Was ist das IRS-Formular 940?

Von dem Tag an, an dem Sie Ihren ersten W-2-Mitarbeiter einstellen und die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen durchführen, ergeben sich viele neue Verantwortlichkeiten und Komplexitäten. Von den Gehaltsabrechnungsformularen bis hin zur Lohnsteuer gibt es viel zu klären – und wenn Sie auf der Website des Internal Revenue Service (IRS) nachgeschaut haben, sind Sie wahrscheinlich immer noch verwirrt und unsicher.

Deshalb sind wir hier, um alles zu entmystifizieren, was mit der Gehaltsabrechnung und den damit verbundenen Steuern und Formularen zusammenhängt.

Hier erklären wir das IRS-Formular 940, die jährliche Bundesarbeitslosensteuererklärung (FUTA) des Arbeitgebers, einschließlich:

• Was das Formular 940 ist
• Warum der IRS von Arbeitgebern verlangt, es einzureichen
• Wie Sie herausfinden, ob Sie das Formular 940 einreichen müssen
• Wann und wie Sie das Formular 940 ausfüllen und einreichen müssen

Was ist das Formular 940?

Wenn Sie es eilig haben, hier das Wichtigste:

• Was wird auf Formular 940 angegeben: Bundesarbeitslosensteuer (FUTA)
• Wann wird es eingereicht: Jährlich
• Wer muss es einreichen: Die meisten Arbeitgeber in den USA

Einfach gesagt ist das Formular 940 ein Dokument, das der IRS jährlich von den Arbeitgebern einholt. Das Formular soll sowohl kleinen Unternehmen als auch dem IRS dabei helfen, sich über die geschuldete Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) zu verständigen.

Auf dem Formular geben Arbeitgeber die Löhne an, die sie im Laufe des Jahres an Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte (W-2) gezahlt haben – bis zu 7.000 $ pro Arbeitnehmer. Dann wird die entsprechende FUTA-Steuer berechnet, um herauszufinden, wie viel das Unternehmen dem IRS schuldet.

Wie unterscheidet sich Formular 940 von Formular 941?

Wenn Sie jetzt denken: „Das klingt ja fast wie Formular 941“, dann haben Sie recht. Die beiden IRS-Formulare sind ähnlich. Das Formular 940 wird jedoch jährlich eingereicht und meldet nur die FUTA-Steuern des Arbeitgebers. Das Formular 941 hingegen meldet die Einbehaltung der Bundeseinkommenssteuer und der Bundesversicherungssteuer (FICA) – und wird vierteljährlich eingereicht.

Der Hauptunterschied besteht darin, dass Sie mit dem Formular 941 die Einbehaltung und die geteilten Steuern (die je zur Hälfte von Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen werden) melden. Mit dem Formular 940 wird die FUTA-Steuer gemeldet, die vollständig vom Arbeitgeber gezahlt wird.

Wie unterscheidet sich das Formular 940 vom Formular 944?

Auch das Formular 944 ist eine Alternative zum Formular 941. Es wird anstelle des Formulars 941 von kleinen Arbeitgebern verwendet, deren jährliche FICA- und Quellensteuerschuld weniger als 1.000 $ beträgt. Wie das Formular 940 wird es nur einmal pro Jahr eingereicht, aber es meldet FICA- und Quellensteuern – nicht FUTA.

Warum der IRS von Arbeitgebern die Einreichung des Formulars 940 verlangt

Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten sind verpflichtet, für ihre Arbeitnehmer in den Bundesarbeitslosenfonds einzuzahlen. Dieser Fonds ermöglicht es den Arbeitnehmern, Arbeitslosengeld zu erhalten, wenn sie aus Gründen entlassen werden, die nichts mit ihrer Leistung zu tun haben.

Um zu berechnen, wie viel FUTA-Steuer ein Arbeitgeber schuldet, verwendet der IRS das Formular 940 und verlangt von den meisten Arbeitgebern, es jedes Jahr einzureichen. Das Formular hilft sowohl dem IRS als auch den einzelnen Arbeitgebern, die geschuldete und im Laufe des Jahres gezahlte FUTA-Steuer zu verstehen und im Auge zu behalten.

