IRS-Formular 941, Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers: Anweisungen und Tipps, die Sie wissen müssen

Ob Sie nun ein kleines Unternehmen besitzen und betreiben oder ein milliardenschweres Unternehmen, wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Lohn zahlen, müssen Sie das Formular 941 einreichen. Das Finanzamt verfolgt sehr genau, wie hoch die Löhne der Arbeitnehmer sind und wie viel von diesen Löhnen in Form von Steuern abgezogen werden muss. Das Formular 941 muss jedes Jahr vierteljährlich (alle 3 Monate) eingereicht werden. Wenn Sie jedoch Angestellte haben, deren jährliche Lohnsteuerabzugsverpflichtungen weniger als 1.000 $ betragen, können Sie das Formular unter Umständen jährlich statt vierteljährlich ausfüllen.

Was ist das Formular 941?

Es gibt einige verschiedene lohnbezogene Steuern, die Sie auf dem Formular 941 angeben müssen:

• Quellensteuern: Das sind Steuern, die vom Einkommen Ihrer Mitarbeiter einbehalten werden. Sie sind dafür verantwortlich, diese Steuern von den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter einzubehalten. Wie viel Sie einbehalten, hängt davon ab, wie viele Einbehaltungen der Arbeitnehmer in seinem Formular W-4 angegeben hat.

• Arbeitgebersteuern: Dies sind Steuern, die von Ihnen gezahlt werden.

Gemeinsame Steuern: Zu den FICA-Steuern gehören die für die Sozialversicherung und Medicaid einbehaltenen Steuern. Sie behalten den Anteil des Arbeitnehmers ein und führen ihn ab.

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, vierteljährlich das Formular 941 für alle Ihre Arbeitnehmer einzureichen. Das vierseitige Formular informiert das Finanzamt vierteljährlich über das zu versteuernde Einkommen und die Steuerpflicht Ihrer Mitarbeiter und meldet die Einbehalte für die Bundeseinkommenssteuer und die Sozialversicherung/Medicare-Steuern. Saisonarbeitskräfte müssen das Formular 941 nur dann nicht einreichen, wenn sie ein oder mehrere Quartale nicht arbeiten. Alle Unternehmen müssen dieses Formular Ende April, Juli, Oktober und Januar einreichen.

Form 941 Einreichungsfristen

Alle Unternehmen müssen dieses Formular Ende April, Juli, Oktober und Januar einreichen. Die Fälligkeitstermine sind:

• 30. April
• 31. Juli
• 31. Oktober
• 31. Januar

Fällt der Fälligkeitstermin des Formulars 941 auf einen Feiertag oder ein Wochenende, wird der Termin auf den nächsten Werktag verschoben. Fällt das Fälligkeitsdatum beispielsweise auf den 4. Juli, wird es auf den 5. Juli verschoben, wenn dieser Tag kein Wochenende ist.

Wie unterscheidet sich das Formular 941 vom Formular 944?

Das Formular 941 und das Formular 944 sind sich sehr ähnlich, da sie beide die FICA- und die Einkommensteuereinbehaltung melden. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Formularen besteht in der Höhe der vom Unternehmen geschuldeten Steuern.

Die meisten Kleinunternehmen reichen das Formular 941 vierteljährlich ein. Kleine Unternehmen, deren jährliche FICA- und Quellensteuern weniger als 1.000 $ betragen, können jedoch das Formular 944 einreichen. Im Gegensatz zum Formular 941 muss das Formular 944 nur einmal pro Jahr eingereicht werden.

Form 941 Instructions

Das Ausfüllen des Formulars 941 ist relativ einfach. Sie müssen die folgenden Angaben machen:

• Die Anzahl der von Ihnen beschäftigten Mitarbeiter
• Die Mitarbeiter-IDs aller Ihrer Mitarbeiter
• Die Lohnsumme, die Sie jedem Mitarbeiter gezahlt haben
• Die Höhe der von Ihnen einbehaltenen Steuern
• Lohnabrechnungsunterlagen
• Nachweise für steuerpflichtige Trinkgelder Bericht Ihres Mitarbeiters
• Der Gesamtbetrag, den Sie an das Finanzamt übermitteln müssen

Formular 941 Berechnungen

Hier sind einige allgemeine Berechnungen, die Ihnen helfen, Ihre Steuerschuld für die verschiedenen Steuerarten auf dem Formular 941 zu ermitteln.

Einkommenssteuerabzug

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• So bestimmen Sie den Steuersatz eines Arbeitnehmers: Der Steuersatz wird durch den Steuerstatus und den Jahresverdienst bestimmt
• So ermitteln Sie die Lohnsumme für das Quartal: Teilen Sie den Jahreslohn Ihres Mitarbeiters durch 4.

Sozialversicherungssteuer

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Bitte beachten Sie, dass die Sozialversicherungssteuer nur für die ersten 132.900 $ des Lohns eines Arbeitnehmers gilt.

Medicare-Steuer

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Arbeitnehmer, die ein festes Einkommen beziehen, müssen eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9 % auf Einkünfte über 200.000 $ zahlen. Diese zusätzliche Steuer wird vom Arbeitnehmer gezahlt, nicht von Ihnen, und sollte vom Lohn abgezogen werden.

