IRS Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return: Instruções de preenchimento e dicas que você precisa saber

Independentemente de você possuir e operar uma pequena empresa ou uma corporação multibilionária, se você pagar um salário aos funcionários, você tem que preencher o Formulário 941. O IRS é diligente na forma como mantém o registo dos salários dos funcionários e quanto precisa de ser retirado desses salários sob a forma de impostos. O formulário 941 deve ser arquivado trimestralmente (a cada 3 meses) a cada ano. No entanto, se você tiver funcionários cujo passivo anual de imposto retido na fonte na folha de pagamento seja inferior a $1.000, você poderá arquivar em uma base anual e não trimestral.

O que é o Formulário 941?

Existem alguns impostos diferentes relacionados a salários que você precisa reportar no Formulário 941:

• Com impostos retidos na fonte: Estes são impostos que são retidos dos rendimentos dos seus empregados. Você é responsável por reter esses impostos dos cheques de pagamento dos seus empregados. Quanto você retém depende de quantas retenções o empregado solicitou no seu formulário W-4.

• Impostos do empregador: Estes são os impostos pagos por si. 482>

  Impostos compartilhados: Os impostos FICA incluem os impostos retidos para a Segurança Social e Medicaid. Você reterá e remeterá a parte do empregado.

  Como operador de negócios, você deve preencher trimestralmente o Formulário 941 para todos os seus empregados. O formulário de quatro páginas notifica à Receita Federal a renda tributável e o passivo de seus funcionários a cada trimestre, informando as retenções na fonte para o imposto de renda federal e para a Previdência Social/MS. Os funcionários sazonais não exigem que o Formulário 941 seja preenchido se, e somente se, eles não trabalharem um ou mais trimestres. Todas as empresas devem preencher este formulário no final de abril, julho, outubro e janeiro.

  

  

  Formulário 941 Prazos de preenchimento

  Todas as empresas devem preencher este formulário no final de abril, julho, outubro e janeiro. As datas de vencimento são:

  • 30 de Abril
  • 31 de Julho
  • 31 de Outubro
  • 31 de Janeiro

  Se a data de vencimento do formulário 941 cair num feriado ou fim-de-semana, a data será empurrada para o dia útil seguinte. Por exemplo, se a data de vencimento cair no dia 4 de Julho, será empurrada para o dia 5 se for um dia sem fim de semana.

  Como é que o Formulário 941 é diferente do Formulário 944?

  Form 941 e o Formulário 944 são muito semelhantes, uma vez que ambos informam o FICA e a retenção na fonte do imposto de renda. A principal diferença entre os dois formulários é o montante de impostos devidos pela empresa que apresenta o formulário.

  Formulário 941 para a maioria das pequenas empresas, numa base trimestral. Mas as pequenas empresas cujo FICA anual e impostos retidos na fonte são inferiores a $1.000 podem apresentar o Formulário 944. Ao contrário do formulário 941, o formulário 944 só tem de ser preenchido uma vez por ano.

  

  

  Formulário 941 Instruções

  Preencher e completar o seu formulário 941 é uma tarefa relativamente simples. Espera-se que você forneça as seguintes informações:

  • O número de pessoas que você emprega
  • As identidades de todos os seus empregados
  • Os salários totais que você pagou a cada empregado
  • A quantidade de impostos que você reteve
  • Registos de pagamentos
  • Documentação para quaisquer dicas tributáveis o relatório do seu empregado
  • O valor total que você precisa enviar ao IRS

  Form 941 Cálculos

  Aqui estão alguns cálculos gerais que o ajudarão a determinar a sua obrigação fiscal para os diversos tipos de impostos no Formulário 941.

  Retenção de Imposto de Renda

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  • Como determinar a taxa de imposto de um empregado: A sua taxa de imposto é determinada pelo seu estado de arquivamento e ganhos anuais
  • Como determinar o salário total pago no trimestre: Divida o salário anual do seu empregado por 4.

  Imposto da Segurança Social

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  Nota que o imposto da Segurança Social só se aplica aos primeiros $132.900 do salário de um empregado.

