Formáty obchodních dopisů: Jak napsat obchodní dopis, který přinese výsledky [Šablony] |

Formáty obchodních dopisů

Komunikace v dnešní době znamená poslat e-mail, napsat textovou zprávu nebo se spojit prostřednictvím sociálních sítí. Sestavení skutečného písemného obchodního dopisu a zajištění správného formátu obchodního dopisu se může zdát zastaralé, a přesto je pro majitele malých firem stále důležitější než kdy jindy.

Ať už potřebujete napsat průvodní dopis, abyste někoho přesvědčili k přečtení zprávy, představili se potenciálnímu zákazníkovi nebo vyjádřili poděkování, dobře zpracovaný obchodní dopis může vyniknout. Písemné dopisy zůstávají důležitou – a možná dokonce klíčovou – součástí komunikační strategie každého majitele malé firmy.

Různé studie naznačují, že sdělení na papíře mohou být zapamatovatelnější a obohacující než ta, která se zobrazují na obrazovkách, například e-mailem. Vzhledem k tomu, že američtí kancelářští pracovníci dostávají v průměru 121 e-mailů denně, je také pravděpodobné, že dopis vynikne, pokud je doručen prostřednictvím poštovní schránky, a nikoliv do schránky elektronické pošty. (Někteří odborníci, včetně expertky na obchodní etiketu Jacqueline Whitmoreové, také tvrdí, že ručně psané dopisy pro obchodní účely jsou dokonce působivější než dopisy psané na stroji)

Skutečný obchodní dopis ukazuje odhodlání, protože autorovi záleželo na projednávané záležitosti natolik, že sedl a přiložil inkoust na papír. Dopisy prokazují určitou úroveň profesionality a noblesy. Poskytují také písemný záznam o tom, co se stalo, který si obě strany mohou založit. Někdy jsou události, které dopisy označují, pro firmu natolik významné, že se stanou cenným mementem.

Přestože obchodní dopisy mají stále význam, mohou poškodit vaši profesní pověst, pokud jsou plné pravopisných a gramatických chyb. Obchodní dopis, který není správně naformátován, může také naznačovat, že pisatel je nezkušený, neprofesionální nebo se neorientuje na detaily – to vše je první (nebo druhý) dojem, který majitelé firem nechtějí vyvolat.

Pro každého majitele malé firmy je tedy důležité vědět, jak správně sestavit a naformátovat profesionálně vypadající obchodní dopis. Mezi typy formátů obchodních dopisů mohou patřit průvodní dopisy, děkovné dopisy, reklamační dopisy, vyrovnávací dopisy a další v závislosti na obchodní situaci.

Typy formátů obchodních dopisů

Mezi běžné typy obchodních dopisů patří:

