Formatul scrisorilor de afaceri: Cum să scrieți o scrisoare de afaceri care să obțină rezultate [Modele] |

Formatul scrisorilor de afaceri

Comunicarea în zilele noastre constă în trimiterea unui e-mail, scrierea unui mesaj text sau conectarea prin social media. Compunerea unei scrisori de afaceri scrise propriu-zise și asigurarea faptului că formatul scrisorii de afaceri este corect poate părea învechit, și totuși rămâne mai vitală ca niciodată pentru proprietarii de afaceri mici.

Dacă trebuie să scrieți o scrisoare de intenție pentru a convinge pe cineva să citească un raport, să vă prezentați unui potențial client sau să vă exprimați mulțumirile, o scrisoare de afaceri bine redactată poate ieși în evidență. Scrisorile scrise rămân o parte importantă – și poate chiar crucială – a strategiei de comunicare a fiecărui proprietar de mică afacere.

Diverse studii au sugerat că comunicările pe suport de hârtie pot fi mai memorabile și mai îmbucurătoare decât cele afișate pe ecrane, cum ar fi e-mailul. Având în vedere că funcționarii americani primesc în medie 121 de e-mailuri pe zi, o scrisoare are, de asemenea, șanse să iasă în evidență atunci când este livrată prin intermediul căsuței poștale, mai degrabă decât prin intermediul căsuței de e-mail. (Unii experți, inclusiv expertul în eticheta de afaceri Jacqueline Whitmore, susțin, de asemenea, că scrisorile scrise de mână în scopuri de afaceri sunt chiar mai de impact decât cele dactilografiate.)

O scrisoare de afaceri reală arată angajament, deoarece autorului i-a păsat suficient de mult de subiectul în cauză pentru a se așeza și a pune cerneala pe hârtie. Scrisorile demonstrează un nivel de profesionalism și clasă. Ele oferă, de asemenea, o înregistrare scrisă a ceea ce s-a petrecut, pe care ambele părți o pot arhiva. Uneori, evenimentele pe care scrisorile le marchează sunt suficient de importante pentru o companie încât devin amintiri prețioase.

În timp ce scrisorile de afaceri încă mai contează, ele vă pot afecta reputația profesională dacă sunt pline de greșeli ortografice și gramaticale. O scrisoare de afaceri care nu este formatată corespunzător poate sugera, de asemenea, că cel care a scris-o este lipsit de experiență, neprofesionist sau că nu este atent la detalii – toate acestea fiind prima (sau a doua) impresie pe care proprietarii de afaceri nu doresc să o facă.

Este important, așadar, ca fiecare proprietar de mică afacere să știe cum să construiască și să formateze corect o scrisoare de afaceri cu aspect profesional. Tipurile de formate de scrisori de afaceri pot include scrisori de prezentare, scrisori de mulțumire, scrisori de reclamație, scrisori de ajustare și multe altele, în funcție de situația de afaceri.

Tipuri de formate de scrisori de afaceri

Tipurile comune de scrisori de afaceri includ:

