27 idées uniques de gala pour l’événement de collecte de fonds ultime

Lorsque vous pensez à un gala, vous imaginez probablement un événement formel et royal. Cela peut signifier un code vestimentaire en cravate noire, un dîner avec traiteur, un orchestre et des discours ou des présentations sur l’invité (ou la cause) d’honneur.

Parfois, cependant, les galas peuvent également décrire une sortie sociale décontractée ou un festival avec une grande liste d’invités.

Dans les deux cas, les événements de gala peuvent vraiment stimuler la réputation de votre marque, surtout s’il s’agit d’une fonction d’entreprise conçue pour impressionner les investisseurs potentiels, les donateurs ou les clients haut de gamme.

Voici quelques conseils et astuces pour vous aider à donner le coup d’envoi d’un gala somptueux qui mettra en valeur votre entreprise ou votre organisation sous un jour positif.

1. Idées de gala de collecte de fonds
2. Comment planifier un gala de collecte de fonds

Explorer les meilleures idées de planification d’événements de gala de collecte de fonds

Maintenant, explorez des conseils inspirants de planification de gala pour impressionner les participants &dynamiser la collecte de fonds.

Formez un comité de concepteurs, de gestionnaires de lieux et de traiteurs qui sont également personnellement ou émotionnellement touchés par l’objet de votre événement.

Parce qu’ils ont vécu ces questions à un niveau personnel, ils seront plus disposés à s’engager à fond dans l’événement. Si vous n’avez pas déjà quelqu’un en tête, publiez sur vos médias sociaux ou envoyez un e-mail à votre liste de réseau à propos de l’opportunité et voyez qui répond avec le plus d’enthousiasme. Vous pouvez également jeter un coup d’œil aux listes de participants aux événements passés et voir si certains de ces invités sont également des professionnels de l’événementiel.

Livestreamer l’événement en ligne.

Si votre gala a une signification particulière pour un grand groupe de participants potentiels à distance ou implique de grandes révélations/annonces, alors vous devriez au moins envisager de le diffuser en direct. Si vous le faites, assurez-vous de ne livestreamer que les actions intéressantes (comme les présentations et les compteurs de collecte de fonds) et vérifiez deux fois que les orateurs ou les invités sont à l’aise avec le fait d’être devant la caméra.

Invitez les personnes qui ont bénéficié de votre organisation à se mêler aux donateurs.

Cette tactique est particulièrement efficace si vous prévoyez de collecter des fonds lors de votre gala. Si leur histoire est particulièrement émouvante ou mémorable, invitez-les à prononcer un court discours.

Jumelez une activité axée sur les finances avec une autre qui est juste pour le plaisir.

Par exemple, si vous faites une vente aux enchères silencieuse, assurez-vous d’inclure quelque chose de divertissant comme un spectacle de stand up comedy afin que les donateurs n’aient pas l’impression que chaque partie de cet événement leur coûte de plus en plus d’argent.

Ajouter un décor d’événement de classe qui ajoute à votre marque.

Les accents d’or, d’argent et de cuivre élèvent n’importe quel schéma de couleurs ou élément de décor du gala et peuvent être utilisés pour les affichages de logo, les supports marketing spécifiques à l’événement et les cadeaux à emporter de marque. Assurez-vous d’inclure également beaucoup de bougies, de fleurs fraîches et de vaisselle haut de gamme dans des couleurs qui correspondent à votre entreprise.

Utilisez les données des événements passés pour aider à déterminer le thème de votre gala.

Certains événements ont-ils été plus fréquentés que d’autres ? Qu’est-ce que vos événements les plus populaires avaient tous en commun ? Trouvez et exploitez ces similitudes dans la conception de votre gala. Vous pouvez également tirer des commentaires des enquêtes passées auprès des participants et appliquer leurs notes directement à votre nouvel événement.

Envisagez un partenariat avec une entreprise sponsor.