Warten Sie – was ist die FUTA-Steuer überhaupt?

Lassen Sie uns einen Moment zurückgehen. Sie fragen sich vielleicht, was diese „FUTA-Steuer“ eigentlich bedeutet. Wenn es um Lohn- und Beschäftigungssteuern geht, gibt es drei Hauptsteuerarten:

• Quellensteuern: Das sind Steuern, die Ihre Mitarbeiter auf ihr Einkommen zahlen – aber Sie sind dafür verantwortlich, sie von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einzubehalten und an die richtige Steuerbehörde abzuführen.
• Arbeitgebersteuern: Wie der Name schon sagt, sind Sie, der Arbeitgeber, für die Zahlung aller dieser Steuern verantwortlich.
• Geteilte Steuern: Diese Steuern werden zwischen Ihnen und Ihren Arbeitnehmern aufgeteilt. Auch hier sind Sie dafür verantwortlich, den Anteil des Arbeitnehmers einzubehalten und den gesamten Betrag (Ihren Anteil und den des Arbeitnehmers) an die zuständige Steuerbehörde abzuführen.

Die FUTA-Steuer (Federal Unemployment Tax) fällt in die mittlere Kategorie der Arbeitgebersteuern, d. h. Sie zahlen den gesamten Steuerbetrag. Die FUTA-Steuer wird auf der Grundlage eines (von der Bundesregierung festgelegten) Prozentsatzes der Löhne berechnet, die Sie jedem Arbeitnehmer zahlen. In den letzten Jahren betrug der Standard-FUTA-Steuersatz 6 %.

Sie zahlen die FUTA-Steuer jedoch nur auf die ersten 7.000 Dollar, die Sie an jeden Arbeitnehmer zahlen. Nach Überschreiten dieses Schwellenwerts wird keine zusätzliche FUTA-Steuerschuld mehr fällig. Mit anderen Worten, die maximale FUTA-Steuer, die Sie zahlen müssen, beträgt 420 $ (6 % von 7.000 $) pro Arbeitnehmer.

Muss ich das Formular 940 einreichen?

Nachdem Sie nun besser verstanden haben, was das Formular 940 ist und warum es verwendet wird, fragen Sie sich vielleicht, ob Sie es einreichen müssen. Es ist wichtig zu wissen, dass nicht alle Arbeitgeber in den USA verpflichtet sind, das Formular 940 einzureichen… aber die meisten.

Wenn Sie:

• Löhne in Höhe von 1.500 Dollar oder mehr an einen W-2-Angestellten (nicht an einen Auftragnehmer) gezahlt haben ODER
• einen oder mehrere W-2-Angestellte (Vollzeit oder Teilzeit) für mindestens 20 Wochen im vergangenen Jahr beschäftigt haben

Dann müssen Sie FUTA-Steuer zahlen und das Formular 940 einreichen.

Die US-Handelskammer weist auf die wenigen Ausnahmen von dieser Regel hin und stellt fest, dass „gemeinnützige Organisationen, religiöse Organisationen und andere 501(c)(3) akkreditierte Unternehmen von der Zahlung dieser Steuer befreit sind.“ Die andere Ausnahme gilt für Unternehmen, die ausschließlich mit unabhängigen Auftragnehmern und nicht mit W-2-Angestellten arbeiten.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie FUTA-Steuer zahlen oder das Formular 940 einreichen müssen, sprechen Sie am besten mit einem Steuerexperten über Ihr kleines Unternehmen und dessen Anforderungen.