• Průvodní dopisy. Zasílá se spolu s balíčkem, zprávou nebo jiným předmětem a účelem průvodního dopisu je popsat, co je přiloženo, a poskytnout popis toho, co s tím má příjemce udělat.
• Děkovné dopisy. Ty mohou být skvělé pro navazování kontaktů a budování vztahů. Nepište jen: „Děkuji za,“ a nechte to být. Uveďte více podrobností o tom, co udělali a jak vám to pomohlo, a pak dopis uzavřete druhým vyjádřením vděčnosti.
• Stížnostní dopisy. Klíčem k těmto typům dopisů je dát najevo, že jste nespokojeni, aniž byste byli přehnaně naštvaní. Navrhněte, jak by příjemce dopisu mohl situaci napravit.
• Dopisy o úpravě. Jedná se o odpověď na stížnostní dopis. Smyslem je být v odpovědi pokorný a nabídnout možná řešení. Chcete se vyhnout pálení mostů a místo toho svou odpověď použít jako nástroj pro budování vztahů.
• Dopisy se špatnými zprávami. U dopisů se špatnými zprávami je klíčové zmírnit úder. Přímost se v obchodním psaní cení. Při psaní dopisů se špatnými zprávami je však nejlepší připomenout příjemci, co ve vašem obchodním vztahu skutečně funguje, než mu sdělíte špatnou zprávu.
• Dopisy s poděkováním. Mají potvrdit, že jste od někoho obdrželi nějakou věc nebo že jste si vědomi skutečnosti či chyby, na kterou vás upozornil. Dejte příjemci vědět, kdy jste zásilku nebo informaci obdrželi, a pak mu za ni poděkujte.
• Memos Často se používají k šíření důležitých zpráv a směrnic uvnitř firmy, smyslem memos je být ve sdělení rychlý a věcný.
• Blahopřejné dopisy. U těchto typů dopisů jde o to, abyste se drželi věci a nepůsobili přehnaně nebo posměšně. Popište, co vás motivovalo k zaslání blahopřání, a pozitivní ohlasy, které jste již slyšeli. Zachovejte stručnost dopisu.
• Dopisy s odpovědí. Jedná se o vysvětlení nebo výčet toho, jak byla žádost splněna.
• Dopis s žádostí. U těchto typů dopisů je klíčové požádat o pomoc, aniž byste se plazili nebo byli příliš emotivní. Důkladně se podívejte na přídavná jména, která v dopise používáte.
• Prodejní dopisy. Tyto dopisy vyžadují silnou výzvu k akci nebo háček na začátku, aby příjemce pokračoval ve čtení a objevil výhody toho, co prodáváte. Dbejte na to, abyste mu poskytli takové informace, aby mohl snadno reagovat.
• Výpovědní dopisy. Jedná se o oznámení, že opouštíte pracovní místo, uvedení posledního dne zaměstnání a vysvětlení, co je důvodem vašeho odchodu.

Tady jsou základy, které byste měli znát, pokud jde o psaní obchodního dopisu:

Příklady formátu obchodních dopisů

Řekněme, že Tanya Smith, generální ředitelka společnosti Acme Corp. v Minneapolisu, chce poslat dopis společnosti NewTech ze San Jose v Kalifornii a požádat ji o bezplatnou konzultaci ohledně cloudového softwaru pro řízení prodeje společnosti NewTech. Co musí Smithová v dopise uvést? Jak by měl být její obchodní dopis naformátován?

Části obchodního dopisu

Většina odborníků se shoduje na tom, že obchodní dopis by měl mít alespoň následujících sedm částí:

1. Adresa odesílatele. Nechcete, aby příjemce musel hledat vaši adresu, aby mohl napsat odpověď. Lze uvést i telefonní číslo a e-mailovou adresu.
2. Datum. Mělo by být okamžitě patrné, kdy byl dopis napsán. Příjemce si tak snáze připomene, kdy a proč byl dopis napsán, zejména pokud se točil kolem určité události nebo obchodní situace.
3. Adresa příjemce. Nechcete, aby váš asistent musel hledat adresu, aby mohl dopis odeslat (nebo abyste vy sami nemuseli adresu znovu vyhledávat).
4. Pozdrav. „Komukoli, koho se to týká“ je spolehlivý způsob, jak dostat dopis do koše na odpadky. Je důležité, aby v adrese a pozdravu bylo uvedeno jméno adresáta, i kdybyste museli zavolat do firmy nebo trochu hledat na LinkedIn, abyste zjistili, komu má dopis přijít.
5. Tělo. Obecně je moudré zůstat profesionální a přejít k věci. Stejně jako u jiných sdělení platí, že jasnost a stručnost obvykle nejlépe vypovídají o pisateli.
6. Závěr/podpis. Podpis dodává dopisu osobní ráz, přesně ukazuje, od koho je a že obsah dopisu schvalujete.
7. Přílohy. Je důležité mít seznam všech dalších položek přiložených k obchodnímu dopisu pro případ, že by je příjemce ztratil.