Non seulement cela vous fera économiser de l’argent, mais vous pouvez aussi choisir stratégiquement avec qui aligner votre propre marque. Et si vous n’avez jamais tendu la main à des entreprises sponsors potentielles, assurez-vous de suivre ce super guide.

Rationalisez votre processus d’enregistrement.

Les listes papier et crayon peuvent perturber le personnel de l’événement car les foules ont tendance à arriver par vagues. Utilisez un logiciel d’événement qui permet aux employés de mettre facilement à jour les informations sur les participants avec des détails comme les membres supplémentaires du parti, les nouveaux dons et les photos capturées des invités VIP pour la promotion future de l’événement.

Les cadeaux, les prix et les sacs de goodies doivent tous soutenir le thème principal et la signification derrière votre gala.

Les sacs à surprises bien faits comprennent des articles de marque associés à des couvertures de luxe, des bougies ou des livres (les livres de photographie de table à café liés à votre organisme de bienfaisance principal ou au thème de l’événement ont toujours du succès). Si vous avez le budget nécessaire, essayez de trouver ces articles dans des grands magasins haut de gamme comme Neiman Marcus ou Saks Fifth. Ou vous pouvez les fabriquer (des sites comme Shutterfly vous permettent de créer vos propres albums photo à couverture rigide à partir de modèles préétablis).

Choisissez un lieu d’événement non conventionnel.

Les galeries d’art, les théâtres et même les arcades peuvent être le prochain lieu de votre gala. Tant que cela correspond au thème, à la charité ou à la marque, le ciel est la limite.

Prestation de forfaits de billets de groupe.

Voici quelques conseils pour maximiser les ventes de billets pour tout type d’événement, y compris ceux où les billets sont achetés en gros.

Permettez aux invités de faire des dons via leur téléphone.

Des applis de dons avant-gardistes (comme celles de cette liste) offrent une image de marque personnalisée et une sécurité numérique.

Intégrez des représentations physiques de la cause principale de votre association dans la conception de votre événement.

Par exemple, si votre organisme à but non lucratif ou votre entreprise travaille avec les enfants, créez un fond de photo entièrement composé de dessins et de cartes de remerciement réalisés par les bénéficiaires de la charité.

Utilisez un logiciel d’événement pour recueillir, évaluer et analyser le succès de votre événement.

Ne vous basez pas uniquement sur un montant en dollars. Les galas sont également utiles pour construire votre marque, diffuser la notoriété et établir des relations à long terme. Tous ces avantages peuvent être mesurés grâce aux sondages auprès des invités, aux données d’inscription des participants et aux analyses des ventes de billets.

Prenez le temps de reconnaître le chemin parcouru par votre organisation.

Ce gala pourrait être la première fois que certains de vos participants ont interagi avec votre organisation, alors leur rappeler d’où vous venez (et, par conséquent, où vous allez potentiellement) aidera à fournir la preuve que leur investissement en temps et/ou en argent a été bien placé.

Considérez comment l’éclairage de votre événement donnera le ton de la soirée.

Les fournisseurs experts en éclairage événementiel recommandent de tamiser ou d’éliminer l’éclairage général. Ensuite, ajoutez quelques éclaboussures de couleur ou mettez en valeur des pièces de décor intéressantes avec des LED. Ajoutez des guirlandes lumineuses, des GOBO ou du mapping 3D si vous voulez vraiment faire preuve de fantaisie.

Utilisez un modèle de chronologie de planification de gala pour parfaire votre processus.

Cette boîte à outils vous aidera à démarrer. En général, cependant, vous devez vous attendre à commencer à planifier votre gala au moins 18 mois à l’avance.

Surprenez les invités avec des conférenciers célèbres, un décor époustouflant ou une expérience touchante.

Ubuntu Pathways a utilisé de façon célèbre des portraits géants des enfants qu’ils ont aidés (habillés comme ce qu’ils veulent être quand ils seront grands) lors d’un de leurs galas. Des touches réfléchies et hors des sentiers battus comme celles-ci rendent votre événement encore plus mémorable.