Formular 940 ausfüllen

Angenommen, Sie gehören nicht zu den wenigen Unternehmen, die von der Pflicht zur Einreichung des Formulars 940 befreit sind, dann lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie genau das tun. Zu Beginn müssen Sie einige wichtige Informationen bereithalten:

• Der aktuelle FUTA-Steuersatz: Für 2019 (und die letzten Jahre) beträgt der FUTA-Steuersatz 6 %.
• Der maximale FUTA-Grenzwert: Sie zahlen die 6 % FUTA-Steuer nur auf die ersten 7.000 Dollar, die an jeden Arbeitnehmer gezahlt werden.
• Die Anzahl der Angestellten, die Sie im Laufe des Jahres beschäftigt haben
• Das Gesamtgehalt, das Sie jedem Angestellten gezahlt haben
• Wie viel Sie für das Jahr an staatlicher Arbeitslosensteuer (SUTA) gezahlt haben

Berechnung der geschuldeten FUTA-Steuer

Das ist es, worum es im Formular 940 geht: die Berechnung des korrekten Betrags der FUTA-Steuer, den Sie an das Finanzamt zahlen müssen.

Am einfachsten sieht die Formel so aus:

x x

Angenommen, Ihr Kleinunternehmen beschäftigt im Laufe des Jahres 20 Mitarbeiter, die jeweils 30.000 Dollar verdienen. Ihre FUTA-Verpflichtung würde sich wie folgt berechnen:

6% x 20 Beschäftigte x 7.000 $ = 8.400 $ geschuldet

Im vergangenen Jahr mussten Sie 8.400 $ an FUTA-Steuer zahlen. Davon ziehen Sie einfach alle FUTA-Zahlungen ab, die Sie im Laufe des Jahres geleistet haben (die meisten Kleinunternehmen müssen vierteljährliche Einzahlungen vornehmen), um den Betrag zu ermitteln, den Sie noch schulden.

Gutschrift für gezahlte SUTA-Steuer

Neben der FUTA-Steuer sind die meisten Arbeitgeber auch für die Zahlung der staatlichen Arbeitslosensteuer (SUTA) verantwortlich. Bevor Sie sich überfordert fühlen, sollten Sie Folgendes wissen: In der Regel können Sie die gezahlte SUTA-Steuer als Gutschrift auf Ihre FUTA-Steuerrechnung geltend machen.

Der FUTA-Steuersatz beträgt beispielsweise 6 %. Wenn Sie 4 % SUTA-Steuer an Ihren Staat zahlen, müssen Sie nur die restlichen 2 % an die Bundesregierung abführen. Die meisten Arbeitgeber haben Anspruch auf eine Anrechnung von bis zu 5,4 % der SUTA-Steuer, d. h. Ihre FUTA-Steuer könnte nur 0,6 % betragen.

Bei unserem obigen Beispiel betrug Ihr zu versteuernder FUTA-Lohn insgesamt:

$7.000 x 20 Arbeitnehmer = $140.000

Bei einem Satz von 0,6 %, bereinigt um die SUTA-Steuergutschrift, beträgt Ihre FUTA-Steuerschuld $840 statt $8.400. Viel besser, nicht wahr?

Sie beantragen die SUTA-Steuer in den Zeilen 1a und 1b des Formulars 940, indem Sie die Abkürzungen aller Staaten angeben, an die Sie SUTA-Steuer gezahlt haben.

In Zeile 8 werden Sie feststellen, dass Ihre gesamten steuerpflichtigen FUTA-Löhne mit 0,6 % multipliziert werden, so dass Ihnen bis zu 5,4 % an SUTA-Steuern angerechnet werden.

Wann ist das Formular 940 einzureichen

Das IRS-Formular 940 ist ein Jahresformular, das heißt, Sie müssen es nur einmal im Jahr ausfüllen und einreichen. Für die meisten Kleinunternehmen ist das Formular für das Vorjahr am 31. Januar eines jeden Jahres fällig.

Allerdings: Denken Sie daran, dass Sie das Formular 940 vierteljährlich einreichen müssen, wenn Sie für das betreffende Quartal (oder kumulativ für das Jahr) eine FUTA-Steuerschuld von 500 $ oder mehr haben.