Mezery a formáty písma

Prezentace je také důležitá, pokud jde o vyjádření profesionality v obchodním dopise. Platí zde pravidlo, že užitečnost a čitelnost mají přednost před individualitou. Neposíláte dopis starému kamarádovi ze studií – jednáte obchodně. Zde jsou pravidla pro mezery a písmo, se kterými se v obchodním dopise obvykle setkáváme:

Zarovnání. Všechny správné obchodní dopisy by měly být zarovnány vlevo. Obecně se po desetiletí traduje, že takové zarovnání je pro čitelnost nejlepší.

Rozteč. Písmena mezi větami by měla být s jednoduchými mezerami, aby se maximalizoval prostor na stránce. Mezi závěrečnou větou nebo odstavcem dopisu a vaším vytištěným jménem uveďte čtyři řádkové zlomy, abyste ponechali místo pro váš podpis.

Font. Standardní styl písma je Times New Roman, velikost 12, i když jsou přijatelná i jiná běžně používaná písma, například Arial a Helvetica. U písem je zásadní čitelnost, takže se vyhněte kreativitě a používání těžko čitelných gotických nebo kurzivních písem. Pokud tělu dopisu na jedné stránce dochází místo, je lepší ho zkrátit než zmenšit velikost písma.

Okraje. Většina odborníků se shoduje na tom, že 1″ okraje jsou nejlepší, protože maximalizují prostor, ačkoli pokud používáte hlavičkový papír, budete si muset udělat místo. (Více o hlavičkovém papíru se dočtete níže.)

Blokové a odsazené formáty

Odsazovat či neodsazovat? To je otázka. Ve skutečnosti jde o to, jak formálně má dopis vypadat. Například pokud si na něco stěžujete, můžete chtít blokový formát, který vyjadřuje formálnost, ale poloblok může v děkovném dopise sdělovat příjemný, „formálně odlehčený“ vzhled, zejména pokud se jedná o někoho, koho již znáte.

Obvykle se používají tři styly: blokový, upravený blokový a poloblokový. Vraťme se k našemu příkladu, kdy Smith píše Wildeovi. Zde je uvedeno, jak by její dopis vypadal v každém z těchto tří formátů:

Formátování blokové

Ms. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1. června 2018

Mr. Oscar Wilde, viceprezident pro prodej
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Vážený pane Wilde:

Rád bych získal bezplatnou konzultaci o cloudovém softwaru pro řízení prodeje společnosti NewTech. Společnost Acme Corp. je rychle rostoucí výrobce (20% roční růst tržeb za posledních pět let). Chceme dále růst a software společnosti NewTech se zdá být produktem, který by mohl náš prodejní tým posunout na další úroveň. Chci s vámi prozkoumat, zda je software NewTech pro společnost Acme vhodný.

Těším se na rozhovor s vámi v nejbližším možném termínu.

S pozdravem,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Všimněte si, že se jedná o formálnější typ obchodního dopisu: žádné odrážky a vše je vlevo. Pokud si kladete otázku, jak formálně má dopis vypadat, je pravděpodobně nejlepší hrát na jistotu a zvolit blokový formát.

Modifikované blokové formátování

Ms. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1. června 2018

Pan Oscar Wilde, viceprezident pro prodej
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Vážený pane Wilde:

Rád bych získal bezplatnou konzultaci o cloudovém softwaru pro řízení prodeje společnosti NewTech. Společnost Acme Corp. je rychle rostoucí výrobce (20% roční růst tržeb za posledních pět let). Chceme dále růst a software společnosti NewTech se zdá být produktem, který by mohl náš prodejní tým posunout na další úroveň. Chci s vámi prozkoumat, zda je software NewTech pro společnost Acme vhodný.

Těším se na rozhovor s vámi v nejbližším možném termínu.

S pozdravem,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Všimněte si, že v brožuře společnosti Acme Corp.

není ještě žádné odsazení, ale vše není zarovnáno vlevo. Je to jen o něco méně formální. V tomto případě by bylo moudřejší, kdyby Smithová zůstala u blokového formátu, ale možná přejde na upravený blok, jakmile se jí podaří navázat pracovní vztah s Wildem.