Thématisez votre menu de restauration avec des cocktails d’événements spéciaux et des considérations spécifiques au public.

Par exemple, si votre gala célèbre le traitement équitable des animaux, vous devriez probablement vous concentrer sur l’offre d’un menu végétalien. Vous pouvez également créer quelques boissons artisanales avec des pailles ou des décors de verre uniques. Et si vous optez pour cette voie, assurez-vous qu’ils ont des noms calembours fièrement affichés.

Choisissez une date d’événement juste avant une fête nationale ou un événement culturel.

Certains des meilleurs galas ont lieu pendant Halloween ou le Super Bowl. Si vous adoptez cette approche, vous pouvez baser la majorité de vos choix de conception sur cette période de l’année.

Utilisez le marketing vidéo pour engager les participants potentiels sur les médias sociaux.

Tout gala devrait inclure les types de vidéos suivants dans son contenu marketing :

• Une introduction courte et douce à votre entreprise dans son ensemble.
• Une histoire qui symbolise la signification de votre gala et pourquoi il est si important.
• Une vidéo de sensibilisation qui met en avant votre cause principale.

Avertissez les invités que s’ils ne peuvent pas venir, vous ferez don de leur billet à un autre participant méritant.

Les invités peuvent encore se sentir bien d’avoir fait un don à la cause ou à votre entreprise tout en donnant à quelqu’un d’autre (qui ne pourrait normalement pas se le permettre) la chance de profiter eux-mêmes de l’événement. Tirez au sort les billets supplémentaires sur les médias sociaux ou présentez-les publiquement aux participants méritants et marquez ou criez la personne qui a rendu tout cela possible.

Envoyez des invitations manuscrites par courrier escargot.

C’est un geste vraiment attentionné qui retiendra l’attention du destinataire mieux qu’un courriel. Si votre gala aura une très grande liste d’invités, vous pouvez toujours externaliser une partie de la rédaction des lettres en utilisant des sites comme Fiverr ou Upwork.

Créer une chasse au trésor surprise.

Suivez les traces du Mickey caché de Disney et planquez quelques « œufs de Pâques » sur le lieu de votre événement. Les participants peuvent les chasser, partager des photos hashtaguées sur les médias sociaux et collecter suffisamment d’images pour participer au tirage au sort d’un grand prix à la fin de la soirée. Utilisez des peluches de mascotte de marque ou des symboles de logo pour les articles.

Faites du dessert une opportunité de réseautage.

Les expériences de dessert interactives sont un excellent moyen d’aider les invités à se mêler et à se rencontrer une fois qu’ils sont tous à l’aise et installés dans le gala. Installez des stations de cupcakes, de chocolat chaud ou même de mini-tartes. Ou demandez à des chefs pâtissiers de préparer des desserts à partager sur des tables étroites de style buffet.

Ajoutez un prix de présence.

Détrompez les invités avec un cadeau spécial dès leur arrivée. Remplissez-le de quelque chose qui les excitera ou les rendra vraiment heureux. Cela donne le ton d’une soirée amusante et peut les encourager à être encore plus généreux. Si vous prévoyez également de distribuer des sacs swag plus tard, assurez-vous que l’article du prix de présence s’accorde bien avec ce qui se trouve dans les plus gros cadeaux aussi.

Faites manger les invités dès le début de l’événement.

Personne, dans l’histoire des événements, n’a jamais aimé attendre que sa nourriture soit servie. Des invités heureux et bien nourris sont plus susceptibles de donner de l’argent que des invités « affamés ». Alors, faites couler les amuse-gueules ou démarrez le buffet tout de suite pour que chacun ait la possibilité de grignoter quand il le souhaite.

Maintenant, voici comment planifier votre incroyable événement de gala du début à la fin en quelques étapes simples :

Mettez le cap sur l’objectif de votre événement de gala.

Quel est le but de votre événement ? Essayez-vous de recruter de nouveaux clients ? Avez-vous l’intention de dévoiler votre dernier produit ? Peut-être s’agit-il d’un événement caritatif, et vous essayez de collecter des fonds pour une noble cause.