• Scrisori de prezentare. Trimisă împreună cu un pachet, un raport sau un alt articol, scopul unei scrisori de însoțire este de a descrie ceea ce este atașat și de a oferi o descriere a ceea ce ar trebui să facă destinatarul cu el.
• Scrisori de mulțumire. Acestea pot fi excelente pentru crearea de rețele și construirea de relații. Nu scrieți doar un: „Mulțumesc pentru” și lăsați-o așa. Oferiți mai multe detalii despre ceea ce au făcut și cum v-au ajutat, iar apoi încheiați cu o a doua exprimare a recunoștinței.
• Scrisori de reclamație. Cheia pentru aceste tipuri de scrisori este să demonstrați că sunteți nemulțumit fără a fi exagerat de furios. Sugerați modul în care destinatarul scrisorii ar putea corecta situația.
• Scrisori de ajustare. Acesta este un răspuns la o scrisoare de reclamație. Ideea este de a fi umil în răspuns și de a oferi potențiale soluții. Vreți să evitați să ardeți punți și, în schimb, să folosiți răspunsul ca un instrument de construire a relației.
• Scrisori de vești proaste. Cheia în cazul scrisorilor de vești proaste este să îndulciți lovitura. A fi direct este apreciat în scrisul de afaceri. Dar atunci când scrieți scrisori de vești proaste, cel mai bine este să reamintiți destinatarului despre ceea ce funcționează de fapt în relația dumneavoastră de afaceri înainte de a-i da vestea proastă.
• Scrisori de mulțumire. Acestea au rolul de a confirma că ați primit un element de la cineva sau că sunteți conștient de un fapt sau de o eroare pe care v-a semnalat-o. Anunțați destinatarul când ați primit pachetul sau informația și apoi mulțumiți-i pentru aceasta.
• Memos Adesea folosite pentru a răspândi știri și directive importante în interiorul unei companii, scopul cu memo-urile este să fiți rapid și la obiect cu comunicările dumneavoastră.
• Scrisori de felicitare. Ideea cu aceste tipuri de scrisori este să rămâneți la subiect și să evitați să păreți exagerat sau batjocoritor. Descrieți ceea ce v-a motivat să trimiteți o felicitare și reacțiile pozitive pe care le-ați auzit deja. Mențineți scrisoarea concisă.
• Scrisori de răspuns. Este vorba de a explica sau de a enumera modul în care a fost îndeplinită o solicitare.
• Scrisoare de solicitare. Cheia cu aceste tipuri de scrisori este să cereți ajutor fără să vă umiliți sau să fiți prea emoțional. Uitați-vă bine la adjectivele pe care le folosiți în scrisoare.
• Scrisori de vânzare. Aceste scrisori necesită un apel puternic la acțiune sau un cârlig la început, astfel încât destinatarul să continue să citească și să descopere beneficiile a ceea ce vindeți. Asigurați-vă că furnizați informații astfel încât să poată răspunde cu ușurință.
• Scrisori de demisie. Este vorba despre a anunța că părăsiți o poziție, oferind o ultimă zi de angajare și explicând ce vă determină să plecați.

Iată care sunt elementele de bază pe care trebuie să le cunoașteți atunci când vine vorba de scrierea unei scrisori de afaceri:

Exemple de format de scrisori de afaceri

Să spunem că Tanya Smith, CEO al Acme Corp. din Minneapolis, dorește să trimită o scrisoare către NewTech din San Jose, California, pentru a solicita o consultație gratuită cu privire la software-ul de gestionare a vânzărilor bazat pe cloud al NewTech. Ce trebuie să conțină scrisoarea lui Smith? Cum ar trebui să fie formatată scrisoarea ei de afaceri?

Părți ale unei scrisori de afaceri

Majoritatea experților sunt de acord că o scrisoare de afaceri trebuie să aibă cel puțin următoarele șapte părți într-o scrisoare de afaceri:

1. Adresa expeditorului. Nu doriți ca destinatarul să fie nevoit să vă caute adresa pentru a vă scrie un răspuns. Pot fi incluse și un număr de telefon și o adresă de e-mail.
2. Data. Trebuie să reiasă imediat când a fost scrisă scrisoarea. În acest fel, destinatarului i se poate reaminti mai ușor când și de ce a fost scrisă scrisoarea, mai ales dacă aceasta se învârte în jurul unui anumit eveniment sau a unei situații de afaceri.
3. Adresa destinatarului. Nu vreți ca asistentul dvs. să fie nevoit să caute adresa pentru a trimite scrisoarea (sau nu vreți să fiți nevoit să căutați dvs. din nou adresa).
4. Salutare. Un „Către cine este interesat” este o modalitate sigură de a vă alinia scrisoarea la coșul de gunoi. Este important să aveți un nume în adresa și în salutul destinatarului, chiar dacă trebuie să sunați la companie sau să faceți niște căutări pe LinkedIn pentru a afla cui ar trebui să ajungă scrisoarea.
5. Corpul. În general, este înțelept să rămâneți profesionist și să treceți la subiect. Ca și în cazul oricărei comunicări, a fi clar și concis tinde să se reflecte cel mai bine asupra scriitorului.
6. Încheiere/semnătură. Semnătura dă o notă personală scrisorii, arată exact de la cine vine și că aprobați conținutul scrisorii.
7. Anexe. Este important să aveți o listă a oricăror elemente suplimentare anexate la scrisoarea de afaceri, în cazul în care destinatarul le rătăcește.