Semi-blockové formátování

Paní Tanya Smith, generální ředitelka
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1. června 2018
Mr. Oscar Wilde, viceprezident pro prodej
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Vážený pane Wilde:

Rád bych získal bezplatnou konzultaci o cloudovém softwaru pro řízení prodeje společnosti NewTech. Společnost Acme Corp. je rychle rostoucí výrobce (20% roční růst tržeb za posledních pět let). Chceme dále růst a software společnosti NewTech se zdá být produktem, který by mohl náš prodejní tým posunout na další úroveň. Chci s vámi prozkoumat, zda je software NewTech pro společnost Acme vhodný.

Těším se na rozhovor s vámi v nejbližším možném termínu.

S pozdravem,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Všimněte si, že se jedná v podstatě o blokový formát, ale odstavce mají odsazení. Pokud váháte, zda použít blokový nebo upravený blokový formát (nebo prostě nesnášíte pohled na odstavce bez odrážek), je poloblok příjemným kompromisem.

Tón formátování obchodního dopisu

Kromě formátu může být tón dopisu rozhodující, pokud má splnit vaše obchodní cíle nebo alespoň zajistit, že vás budou brát vážně. Zde je několik důležitých rad, pokud jde o nastavení vhodného tónu dopisu:

• Nepůsobte arogantně ani vychloubačně.
• Dbejte na to, aby váš tón byl konverzační, ale profesionální.
• Obvykle je dobré přejít co nejrychleji k věci. Jak rád říkával Benjamin Franklin: „Čas jsou peníze.“
• Při psaní stížnostních dopisů používejte formální tón, abyste vyjádřili nespokojenost, ale tón by neměl být otevřeně rozzlobený. „Původně jsme se těšili, že si objednáme váš software pro řízení prodeje, ale byli jsme zklamáni, když jsme zjistili, že…“. Stručně popište problém a poté vysvětlete, jak byste jej v ideálním případě chtěli vyřešit.
• Při psaní dopisů, které obsahují špatné zprávy, zachovejte stručný a profesionální tón obchodního dopisu, ale zároveň buďte citliví k pocitům čtenáře. Nechcete přece spálit mosty. Toto je jeden z případů, kdy nechcete rychle přejít k věci. Chcete tlumit úder: „Rádi jsme se dozvěděli o zájmu vaší společnosti o software pro řízení prodeje naší společnosti.“ V takovém případě je třeba, abyste se snažili vyjádřit svůj názor. Je důležité být seriózní a snažit se, aby příjemce pochopil váš pohled na věc: „I my jsme rychle rostoucí společnost, takže bohužel zatím nemáme prostředky na to, abychom každému potenciálnímu zákazníkovi poskytli bezplatnou konzultaci.“ V takovém případě je třeba si uvědomit, že se jedná o velmi důležitou informaci. Uzavřete s dobrou vůlí a také s možným řešením. „Je mi líto, že nemáme bezplatné konzultace, ale velmi rádi bychom s vámi navázali obchodní vztah. Přikládám brožury o tom, jak by náš software mohl vyhovovat potřebám vaší společnosti. Rád s vámi proberu více informací po telefonu a také se domluvíme na bezplatném vyzkoušení našeho softwaru.“
• Při psaní memoranda dbejte na to, abyste používali mimořádně ostrý, věcný a obchodní tón. Memoranda jsou často interní firemní komunikací, takže má smysl neztrácet čas zaměstnanců zdvořilostmi. „Naše nejnovější brožury o softwarových produktech jsou připraveny k tisku. Prosím, zadejte své objednávky během následujících 10 dnů na základě vašich předpokládaných potřeb.“

Výběr slov a gramatika

Výběr slov může rozhodnout o účinnosti obchodního dopisu. Snažte se o přímý jazyk a vyhýbejte se slovům jako „zkusit“, „jen“, „pravděpodobně“ a „možná“. Zachovejte jednoduchý jazyk a vyhněte se obskurním slovům nebo žargonu, ke kterému se lidé někdy uchylují, když se snaží působit inteligentněji, než ve skutečnosti jsou.

