HOP 3.1.2 Verificación de antecedentes penales

Sec. 1 Propósito y declaración de política

La Administración del Sistema de la Universidad de Texas está comprometida a promover la seguridad del personal y de la propiedad del Sistema de la U. T. de acuerdo con los requisitos de la ley. Con ese fin, es la política de la Administración del Sistema de la U. T. requerir que se realice una verificación de antecedentes penales para el empleo, para los voluntarios y pasantes, y los empleados contratistas que están asignados a realizar trabajos en las instalaciones del complejo de la Administración del Sistema de la U. T. en Austin.

Sec. 2 Verificación de antecedentes penales requerida

La Administración del Sistema de la U. T. System Administration requiere que se obtenga una verificación de antecedentes penales en las siguientes categorías:

2.1 Solicitantes de empleo. Se debe realizar una verificación de antecedentes a cualquier solicitante, interno o externo, que esté bajo consideración final, después de los procesos normales de investigación y selección, para cualquier puesto de trabajo con la Administración del Sistema de la U. T. La Administración del Sistema de la U. T. puede basarse en una comprobación de antecedentes penales realizada en la Administración del Sistema de la U. T. en los últimos doce (12) meses, si no hay una interrupción en el servicio de más de seis (6) meses y la comprobación de antecedentes penales en la que se basa es apropiada para el puesto buscado.

Cualquiera o todas las siguientes fuentes de verificación de antecedentes pueden ser utilizadas, según sea apropiado, en los solicitantes de empleo:

a) El Servicio de Registros de Crímenes del Departamento de Seguridad Pública de Texas (TxDPS) – Sitio Seguro.

b) Un proveedor privado que ofrece servicios de verificación de antecedentes penales a nivel nacional.

c) Otros sitios estatales, nacionales e internacionales.

La verificación de antecedentes penales debe incluir una verificación de registro de delincuentes sexuales.

2.2 Empleados actuales. Se debe realizar una verificación de antecedentes a:

a) un empleado actual que haya solicitado y sea finalista para un nuevo puesto (no se requiere una nueva verificación de antecedentes para un ascenso como parte de la progresión normal de la carrera bajo la responsabilidad del mismo Oficial Ejecutivo;

b) todos los empleados actuales, voluntarios y pasantes si U. T. System Administration no ha obtenido previamente una verificación de antecedentes penales; y

c) un empleado actual cuando el Canciller, o la persona que éste designe, determine que es necesario para promover los objetivos de U. T. System Administration.

La comprobación de antecedentes penales debe incluir una comprobación del registro de delincuentes sexuales.

Se puede utilizar alguna o todas las siguientes fuentes de comprobación de antecedentes, según sea apropiado, en los empleados actuales:

a) El Servicio de Registros de Crímenes de TxDPS – Sitio Público.

b) Otros sitios públicos estatales, nacionales e internacionales.

c) Un proveedor privado, sujeto al cumplimiento de la Ley de Informes Crediticios Justos.

2.3 Comprobación de antecedentes penales requerida por ley. Cuando la ley estatal o federal requiera que un puesto esté sujeto a una verificación de antecedentes penales utilizando una fuente específica de información de verificación de antecedentes penales y/o ciertos procedimientos, la Administración del Sistema de la U. T. cumplirá con dichas leyes.

2.4 Contratistas y sus empleados. La Administración del Sistema de la U. T. requiere que se realice una verificación de antecedentes penales a los individuos o empleados de las empresas o entidades contratadas por la Administración del Sistema de la U. T., cuando estos individuos o empleados vayan a realizar tareas o servicios en las instalaciones del Complejo Administrativo del Sistema de la Universidad de Texas en Austin. Además, en los contratos de la Administración del Sistema de la U. T. se incluirá una disposición que exija la comprobación de los antecedentes penales, a menos que el funcionario de la Administración del Sistema de la U. T. que esté a cargo de la oficina que solicita el contrato, en consulta con la Oficina del Asesor Jurídico, determine que no es necesario después de tener en cuenta la naturaleza de los servicios que prestará el contratista (es decir, el acceso a los recursos de información de la universidad; el acceso a la información confidencial; el acceso a la moneda; el acceso a las poblaciones vulnerables).

La Administración del Sistema de la U. T. System Administration generalmente requiere que el contratista realice la verificación de antecedentes penales.

Sec. 3. Descripciones de puestos de trabajo, anuncios y publicaciones

U. T. System Administration Office of Employee Services (OES) se asegurará de que todos los anuncios y publicaciones de puestos de trabajo para U. T. System Administration incluyan una declaración de que el puesto es sensible desde el punto de vista de la seguridad y de que el empleador está autorizado a obtener una comprobación de antecedentes penales que incluya información sobre los mismos.

