Hvad er IRS Form 940?

Fra den dag, du ansætter din første W-2-medarbejder og administrerer lønningslisten for din virksomhed, opstår der en masse nye ansvarsområder og kompleksiteter. Fra lønningsformularer til ansættelsesskatter er der meget at finde ud af – og hvis du kiggede på Internal Revenue Service (IRS) hjemmeside for at få klarhed, forlod du sikkert stadig forvirret og usikker.

Det er derfor, vi er her for at afmystificere alt det, der går ind i at køre lønninger og de skatter og formularer, der følger med det.

Her forklarer vi IRS Form 940, arbejdsgiverens årlige Federal Unemployment (FUTA) Tax Return, herunder:

• Hvad formular 940 er
• Hvorfor IRS kræver, at arbejdsgivere skal indsende den
• Hvordan du finder ud af, om du skal indsende formular 940
• Hvornår og hvordan du skal udfylde og indsende formular 940

Hvad er formular 940?

Hvis du har travlt, er her det vigtigste:

• Hvad der indberettes på formular 940: Federal unemployment (FUTA) tax
• Hvornår det indgives: Årligt
• Hvem skal indsende den: De fleste arbejdsgivere i USA

Simpelt sagt er formular 940 et dokument, som IRS indsamler fra arbejdsgivere hvert år. Formularen er designet til at hjælpe både små virksomheder og IRS med at komme på samme side om den skyldige Federal Unemployment (FUTA)-skat.

På formularen indberetter arbejdsgiverne de lønninger, de har betalt til fuldtids- og deltidsansatte (W-2) medarbejdere i løbet af året – op til 7.000 dollars pr. medarbejder. Derefter beregnes den tilsvarende FUTA-skat for at finde ud af, hvor meget virksomheden skylder skattevæsenet.

Hvordan adskiller formular 940 sig fra formular 941?

Hvis du tænker: “Hold da op, det lyder meget som formular 941”, så har du ret. De to IRS-formularer ligner hinanden. Formular 940 indgives dog årligt, og den rapporterer kun en arbejdsgivers FUTA-skatter. Formular 941, på den anden side, rapporterer føderal indkomstskat tilbageholdelse og føderale forsikringsskatter (FICA) – og den indgives hvert kvartal.

Den vigtigste forskel her er, at Formular 941 er den måde, hvorpå du rapporterer tilbageholdelse og delte skatter (dem, der deles 50/50 mellem medarbejderen og arbejdsgiveren). Form 940 rapporterer FUTA-skat, som udelukkende betales af arbejdsgiveren.

Hvordan adskiller formular 940 sig fra formular 944?

Sådan er formular 944 et alternativ til formular 941. Det bruges i stedet for formular 941 af små arbejdsgivere, hvis årlige FICA- og kildeskatteforpligtelse er mindre end 1.000 USD. Ligesom Form 940 skal den kun indsendes én gang om året, men den indberetter FICA- og kildeskat – ikke FUTA.

Hvorfor IRS kræver, at arbejdsgivere skal indsende Form 940

Arbejdsgivere i USA er forpligtet til at indbetale til Federal Unemployment Benefits for deres ansatte. Denne fond giver medarbejderne mulighed for at modtage arbejdsløshedsunderstøttelse, hvis de bliver afskediget eller fyret af årsager, der ikke har noget med deres præstationer at gøre.

For at beregne, hvor meget FUTA-skat en arbejdsgiver skylder, bruger IRS Form 940 og kræver, at de fleste arbejdsgivere indsender den hvert år. Formularen hjælper både IRS og de enkelte arbejdsgivere med at forstå og holde styr på den skyldige og betalte FUTA-skat i løbet af året.

Wait-what’s FUTA tax anyway?

Let’s back up for a minute. Du undrer dig måske over, hvad denne “FUTA-skat” egentlig betyder. Når det drejer sig om løn- og arbejdsskatter, er der tre hovedtyper af skat:

• Kildeskat: Det er skatter, som dine medarbejdere betaler på deres indkomst – men du er ansvarlig for at tilbageholde dem fra medarbejdernes lønsedler og indbetale dem til den korrekte skattemyndighed.
• Arbejdsgiverafgifter: Som navnet antyder, er du som arbejdsgiver ansvarlig for at betale alle disse skatter.
• Delte skatter: Disse skatter deles mellem dig og dine ansatte. Igen er det dit ansvar at tilbageholde medarbejdernes andel og indbetale det fulde beløb (din andel og deres andel) til den relevante skattemyndighed.