Přemýšlíte, zda slovo správně vyjadřuje význam, který zamýšlíte? Zkuste vyhledávat ve slovnících a tezaurech na internetu. V případech, kdy je dopis obzvlášť důležitý, také pomůže, když ho dáme někomu jinému upravit a přečíst, aby nám poskytl zpětnou vazbu.

Za každou cenu se vyhněte gramatickým chybám. Naznačují, že vám chybí smysl pro detail a profesionalita.

Také používejte slovesa, která mají aktivní versus pasivní hlas. Aktivní hlas ukazuje, že jste odpovědní a zodpovědní za své činy. (Např: „Nainstalujeme váš software do 1. září.“ (Příklad: „Nainstalujeme váš software do 1. září.“) Ne… „Váš software bude nainstalován do 1. září.“)

Formy podpisu

Pokud jde o podpis, je důležité vyhnout se razítkům a počítačovým podpisům. Vlastnoruční podpis je znamením, že souhlasíte se sdělením dopisu. Pod přepsaným podpisem byste měli napsat své jméno a titul, aby nedošlo k záměně s vaším rukopisem. Pokud zastupujete společnost, měl by být název společnosti napsán velkými písmeny. Nezapomeňte také na čtyři mezery mezi pochvalným závěrem a přepsaným jménem, abyste měli dostatek místa pro podpis.

Emailové formáty obchodních dopisů

Psaný obchodní dopis může skutečně zapůsobit, protože dává najevo, že ten, kdo dopis odeslal, to myslí vážně. Je snadné rychle někomu poslat e-mail a stisknout tlačítko „odeslat“, ale písemný dopis vyžaduje čas. Musíte si skutečně promyslet, co píšete, překontrolovat, zda v něm nejsou hloupé chyby, a pak dopis vložit do obálky a odeslat na místo určení.

Někdy je však čas tak důležitý, že prostě musíte poslat e-mail. I v takovém případě by mu však použití blokového formátu mohlo dodat na formálnosti.

Běžně se vyskytující chyby a omyly

Vyvarujte se rutinních chyb v obchodním dopise, protože naznačují nedbalost. Projděte text programem Grammarly a překontrolujte, zda v něm nejsou gramatické problémy, překlepy, zdvojená slova, interpunkční chyby a další problémy. Nezapomeňte při tom provést také kontrolu pravopisu. Veškerá vlastní jména, která v dopise používáte – vyhledejte je ve vyhledávači Google a překontrolujte, zda je píšete správně.

Formáty hlavičkového papíru

Můžete také zvážit použití hlavičkového papíru pro obchodní dopisy vaší společnosti, protože nabízí profesionální vzhled a je také informativní. Mít tiskopisy s hlavičkovým papírem je něco jako mít firemní webové stránky:

Na hlavičkovém papíře by měla být uvedena poštovní adresa společnosti, telefonní číslo a další kontaktní informace. Pokud používáte hlavičkový papír, nezapomeňte odpovídajícím způsobem upravit okraje a formátování.

Psaní obchodních dopisů je základní dovedností pro každého podnikatele a váš profesní život obecně. Dobře napsaný dopis ukazuje, že to myslíte vážně, protože jste věnovali péči a čas jeho napsání, naformátování, vytištění a odeslání. Pokud firma dostane poštou písemnou stížnost, je pravděpodobné, že autor dopisu nenechá věc jen tak plavat. Stejně tak je písemné poděkování mnohem silnější a účinnější než poděkování sdělené e-mailem.

Obchodní dopis však ztrácí svou sílu, pokud je jeho formátování neprofesionální, pokud udává špatný tón, pokud je špatně napsaný nebo pokud obsahuje gramatické a pravopisné chyby. Proto je důležité naučit se je dělat správně.