Formatul spațiilor și al caracterelor

Prezentarea este, de asemenea, importantă atunci când vine vorba de transmiterea profesionalismului într-o scrisoare de afaceri. Regula de bază în acest caz este că utilitatea și lizibilitatea prevalează asupra individualității. Nu trimiteți o scrisoare unui vechi prieten din facultate – faceți afaceri. Iată care sunt regulile de spațiere și de font care se întâlnesc în general într-o scrisoare de afaceri:

Aliniere. Toate scrisorile de afaceri corecte trebuie să fie aliniate la stânga. Înțelepciunea comună de-a lungul deceniilor este că un astfel de aliniere este cea mai bună pentru lizibilitate.

Spațiere. Literele ar trebui să fie cu spațiere simplă între propoziții pentru a maximiza spațiul pe pagină. Includeți patru pauze de linie între propoziția sau paragraful de încheiere a scrisorii și numele dumneavoastră tipărit pentru a lăsa spațiu pentru semnătura dumneavoastră.

Font. Stilul standard de font este Times New Roman, mărimea 12, deși sunt acceptate și alte fonturi utilizate în mod obișnuit, cum ar fi Arial și Helvetica. Lizibilitatea este crucială când vine vorba de fonturi, așa că evitați să fiți creativi și să folosiți fonturi gotice sau cursive greu de citit. Dacă corpul scrisorii dvs. nu mai are spațiu pe o singură pagină, este mai bine să îl reduceți decât să reduceți dimensiunea fontului.

Marginile. Majoritatea experților sunt de acord că marginile de 1″ sunt cele mai bune pentru că maximizează spațiul, deși este posibil să trebuiască să faceți loc pentru antetul de scrisoare dacă îl folosiți. (Citiți mai multe despre antetul de mai jos.)

Formatul bloc și formatul indentat

Să indentezi sau să nu indentezi? Aceasta este întrebarea care se pune. Aceasta este, de fapt, o chestiune legată de cât de formală doriți să arate scrisoarea. De exemplu, s-ar putea să doriți un format bloc pentru a transmite formalitate dacă vă plângeți de ceva, dar un format semibloc ar putea comunica un aspect plăcut, „ușor formal” într-o scrisoare de mulțumire, mai ales dacă este vorba de cineva pe care îl cunoașteți deja.

Cele trei stiluri utilizate în general sunt bloc, bloc modificat și semibloc. Să ne întoarcem la exemplul nostru în care Smith îi scrie lui Wilde. Iată cum ar arăta scrisoarea ei în fiecare dintre cele trei formate: format bloc, format bloc modificat și format semibloc.

Formatul bloc

Ms. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 iunie 2018

Mr. Oscar Wilde, vicepreședinte de vânzări
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Dragă domnule Wilde:

Aș dori o consultație gratuită cu privire la software-ul de gestionare a vânzărilor bazat pe cloud al NewTech. Acme Corp. este un producător cu o creștere rapidă (creștere anuală a veniturilor de 20% în ultimii cinci ani). Dorim să continuăm să creștem, iar software-ul NewTech pare a fi un produs care ar putea duce echipa noastră de vânzări la nivelul următor. Vreau să analizez împreună cu dvs. dacă software-ul NewTech este potrivit pentru Acme.

Aștept cu nerăbdare să vorbesc cu dvs. cât mai curând posibil.

Cu stimă,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Broșura Acme Corp.

Rețineți că acesta este un tip de scrisoare de afaceri mai formală: fără indentări și totul este la stânga. Dacă vă întrebați cât de formală ar trebui să pară scrisoarea, probabil că este mai bine să mergeți la sigur și să optați pentru un format în bloc.

Formatul în bloc modificat

D-na Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 iunie 2018

Domnul Oscar Wilde, vicepreședinte de vânzări
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Dragă domnule Wilde:

Aș dori o consultație gratuită cu privire la software-ul de gestionare a vânzărilor bazat pe cloud al NewTech. Acme Corp. este un producător cu o creștere rapidă (creștere anuală a veniturilor de 20% în ultimii cinci ani). Dorim să continuăm să creștem, iar software-ul NewTech pare a fi un produs care ar putea duce echipa noastră de vânzări la nivelul următor. Vreau să analizez împreună cu dvs. dacă software-ul NewTech este potrivit pentru Acme.

Aștept cu nerăbdare să vorbesc cu dvs. cât mai curând posibil.

Cu stimă,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Broșura Acme Corp.