Sec. 4. Realización de una verificación de antecedentes penales para los solicitantes

4.1 No se realizará una verificación de antecedentes penales hasta que la OES reciba y envíe a la Oficina del Director de Policía (ODOP) un formulario de verificación de antecedentes penales completado y firmado (ver Formularios). El funcionario contratante es responsable de indicar a la persona que rellene, firme y entregue el formulario a la OES. El solicitante que no complete, firme y entregue el formulario será eliminado de la consideración del puesto. Además, si el solicitante es un empleado actual, dicha negativa es motivo de acción disciplinaria.

4.2 La OES enviará el formulario de verificación de antecedentes penales completado y, si corresponde, una copia de la solicitud de empleo del finalista a la ODOP.

4.3 La verificación de antecedentes penales debe incluir los estados en los que el solicitante ha residido y/o ha sido empleado durante el período de no menos de siete años inmediatamente anterior a la fecha en que el individuo firmó el formulario de verificación de antecedentes penales.

4.4 La ODOP obtendrá y revisará rápidamente la información de antecedentes penales y notificará los resultados de la investigación al funcionario contratante y al representante apropiado de la OES.

4.5 La ODOP realizará la verificación de antecedentes penales antes de que el funcionario contratante tome la decisión de empleo. Sin embargo, si las circunstancias requieren que se haga una oferta de empleo antes de la finalización de la verificación de antecedentes penales, la oferta debe ser por escrito y contener una declaración de que la oferta está supeditada a la finalización de una investigación satisfactoria de antecedentes penales

Sec.5 Realización de una verificación de antecedentes penales de los empleados actuales

5.1 La Administración del Sistema de U. T. utilizará el Servicio de Registros de Crímenes de TxDPS – Sitio Público y/o otras fuentes de registros penales locales, estatales o federales disponibles públicamente para realizar estas verificaciones para obtener información de registros de condenas penales y otra información disponible públicamente. El sitio seguro de TxDPS no se utilizará para estas verificaciones.

5.2. OES determinará un procedimiento para identificar a los empleados actuales de la Administración del Sistema de la U. T. para los cuales no se ha obtenido previamente una verificación de antecedentes penales y proporcionará dicha información a ODOP.

5.3 La Administración del Sistema de la U. T. puede llevar a cabo una búsqueda en el sitio público sin el consentimiento de un empleado. No se requiere que un empleado complete ningún formulario antes de realizar una búsqueda de registros públicos, incluyendo una búsqueda pública en el sitio público de TxDPS. Sin embargo, OES puede requerir que un empleado complete, firme y entregue un formulario de verificación de antecedentes penales a OES. La negativa de un empleado a cumplir es motivo de acción disciplinaria.

5.4 ODOP obtendrá y revisará con prontitud la información de antecedentes penales y notificará al jefe de departamento y al representante apropiado de OES sobre los antecedentes penales, si los hay.

Sec. 6 No hay descalificación automática por antecedentes penales

6.1 Salvo lo dispuesto en el punto 6.2, un individuo con antecedentes penales no será descalificado automáticamente de su empleo, promoción o nombramiento. En caso de que la investigación revele información de antecedentes penales, el funcionario contratante, en consulta con la OES y la ODOP, determinará caso por caso si el individuo está calificado en base a factores tales como:

a) las funciones específicas del puesto;

b) el número de delitos;

c) la naturaleza de cada delito;

d) el tiempo transcurrido entre el delito y la decisión de empleo;

e) el historial de empleo;

f) los esfuerzos de rehabilitación; y

g) la exactitud de la información que el individuo proporcionó en la solicitud de empleo.

6.2 U. T. El sistema no contratará, seguirá empleando, nombrará o asignará a un individuo si se obtiene información de que el individuo ha sido condenado o colocado en adjudicación diferida por un delito que requeriría:

a) que el individuo se registre como delincuente sexual bajo el Capítulo 62, Código de Procedimiento Penal, que incluye, pero no se limita a, delitos como Abuso Sexual Continuo de Niño Pequeño; Asalto Sexual; Asalto Sexual Agravado; o

b) un delito bajo las leyes de otro estado o ley federal que sea equivalente a un delito que requiera dicho registro, a menos que el funcionario contratante/nominador, según corresponda, articule una justificación convincente, el Director de la OES y el Director de la Policía estén de acuerdo, el Canciller esté de acuerdo y el individuo no tenga más que un nivel de riesgo uno (bajo) según lo determinado por la herramienta de evaluación de riesgos implementada de conformidad con el Capítulo 62, Código de Procedimiento Penal. Si no se asigna dicho nivel de riesgo, entonces el nivel de riesgo no puede exceder un riesgo bajo según lo determinado por el Director de la Policía.

