacionadas con el negocio. Su dinero está más centralizado, lo que acelera el proceso de adquisición. Las empresas privadas pueden buscar diferentes proveedores para encontrar la mejor oferta porque tienen más tiempo y recursos para hacerlo. Se centran más en ahorrar el máximo de dinero y hacer las cosas rápidamente.
Las organizaciones privadas seguirán utilizando a menudo proveedores preferentes, por razones similares a las utilizadas por las organizaciones públicas. Aunque las entidades privadas no dedican tanto tiempo a la investigación, hacen un trabajo minucioso para conocer a sus proveedores antes de firmar un contrato (realizando simples comprobaciones de referencias y crédito, visitas a las instalaciones y revisiones de muestras, por ejemplo). El uso de proveedores preferidos y la simple renovación de los contratos es una forma sencilla de reducir el tiempo empleado en el proceso de adquisición.
Otras prácticas del sector privado incluyen la gestión de la cadena de suministro, la gestión de las relaciones con los proveedores, la gestión del inventario, la segmentación de los proveedores y otras. Estas prácticas ayudan al sector privado a estar más motivado, pero también es un lugar más inestable. Debido a la naturaleza de «alto riesgo, alto rendimiento» de las prácticas de contratación privada, hay que hacer más análisis de riesgo. Las entidades públicas pueden ser más seguras y estables económicamente, pero las organizaciones privadas suelen generar más crecimiento que las públicas.
Tanto para las organizaciones privadas como para las públicas, gestionar bien el proceso de adquisición es fundamental para el éxito. La automatización y la racionalización pueden ayudar a optimizar el proceso, incluso con muchos pasos en el camino. Una plataforma de gestión del ciclo de vida de los contratos ayudará a las adquisiciones a gestionar de forma integral el proceso de principio a fin para garantizar tiempos de entrega más rápidos tanto para el sector privado como para el público.
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