”Korthet är vitsens själ”
– William Shakespeare
Ingen gillar ett tråkigt föredrag (figur 1). I alla aspekter av livet, men särskilt inom kardiologi och i kateterlaboratoriet, är det viktigt med god kommunikation av idéer mellan läkare, sjuksköterskor, tekniker och andra (t.ex. branschföreträdare) för bästa möjliga verksamhet och patientvård.
Att vara kortfattad (dvs. kortfattad) är inte så lätt som det låter. Mark Twain sade: ”Jag hade inte tid att skriva ett kort brev så jag skrev ett långt i stället”, och det gäller verkligen för att hålla ett mycket bra 10-minuters föredrag. Vi tyckte att det skulle vara lämpligt vid den här tiden på året, efter att ha arbetat med kollegor som presenterar fall och korta föredrag, att gå igenom vad som krävs för att hålla ett bra 10-minuters föredrag. Om man gör efterforskningar på nätet bör ingen bli förvånad över att det korta 10-minuterssamtalet är ett stort ämne. När vi förberedde vår artikel hittade vi över 500 hänvisningar för att lära oss hur man håller korta presentationer i en mängd olika format. I syfte att främja goda kommunikationsfärdigheter och med vetskapen om att våra praktikanter (fellows) och många kateterlaboranter också kommer att behöva hålla korta föredrag i olika forum, följer här min och min kollega Dr Jeannie Yus föreslagna metodik. Vi kallar den ”de 10 budorden för ett 10-minuterssamtal”.
Budskap nr 1: Var förberedd som en pojkscout (figur 2).
För att förbereda dig inför ett föredrag ska du utveckla tydliga mål och en färdplan för din presentation.
a. Vad är omfattningen av ditt ämne? Varför talar du om det? Eller, med andra ord, vad är det med detta ämne som du vill att din publik ska förstå och förhoppningsvis behålla?
b. Vem är din publik? Se till att anpassa materialet till deras perspektiv och behov.
Vilket material eller vilka personer behöver du för att hjälpa dig med förberedelserna? Du bör ha ett kort, fokuserat blad för att förbereda ditt föredrag med följande fyra punkter: Syftet, målgrupp, nyckelbudskap, koncept att ta med sig hem.
Budskap nr 2: ”I begynnelsen var det mörker…” Börja ditt föredrag med att upplysa din publik.
a. Presentera dig själv. Berätta lite personligt om dig själv för att utveckla en relation till publiken.
b. Introducera föredraget. Berätta varför du är här och även varför de är här.
Budskap nr 3: Låt informationen vara transformerande.
Efter att ha hört ditt föredrag ska publiken gå därifrån med något som är nytt och viktigt för dem. Informationen bör ge dem något mer än vad de kom med, något som förändrar eller omvandlar deras tänkande. Det är ofta värdefullt att ge en nyckelpunkt för att identifiera det viktigaste konceptet som du presenterar. Ge en sammanfattning som bör innehålla handlingsbara ämnen som din publik kan gå hem med.
Budskap nr 4: Känn till ditt material.
För att kunna ge en bra presentation måste du känna till ditt material. Du måste öva på din presentation. Du bör förutse och veta vad du ska göra med frågor i slutet.
Budskap nr 5: Kontrollera publikens uppmärksamhet.
En av de viktiga aspekterna av en bra presentation är att kunna kommunicera dina inlärningspunkter och hålla publikens uppmärksamhet fokuserad. Du, dina bilder och ditt innehåll ska vara begripliga för en stor del av din publik. Eftersom alla inte lär sig på samma sätt måste du vara flexibel, det vill säga underlätta genom att tala tydligt, långsamt och kortfattat så att du inte överväldigar lyssnarna.
Som talare ska du vara självsäker. En bra utgångspunkt är att ta ett andetag. Att andas under ditt tal kommer att slappna av både dig och lyssnarna. En bekväm andning minskar stressen och förmedlar självförtroende. Dessa naturliga ebb och flod i föreläsningen kan också vara ett tillfälle att kolla in din publik, för att se om du har deras uppmärksamhet eller tvärtom, om de verkar vilsna. Känn dig inte pressad eller ha ett ”pressat tal”. Var inte rädd för tystnad – genom att tillämpa pauser betonas undervisningspunkter.