Rețineți că încă nu există crestături, dar nu se aliniază totul în stânga. Este doar un pic mai puțin formal. S-ar putea ca Smith să fie mai înțelept să rămână la formatul în bloc în acest caz, dar ar putea trece la bloc modificat odată ce va avea o relație de lucru cu Wilde.

Formatul semi-bloc

Doamna Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 iunie 2018
Domnul. Oscar Wilde, vicepreședinte de vânzări
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Dragă domnule Wilde:

Aș dori o consultație gratuită cu privire la software-ul de gestionare a vânzărilor bazat pe cloud al NewTech. Acme Corp. este un producător cu o creștere rapidă (creștere anuală a veniturilor de 20% în ultimii cinci ani). Dorim să continuăm să creștem, iar software-ul NewTech pare a fi un produs care ar putea duce echipa noastră de vânzări la nivelul următor. Vreau să analizez împreună cu dvs. dacă software-ul NewTech se potrivește bine pentru Acme.

Aștept cu nerăbdare să vorbesc cu dvs. cât mai curând posibil.

Cu stimă,

Tanya Smith, CEO

Enclosures: Broșura Acme Corp.

Rețineți că acesta este mai degrabă un format în bloc, dar paragrafele au indentări. Dacă vă dezbateți dacă să folosiți formatul bloc sau bloc modificat (sau pur și simplu urâți să vă uitați la paragrafe fără indentări), semi-bloc este un compromis plăcut.

Ton pentru formatarea scrisorilor de afaceri

După format, tonul scrisorii poate fi critic dacă doriți să vă atingeți obiectivele de afaceri, sau cel puțin să vă asigurați că sunteți luat în serios. Iată câteva sfaturi importante atunci când vine vorba de stabilirea tonului adecvat în scrisoare:

• Nu dați impresia că sunteți arogant, sau lăudăros.
• Faceți-vă un ton conversațional, dar profesional.
• Este în general o idee bună să treceți la subiect cât mai repede posibil. Așa cum îi plăcea lui Benjamin Franklin să spună: „Timpul înseamnă bani.”
• Când scrieți scrisori de reclamație, folosiți un ton formal pentru a exprima nemulțumirea, dar tonul nu trebuie să fie vădit furios. „Inițial, am fost încântați să ne abonăm la software-ul dumneavoastră de gestionare a vânzărilor, dar am fost dezamăgiți să descoperim că…” Descrieți pe scurt problema și apoi explicați cum ați dori, în mod ideal, să fie rezolvată.
• Când scrieți scrisori care conțin vești proaste, păstrați tonul concis și profesional al unei scrisori de afaceri, dar fiți, de asemenea, sensibil la sentimentele cititorului. Nu doriți să vă ardeți punțile. Acesta este un caz în care nu doriți să ajungeți rapid la subiect. Vreți să tamponați lovitura: „Ne-am bucurat să aflăm de interesul companiei dvs. pentru software-ul de gestionare a vânzărilor al companiei noastre.” Este important să fiți serios și să încercați să îl faceți pe destinatar să vă înțeleagă punctul de vedere: „Și noi suntem o companie în creștere rapidă, așa că, din păcate, nu dispunem încă de resursele necesare pentru a oferi o consultație gratuită fiecărui potențial client.” Încheiați cu bunăvoință, precum și cu o potențială soluție. „Îmi pare rău că nu avem consultații gratuite, dar ne dorim foarte mult să începem o relație de afaceri cu dumneavoastră. Vă atașez broșuri despre modalitățile prin care software-ul nostru ar putea satisface nevoile companiei dumneavoastră. Sunt bucuros să discutăm mai multe la telefon, precum și să aranjez o testare gratuită a software-ului nostru.”
• Când scrieți un memo, asigurați-vă că folosiți un ton extrem de clar, la obiect, de afaceri. Memorandumurile sunt adesea comunicări interne ale companiei, așa că este logic să nu irosiți timpul angajaților cu amabilități. „Cele mai noi broșuri ale produselor noastre software sunt gata să plece la tipar. Vă rugăm să plasați comenzile în următoarele 10 zile, în funcție de necesitățile anticipate.”

