Formater för affärsbrev:

Formatering av affärsbrev

Kommunikation handlar numera om att skicka ett e-postmeddelande, skriva ett textmeddelande eller ta kontakt via sociala medier. Att skriva ett riktigt skriftligt affärsbrev och se till att affärsbrevsformatet är korrekt kan tyckas föråldrat, men ändå är det viktigare än någonsin för småföretagare.

Oavsett om du behöver skriva ett följebrev för att övertala någon att läsa en rapport, presentera dig själv för en potentiell kund eller uttrycka ett tack, kan ett välutformat affärsbrev sticka ut i mängden. Skriftliga brev förblir en viktig – och kanske till och med avgörande – del av varje småföretagares kommunikationsstrategi.

Flera studier har visat att pappersbaserad kommunikation kan vara mer minnesvärd och berikande än den som visas på skärmar, t.ex. e-post. Eftersom amerikanska kontorsarbetare i genomsnitt får 121 e-postmeddelanden per dag är det också troligt att ett brev sticker ut när det levereras via brevlådan snarare än via inkorgen. (Vissa experter, däribland experten på affärsetikett Jacqueline Whitmore, hävdar också att handskrivna brev i affärssyfte har ännu större genomslagskraft än maskinskrivna brev.)

Ett äkta affärsbrev visar på engagemang eftersom författaren brydde sig tillräckligt mycket om den aktuella saken för att sätta sig ner och sätta bläck på papper. Brev visar på en nivå av professionalism och klass. De ger också en skriftlig redogörelse för vad som har hänt som båda parter kan arkivera. Ibland är de händelser som breven markerar tillräckligt betydelsefulla för ett företag för att de ska bli värdefulla minnesmärken.

Samtidigt som affärsbrev fortfarande är viktiga kan de skada ditt yrkesmässiga rykte om de är fulla av stavnings- och grammatiska fel. Ett affärsbrev som inte är korrekt formaterat kan också antyda att skribenten är oerfaren, oprofessionell eller inte detaljorienterad – alla första (eller andra) intryck som företagare inte vill göra.

Det är därför viktigt för varje småföretagare att veta hur man konstruerar och formaterar ett professionellt utformat affärsbrev på rätt sätt. Typerna av affärsbrevsformat kan omfatta följebrev, tackbrev, klagomålsbrev, justeringsbrev med mera beroende på affärssituationen.

Typer av affärsbrevsformat

De vanligaste typerna av affärsbrev är bland annat:

• Följebrev. Ett följebrev skickas tillsammans med ett paket, en rapport eller en annan sak och syftet med ett följebrev är att beskriva vad som bifogas och ge en beskrivning av vad mottagaren ska göra med det.
• Tackbrev. Dessa kan vara bra för att skapa nätverk och relationer. Skriv inte bara ett ”Tack för” och lämna det därhän. Ge mer detaljer om vad de gjorde och hur det hjälpte dig, och avsluta sedan med ett andra uttryck för tacksamhet.
• Klagebrev. Nyckeln till dessa typer av brev är att visa att du är missnöjd utan att vara överdrivet arg. Föreslå hur mottagaren av brevet skulle kunna rätta till situationen.
• Justeringsbrev. Detta är ett svar på ett klagomålsbrev. Poängen är att vara ödmjuk i svaret och att erbjuda möjliga lösningar. Du vill undvika att bränna broar och istället använda ditt svar som ett verktyg för att bygga upp relationen.
• Brev med dåliga nyheter. Nyckeln med dåliga nyhetsbrev är att mildra slaget. Att vara direkt är uppskattat i affärsskrivande. Men när du skriver brev med dåliga nyheter är det bäst att påminna mottagaren om vad som faktiskt fungerar i er affärsrelation innan du berättar de dåliga nyheterna för honom eller henne.
• Bekräftelsebrev. De är avsedda att bekräfta att du har fått en sak från någon, eller att du är medveten om ett faktum eller ett fel som de har påpekat. Låt mottagaren veta när du fick paketet eller informationen och tacka sedan för den.
• Memos Ofta används memos för att sprida viktiga nyheter och direktiv inom ett företag, och poängen med memos är att vara snabb och saklig i kommunikationen.
• Gratulationsbrev. Poängen med dessa typer av brev är att hålla sig till ämnet och undvika att låta överdriven eller hånfull. Beskriv vad som motiverade dig att skicka ett gratulationsbrev och den positiva feedback som du redan har fått. Håll brevet kortfattat.
• Svarsbrev. Här handlar det om att förklara eller räkna upp hur en begäran har uppfyllts.
• Svarsbrev. Nyckeln med dessa typer av brev är att be om hjälp utan att krypa eller vara överdrivet känslosam. Titta noga på de adjektiv du använder i brevet.
• Försäljningsbrev. Dessa brev kräver en stark uppmaning till handling eller en krok i början så att mottagaren fortsätter att läsa och upptäcker fördelarna med det du säljer. Se till att ge information så att de lätt kan svara.
• Avgångsbrev. Det handlar om att meddela att du lämnar en tjänst, ange en sista anställningsdag och förklara vad som gör att du slutar.