Hur du presenterar dig själv är också en del av paketet, från din klädsel och ditt utseende till din röst. Tänk på din röst som ett musikinstrument. Den ska göras till ett starkt, kraftfullt och tonalt ljud. För att förbättra din röst kan du lyssna på dig själv när du talar på en inspelning och fundera över ditt register, ditt timmer, din kadens i talet, tillämpningen av tystnader, tonhöjd och volym. Detta är alla tekniker som bra talare använder sig av för att ge kraftfulla och effektfulla presentationer.
Budskap nr 6: ”Twittera” och ”Marie Kondo” dina diabilder.
När du komponerar ditt föredrag, tänk starkt på följande:
- Redigera intensivt. Få föredraget att rymmas inom den tidsgräns du har.
- Identifiera den eller de viktigaste punkterna du vill förmedla. Det är inte effektivt att förmedla 100 punkter, varav ingen kommer att behållas. Det är bättre att ge tre punkter att ta med sig hem, som alla är tydligt absorberade och förstådda.
- Med tanke på den normala talhastigheten bör du betrakta ett 10-minuters föredrag som detsamma som en uppsats på 1 500 ord. Tumregeln för antalet diabilder är 10 diabilder för 10 minuter, och många talare varierar mellan 20 till 30 sekunder eller en minut per bild. Skapa endast 10 eller 12 diabilder som ska användas under denna 10-minutersperiod.
- Informationen på diabilderna ska kunna tas till sig omedelbart. Reducera ordvalet till ett översiktligt format. Mindre (text) är mer (förståelse och bevarande).
- Var kortfattad. Gör diabilderna extremt kortfattade, ordmässigt, och visuellt överskådliga.
- Använd tydlig och lättförståelig grafik.
- Håll ”glitterfaktorn” låg (detta är en fras från Dr. Paul Edwards från School of Information och Department of History vid University of Michigan, i en uppsats från oktober 2014 om hur man håller ett akademiskt föredrag. Dr Edwards ger en utmärkt översikt och tabeller om nycklar till muntliga presentationer). Tabell 1 visar hans sammanfattning av egenskaper hos bra och dåliga föredrag.
Budskap nr 7: Tala till mig och vet vem du talar till.
Rätta till publiken och inte till skärmen. Hitta en person i publiken och prata med honom eller henne. Fånga publikens uppmärksamhet genom att titta på dem. Du kan ställa en fråga till någon och engagera dem. ”Var kommer du ifrån?” är en bra öppningsfråga. Det är okej att kolla in medlemmarna i publiken för att se om de hänger med. I ett konferensrum ska du se till att stå upp när du presenterar; det är en del av att befalla rummet.
Genkänn inte vem du pratar med. Vem är publiken? Är det sjuksköterskor och tekniker från kateterlaboratoriet? Är det studenter och praktikanter, eller är det en blandad publik? Är det en vetenskaplig session på hög nivå? Är det en allmän medicinsk publik eller en specifik publik från kardiologiska kontor, eller ännu värre, interventionella kardiologer (jag skojar bara)? Vilket är det viktigaste budskapet du vill att lyssnarna ska få med sig?
Budskap nr 8: Kom ihåg att vara på ”Lombardi”-tid.
Vince Lombardi, berömd tränare för fotbollslaget Green Bay Packer, sa: ”Om du inte är fem minuter för tidig, så är du redan tio minuter för sen”. Gå inte över tiden under några omständigheter. Publiken hatar detta, talare som väntar på att få hålla sitt föredrag hatar detta, arrangörerna hatar detta, och du kommer inte att uppskattas som en bra talare, utan bara som en som har satt alla andra ur schemat.
För många möten låter arrangörerna diabilderna stanna upp och gå till en svart skärm i slutet av tiden. Du bör vara mycket uppmärksam på att inte förlora dina sista diabilder till en svart skärm. Det får dig att verka oförberedd. Kom också ihåg att improvisation i sista stund under ditt föredrag är okej om du är en mycket övad talare, men i början bör du ha en idé om vad du ska säga och ta upp dessa punkter på ett rakt och avslappnat sätt. Hitta inte på saker och ting i stundens oväntade ögonblick. Det hjälper att öva på ditt tal.