Es kann zeitaufwändig und mühsam sein, all diese Berechnungen anzustellen, vor allem, wenn Sie mehrere Arbeitnehmer haben, für die Sie sie durchführen müssen. Ein Steuerfachmann kann Ihnen bei diesen vierteljährlichen Berechnungen und Zahlungen helfen.

Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers

Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, das Formular 941 so genau wie möglich auszufüllen und alle erforderlichen Angaben zu machen. Alle Daten auf dem Formular 941 sollten den Angaben entsprechen, die Ihre Mitarbeiter auf ihrem IRS W-2-Formular machen werden. Wenn Sie dem IRS keine genauen Angaben zu Löhnen und Abzügen machen, kann dies zu einer Prüfung durch den IRS führen.

Der Arbeitgeber ist auch dafür verantwortlich, eine zusätzliche Zahlung an den IRS zu leisten, die dem Betrag entspricht, der für die Medicare- und Sozialversicherungssteuern für alle seine Mitarbeiter einbehalten wird. Ab 2015 muss der Arbeitgeberanteil an der Lohnsteuer von Löhnen, die während des Steuerjahres mehr als 200.000 USD betragen, zusätzliche Medicare-Steuern sowie andere einbehaltene Steuern einbehalten.

Strafen vermeiden und Fristen einhalten

Wenn Sie Geldstrafen und Bußgelder vom IRS vermeiden möchten, sollten Sie das Formular 941 rechtzeitig einreichen. Andernfalls kann eine Strafe in Höhe von 5 % der fälligen Steuer für jeden Monat oder Teil des Monats, in dem die Abgabe verspätet erfolgt, verhängt werden. Diese Strafe ist jedoch auf 25 % begrenzt. Darüber hinaus gibt es eine gesonderte Strafe für die Nichtzahlung dieser Steuern; die IRS berechnet dem Arbeitgeber 2-15 % der zu wenig gezahlten Beträge, je nachdem, wie viele Tage Sie mit der Zahlung des korrekten Betrags im Verzug sind. Am Ende des Geschäftsjahres muss die Summe der Beträge, die Sie auf dem Formular 941 angeben, mit der Summe aller Beträge übereinstimmen, die Sie auf den W-2- und W-3-Bescheinigungen Ihrer Mitarbeiter angegeben haben.

Wenn Sie eine Situation vermeiden wollen, in der Sie mit Strafen und einer möglichen Prüfung durch das Finanzamt konfrontiert werden, ist es ratsam, dass Sie professionelle Lohnbuchhaltungsdienste in Anspruch nehmen, um alle Ihre arbeitnehmer- und unternehmensbezogenen Steuern zu verwalten. Ein zugelassener Steuerexperte oder Wirtschaftsprüfer wird nicht nur dafür sorgen, dass Sie und Ihr Unternehmen keinen Ärger mit dem Finanzamt bekommen, sondern er kann sogar Wege finden, um bei Ihren Steuern Geld zu sparen.

Eine der vielen Möglichkeiten, wie Unternehmen scheitern, besteht darin, dass sie mit ihren Steuern in Rückstand geraten und die daraus resultierenden Strafen zahlen müssen. Wenn Sie nicht zu den vielen kleinen Unternehmen gehören wollen, die in den ersten drei Jahren keinen Erfolg haben, ist es äußerst wichtig, dass Sie die Fristen und Strafen im Auge behalten.

Kann das Formular 941 elektronisch eingereicht werden?

Sie können das Formular 941 elektronisch einreichen, wenn Sie dies wünschen. Sie können das Formular 941 online über die Website des IRS einreichen, und Sie müssen den Dienst EFTPS.gov nutzen, um Gelder elektronisch zu überweisen. Ein Steuerexperte kann Ihrem Unternehmen bei der Online-Einreichung helfen.

Wo Sie das Formular 941 hinschicken

Wenn Sie Ihr Formular ausgefüllt und einen Scheck an das Finanzministerium der Vereinigten Staaten ausgestellt haben, geben Sie unbedingt Ihre EIN an (wenn Sie noch keine haben, können Sie sie online beantragen). Es gibt zwei verschiedene 941-Postadressen:

• Department of the Treasury Internal Revenue Service; Ogden, UT 84201-0005 – diese Adresse wird für alle Unternehmen verwendet, die das Formular ohne eine beigefügte Zahlung einreichen möchten.
• Internal Revenue Service PO Box 37941; Hartford, CT 06176-7941-diese Adresse gilt für Unternehmen, die ihrem 941-Steuerformular eine Zahlung beifügen möchten.

In dem Bestreben, die Menge des für die Einreichung von Steuern und Formularen verwendeten Papiers zu verringern, ermöglicht die IRS Ihnen, Ihre 941-Steuerformulare online einzureichen. Das Finanzamt kann Kopien der elektronischen Buchführungssoftware verlangen, halten Sie diese also bereit, wenn Sie sich für die Online-Einreichung entscheiden. Wenn Sie keine digitalen Buchhaltungsdienste nutzen, kann es sein, dass das Finanzamt von Ihnen verlangt, bestimmte Dokumente und Nachweise per Post einzureichen (auch wenn Sie online einreichen).

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