Här är grunderna du behöver känna till när det gäller att skriva ett affärsbrev:

Företagsbrev format exempel

Så låt oss säga att Tanya Smith, vd för Acme Corp. i Minneapolis, vill skicka ett brev till NewTech i San Jose, Kalifornien, för att begära en kostnadsfri konsultation om NewTechs molnbaserade programvara för försäljningshantering. Vad måste Smith ha med i sitt brev? Hur ska hennes affärsbrev formateras?

Delar i ett affärsbrev

De flesta experter är överens om att ett affärsbrev bör ha minst följande sju delar i ett affärsbrev:

1. Avsändarens adress. Du vill inte att mottagaren ska behöva leta upp din adress för att skriva ett svar. Ett telefonnummer och en e-postadress kan också inkluderas.
2. Datum. Det ska omedelbart framgå när brevet skrevs. På så sätt kan mottagaren lättare påminnas om när och varför brevet skrevs, särskilt om det kretsade kring en viss händelse eller affärssituation.
3. Mottagarens adress. Du vill inte att din assistent ska behöva leta upp adressen för att skicka brevet (eller att du själv ska behöva leta upp adressen igen).
4. Hälsning. Ett ”Till den som det kan röra sig om” är ett säkert sätt att få ditt brev att fodra papperskorgen. Det är viktigt att ha ett namn i mottagarens adress och hälsning, även om du måste ringa upp företaget eller göra en sökning på LinkedIn för att ta reda på vem brevet ska gå till.
5. Brödtext. Det är i allmänhet klokt att hålla sig professionell och komma till saken. Liksom i all annan kommunikation tenderar det att vara tydligt och kortfattat att reflektera bäst på skribenten.
6. Avslutning/underskrift. Signaturen ger brevet en personlig prägel, visar exakt vem det är från och att du godkänner innehållet i brevet.
7. Bilagor. Det är viktigt att ha en lista över eventuella ytterligare föremål som bifogas affärsbrevet, ifall mottagaren skulle förlägga dem.

Avstånd och typsnittsformat

Presentationen är också viktig när det gäller att förmedla professionalism i ett affärsbrev. Tumregeln här är att användbarhet och läsbarhet trumfar individualitet. Du skickar inte ett brev till en gammal studiekamrat – du gör affärer. Här är de regler för avstånd och typsnitt som man vanligtvis ser i ett affärsbrev:

Avstånd. Alla korrekta affärsbrev ska vara vänsterjusterade. Den allmänna visdomen genom årtionden är att en sådan justering är bäst för läsbarheten.

Avstånd. Bokstäverna bör ha enkelt radavstånd mellan meningarna för att maximera utrymmet på sidan. Inkludera fyra radbrytningar mellan brevets avslutande mening eller stycke och ditt tryckta namn för att lämna utrymme för din signatur.

Font. Standardtypsnittet är Times New Roman, storlek 12, även om andra vanligt förekommande typsnitt som Arial och Helvetica är acceptabla. Läsbarheten är avgörande när det gäller typsnitt, så undvik att vara kreativ och använda svårlästa gotiska eller kursiva typsnitt. Om ditt brev får ont om utrymme på en enda sida är det bättre att skära ner det än att minska teckensnittsstorleken.

Margineringar. De flesta experter är överens om att 1″-marginaler är bäst eftersom de maximerar utrymmet, även om du kanske måste göra plats för brevpapper om du använder det. (Läs mer om brevpapper nedan.)

Blockformat och indragna format

Att dra in eller inte dra in? Det är frågan. Det är egentligen en fråga om hur formellt du vill att brevet ska se ut. Du kanske till exempel vill ha ett blockformat för att förmedla formalitet om du klagar på något, men ett halvblock kan förmedla ett trevligt, ”formellt lätt” utseende i ett tackbrev, särskilt om det är någon du redan känner.

De tre stilar som vanligtvis används är block, modifierat block och halvblock. Låt oss gå tillbaka till vårt exempel där Smith skriver Wilde. Så här skulle hennes brev se ut i vart och ett av de tre formaten: Blockformat, modifierat blockformat och halvblockformat.