Budskap nr 9: Dela med dig av frågorna
Att ta upp frågor kan vara en utmaning. Du bör upprepa frågan för din publik, eftersom de kanske inte hör frågeställaren utan mikrofon. Att upprepa frågan ger dig också en stund att tänka efter. Om du är besvärad eller förbryllad av frågan kan du alltid be publiken om hjälp. Till exempel: ”Jag är inte säker på att jag förstår frågan. Kan någon svara på den åt mig eller hjälpa mig?” Du kan alltid säga: ”Jag är glad att du frågade och även om jag inte har något specifikt svar, påminner det mig om att nämna att kranskärlsflödesreserven verkligen är nyckeln till den frågan”, eller något liknande.
Budskap nr 10: Kom ihåg att Mr. Murphy kommer att vara närvarande.
Murphys lag (”Om det kan gå fel så kommer det att gå fel”) gäller för all mänsklig verksamhet, men särskilt för dig när du ska hålla ett viktigt föredrag vid en stor session eller på din institution. Du bör vara beredd på problem: vara beredd med din dator, vara beredd med en backup-presentation, vara beredd på att det kanske inte finns någon PowerPoint och att du kan hålla detta föredrag utan diabilder. Du bör förbereda anteckningar, men använd dem inte om inte det absolut värsta inträffar. Vi tyckte att detta citat var särskilt relevant: ”Det är bara 10 minuter (talet), inte alls tillräckligt med tid för att göra ämnet rättvisa, men gott om tid för att göra mig fullständigt till åtlöje.” Organisera dina tankar noggrant.
Tips for the New Presenter
- Läs inte bilderna ordagrant.
- Tala långsammare, mycket långsammare, än du tror att du gör. Att tala snabbt blir obegripligt för vissa, och särskilt i ett stort rum där snabbt tal ger ett eko av dina ord. Det kan sluta med att du pratar över dig själv och förlorar din publik. Detta gäller i ännu högre grad för större publik med personer som inte har engelska som modersmål.
- Tala tydligt. Tänk på hur det är att sitta i en publik där du knappt kan höra och förstå någon som har talpress. Korta meningar med tydlig grafik ger en vinnande presentation.
- Presentera aldrig en dålig bild. Säg inte: ”Jag är ledsen att du inte kan läsa det här, men det betyder ’X'”. Om du inte kan läsa den, kan de inte heller läsa den; använd den inte. Det är den lata människans sätt att presentera information.
- Kom ihåg att vi har kort uppmärksamhetsspann. Försök inte att trycka in för mycket information. Undvik små detaljer. Använd en idé per bild och ha endast en bra och stark slutsatsbild.
- Berätta för publiken vad du tänker berätta för dem tre gånger. Introducera ämnet med en kort översikt. Påminn dem i mitten genom logiska och sekventiella byggstenar och berätta det sedan igen med din avslutande konceptbild.
- Mindre är mer. Använd mindre text och mer grafik, sätt sällan in en formel, stavningskontrollera för att eliminera fel. En bild är att föredra framför text när du inte har annan information att förmedla. Varje bild bör ha en kort titel så att publiken inte går vilse. Att använda riktiga fotografier är mycket iögonfallande och ger ofta en stark visuell poäng. Minimera alla animationer i PowerPoint eftersom det distraherar från ditt huvudämne och tyder på att du gillar glitter mer än substans.
The Bottom Line
Håll dig till att använda dig av korthet, tydlighet och humor (figur 3). Målet med ditt föredrag är att ge publiken en kunskapsgåva. Vi hoppas att de små råd vi ger i den här artikeln kommer att vara till hjälp för dig när du förbereder ett föredrag, oavsett vem du håller det för, när eller var du håller det.
Oppenbarheter: Morton Kern rapporterar att han är konsult för Abiomed, Abbott Vascular, Philips Volcano, ACIST Medical, Opsens Inc. och Heartflow Inc.
.