Sec. 7 Falsificación u omisión de información de antecedentes penales

La falsificación de una solicitud o la omisión de información de antecedentes penales que se requiere reportar es motivo para rechazar a un solicitante o disciplinar/terminar a un empleado.

Sec.8 Requisito de notificación

8.1 Si la Administración del Sistema de la U. T. recibe un informe que indica que un solicitante o un empleado actual tiene antecedentes penales, el individuo será notificado, se le proporcionará una copia del informe, salvo lo dispuesto por la ley o la política o procedimiento del DPS, se le informará del derecho a impugnar la exactitud e integridad del informe con la agencia que proporcionó el informe, y se le informará que tiene la oportunidad de presentar información adicional relacionada con los antecedentes penales y por qué no debería afectar una decisión de empleo.

8.2 Si la Administración del Sistema de la U. T. ha utilizado una agencia de informes de crédito de un proveedor externo para llevar a cabo la comprobación de los antecedentes penales, el informe resultante se considera un «informe del consumidor» bajo la Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA). Si dicho informe se basa en la denegación de empleo, la denegación de un ascenso, la reasignación o el despido de un empleado, se proporcionará al individuo una divulgación específica previa a la acción adversa que incluya una copia del informe del consumidor del individuo y una copia de «Un resumen de sus derechos en virtud de la Ley de Informes de Crédito Justos», un documento prescrito por la Comisión Federal de Comercio. La agencia de informes crediticios que proporciona el informe del individuo está obligada a entregar a la Administración del Sistema U. T. el resumen de los derechos del consumidor (http://www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/consumer/credit/cre35.pdf).

Sec. 9 Oportunidad de responder

9.1 Dentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción del informe según lo dispuesto en la Sección 8.1, el individuo puede presentar información adicional al funcionario/supervisor de contratación en relación con los antecedentes penales y por qué no debería afectar la decisión de empleo. Antes de que el funcionario/supervisor de contratación tome una decisión final de empleo, revisará toda la información que se le haya proporcionado con la OES y la ODOP y consultará sobre si debe proceder con una oferta o una acción de empleo adversa. Si la OES o la ODOP opinan que los resultados de la comprobación de los antecedentes penales indican que la persona puede ser inaceptable para el puesto que se está cubriendo o para la continuación del empleo, el funcionario contratante no podrá hacer una oferta o continuar con el empleo de la persona sin la aprobación previa por escrito del funcionario ejecutivo correspondiente o de su designado. Si los resultados indican que el individuo tiene un delito descrito en 6.2(a) o (b), el individuo no está calificado para el empleo o el nombramiento a menos que se cumplan las condiciones en 6.2 y se obtenga la aprobación de los funcionarios en 6.2.

9.2 Solicitantes externos de empleo. La decisión de la Administración del Sistema de la U. T. es definitiva e inapelable.

9.3 Empleados actuales. Si el individuo es un empleado actual sujeto a una verificación de antecedentes penales, los procedimientos estándar de quejas de los empleados están disponibles para impugnar la decisión. Si los antecedentes penales conducen al despido, se utilizará el procedimiento aplicable de disciplina y despido de empleados.

9.4 Divulgación posterior a la decisión cuando se utilizan servicios de proveedores privados para realizar la verificación de antecedentes penales. Si se ha recurrido a un informe del consumidor para denegar un empleo, negar un ascenso, reasignar o despedir a un empleado después de que la institución haya tomado una medida adversa, se debe notificar al individuo que se ha tomado la medida. Debe incluir:

a) el nombre, la dirección y el número de teléfono de la agencia de información crediticia que suministró el informe;

b) una declaración de que la agencia de información crediticia que suministró el informe no tomó la decisión de tomar la acción adversa y no puede dar razones específicas para ello; y

c) un aviso del derecho del individuo a disputar la exactitud o integridad de cualquier información que la agencia suministró, y su derecho a un informe del consumidor adicional gratuito de la agencia si lo solicita dentro de los 60 días.

Sec. 10 Autoinformación

10.1 Solicitantes de empleo. Los solicitantes deben informar por escrito de cualquier denuncia penal, información, acusación, declaración de no oposición, declaración de culpabilidad, adjudicación diferida o condenas (y si están registrados como delincuentes sexuales o se les exigirá que se registren como delincuentes sexuales), excluyendo los delitos de tráfico castigados sólo con una multa, que ocurran después de la fecha de la solicitud dentro de los cinco días hábiles.