Blockformat

Mrs. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 juni 2018

Mr. Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Kära herr Wilde:

Jag skulle vilja ha en kostnadsfri konsultation om NewTechs molnbaserade programvara för försäljningshantering. Acme Corp. är en snabbväxande tillverkare (20 % årlig intäktstillväxt under de senaste fem åren). Vi vill fortsätta att växa och NewTechs programvara verkar vara en produkt som kan ta vårt säljteam till nästa nivå. Jag vill undersöka tillsammans med dig om NewTechs mjukvara passar Acme.

Jag ser fram emot att tala med dig så snart det passar dig.

Skickligt,

Tanya Smith, VD

Enclosures: Acme Corp. broschyr

Bemärk att detta är en mer formell typ av affärsbrev: inga indrag och allt står till vänster. Om du ifrågasätter hur formellt brevet ska se ut är det förmodligen bäst att ta det säkra före det osäkra och välja ett blockformat.

Modifierat blockformat

Mrs Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 juni 2018

Mr Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Dear Mr Wilde:

Jag skulle vilja ha en kostnadsfri konsultation om NewTechs molnbaserade programvara för försäljningshantering. Acme Corp. är en snabbväxande tillverkare (20 % årlig intäktstillväxt under de senaste fem åren). Vi vill fortsätta att växa och NewTechs programvara verkar vara en produkt som kan ta vårt säljteam till nästa nivå. Jag vill undersöka tillsammans med dig om NewTechs mjukvara passar Acme.

Jag ser fram emot att tala med dig så snart det passar dig.

Skickligt,

Tanya Smith, VD

Enclosures: Acme Corp. broschyr

Bemärk att det fortfarande inte finns några indrag, men att allting inte står i linje till vänster. Det är bara lite mindre formellt. Smith kanske är klokare att hålla sig till blockformatet i det här fallet, men hon kanske byter till modifierat block när hon väl har ett arbetsförhållande med Wilde.

Semi-blockformat

Mrs Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 juni 2018
Mr. Oscar Wilde, VP of Sales
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Kära herr Wilde:

Jag skulle vilja ha en kostnadsfri konsultation om NewTechs molnbaserade programvara för försäljningshantering. Acme Corp. är en snabbväxande tillverkare (20 % årlig intäktstillväxt under de senaste fem åren). Vi vill fortsätta att växa och NewTechs programvara verkar vara en produkt som kan ta vårt säljteam till nästa nivå. Jag vill undersöka tillsammans med dig om NewTechs mjukvara passar Acme.

Jag ser fram emot att tala med dig så snart det passar dig.

Skickligt,

Tanya Smith, VD

Enclosures: Acme Corp. broschyr

Bemärk att detta är i stort sett ett blockformat, men att styckena har indragningar. Om du tvekar om du ska använda blockformat eller modifierat blockformat (eller om du helt enkelt hatar att se på stycken utan indragningar) är halvblock en bra kompromiss.

Tonen för formatering av affärsbrev

Bortsett från formatet kan tonen i brevet vara avgörande om det ska uppnå dina affärsmål, eller åtminstone se till att du blir tagen på allvar. Här är några viktiga tips när det gäller att sätta en lämplig ton i brevet:

• Var inte arrogant eller skrytsam.
• Håll en konversationston, men ändå professionell.
• Det är generellt sett en bra idé att komma till saken så snabbt som möjligt. Som Benjamin Franklin tyckte om att säga: ”Tid är pengar.”
• När du skriver klagomålsbrev ska du använda en formell ton för att uttrycka ditt missnöje, men tonen ska inte vara uppenbart arg. ”Vi var till en början glada över att prenumerera på er programvara för försäljningshantering, men blev besvikna när vi upptäckte att…” Beskriv kortfattat problemet och förklara sedan hur du helst skulle vilja att det löstes.
• När du skriver brev som innehåller dåliga nyheter, behåll den koncisa och professionella tonen i ett affärsbrev, men var också lyhörd för läsarens känslor. Du vill inte bränna dina broar. Detta är ett fall där du inte vill komma snabbt till saken. Du vill buffra slaget: ”Vi var glada över att få veta att ert företag är intresserat av vårt företags programvara för försäljningsstyrning.” Det är viktigt att vara seriös och försöka få mottagaren att förstå din ståndpunkt: ”Även vi är ett snabbväxande företag, så vi har tyvärr ännu inte resurser att erbjuda en kostnadsfri konsultation till varje potentiell kund.” Avsluta med välvilja och en potentiell lösning. ”Jag är ledsen att vi inte har några kostnadsfria konsultationer, men vi vill väldigt gärna inleda en affärsrelation med dig. Jag bifogar broschyrer om hur vår programvara kan uppfylla ditt företags behov. Jag diskuterar gärna mer över telefon och ordnar gärna en gratis provning av vår programvara.”
• När du skriver ett memo ska du se till att använda en extremt skarp, saklig, affärsmässig ton. Memos är ofta interna företagskommunikationer, så det är vettigt att inte slösa bort de anställdas tid med trevligheter. ”Våra nyaste broschyrer om mjukvaruprodukter är redo att gå till tryckeriet. Beställ dina beställningar inom de närmaste 10 dagarna baserat på dina förväntade behov.”

