IRS Form 941, Employer’s Quarterly Federal Tax Return: Filing Instructions and Tips You Need to Know

Uanset om du ejer og driver en lille virksomhed eller et multimilliard-dollar-selskab, skal du indsende formular 941, hvis du betaler løn til dine ansatte, hvis du betaler løn til dem. IRS er omhyggelig med at holde styr på medarbejdernes lønninger, og hvor meget der skal trækkes ud af disse lønninger i form af skat. Formular 941 skal indsendes hvert kvartal (hver 3. måned) hvert år. Men hvis du har ansatte, hvis årlige lønskatteinddragelsesforpligtelser er mindre end 1.000 dollars, kan du måske indsende på årsbasis i stedet for kvartalsvis.

Hvad er Form 941?

Der er et par forskellige lønrelaterede skatter, som du skal indberette på Form 941:

• Inddragelsesskatter: Det er skatter, der tilbageholdes fra dine medarbejderes indkomst. Du er ansvarlig for at tilbageholde disse skatter fra dine medarbejderes lønsedler. Hvor meget du tilbageholder, afhænger af, hvor mange tilbageholdelser medarbejderen har krævet på sin formular W-4.

• Arbejderskatter: Det er skatter, der betales af dig.

Delte skatter: FICA-skatter omfatter skatter, der tilbageholdes til Social Security og Medicaid. Du tilbageholder og indbetaler medarbejderens andel.

Som virksomhedsleder skal du hvert kvartal indsende formular 941 for alle dine medarbejdere. Den fire sider lange formular meddeler IRS om dine medarbejderes skattepligtige indkomst og ansvar hvert kvartal og rapporterer tilbageholdelserne for føderal indkomstskat og Social Security/Medicare-skat. Sæsonansatte behøver ikke at indsende formular 941, hvis, og kun hvis, de ikke arbejder et eller flere kvartaler. Alle virksomheder forventes at indsende denne formular ved udgangen af april, juli, oktober og januar.

Form 941 Filing Deadlines

Alle virksomheder forventes at indsende denne formular ved udgangen af april, juli, oktober og januar. Forfaldsdatoerne er:

• April 30
• Juli 31
• Oktober 31
• Januar 31

Hvis forfaldsdatoen for formular 941 falder på en helligdag eller en weekend, vil datoen blive skubbet til den næste bankdag. Hvis forfaldsdatoen f.eks. falder på den 4. juli, vil den blive skubbet til den 5. juli, hvis det er en dag uden for weekenden.

Hvordan adskiller formular 941 sig fra formular 944?

Formular 941 og formular 944 ligner hinanden meget, da de begge indberetter FICA- og indkomstskatteopkrævninger. Den største forskel mellem de to formularer er det skattebeløb, som den virksomhed, der indgiver formularen, skylder.

De fleste små virksomheder indsender formular 941 hvert kvartal. Men små virksomheder, hvis årlige FICA- og kildeskat er mindre end 1.000 USD, kan indsende formular 944. I modsætning til formular 941 skal formular 944 kun indsendes én gang om året.

Formular 941 Vejledning

Udfyldelse og udfyldelse af din formular 941 er en relativt ligetil opgave. Det forventes, at du skal give følgende oplysninger:

• Antallet af personer, du beskæftiger
• Medarbejder-id’er for alle dine medarbejdere
• Den samlede løn, du har betalt hver enkelt medarbejder
• Mængden af skat, du har tilbageholdt
• Lønregistreringer
• Dokumentation for eventuelle skattepligtige drikkepenge din medarbejders rapport
• Det samlede beløb, som du skal sende til skattevæsenet

Formular 941 Beregninger

Her er nogle generelle beregninger, der hjælper dig med at bestemme din skattepligt for de flere forskellige former for skatter på formular 941.

Indkomstskatteopkrævning

x

• Hvordan man bestemmer en medarbejders skattesats: Deres skattesats bestemmes af deres filing status og årsløn
• Sådan bestemmer du den samlede løn, der er betalt for kvartalet: Divider din medarbejders årsløn med 4.

Socialsikringsskat

x x

Bemærk, at socialsikringsskatten kun gælder for de første 132.900 $ af en medarbejders løn.

Medicare-skat

x

Medarbejdere, der tjener en fast indkomst, skal betale en ekstra 0,9 % Medicare-skat på indtjening over 200.000 $. Denne ekstra skat betales af medarbejderen, ikke af dig, og skal trækkes fra deres løn.

Det kan være tidskrævende og besværligt at foretage alle disse beregninger, især hvis du har flere medarbejdere, som du skal foretage dem for. En skatteekspert kan hjælpe dig med at foretage disse kvartalsvise beregninger og betalinger.