  Imposto de Medicare

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  Os empregados que ganham uma renda fixa devem pagar um imposto adicional de 0,9% de Medicare sobre os ganhos acima de $200.000. Este imposto adicional é pago pelo empregado, não por você, e deve ser retirado de seus salários.

  Pode ser demorado e tedioso fazer todos estes cálculos, especialmente se você tem vários empregados para os quais você tem que fazê-los. Um profissional de impostos pode ajudá-lo a fazer estes cálculos e pagamentos trimestrais.

  Responsabilidades do empregador

  Como empregador, a responsabilidade de arquivar o formulário 941 da forma mais precisa possível e fornecer todos os detalhes necessários recai sobre os seus ombros. Todos os dados incluídos no Formulário 941 devem refletir o que seus funcionários irão reclamar ou arquivar em seu formulário IRS W-2. Não fornecer ao IRS informações precisas sobre salários e retenções na fonte poderia resultar em uma auditoria do IRS.

  O empregador também é responsável por fazer um pagamento adicional ao IRS que corresponda à quantia retida para o Medicare e impostos da Previdência Social para todos os seus funcionários. A partir de 2015, o empregador deve reter o imposto adicional de Medicare dos salários pagos em excesso de $200.000 durante cada ano fiscal, bem como quaisquer outros impostos retidos.

  Anular Penalidades e Ficar no Topo dos Prazos

  Se você quiser evitar multas e penalidades da Receita Federal, é melhor preencher o Formulário 941 em tempo hábil. Se não o fizer, pode resultar numa penalização de 5% do imposto devido por cada mês ou parte do mês em que se atrasar. No entanto, essa penalidade é de 25%. Além disso, haverá uma penalização separada para o pagamento insuficiente destes impostos; o IRS cobrará ao empregador 2-15% do pagamento insuficiente, dependendo de quantos dias você estiver atrasado no pagamento do valor correto. No final do ano fiscal, os montantes totais que você reportar no Formulário 941 devem ser iguais ao total de todos os montantes que você reportou nos W-2 do seu empregado, bem como seus W-3s.

  Se você quiser evitar uma situação em que você seja confrontado com penalidades e uma potencial auditoria do IRS, é aconselhável que você use serviços profissionais de folha de pagamento para lidar com todos os seus empregados e impostos relacionados com a empresa. Um profissional de impostos ou CPA licenciado não só o manterá a si e ao seu negócio fora de água quente com o IRS, como também poderá encontrar formas de poupar dinheiro nos seus impostos.

  Uma das muitas formas em que as empresas falham é ficando para trás nos seus impostos e nas penalidades que daí resultam. Se você não quer estar entre as muitas pequenas empresas que não têm sucesso nos primeiros três anos, é extremamente importante que você se mantenha no topo dos prazos e penalidades.

  Pode ser preenchido eletronicamente o Formulário 941?

  Pode ser preenchido eletronicamente o Formulário 941, se você optar por isso. Você pode arquivar o formulário 941 online através do site do IRS, e você deve usar o serviço EFTPS.gov para transferir fundos eletronicamente. Um profissional de impostos pode ajudar sua empresa com o preenchimento online.

  Where to Mail Form 941

  Após ter preenchido seu formulário e escrito um cheque para o “United States Treasury”, certifique-se de incluir seu EIN (se você ainda não tiver um, você pode solicitar um online). Existem dois endereços de correio 941 diferentes:

  • Departamento da Receita Federal do Tesouro; Ogden, UT 84201-0005-este endereço é usado para qualquer negócio que deseje arquivar sem um pagamento anexado.
  • Casa Postal da Receita Federal 37941; Hartford, CT 06176-7941-este endereço é para empresas que desejam incluir um pagamento com o seu 941 formulário de impostos.

  Na tentativa de reduzir a quantidade de papel usado para arquivar impostos e formulários, a Receita Federal permitirá que você arquive o seu 941 formulário de impostos on-line. O IRS poderá solicitar cópias dos registos do software de contabilidade electrónica, por isso certifique-se de que as tem à mão se optar por arquivar online. Se você não usa serviços de contabilidade digital, pode haver certos documentos e provas de preenchimento que o IRS irá exigir que você envie pelo correio (mesmo se você arquivar online).

  Filing Tax Form 941 with a Professional

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