Federal Unemployment (FUTA) tax falder ind under den midterste kategori – arbejdsgiverskatter – hvilket betyder, at du betaler det fulde skattebeløb. FUTA-skatten beregnes på grundlag af en procentdel (fastsat af den føderale regering) af den løn, du betaler til hver enkelt medarbejder. I de sidste par år har den normale FUTA-skattesats været på 6 %.

Du betaler dog kun FUTA-skat af de første 7.000 USD, der udbetales til hver medarbejder. Når deres løn overstiger denne grænse, pådrager du dig ikke nogen yderligere FUTA-forpligtelse. Med andre ord er den maksimale FUTA-skat, du kan blive ansvarlig for, 420 dollars (6 % af 7.000 dollars) pr. medarbejder.

Har jeg brug for at indsende formular 940?

Nu da du har en bedre forståelse af, hvad formular 940 er, og hvorfor den bruges, spekulerer du måske på, om du skal indsende den. Det er vigtigt at bemærke, at ikke alle arbejdsgivere i USA er forpligtet til at indsende Form 940 … men de fleste er det.

Hvis du:

• Har udbetalt 1.500 USD eller mere i løn til en W-2 ansat (ikke en entreprenør) ELLER
• Har haft en eller flere W-2 ansatte (fuldtid eller deltid) i mindst 20 uger ud af det seneste år

Så er du forpligtet til at betale FUTA-skat og indsende formular 940.

Det amerikanske handelskammer fremhæver de få undtagelser fra denne regel og bemærker, at “non-profitorganisationer, religiøse organisationer og andre 501(c)(3)-akkrediterede virksomheder er fritaget for at betale denne skat”. Den anden undtagelse er for virksomheder, der udelukkende arbejder med uafhængige entreprenører og ikke W-2 ansatte.

Hvis du føler dig usikker på, om du er forpligtet til at betale FUTA-skat eller indsende formular 940, er det bedst at tale med en skatteekspert om din lille virksomhed og dens krav.

Sådan udfylder du formular 940

Hvis du ikke er en af de få virksomheder, der er fritaget for at udfylde formular 940, så lad os tale om, hvordan du gør netop det. Til at begynde med skal du have et par vigtige oplysninger klar:

• Den aktuelle FUTA-skattesats: For 2019 (og de sidste par år) er FUTA-skattesatsen 6 %.
• Den maksimale FUTA-grænse: Du betaler kun den 6 % FUTA-skat på de første 7.000 USD, der udbetales til hver medarbejder.
• Antallet af medarbejdere, du havde i løbet af året
• Samlet løn udbetalt til hver enkelt medarbejder
• Hvor meget du betalte i statslig arbejdsløshedsskat (SUTA) for året

Beregning af, hvor meget FUTA-skat du skylder

Når du koger det ned, er det dette, hvad Form 940 handler om – at beregne det korrekte beløb af FUTA-skat, som du skal betale til IRS.

Den mest grundlæggende formel ser således ud:

x x

Så lad os sige, at din lille virksomhed beskæftigede 20 personer i løbet af året, og at de hver især tjente 30.000 dollars. Din FUTA-forpligtelse ville se således ud:

6% x 20 ansatte x 7.000 $ = 8.400 $ skyldige

I hele det foregående år var du ansvarlig for at betale 8.400 $ i FUTA-skat. Herfra skal du blot fratrække de FUTA-betalinger, du allerede har foretaget i løbet af året (de fleste små virksomheder skal foretage kvartalsvise indbetalinger) for at finde ud af, hvad du stadig skylder.

Kredit for betalt SUTA-skat

Ud over FUTA-skat er de fleste arbejdsgivere også ansvarlige for at betale statslig arbejdsløshedsskat (SUTA). Før du bliver overvældet, skal du vide dette: Du kan typisk anmode om at få udbetalt SUTA-skat som et fradrag i din FUTA-skatregning.

For eksempel er FUTA-skattesatsen 6 %. Hvis du betaler 4 % i SUTA-skat til din stat, skal du kun betale de resterende 2 % til den føderale regering. De fleste arbejdsgivere er berettiget til at modtage kredit for op til 5,4 % i SUTA-skat – hvilket betyder, at din FUTA-skat kan være så lav som 0,6 %.