10.2 Empleados actuales. Los empleados de la Administración del Sistema de la U. T. están obligados a informar por escrito a su jefe de departamento, en un plazo de cinco días hábiles, de cualquier denuncia penal, información, acusación, declaración de no oposición, declaración de culpabilidad, adjudicación diferida o condena penal (y si están registrados como delincuentes sexuales o se les exigirá que se registren como delincuentes sexuales), excluyendo aquellos por delitos menores castigados sólo con una multa. El hecho de no hacerlo constituye una violación de la política y puede dar lugar a medidas disciplinarias, según corresponda. (En esta política se proporciona un enlace al formulario de autodeclaración.)

10.3 Obligación del jefe de departamento. El jefe de departamento de la Administración del Sistema de la U. T. que reciba una autodeclaración como se requiere en esta sección debe proporcionar la información a la OES y a la ODOP y consultar sobre la idoneidad del individuo para el puesto.

10.4 Falsificación u omisión de información de antecedentes penales. Sujeto a los procedimientos estándar de quejas y disciplinarios, según corresponda, la falsificación u omisión de registros o el incumplimiento de la obligación de informar según esta política o la ley es una violación de la política y dará lugar a medidas disciplinarias.

Sec. 11 Retención de registros de verificación de antecedentes penales

11.1 Registros confidenciales. Los registros obtenidos de una base de datos de comprobación de antecedentes penales se considerarán confidenciales, tal y como exige la ley, y no formarán parte del expediente del solicitante ni del expediente personal del empleado. La información se mantendrá en un archivo seguro separado y no se comunicará a ninguna persona no autorizada.

11.2 Información de antecedentes penales. Conforme a la Sección 411.085 del Código de Gobierno de Texas, la divulgación no autorizada de información de antecedentes penales, información obtenida del sitio seguro de TxDPS que consiste en descripciones y anotaciones identificables de arrestos, detenciones, acusaciones, información y otros cargos penales formales y sus disposiciones, es un delito penal y, en consecuencia, los funcionarios de la Administración del Sistema de la U. T. que estén en posesión de dicha información deberán buscar asesoramiento legal con respecto a cualquier solicitud de divulgación de dicha información.

11.3 Destrucción de registros obtenidos de una base de datos de verificación de antecedentes penales. La ODOP destruirá todos los registros obtenidos de una base de datos de verificación de antecedentes penales sobre el individuo seis meses después de su obtención.

11.4 Autoinformes. Los autoinformes de cargos o condenas, según lo requerido por esta política, se mantendrán con el archivo de personal del empleado en OES de acuerdo con el calendario de retención de registros de la Administración del Sistema de la U. T.

Sec. 12 Otras verificaciones de antecedentes

Esta política y procedimiento se refiere a las verificaciones de antecedentes penales solamente y no limita la autoridad de la Administración del Sistema de la U. T. para llevar a cabo otras verificaciones de antecedentes según lo permita la ley.

Definiciones

Solicitante – un individuo que solicita un puesto con la Administración del Sistema de la U. T., ya sea que el individuo sea un candidato externo o un empleado actual.

Apropiado – utilizando una(s) base(s) de datos que está(n) autorizada(s), toma(n) en consideración la naturaleza del puesto, la información obtenida del gobierno de los EE.UU. en relación con el proceso de la Visa así como una que incluye datos para las residencias permanentes, temporales y educacionales para cualquier persona que ha vivido fuera del Estado de Texas desde la edad de 17 años.

Información de antecedentes penales – información pública mantenida por el Departamento de Seguridad Pública, según lo dispuesto en la Sección 411.135 del Código de Gobierno de Texas.

Información de antecedentes penales – información recopilada sobre una persona por una agencia de justicia penal que consiste en descripciones y anotaciones identificables de arrestos, detenciones, acusaciones, información y otros cargos penales formales y sus disposiciones, según se describe más detalladamente en la Sección 411 del Código de Gobierno de Texas.082.

Comprobación nacional de antecedentes penales (NCHRC) – una comprobación de antecedentes penales obtenida tanto del Departamento de Seguridad Pública de Texas como de la Oficina Federal de Investigación basada en la información de identificación de huellas dactilares, o una comprobación de antecedentes penales obtenida de un proveedor privado basada en los registros penales nacionales.

Puesto – tanto los puestos de tiempo completo como los de tiempo parcial, ya sea que el puesto sea ocupado o vaya a ser ocupado por un trabajador regular o temporal o que requiera el estatus de estudiante como condición para ocupar el puesto, pero sin incluir un puesto ocupado por un trabajador temporal proporcionado por una agencia de empleo temporal; se debe esperar que la agencia de empleo realice y sea responsable de llevar a cabo la verificación de antecedentes penales.