Celegerea cuvintelor și gramatica

Celegerea cuvintelor poate face sau nu eficiența unei scrisori de afaceri. Căutați să fiți direct în limbajul dumneavoastră, evitând cuvinte precum „încercați”, „doar”, „probabil” și „poate”. Păstrați-vă un limbaj simplu, evitând cuvintele obscure sau jargonul la care oamenii recurg uneori atunci când încearcă să pară mai inteligenți decât sunt.

Vă întrebați dacă un cuvânt transmite corect sensul pe care îl intenționați? Încercați căutări online în dicționare și tezaur. În cazurile în care scrisoarea este deosebit de importantă, este de asemenea util ca altcineva să editeze și să citească scrisoarea pentru a oferi feedback.

Evitați cu orice preț greșelile gramaticale. Acestea sugerează că vă lipsește atenția la detalii și profesionalismul.

De asemenea, folosiți verbe care au o voce activă față de o voce pasivă. Vocea activă arată că sunteți la conducere și că sunteți responsabil pentru acțiunile dumneavoastră. (Exemplu: „Vom instala software-ul dvs. până la 1 septembrie”. Nu… „Software-ul dvs. va fi instalat până la 1 septembrie.”)

Forme de semnătură

Când vine vorba de semnătură, este important să evitați ștampilele și semnăturile computerizate. O semnătură scrisă de mână este un semn că aprobați mesajul scrisorii. Sub semnătura transcrisă, ar trebui să scrieți numele și titlul dvs. pentru a evita confuziile cauzate de scrisul dvs. de mână. Dacă reprezentați o companie, numele acesteia trebuie scris cu majuscule. De asemenea, nu uitați să includeți patru spații între încheierea complimentară și numele dactilografiat, pentru a oferi suficient spațiu pentru semnătură.

Formatul scrisorilor de afaceri prin e-mail

O scrisoare de afaceri scrisă poate face cu adevărat diferența, deoarece transmite că cel care a trimis-o este serios. Este ușor să trimiți rapid un e-mail cuiva și să apeși pe „trimite”, dar o scrisoare scrisă necesită timp. Trebuie să vă gândiți cu adevărat la ceea ce scrieți, să verificați de două ori pentru a vă asigura că nu există greșeli prostești și apoi să puneți scrisoarea într-un plic și să o trimiteți la destinație.

Câteodată, totuși, timpul este atât de important încât pur și simplu trebuie să trimiteți un e-mail. Chiar și în acest caz, totuși, folosirea unui format de bloc ar putea adăuga o oarecare formalitate.

False și erori comune

Evitați greșelile de rutină în scrisoarea dvs. de afaceri, deoarece acestea sugerează neglijență. Treceți textul prin Grammarly pentru a verifica de două ori dacă există probleme gramaticale, greșeli de scriere, cuvinte duplicate, greșeli de punctuație și alte probleme. Asigură-te că faci și o verificare ortografică, dacă tot te ocupi de asta. Orice nume proprii pe care le folosiți în scrisoare – faceți o căutare pe Google pentru a verifica de două ori dacă le scrieți corect.

Formatul antetului de scrisoare

Ați putea lua în considerare, de asemenea, utilizarea antetului de scrisoare pentru scrisorile de afaceri ale companiei dumneavoastră, deoarece oferă un aspect profesional și este, de asemenea, informativ. A avea papetărie cu antet este un fel de a avea un site web al companiei: Indică faptul că afacerea dvs. este legală.

În antetul de scrisoare ar trebui să apară adresa poștală a companiei, numărul de telefon și orice alte informații de contact. Dacă folosiți antet, va trebui să vă amintiți să ajustați marginile și formatarea în mod corespunzător.

Scrierea scrisorilor de afaceri este o abilitate fundamentală pentru orice proprietar de afacere și pentru viața dumneavoastră profesională în general. O scrisoare bine scrisă arată că vorbiți serios pentru că v-ați luat grija și timpul necesar pentru a o scrie, formata, imprima și trimite prin poștă. Dacă o afacere primește o reclamație scrisă prin poștă, există șanse ca autorul să nu lase baltă problema. În mod similar, o scrisoare de mulțumire scrisă este mult mai puternică și mai eficientă decât mulțumirile transmise prin e-mail.

O scrisoare de afaceri, totuși, își pierde din putere dacă formatarea sa nu este profesională, dacă dă un ton greșit, dacă este prost scrisă sau dacă include greșeli gramaticale și de ortografie. Așa că este important să învățați cum să le faceți corect.

.