Prenez soin de préciser votre objectif à toute personne qui vous aide dans le processus de planification, et élaborez une stratégie pour arriver à cette fin. Votre objectif doit être clair et être plus spécifique que la simple réalisation d’un certain nombre de ventes de billets.

Les buts doivent inclure des objectifs multiples, tels que :

• Raisonner X dollars pour la cause que vous avez choisie
• Acquérir un nombre X de pistes de vente dans un nombre Y de semaines après l’événement
• Réaliser un nouveau ROI de référence
• Atteindre un certain nombre de partages sur les médias sociaux (c’est-à-dire.Bien que les objectifs soient importants, ne concentrez pas tous vos efforts pour atteindre un nombre arbitraire. Ce qui est plus précieux, c’est que vous ayez quand même un impact sur votre entreprise ou votre association caritative grâce à ce gala. Si vous avez légèrement manqué vos objectifs, extrayez toute leçon à en tirer pour faire encore mieux la prochaine fois.
  

  Le choix du lieu est essentiel pour que votre gala soit un succès.

  Si vous organisez un événement formel, le gymnase d’un lycée ne sera probablement pas suffisant pour votre lieu de réception. Heureusement, les lieux haut de gamme ne manquent pas, surtout dans les grandes métropoles américaines – que vous recherchiez une ambiance historique ou un flair moderne.

  Vous devez également décider entre un lieu « toile blanche » ou un lieu déjà construit pour convenir à votre style et à votre événement. Le premier une installation nue (et « prête à thème ») que vous pouvez librement décorer en fonction du gala.

  Le Madison Square Garden de New York, par exemple, est une installation de premier plan qui peut être considérée comme une installation contemporaine à toile blanche. En revanche, le Red Rocks Amphitheatre à Denver est un lieu en plein air conçu spécifiquement pour les concerts de musique ou les événements à thème musical.

  Les galas peuvent également prendre une structure de type festival, ce qui signifie qu’une partie de l’événement peut se dérouler en plein air. Envisagez un lieu connu pour son espace extérieur si vous voulez que vos invités puissent s’imprégner de la nature en plus de vos espaces intérieurs. Voici quelques façons de commencer à trouver un lieu en ligne.

  Choisissez des divertissements complémentaires pour votre gala.

  Un gala n’est pas complet sans une certaine forme de divertissement. Si vous organisez un événement formel, une danse rave ne sera probablement pas un bon ajustement. Plus approprié, cependant, serait quelque chose du genre d’un orchestre à cordes.

  Vous pouvez jumeler des musiciens de tout type avec la danse pour une affaire amusante – surtout avec des thèmes qui se prêtent bien à un jumelage de piste de danse (comme un bal masqué !).

  Les DJ sont appropriés, aussi, si c’est un meilleur ajustement pour votre thème ou votre public. Il y a une idée fausse que les DJ ne se produisent que pour des événements plus informels, mais ce n’est absolument pas le cas. Les DJ sont polyvalents et peuvent jouer un éventail de rythmes classiques adaptés aux événements à cravate noire ou de la musique électrique/funk/hip-hop pour une foule plus groovy.

  Opérer les invités avec de la nourriture et des boissons lors de votre gala.

  Il va sans dire que vous devez servir une nourriture mémorable lors de votre gala. Les cheeseburgers et les hotdogs ne suffiront pas pour les galas formels.

  Recherchez des sociétés de restauration connues pour servir des événements formels, tels que des mariages et des fonctions d’entreprise. Vous devrez également décider entre un dîner de style buffet ou un repas à l’assiette, selon que vous souhaitez que les invités se mélangent ou fassent connaissance avec leurs voisins de table.

  Vous pouvez également servir des rafraîchissements légers pendant la réception si votre événement s’étend sur quelques heures – et si vous cherchez à vous assurer que les invités ont assez de carburant pour danser toute la nuit. Les amuse-gueules typiques comme les cochons dans une couverture et les mini bouchées de fromage, tous servis par un serveur habillé de façon formelle portant les amuse-gueules dans un plateau d’argent, sont une association amusante que les invités aimeront tard dans la nuit.