Vordsval och grammatik

Vordsvalet kan vara avgörande för hur effektivt ett affärsbrev är. Försök vara direkt i ditt språk och undvik ord som ”försöka”, ”bara”, ”förmodligen” och ”kanske”. Håll ditt språk enkelt och undvik de obskyra ord eller den jargong som människor ibland använder sig av när de försöker låta mer intelligenta än de är.

Funderar du på om ett ord verkligen förmedlar den innebörd du vill ha? Försök med sökningar i ordböcker och tesaurusar på nätet. I fall där brevet är särskilt viktigt hjälper det också att låta någon annan redigera och läsa brevet för att ge feedback.

Under alla omständigheter bör du undvika grammatiska fel. De tyder på att du saknar uppmärksamhet på detaljer och professionalism.

Använd också verb som har en aktiv röst jämfört med en passiv röst. Aktiv röst visar att du har ansvaret och är ansvarig för dina handlingar. (Exempel: ”Vi kommer att installera din programvara senast den 1 september.” Inte… ”Din programvara kommer att installeras senast den 1 september.”)

Signaturformat

När det gäller signaturen är det viktigt att undvika stämplar och datoriserade signaturer. En handskriven signatur är ett tecken på att du godkänner budskapet i brevet. Under den transkriberade signaturen bör du skriva ditt namn och din titel för att undvika förvirring från din handstil. Om du representerar ett företag ska företagets namn skrivas med versaler. Kom också ihåg att inkludera fyra mellanslag mellan den kostnadsfria avslutningen och det maskinskrivna namnet, för att ge tillräckligt med utrymme för signaturen.

Företagsbrevsformat för e-post

Ett skrivet affärsbrev kan verkligen göra skillnad eftersom det förmedlar att den som skickat brevet är seriös. Det är lätt att snabbt skicka ett e-postmeddelande till någon och trycka på ”skicka”, men ett skrivet brev tar tid. Man måste verkligen tänka på vad man skriver, dubbelkolla för att se till att det inte finns några dumma fel och sedan lägga brevet i ett kuvert och skicka det till sin destination.

Ibland är tiden dock så viktig att man helt enkelt måste skicka ett e-postmeddelande. Även i det fallet kan dock användandet av ett blockformat ge det en viss formalitet.

Högsta fel och misstag

Undervik rutinfel i ditt affärsbrev, eftersom de antyder slarvighet. Kör texten genom Grammarly för att dubbelkontrollera om det finns grammatiska problem, stavfel, dubbla ord, interpunktionsfel och andra problem. Se till att även göra en stavningskontroll när du ändå håller på. Eventuella egennamn som du använder i brevet – gör en Google-sökning för att dubbelkolla att du stavar dem korrekt.

Brevhuvudformat

Du kan också överväga att använda brevpapper för ditt företags affärsbrev eftersom det ger ett professionellt intryck och dessutom är informativt. Att ha brevpapper med brevpapper är ungefär som att ha en företagswebbplats: Det visar att ditt företag är legitimt.

Brevhuvudet bör visa företagets postadress, telefonnummer och annan kontaktinformation. Om du använder brevpapper måste du komma ihåg att justera marginalerna och formateringen i enlighet med detta.

Att skriva affärsbrev är en grundläggande färdighet för alla företagare och ditt yrkesliv i allmänhet. Ett välskrivet brev visar att du menar allvar eftersom du tog dig tid och omsorg att skriva, formatera, skriva ut och posta det. Om ett företag får ett skriftligt klagomål med posten är det troligt att författaren inte kommer att låta saken bero. På samma sätt är ett skriftligt tackbrev mycket kraftfullare och effektivare än ett tack som förmedlas via e-post.

Ett affärsbrev förlorar dock sin kraft om formateringen är oprofessionell, om det ger fel ton, om det är dåligt skrivet eller om det innehåller grammatik- och stavfel. Därför är det viktigt att lära sig hur man gör dem rätt.