Wenn Ihre vierteljährliche Steuerschuld weniger als 500 $ beträgt, können Sie den Restbetrag auf das folgende Quartal übertragen – bis die Gesamtschuld die 500 $-Schwelle übersteigt. Sobald dies der Fall ist, müssen Sie den vollen Betrag in diesem Quartal zahlen.

Die vierteljährlichen Zahlungsfristen fallen auf den letzten Tag des Monats, der auf das jeweilige Quartal folgt – also auf den 31. Januar, den 30. April, den 31. Juli und den 31. Oktober.

Wie Sie das Formular 940 einreichen und Ihre FUTA-Steuerzahlungen leisten

Wenn es um die Einreichung des Formulars 940 und die Zahlung Ihrer FUTA-Steuer geht, haben Kleinunternehmen einige Möglichkeiten zur Auswahl. Sie können:

• Einreichen und online bezahlen
• Ihr Formular und Ihre Zahlungen per Post einreichen
• Ein Konto für Sie einrichten
• Eine beliebige Kombination der oben genannten Möglichkeiten

Einreichen und online bezahlen

Wie die IRS erklärt, sind die Hauptvorteile des E-Filing

• Geschwindigkeit
• Sicherheit und Genauigkeit
• Bestätigung der Annahme des Steuerformulars innerhalb von 24 Stunden

Um das Formular 940 (oder ein anderes IRS-Formular) online einzureichen, müssen Sie entweder eine Steuersoftware verwenden oder mit einem zugelassenen E-File-Steuerberater zusammenarbeiten. Der IRS stellt eine Liste der von ihm zugelassenen Software und eine Datenbank mit zugelassenen E-File-Anbietern zur Verfügung, aus der Sie wählen können.

Um Ihre FUTA-Steuer in voller Höhe zu zahlen oder vierteljährliche Einzahlungen online vorzunehmen, verwenden Sie das Electronic Federal Tax Payment System (oder EFTPS).

Wenn Sie mit einer Steuersoftware oder einem Steuerfachmann zusammenarbeiten, können Sie Ihre Zahlungen auch über Electronic Funds Withdrawal (oder EFW) vornehmen. Mit dieser Option können Sie in einem Schritt sowohl die elektronische Einreichung vornehmen als auch die Zahlung veranlassen.

Senden Sie Ihr Formular und Ihre Zahlung per Post

Kleinunternehmen haben auch die Möglichkeit, das Formular 940 und ihre FUTA-Steuerzahlungen per Post einzureichen. Wenn Ihr FUTA-Saldo im vierten Quartal jedoch mehr als 500 $ beträgt, müssen Sie die Zahlung elektronisch vornehmen.

Um das Formular und die Zahlung per Post einzureichen, drucken Sie sowohl das Formular 940 als auch das Formular 940-V, den Zahlungsbeleg, aus. Schicken Sie diese zusammen mit Ihrer Zahlung an die für Ihren Staat angegebene Adresse. Die korrekte Postanschrift finden Sie auf den Seiten 4 und 5 der Anleitung zum Formular 940.

Sie können das Formular 940 von einem Steuerberater ausfüllen lassen

Die letzte Möglichkeit, das Formular 940 auszufüllen und die entsprechenden Zahlungen oder Einzahlungen vorzunehmen, besteht darin, mit einem Steuerberater oder einem anderen Steuerfachmann zusammenzuarbeiten, der sowohl das Formular als auch die Zahlung für Sie ausfüllen kann. In der Regel geschieht dies über das bereits erwähnte EFW-System (Electronic Funds Withdrawal).

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass dies die Grundlagen und die wichtigsten Erkenntnisse sind, die der durchschnittliche Kleinunternehmer und Arbeitgeber über das IRS-Formular 940 wissen muss:

• Formular 940 meldet die Höhe der Bundesarbeitslosensteuer (FUTA), die ein Arbeitgeber zahlen muss
• Arbeitgeber, die 1.500 $ oder mehr an einen W-2-Angestellten gezahlt haben ODER mindestens einen Angestellten für 20 oder mehr Wochen des Jahres hatten, müssen das Formular 940 einreichen