  Pour ce qui est des boissons, mettre de côté un bar à martini, une station de margarita à faire soi-même, ou une autre torsion sur le service de bar traditionnel laissera une impression durable. Ou, engagez un mixologue qui peut créer des cocktails personnalisés sur place.

  

  Planifiez vos relations publiques et maximisez votre marketing pour le gala.

  Les galas doivent être commercialisés comme tout autre événement. Si vous devez être actif sur les médias sociaux, vous ne devez pas non plus complètement esquiver les méthodes hors ligne.

  Pour les médias sociaux, essayez tous les éléments suivants :

  • Utiliser un hashtag d’événement qui met en valeur votre cause et votre thème
  • Créer une page d’événement officielle sur les médias sociaux pour obtenir une portée organique et de nouveaux participants
  • Utiliser plusieurs réseaux sociaux comme Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, et ainsi de suite, pour correspondre à votre cible de participants. Essayez LinkedIn pour les événements d’entreprise ciblant certaines entreprises ou professions pertinentes.

  Votre marketing sur les médias sociaux devrait également inclure l’aide des défenseurs de la marque, des affiliés, des sponsors et des influenceurs qui peuvent tirer parti de leurs propres followers pour vous aider à remplir votre salle de participants enthousiastes.

  Pour les méthodes hors ligne, une bonne stratégie consiste à envoyer des prospectus traditionnels sous forme d’invitation. Invitez cordialement l’invité à votre gala dans un dépliant à thème qui se sent spécial et excitant. Et assurez-vous qu’il donne tous les détails nécessaires sur l’inscription en ligne, l’achat de billets, et plus encore.

  Trouvez le thème parfait pour votre gala.

  Les thèmes de gala méritent une section à part entière ! Les galas sont tellement plus vivants lorsqu’il y a un thème sur lequel vos invités peuvent s’enthousiasmer.

  Cela vous donne également plus de place pour une certaine créativité en tant qu’organisateur d’événements et vous aide à naviguer dans des détails comme la sélection des aliments, les choix musicaux et le décor. Les thèmes peuvent être spécifiques à une saison, comme un pays des merveilles hivernales pour un événement en décembre. Vous pouvez également opter pour un thème qui complète une certaine industrie, comme un thème de voyage pour une organisation ou une cause internationale.

  Le thème dictera également le type d’activités que vous pouvez proposer aux invités pour les occuper toute la nuit. Pour une soirée casino, vous aurez besoin de tables pour les jeux de cartes et la roulette, et peut-être même de prix de récompense pour les plus grands gagnants de la nuit.

  Le brainstorming des idées de gala consiste à créer un bon moment pour les invités et à s’assurer que vous fournissez une évasion amusante des événements ou des fêtes ordinaires. Avec un événement soigneusement planifié, vous pourrez non seulement atteindre vos objectifs de collecte de fonds ou de notoriété de la marque, mais aussi améliorer l’image de votre marque et susciter un plus grand suivi dans la foulée.

  Les galas de collecte de fonds sont l’un des types d’événements les plus lucratifs et les plus efficaces, rapportant en moyenne 275 000 $ de bénéfices, même pour les versions les plus petites et à petit budget. Les conseils et astuces de planification de gala ci-dessous vous aideront à maximiser votre investissement et à créer une expérience de participant killer dont les invités parleront pendant le reste de l’année.

  Maintenant, vous êtes prêt à donner vie à un gala incroyable !

  

  Voici quelques façons de dépasser les indicateurs clés de performance de votre événement, et quelques bonnes pratiques en matière de plan de salle pour faire de votre gala un énorme succès.

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  Qu’est-ce qu’un événement de gala ?

  Un gala est la forme la plus glamour et festive d’événement social. Ils impliquent fréquemment de la danse, un dîner et des divertissements, et se caractérisent par leur ampleur.