Arbejderens ansvar

Som arbejdsgiver ligger ansvaret for at indsende formular 941 så nøjagtigt som muligt og give alle de nødvendige oplysninger på dine skuldre. Alle de data, der er medtaget på formular 941, skal afspejle det, som dine medarbejdere vil gøre krav på eller indsende på deres IRS W-2 formular. Hvis du undlader at give IRS nøjagtige oplysninger om lønninger og tilbageholdelser, kan det resultere i en revision fra IRS.

Arbejdsgiveren er også ansvarlig for at foretage en ekstra betaling til IRS, der svarer til det beløb, der tilbageholdes til Medicare- og socialsikringsskatter for alle deres ansatte. Fra 2015 skal arbejdsgiverdelen af lønsumsafgifterne tilbageholde yderligere Medicare-skat fra lønninger, der udbetales for mere end 200.000 dollars i løbet af hvert skatteår, samt alle andre skatter, der tilbageholdes.

Undgå bøder og hold dig på toppen af tidsfrister

Hvis du ønsker at undgå bøder og sanktioner fra IRS, er det bedst at indsende Form 941 til tiden. Hvis du undlader at gøre det, kan det medføre en bøde på 5 % af den skyldige skat for hver måned eller del af måneden, hvor den er forsinket. Denne bøde er dog begrænset til 25 %. Derudover vil der være en særskilt straf for underbetaling af disse skatter; IRS vil opkræve en arbejdsgiver 2-15 % af den underbetalte skat, afhængigt af hvor mange dage du er forsinket med at betale det korrekte beløb. Ved udgangen af skatteåret skal de samlede beløb, du indberetter på formular 941, svare til summen af alle de beløb, du har indberettet på dine medarbejderes W-2s samt deres W-3s.

Hvis du ønsker at undgå en situation, hvor du står over for sanktioner og en potentiel revision fra IRS, anbefales det, at du bruger professionelle løntjenester til at håndtere alle dine medarbejder- og virksomhedsrelaterede skatter. En autoriseret skatteekspert eller CPA vil ikke kun holde dig og din virksomhed ude af det varme vand med skattevæsenet, men de kan måske endda finde måder at spare dig penge på dine skatter.

En af de mange måder, hvorpå virksomheder fejler, er ved at komme bagud med deres skatter og de sanktioner, der følger heraf. Hvis du ikke ønsker at være blandt de mange små virksomheder, der ikke får succes i deres første tre år, er det ekstremt vigtigt, at du holder styr på frister og bøder.

Kan formular 941 indsendes elektronisk?

Du kan indsende formular 941 elektronisk, hvis du vælger det. Du kan indsende formular 941 online via IRS’ websted, og du skal bruge EFTPS.gov-tjenesten til at overføre penge elektronisk. En skatteekspert kan hjælpe din virksomhed med online-indberetning.

Hvor du skal sende formular 941

Når du har udfyldt din formular og skrevet en check ud til “United States Treasury”, skal du sørge for at medtage dit EIN (hvis du ikke allerede har et, kan du ansøge om et online). Der er to forskellige 941-postadresser:

• Department of the Treasury Internal Revenue Service; Ogden, UT 84201-0005 – denne adresse bruges til enhver virksomhed, der ønsker at indsende uden vedlagt betaling.
• Internal Revenue Service PO Box 37941; Hartford, CT 06176-7941-Denne adresse bruges til virksomheder, der ønsker at vedlægge en betaling sammen med deres 941-skatteformular.

I et forsøg på at skære ned på mængden af papir, der bruges til at indsende skatter og formularer, vil IRS give dig mulighed for at indsende dine 941-skatteformularer online. IRS kan anmode om kopier af elektroniske regnskabsprogrammer, så sørg for at have dem ved hånden, hvis du vælger at indsende online. Hvis du ikke bruger digitale regnskabstjenester, kan der være visse dokumenter og beviser for indgivelsesoplysninger, som IRS vil kræve, at du sender med posten (selv hvis du indgiver online).

Filing Tax Form 941 med en professionel

For alle din virksomheds indgivelses- og skatterelaterede behov er Community Tax her for at hjælpe. Vores dedikerede og kvalificerede personale er her for at hjælpe dig med at indsende dine skatter korrekt og til tiden. Find ud af, hvorfor virksomheder over hele landet stoler på Community Tax med alle deres arkiveringer og løntjenester for medarbejdere. Ring i dag på 888.684.5798, og vi vil oprette en nem og bekvem måde for dig at betale dine medarbejdere på, mens vi tager os af detaljerne, mens du fokuserer på din virksomhed.

• Hent formular
• Instruktioner