Med vores eksempel ovenfor var din samlede skattepligtige FUTA-løn:

$7.000 x 20 ansatte = $140.000

Med en sats på 0,6 %, justeret for SUTA-skattekredit, bliver din FUTA-skatteforpligtelse $840 i stedet for $8.400. Meget bedre, ikke sandt?

Du skal kræve SUTA-skat via linjerne 1a og 1b på formular 940 ved at indtaste forkortelsen for alle stater, som du har betalt SUTA-skat til.

På linje 8 vil du bemærke, at din samlede skattepligtige FUTA-løn er ganget med 0,6 % – det giver dig en SUTA-skat på op til 5,4 %.

Hvornår skal du indsende formular 940

IRS formular 940 er en årlig indgivelse – det betyder, at du kun skal udfylde og indsende den én gang om året. For de fleste små virksomheder skal formularen for det foregående år indsendes den 31. januar hvert år.

Det er dog vigtigt at huske, at formular 940-skat skal betales kvartalsvis, hvis du skylder 500 dollars eller mere i FUTA-skat for det pågældende kvartal (eller kumulativt for året).

Hvis din kvartalsvise gæld er mindre end 500 dollars, kan du overføre saldoen til det følgende kvartal – indtil den samlede gæld overstiger grænsen på 500 dollars. Når det sker, skal du betale den fulde saldo i det pågældende kvartal.

De kvartalsvise betalingsfrister falder på den sidste dag i måneden efter hvert kvartal – altså 31. januar, 30. april, 31. juli og 31. oktober.

Sådan indsender du Form 940 og foretager dine FUTA-skattebetalinger

Når det kommer til at indsende Form 940 og foretage dine FUTA-skattebetalinger, har små virksomheder et par muligheder at vælge imellem. Du kan:

• E-indgive og betale online
• Post din formular og betalinger
• Samarbejde med en konto til at indgive for dig
• En hvilken som helst kombination af ovenstående

E-indgive og betale online

Som IRS forklarer det, er de vigtigste fordele ved e-filing følgende:

• Speed
• Sikkerhed og nøjagtighed
• Bekræftelse af accept af skatteformularen inden for 24 timer

For at indsende formular 940 (eller en anden IRS-formular) online skal du enten bruge et skattesoftwareprogram eller arbejde sammen med en autoriseret e-file-skatteekspert. IRS stiller en liste over deres godkendte software og en database over autoriserede e-file-udbydere til rådighed, som du kan vælge imellem.

For at betale hele din FUTA-skattesaldo eller foretage kvartalsvise indbetalinger online skal du bruge Electronic Federal Tax Payment System (eller EFTPS).

Hvis du arbejder med en skattesoftware eller professionel, kan du også vælge at foretage dine betalinger via Electronic Funds Withdrawal (eller EFW). Med denne mulighed kan du både e-file og godkende betalingen i ét trin.

Post din formular og betaling

Små virksomheder har også mulighed for at sende formular 940 og deres FUTA-skattebetalinger med posten. Hvis din FUTA-saldo er på mere end 500 dollars i fjerde kvartal, skal du dog betale elektronisk.

For at sende din formular og betaling med posten skal du udskrive både formular 940 og formular 940-V, betalingskuponen. Send disse sammen med din betaling til den adresse, der er angivet for din stat. Du kan finde den korrekte postadresse på side 4 og 5 i vejledningen til formular 940.

Arbejd med en revisor til at indsende formularen for dig

Din sidste mulighed for at indsende formular 940 og foretage de tilsvarende betalinger eller indbetalinger er at arbejde sammen med en revisor eller anden skatteekspert, som kan indsende både formularen og betalingen for dig. Typisk sker dette via det elektroniske pengeindbetalingssystem (Electronic Funds Withdrawal (EFW)), som vi nævnte ovenfor.

Fuldstændig op

For at afslutte her, er dette det grundlæggende og de vigtigste ting, som den gennemsnitlige ejer af en lille virksomhed og arbejdsgiver skal vide om IRS Form 940:

• Form 940 rapporterer det beløb af Federal Unemployment Tax (FUTA), som en arbejdsgiver skal betale
• Arbejdsgivere, der har betalt 1.500 dollars eller mere til en W-2 medarbejder ELLER havde mindst 1 medarbejder i 20 eller flere uger af året, skal indsende formular 940